新华书店应收教材款管理问题探析.docx

新华书店应收教材款管理问题探析 近年来教材款被拖欠现象日益严重，据福建省相关统计资料，2002年教材款被拖欠的金额为12,230.82万元，2005年为19,131.12万元，2006年达到21,125.73万元，2007年高达25,394.93万元。教材款被拖欠、挪用增加了企业经营成本，不仅使新华书店的利益受损，也减少了国家税收收入。在教材编辑、出版、印刷、发行生产链条中，发行被业界认为是诸环节中最为关键的一环，因为只有这个环节离市场最近。但是近几年来，由于教材款被挪用、拖欠金额越来越大，致使不少新华书店用于生产经营的流动资金出现严重短缺，严重影响了中小学教材编、印、发的正常运营。因此，重视和解决教材款被挪用的问题，已是当务之急。 下载 一、教材款被挪用、拖欠的主要原因 （一）外部经营环境的原因 1、部分学校财务管理混乱，没有良好的财务监督机制，出现违反财经纪律的行为，个人挪用、侵占、贪污学校经费，进而挪用新华书店课本款。 2、不少中小学占用课本款搞基建。 3、学校失去“诚信”，新官不理旧账。有的学校换了领导后，不认旧教材欠款。 4、借课本款给镇政府发工资。 （二）书店内部管理的原因 1、新华书店内部应收账款管理不到位，在经营管理上普遍存在重销售业绩轻货款回笼现象，财务风险意识不强。 2、货款回笼的职责不清，由于财务人员对各个学校、学区教材销售数量、品种以及承办人的情况不熟悉，对于客户有无提货、谁取的货、取的是什么货不可能很清楚，导致目前应收账款催收的效果不理想。 3、缺乏奖惩挂钩的职工业绩考核制度，在催收货款方面，普遍有干好干坏一个样想法，无法调动经办人员的积极性和创造性。 （三）行业特殊性的原因 长期以来新华书店始终认真贯彻落实党的教育方针政策，确保完成“课前到书，人手一册”政治任务，因此无法运用市场手段，对信誉不好的单位采取一手交钱一手交货的“货款两清”的供销方式，无法实行旧欠清理完成后供货等市场手段解决教材应收账款拖欠问题。 二、行业政策建议 （一）改革课本发行收费机制，建立“货款两清”供销合同制度。采取学校凭款购书，书店收款供书的供销办法，实行供书和结算同步进行，开学第一个月内结清账务，以此保证各校根据省物价、教育、新闻出版等部门核定价格收取的课本款，及时足额同新华书店结算。 （二）建立课本费专款专用制度。建立课本费专款专用制度，凡不遵守专款专用制度，课本款被挤占、挪用，不能按规定时间划拨到位的学校，行政主管部门追究中小学校（学区）以及相关会计结算部门主要负责人的责任。问题特别严重的，由主管的上级机关做出处理。 （三）严格财经纪律。课本费的专项开支必须凭新华书店开具的课本销售发票才能入账，否则一律不予结算。以此堵塞偷漏税款，杜绝学校与个体书商违规订购教学用书所产生的违法行为。建议纪检、监察、审计、财政、税务、文化稽查部门对执行情况进行不定期检查，发现问题追究主要负责人和当事人的责任。 （四）取消对中小学课本实行非税收入财政代收的管理做法。切实落实教育部、国家发展和改革委员会、财政部关于在全国义务教育阶段学校推行“一费制”收费办法的意见（教财20047号）的规定，中小学校（学区）每季收取的课本费不再纳入财政专户管理，直接向当地新华书店结算。 （五）加强舆论监督。新闻媒体加强对欠款典型单位的新闻舆论监督，促使教材款能依法依规收缴。 三、建立内部控制，健全有效机制 （一）明确教材款应收账款管理的责任部门。 根据会计法和财政部颁布内部会计控制规范基本规范、内部会计控制规范销售与收款、关于建立健全企业应收款项管理制度的通知规定，明确业务部门、发货部门和财务部门的应收账款管理有关职责。 