办公系统实验报告.doc

电 子 政 务 实 验 报 告实验名称 政府办公系统实验 指导老师 安迎春 成 绩 专业班级 09级行政管理2班 实验小组 王民康 小组成员 王民康 一、实验意义、性质1、实验意义：软件以某一办公项目为核心，让学生扮演不同职位的角色，作为不同的办公人员登陆系统，进行协作办公,共同完成自己设定的项目。本部分实验可使学生了解到政府办公系统使用后，对提高政府办公效率、加快事务办理速度、提高办公协作程度、加强交流等各方面的优点。其中包括各种办公手段及一般意义的办公自动化的操作。2、实验性质：学生演示、验证。二、实验重点、实验目的1、实验重点：设立政府办公系统的应用基础了解政府办公系统的系统特点初步勾画政府办公系统的流程图2、实验目的：了解办公自动化对政府内部办公工作起到的推动作用；了解办公系统的一般应用范围；学习使用办公系统；进行基础设置，保证综合协同办公系统的应用。以项目管理为基础实现网上协同办公，认识协同办公为提高工作效率带来的帮助；设计公文流转过程，并模拟进行整个流程的运做。3、 实验过程（数据）记录 打开学生登录页面输入自己的学号，密码登录以系统管理员的身份登入办公系统选择政府办公系统,点击进入选择系统管理,进入系统之后实施以下操作：（一）系统管理系统管理模块的子模块包括：组织结构管理，职位管理，角色管理，人员管理，权限字典，模块授权。具体操作步骤有：1. 建立组织结构图。首先添加综合办公室，它无上级主管部门，然后分别添加人事办和党委办，他们的上级部门是综合办公室。因此，就得到图一的组织结构图。2. 添加职位管理信息。分别是人事科员、办公室主任，并进行职位说明，他们的指定人是系统管理员。3. 添加角色。分别添加科长和普通科员的角色，并进行角色说明。他们的指定人也是系统管理员。 4.添加人员，以及对他们分配部门、职位、角色，并进行授权。具体操作如：点击“添加”按钮，在相应位置填写员工的详细信息，包括姓名、性别、联系方式等。完成填写后再选中各员工，分别对各员工的部门、职位、角色及授权进行设置。 5.权限字典：通过该子模块对各部门员工的权限进行相应的设置。6.模块授权：选择任一模块，对其进行相应权限的设置（因系统原因，授权在实际中不操作）。(二)信息中心 信息中心模块包括新闻、新闻设置、公告、公告设置、调查、调查设置、RSS订阅等七个子模块。其中，新闻设置、公告设置、调查设置分别是对新闻、公告、调查进行相应的后台性设置，保证前台工作的顺利进行。即只有对新闻、公告、调查的类别性质进行设定，才能对其标题、内容进行进一步的修饰。1. 添加新闻时，首先打开新闻管理，点击管理类别进行添加，得到下图：然后保存新闻类别。再打开添加新闻管理，添加新闻，得到下图：保存之后就完成对新闻的添加，得到了下图所示：这样就完成了对新闻的添加。2添加公告。添加公告和添加新闻的方法一样。3. RSS订阅。点击RSS订阅，进行添加，按要求输入内容得到下图：点击保存的到RSS订阅：这样，RSS订阅就完成了。 4.调查。先打开调查管理，编辑管理类别之后添加调查，得到下图：信息中心 编辑调查点击保存调查之后，打开自己编辑的调查，进行投票操作，即可完成调查的所有工作。（三）日程管理日程管理模块包括日程类别、我的日程、协同事件三个部分。其中日程类别设置是进行其他设置的前提。可设为“会议、通知、生日、备注和备忘录”等类别。如下图：合理配置个人工作日程，能使部门人员有条不紊，按部就班的处理各项事务，全面提高办事效率。添加我的日程得到下图：最后，添加协同事件，合理安排公司的全部员工在同一时间的工作没有冲突。添加得到下图：日程管理 编辑协同事件（四）工作计划工作计划模块包括类别，计划类别，我的计划，部门计划，全部计划，个人维护。工作计划的详细设置有利于各部门成员合理配置,有条不紊的处理各项事务，进而提高工作效率，同样，工作计划的内容可以独自使用，也可以和其他部门共享，这样有利于部门整体工作效率的提高。因此，工作计划既是合理规划个人工作必须的，也是部门工作计划有效实施的必要前提。 其主要的操作步骤有：1.设置计划类别：如下图2.添加报告类别。提交之后得到。下图所示：添加我的计划。在添加计划时添加两个计划，一个可分解，一个不可分解。添加保存之后，分别对其添加费用，添加日志，添加报告，以及查看进度。添加之后即可完成。如下图所示： 添加费用，状态，日志之后得到：这样，工作计划的全部工作就完成了。（五）个人管理 1. 在个人管理里面添加个人通讯录和公共通讯录。得到图一个人通讯录：图二公共通讯录： 2.邮件管理。在邮件管理里面的写新邮件里发送邮件给公司的职员。 3.内部短信。