Iexcel在中小企业预算管理应用时的问题及成因研究.docx

Iexcel在中小企业预算管理应用时的问题及成因研究 一、中小企业预算管理的现状企业财务的核心是研究资金运动规律并优化资源配置， 预算管理正是为了提高资源配置的效率， 中小企业可供调配的资源本就有限，如何提高资源的配置效率尤为关键，预算管理的重要性不言而喻，但目前中小企业的预算管理现状不容乐观。 （一）忽视预算管理的重要性中小企业从创立伊始就必须面对激烈的市场竞争， 这个阶段企业的所有者往往也就是企业的管理者，多是销售出身，片面地关注销售领域，忽视了预算管理对资源配置的指引作用。 （二）对预算管理的理解有偏差中小企业经过了初期的摸索和积累，顺应市场需求，进入快速发展阶段。 过快的增长速度会暴露很多问题：企业管理水平跟不上业务的快速发展等等。 这个阶段管理者虽然已经意识到预算管理的重要性，但往往不得其法，只是生搬硬套成功企业的预算管理形式，与本企业的发展规划脱节，预算无法指导企业的资源调配，预算管理也没有真正满足企业的现实需求。 （三）缺乏有效的管理工具有些中小企业购买价格低廉的管理软件， 但只能解决一个阶段的某些需求，业务一旦有了调整和变化，管理软件就很难继续发挥效用，无法满足中小企业多变的需求。 有些中小企业运用EXCEL 表格来进行手工预算管控 ,虽然开发周期短，费用低，后期维护简便，但数据从产生到反映需要时间，信息反馈滞后，无法实现实时管控，直接影响了数据传递的及时性和准确性。 有些中小企业清醒地意识到了预算管理的重要性， 耗资打造ERP 系统 ,但 预算管理是动态的管理过程 ,中小企业业务调整快 ,经营变化快，ERP 系统实施周期长， 跟不上中小企业的变化节奏，个别企业甚至吞下失败的恶果。 （四）预算的严肃性不够，执行中缺乏配套的考核和奖惩制定的预算只停留在表面，制定过程草率，执行过程缺乏约束机制和必要的严肃性，也没有考核和相应的激励和惩罚。 造成了预算、执行两张皮，为了预算而预算，预算成了花架子,完全背离了预算管理的目标。 二、中小企业预算管理应用 Iexcel 的必要性分析Iexcel 是网络版的 EXCEL,同时也是简化版的 ERP,既可 以实现传统ERP 的主要功能 ,有效弥补传统 ERP 的缺陷 ,同时也继承了EXCEL 的优点，是专门为中小企业量身打造的预算管理工具。 （一）适用广泛Iexcel 仿照 Excel 为操作界面，基于 excel 技术，结合 MSSQL 系列数据库，依托 Excel 的强大功能，具有广泛的适用性。 （二）适配性高Iexcel 技术门槛低，无需编程，熟悉 excel 的技术人员可以自行设计符合企业特点的工作流程，量身定做，轻松构建适合企业、适应变化的网络化信息管理系统，特别契合中小企业的特点。 （三）操作简便Iexcel 是一个用于构建信息系统的设计与运行平台 ,操作员只要具备Excel 的基本操作技能，就可以熟练使用，不需要特别培训。传统的ERP 系统往往偏重于财务软件界面，对操作员有一定的要求，全员培训投入大，相应的技术支持和后期维护压力大。 （四）较低的成本中小企业资源有限，格外关注成本效益原则，Iexcel 价格实惠，4 万元 左右的高超的性价比可以被绝大多数中小企业轻松承受 ,而且设计实施周期短，快速，低风险。 传统的 ERP 系统需要专业化人才进行分阶段开发， 实施，ERP 系统往往跟不上企业调整的步伐，见效缓慢，而且价格不菲，一旦失败会造成资源的极大浪费。 三、Iexcel 在中小企业预算管理应用时存在的问题及成因分析Iexcel 自身的特点虽然高度契合中小企业的需求，但也要需要应用得法，否则会产生新的问题，无法充分发挥其特有的优势。 （一）业务调整快，设计的Iexcel工作流不合时宜中小企业需要及时捕捉市场信息，快速反应，不断调整业务流程和组织结构，以适应新的市场需求。 组织机构调整和业务流程调整不及时，直接导致根据原有框架设计的 Iexcel 工作流不合时宜。 为了适应新的变化， 企业业务流程和组织机构的调整势必会导致Iexcel 在设计运行后的二次变更 , 加大了工作难度和工作量 ,对Iexcel 工作流设计和维护提出了新的课题。 （二）信息孤岛割断了流程中小企业初期的信息系统往往是财务部、营销部、采购部等职能部门根据不同的需要自行设计而成，形成了一个个的信息孤岛，没有全流程的总体规划， 企业管理层无法从支离破碎的局部封闭数据获取有价值的完整信息，无法据此做出正确的判断，当然也无法进行有针对性的决策。 （三）授权不明确，影响了数据的相关性和安全性从实践上看， 数据使用者身份的不同决定了其关注数据类型的不同， 部门管理者往往更关注本部门的数据和直接上下游部门的相关数据，公司管理层则关注整体的核心数据。 授权不明确直接影响数据的相关性， 不同层级的管理者需要从浩如烟海的大数据库中筛选、提取相关数据，降低了工作效率。 