环境信息交流管理程序.doc

环境信息交流管理程序 1 目的 为确保公司各部门、各层次之间及与外部相关方之间进行环境信息的有效交流而规定相关的实施程序。 2 适用范围 适用于本环境管理体系相关的内外部环境信息的收集/接受、传达/报告、答复及记录。 3 职责 1）各部门经理就环境事务相关决定事项，向下属的说明、指示及下属有关环境事务的发现与建议、要求、抱怨等的受理；以及所负责外部信息的接受/记录、传达/报告、处置/答复及相应记录保管。 2）行政部经理负责本程序的维持管理和各部门间的横向情报交换的协调。 3）环境管理者代表向相关方说明环境方针以及涉及重要环境因素的外部信息交流内容的确认。 4 运用方法 4.1 内部信息交流 4.1.1 内部信息内容 内部信息分类主要对应程序： 1) 环境方针/环境手册ES-400-01 2) 环境因素的识别及登录内容环境影响评价程序ES-431-01 3) 环境目标、指标和管理方案及执行状况环境手册ES-400-01 4) 法规及其他要求及符合状况法律和其他要求登录程序ES-432-01 5) 教育/培训需求人力资源管理程序MT-001-00 6) 最新可用的污染防治技术 7) 事故及紧急情况下的环境信息和记录事故及紧急情况对应程序ES-447-01 8) 本公司、委托方和当局的监测测量记录和报告的传递环境业务监测和测量程序ES-451-01 9) 发现的不符合事项及其纠正、预防措施的实施状况环境业务不符合纠正与预防处置程序ES-452-01 10)审核及管理评审的结果内部审核实施要领QC-017-00 11)其他内部信息 - 环境委员会的决定事项 - 涉及环境业务的职责及权限的说明环境手册及各程序书/规定类 - 体系文件和其他规定类的要求事项及其变更内容文件及资料管理程序QC-005-00 - 员工关于环境表现的建议、发现和报怨 4.1.2 内部信息交流渠道与方式 内部交流应是双向的，以确保各部门各层次人员均理解本体系及环境方针及各项目标和指标及管理方案、任何人所提出的与环境表现相关的建议、发现或抱怨均能传达至管理层，以便在决策时考虑。 1) 体系文件或其他规定类有规定处理程序的内部环境信息，按相关规定的程序进行处置。 2) 其他内部信息的交流由各部门经理在通常业务中予以维持、实施。 - 通过部门/课的早会或其他内部会议、电话、电子邮件、公告等途径传达、指示。 - 接受员工关于环境问题的发现、建议和意见并予以回复。 - 日常监测测量状况的确认。 3) 行政部负责各部门间的横向信息交流的协调。 4.2 外部信息交流 4.2.1 外部信息内容及接受窗口部门 外部信息分类窗口 部门 1 国家和江苏省及苏州市的法律法规和标准 行政部 2 集团公司的要求 行政部、供应部 3 来自相关方的要求、信息、抱怨及回应 供应部 (供应商) 生产管理部(客户) 品质保证部(客户) 行政部 (地方社区/其他) 4 事故及紧急情况时向当局及地方社区的通知 行政部 (国内) 进出口业务部 (国外) 5 环境方针和环境表现的对外公布 行政部 。 4.2.2 外部信息的处理 上述各窗口部门在收集、获取、受理或传达、回复外部信息时按以下方式进行处理，并将有关内容记入环境信息接收处理记录，但环境方针、环境表现报告书或其他公司宣传小册子的分配不作为管理对象。 1) 法律及其他要求的信息由收集/获取窗口部门根据法律和其他要求登录程序予以处理。 2) 若有其他来自外部的涉及重要环境因素的信息，窗口部门经理负责向环境管理者代表报告。 3) 来自外部相关方的要求、建议、投诉等由窗口部门受理，答复必要时亦由窗口部门实施，但涉及重要环境因素的回复内容须事先取得环境管理者代表的同意。 4) 若提供给外部的环境信息涉及公司机密，由行政部经理与窗口部门经理协商对应，经行政部经理判断为重要机密时，须经环境管理者代表承认后方可实施，拒绝提供的场合，需将检讨经过和拒绝理由记入环境信息接收处理记录。 5) 事故或紧急情况时的通报按事故及紧急情况应对程序实施。 5 记录保管 各窗口部门根据品质与环境记录管理程序对以下记录予以适切管理。 记录名称 保管部门 保管期限 环境信息接收处理记录ES-443-01A 窗口部门 3年 5 相关程序 环境影响评价程序 ES-431-01 法律和其他要求登录程序 ES-432-01 事故及紧急情况对应程序 ES-447-01 环境监测和测量程序 ES-451-01 环境不符合纠正与预防处理程序 ES-452-01 人力资源管理程序 MT-001-00 文件及资料