在内部短信里面写新消息，填写站内短信接收人以及短信内容，点击发送即可完成。（6） 人事管理 1.如果先前填的人事档案有变动，即通过这个操作，可以对人事档案进行修改。 2.培训记录。为了提高内部员工的技能，可以对企业内部的个别员工进行培训，以适合企业的要求。其操作过程如下图： 3.奖罚记录、考核记录的操作和培训记录的操作步骤基本一致。（7） 考勤管理 1.上下班登记。对上下班进行登记，确定上下班时间。登记上班时间，下班时间，上班登记异常，下班签到异常。得到下图： 2.请假销假。在请假销假中，首先设置假别，再工作流管理中设置流程类别。添加请假，销假。然后，在流程设置中进行审批流程设置。请假流程审批设置如下图：销假流程设置如下图：再就到事务审批中审批请假和销假。如下图：最后。回到考勤管理中，进行请假销假填写： 3.加班确认。加班确认和请假销假的操作一致。（8） 公文流转。了解公文是如何一步一步流转的，并且通过对公文的管理和维护，对公文系统有了进一步的了解。从而对配合政府的日常工作起到了推动作用。 1.在公文流转里首先进行密级管理设置。如下图： 2.类别管理。设置类别名称和类别说明。 3.发文拟制。先拟制公文。按要求填写公文内容。再进行公文办理。公文流转 流程定义（9） 会议管理。会议管理对会议流程及其相关事务进行综合管理，包括会议室管理、会议室查询、会议登记、会议通知、会议纪要及其他会议信息管理。 1.会议室管理。添加会议室。 2.会议室查询。只需对刚添加的会议室进行查询。如下图： 3.会议登记。登记会议详情。打开添加，如下图：会议管理 会议登记 会议详情 4.会议通知。给员工发布通知开会。会议管理 会议登记 会议详情查看 5.会议纪要。开会时对会议主要内容的记录。如下图：（10） 办公用品 办公用品管理为管理人员提供了办公用品的库存、采购、库存报警功能以及用品的领用采购查询统计功能。办公用品的领用申请和办公用品的采购申请在办公事务申请中实现，审批登记在工作流管理的事务登记模块中实现。（十一）车辆管理 1.添加车辆信息。添加车辆类型字典。如下图：添加车辆状态字典。如下图： 2.油耗登记。油耗登记信息图： 3.维修情况。操作过程和请假销假，加班确认一致。四、实验思考题：通过传统政务休息流和电子政务信息流的路径比较，谈谈电子政务对政府组织结构的影响。答：随着信息技术在世界范围的迅猛发展,电子政务日益成为信息化最重要的领域之一。加强政务公开,推进电子政务建设,对于提高行政效率,降低行政成本,提高现代化管理水平、加强政府监管、开展反腐倡廉等都具有重要意义。 通过对我国传统政务信息流和电子政务信息流路径比较，其存在在的问题, 大体可分为以下几个方面:1. 对政务信息路径的认识不深, 不能适应电子政务发展的需要。我国许多政府部门上网, 不是从提高政府的行政效率, 方便政务公开的角度出发主动上网建站, 而是被动地适应上级的要求, 落实上级文件精神的产物。建站只是为了完成上级的任务。 因而, 网站一旦建立, 任务就算完成。没有想到网站日后还要运行管理。所以有的部门的网页上至今还保留着网站建立时的信息。2.政府机构行政建制落后, 不能适应电子政务运行管理的需要。目前, 我国各级政府部门都有信息管理部门和管理人员。但是, 这些部门和人员, 大多数是非编制部门或非编制人员。这种非编制情况, 没有一个明确的责任范围, 也很难得到经常性经费, 其结果是政府花钱不少, 而办事效率并不高。3.机关公务人员素质落后, 阻碍日常政务活动有效地发挥。而电子政务要求政府公务人员要有较强的电子计算机运用能力和上网能力, 但是由于我国各级政府在行政管理工作中大量依靠人工行文的方式来完成, 所以办公用计算机大多数充当了打字机的角色。因而, 出现信息流动慢, 发布不及时的现象, 不能适应现代化社会的要求。4.管理体制没有跟上电子政务发展的需要。电子政务最根本的目标就是实现政府在行政过程中, 方便高效。这就要求政府在行政管理中有一套适应电子政务要求的管理制度, 保证电子政务硬件设备的正常运行, 信息收集迅速, 分析准确、审查可靠、发布及时。 针对上述存在的问题, 我们可以深刻的认识到电子政务对政府组织结构的影响。电子政务的实施为政府的管理改革提供了基础。这些管理变革导致政府的组织及操作方面的变化范围更加广泛,形式更加多样。而这种变革的核心是通过电子政务的实施,允许信息在政府内部、各机构间顺畅传递,最终传给社会公众及各种经济实体,是政府部门改善为公众、企业和社会服务的方式、效率、效能及监控水平,促进国家经济竞争力的提高。