另外，核心涉密数据如果不通过加密保护，可能使企业蒙受不必要的损失。 （四）预算编制草率，脱离实际预算编制的过程过于草率，没有充分听取各部门的意见。 企业的战略目标需要通过几年甚至更长时间来逐步实现， 每年下达的预算指标既要符合企业长远的规划，也要与企业目前的状况接轨，不接地气的预算指标对实现企业的战略目标毫无帮助， 好高骛远的预算指标缺乏可操性，保守畏缩的预算指标缺乏激励性，都会给企业的长远发展造成伤害。 （五）预算管控粗放，无法实现精细化管理的目标中小企业预算控制的基本单元多数精确到部门， 难以覆盖到部门以下的个人，不易实现精确到人的精细化管理。 另外，预算项目粗放，虽然部门整体上看没有超预算，但成本费用等明细项目差异巨大：有的项目虽有预算但实际上没有发生，有的项目实际发生额远超预算，被考核部门有了操纵预算的空间，无法实现精细化管理的目标。 （六）缺乏合理的预算调整机制有些中小企业预算实施过于死板，预算调整不及时，没有形成合理的预算调整机制，容易出现两种极端现象：一是过于强调预算的刚性，无法适应市场的复杂多变，导致资源浪费，偏离了预算控制的目标；二是预算调整过于随意，增加了管控的难度，也削弱了预算控制的严肃性。 （七）缺乏预算考核的保障有些中小企业缺乏必要的考核奖惩机制来有效支持预算考核，或者执行不到位，无法通过奖优罚劣来保障预算管理目标的实现，无法充分调动全员的积极性。 四、完善 Iexcel 在中小企业预算管理中应用的对策建议为了更好地发挥Iexcel 在预算管理中的作用 , 更好地满足管理需要，更快捷地向各级管理者提供实时信息，需要对 Iexcel 的设计、运行进行统筹规划，全面嵌入到预算的编制，执行，调整，考核各个环节中。 （一）以全局观优化企业的业务流程中小企业业务调整快， 往往需要重新设计符合其业务特点的组织机构和业务流程，及时梳理层次不清晰，业务重叠多，责任认定不清等问题。 这就需要 Iexcel 的设计者站在全局的高度，充分调研， 优化、 再造符合企业发展和业务特点的业务流程， 让设计的Iexcel 工作流程真正满足管理的需要 . （二）打通信息孤岛，展现完整数据链Iexcel 网络 平台提供了先进的 EAI（企业 应用集成）功能，可以将原有互相独立的系统集成为一个有机的整体， 将不同系统的数据整合，打通信息孤岛；也可以将Iexcel 工作 流程嵌入到企业完整业务链中 , 将各个业务模块串联起来，完全替代原有孤立的信息系统。 通过共享信息平台确保数据链传递的畅通、实时、准确，彻底铲除诞生信息孤岛的土壤，降低管理成本，提高管理效率。 （三）授权、加密，确保数据相关性和安全性通过恰当的分级授权， 可以在信息共享的同时防止信息扩散失控，不同层级的管理者只能在权限范围内使用授权信息，有效避免了可能发生的损失。 另外，分级授权也可以保证信息的高度相关性：信息使用者只能看到与其工作相关联的信息，屏蔽了大量的非关联信息，提高了信息的使用效率。 （四）充分交流，增强预算数据的客观性和激励性充分运用Iexcel,设计 通用的预算模板 ,各部门通过模板上传初始预算数据，Iexcel 自动汇总后提交管理层审核。 管理层结合市场和企业自身状况，与各部门充分沟通和讨论，下达修订预算，分解到各个部门， 各部门据此提交第二轮预算数据， 管理层再次审核，经过沟通和讨论后下达正式生效的预算指标。 上下讨论的过程视具体情况而定，有的企业有可能 三上三下 甚至更多。 经过反复讨论而正式生效的预算数据更加科学合理， 而且可以充分调动各部门的积极性，赋予了预算更强的可操行。 （五）精细管控，细化到人在Iexcel 中不仅按照成本 、费用等属性分类 ,而且分别设置明细核算项目，确保预算数据的来源可追朔，数据客观，对比清晰，并且精确到个人，汇总到部门，为公司的精细化管理提供准确的数据源，为后续的考核储备基础数据。 （六）建立科学合理的预算调整机制预算的编制依赖于一定的基本假设，如市场环境、经营条件、政策法规等等，如果这些假设发生了重大变化，再按照原来的预算进行管控就会严重脱离实际， 必须建立起科学合理的预算调整机制，按流程合理有序地在 Iexcel 中进行相应的调整。 （七）建立长效的保障机制通过预算考核，建立长效的保障机制，以考核推进预算管控的执行，确保实现预算目标。 过高的考核指标缺乏实操性，过低的考核指标导致预算松弛，被考核单元轻松获益。 所以要在 Iexcel 中设计恰当的考核指标，被考核单元只有努力才有可能完成考核任务，拿到考核绩效。 并逐步建立起公司按部门考核，部门按个人考核的分级考核制度，通过 Iexcel 实时反馈考核结果，加强预算管控的过程管理。 总之，Iexcel 是中小企业预算管控的好帮手， 但也要清醒地意识到，Iexcel 毕竟是平台，是工具，还要因地制宜，通过 Iexcel