1、业务部门职责 处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、催收货款；做好订单、合同、退货单据的有关客户原始凭证、法律凭证收集保管工作。 业务部门处理订单时，要告知购货客户信用期限、现金折扣和折扣期限方面的约定。 收账，从发货开始，到应收账款到期日，要对客户进行跟踪、催收，确保客户按时支付货款，并与客户维护良好的工作关系。 协助财务部门对应收款项的欠款风险进行分析，协助做好应收账款的询证工作，按期与财务做好对账工作。 2、发货部门职责 主要是做好审核销售货物的发货单据是否齐全，做好发货的具体工作。 3、财务部门有关职责 销售款项的结算和记录，监督管理货款回笼。 实时对应收账款进行跟踪分析，严格监督每笔货款的回收情况，每月编制完成应收账款明细台账，向主管领导和业务部门反映应收账款的余额、账龄信息，及时提醒学校依约付款。 定期与业务部门对账，确保每笔货款记录准确无误；年终，对欠款客户通过函证等方式核对往来款项，由对方签章后作为有效的对账依据，以备发生经济诉讼作为书面证据。 参与对应收账款管理的责任部门业绩进行考核，兑现奖惩。 （二）加强应收账款的日常控制。 1、财务部门每月终了5日内编制完成应收账款明细台账，提交给分管领导和业务部门，并与业务部门对账。业务部门对财务部门报送的应收账款明细台账在及时核对催收，实时跟踪欠款客户的回款情况。对无法按时结算的应收账款要及时将情况反馈给主管领导和财务部门。 2、货款收回时业务经办人员需整理已收的账款，并认真填写应收账款回款明细表，若有发生销售折扣的必需在授权范围内执行，并书面陈述原因，由主管领导签字后向财务部门交纳款项并销账。 3、年度终了财务部门与业务部门应对应收账款进行全面清查，并与债务人对账，做到权责明确，账实相符，账账相符。 （三）建立应收账款信用政策。 为鼓励学校及时付款，根据企业会计制度，可规定在30天内全部付款的享受折扣优惠：在开学10天内全额付款的享受1%折扣优惠，在开学1120天内全部付款的享受0.5%折扣优惠，在开学2130天内全部付款的享受0.1%折扣优惠。以后付款的不享受优惠政策，逾期付款自形成应收账款的之日起加收滞纳金，滞纳金收取的标准以银行同期利率为准。 （四）建立业绩考核及奖惩制度，杜绝教材款坏账的发生。 1、由于行业的特殊性，各新华书店可根据的实际情况，对当期应收账款（形成应收账款3个月内）要基本收回，回笼率设定为95%，作为应收账款回款考核基本要求。对当期应收账款回款超过95%部份按超出金额的2%直接奖励每个经办人员。采取信用政策提前使货款回笼的，支付的现金折扣在计算回笼率时要予以扣除。 2、应收账款业绩考核要同当年坏账损失率挂钩，经办人员对其所负责的应收账款，允许坏账损失率0.5%。坏账实际损失率低于0.5%，按低于部份的1%奖励，坏账实际损失率高于0.5%的，则按高于部份的1%扣罚奖金。 3、对于5年以上应收账款，经上级主管部门评估确认后，确实难以收回的货款，借助外部力量协助收回的，可在应收账款金额的20%以内作为收账费用。收账费用作为坏账损失，要扣罚原经办人员奖金。 （五）加强教材购销合同管理。 合同法第八条规定：依法成立的合同，对当事人具有法律约束力。当事人应当按照约定履行自己的义务，不得擅自变更或者解除合同。合同管理是企业经营内控管理的重要环节，书店可根据各个学校的信用程度，对教材购销合同进行分级管理，对信用等级低的学校，应对其履约情况进行密切跟踪分析，及时提醒客户依约付款。 （六）建立坏账核销管理制度。 新华书店应在清查核实的基础上，对确实不能收回的各种应收款项应当作为坏账损失，并及时进行处理。应当依据税法的有关规定向主管税务机关申报，按照会计制度规定的方法进行核算。 1、严格按关于建立健全企业应收