它对于提高政府办事效率,改善决策质量,增加办公透明度,乃至最终转换政府职能,调整政府角色,以及政府开支的节俭等方面都有深刻的推动作用,也为政府管理科学化和现代化提供了强有力的技术支持。当然,这里所指出的电子政务的作用并不全面,随着电子政务建设的发展和深入,对电子政务作用的认识必将得到不断的深化和升华。(一) 电子政务可以加速政府组织结构职能转变 1. 电子政务的主要作用是政务事务的电子化,实现网上行政办公。可以通过建立数据、文件和资料电子化数据处理中心,实现面向社会的业务、审批、管理和服务等政府行政的自动化、网络化处理,并可通过多部门网上联合在线办公建立网上虚拟政府,打破物理时空的限制,实现24X7式的网络在线政府,简化政府办事程序,提高政府办事效率,更加贴近和方便社会公众。 2. 电子政务首先实现的是政府资源的电子化,通过政府提供的信息门户,社会公众可以迅速了解政府机构的组成、职能和办事章程,相应的政策法规和内部管理制度,增加了政府行政的透明度,同时,政府所提供的各种资料、档案或数据使政府的服务更加完善,更好的为社会提供优质服务。3. 通过电子政务,政府可在价格调节、财政税收等方面实现网上调控。政府可以通过建立大型的专业数据库,从网上虚拟市场获得真实、全面、准确的市场经济信息,并对数据进行汇总、处理、加工及分析计算、为政府的宏观调控提供决策依据,并通过网络进行政务公告,发布政务指令,实现其调控作用。 4. 电子政务系统能为政府与公众之间架起相互交流和了解的桥梁,便于增强民众参政议政的意识和积极性,发挥民众的主观能动性,提高政府对民众的贴近度和为民众排忧解难的及时性。总之,电子政务的实施可以推动政府从被动式管理型向主动式、多元化、服务型职能的转变,实现政府行政职能的现代化、民主化、公开化、效率化等,以适应信息时代和网络经济发展的需要。(二) 电子政务极大的提高了政府管理和决策水平 1. 电子政务为政府工作人员提供了现代化的办公手段和应用工具,将政府工作人员从常规的事务性工作中解脱出来,降低了信息传输时间和人力成本。网上办公、远程会议等加强了政府部门之间及政府与公众之间的信息沟通和互动,使以前无法想象、无法实现的政府服务成为现实,使政府管理和服务更加精干高效。 2. 传统多层次的金字塔结构不仅减缓了传递,还容易造成信息的过渡、堵塞、失真或扭曲。计算机及网络技术能够实现行政流程的集约化、综合化、高效化,从而缩减政府的组织规模,使政府组织机构向扁平化方向发展。同时,电子政务在一定程度上打破了传统的政府部门之间的条块分割、等级森严的格局,使得整个政府拥有统一的服务平台,社会公众将面对的是一个虚拟的一体化政府,这不仅利于政府内部的管理和交流,而且大大提高政府部门的工作效率和服务质量,为社会公众节省了大量的时间和金钱。 3. 在传统政务中。管理决策的基础是有限理性学说,信息的有限性是影响人们进行理性决策的直接原因之一。电子政务通过大量信息资源的积累建立起决策支持系统,为政府决策者提供必要的预测信息,改善决策者的有限理性,使决策者在全面了解决策所需信息的前提下进行决策,避免了依靠经验决策和由于决策信息不完备导致的盲目决策,从而提高了政府决策的科学化水平。 4. 电子政务有利于各级政府及其各层次用户能及时地对行政事件、行为和过程等进行监控并快速反应和反馈。一方面,可以更加全面的实施政务工作全面质量管理,为内部的管理机制、绩效评估等创造基础条件:另一方面,政府机关可以通过网络及时获得社会公众对政府的管理方案、业务改革等实施过程中的反馈信息,并了解和掌握发展变化的最新信息,并据此追踪实施过程或完善管理手段,推进管理决策民主化进程。(三) 电子政务为政务公开提供了新的载体 政务公开是政府按照法律法规要求,向公众提供非保密政府信息的检索。政府既掌握大量的公共信息,又是法律、法规、规章和制度的制定者,相对于社会公众,它处于信息的强势地位。电子政务为政务公开奠定了基础,国家制定的各种法律法规、各项规划方案、重大工程的酝酿决策、审判机构的判决等公众所关注信息都可以通过网络进行发布,政府运作成为阳光作业,从而最大程度的保证了政府管理的公开性,最大限度的保护了公众的合法权益。电子政务可以增加政府办公的透明度,可以防止信息被少数人所垄断或有选择性的公开,可以防止信息被更改和掩盖:可以建立相对完整的管理制度,将信息处理交给机器,最大限度降低人为干预。同时,电子政务的实施使得所有的政务流程都成为可视,一方面,利于将政务流程标准化和规范化,大大降低人为因素,降低不确定因素;另一方面,利于政府内部的监控和监督,以及政府工作人员的绩效评估等,既增加了政府办事的透明度,在政府廉政方面也可以起到非常有效的作用。5、 问题反馈(实验过程中遇到的问