对某某人力资源的审计报告.doc

对某某人力资源的审计报告根据工作安排，审计人员于2009年11月18日-12月25日对某某的人力资源进行审计，本次审计重点是了解某某人力资源各项工作的开展情况，明确人力资源各项规章制度、流程是否建立健全，基础工作是否落实，人员资质是否符合岗位要求，及审核相关内部控制流程的规范性。一、人力基本情况：按某某对审计报告（征求意见稿）的反馈意见分析（一）截止至2009年11月5日，某某（含集团总后勤）共有42个部门，员工963人。见表一、二、三：（明细见附件一）（二）员工分别按工种、学历、籍贯划分：工种 人数 占总人数 学历 人数 占总人数 籍贯 人数 占总人数普工 457 47.46% 初中 582 60.44% 湖南 184 19.11%技工 193 20.04% 高中 157 16.30% 广东 172 17.86%管理 171 17.76% 大专 82 8.52% 云南 164 17.03%文职 82 8.52% 中专 73 7.58% 四川 106 11.01%销售 58 6.02% 本科 25 2.60% 河南 83 8.62%设计 2 0.21% 小学 20 2.08% 广西 72 7.48%合计 963 100.00% 中技 10 1.04% 湖北 55 5.71%职高 3 0.31% 江西 48 4.98%高技 1 0.10% 陕西 22 2.28%中师 1 0.10% 福建 19 1.97%其他 9 0.93% 安徽 12 1.25%合计 963 100.00% 贵州 10 1.04% 其他 16 1.66%合计 963 100.00%备注：1、管理：指总经理、副总、厂长、经理、主管、主管助理、正副班长、领班、主任、领队、正副队长等职务。2、文职：指文员、跟单员、统计员，及财务部、人力部职员。3、技工：指操作各种机械设备的生产一线员工。管理人员大专以下学历的占管理人员总数的83.04%，素质有待提升。见下表：（明细见附件二）管理人员学历 合计 小学 初中 高中 职高 中技 中专 大专 本科 无资料管理人员人数 171 2 85 38 1 5 11 16 10 3占比 100.00%；1.17%；49.71%；22.22%；0.58%；2.92%；6.43%；9.36%； 5.85%；1.75%（三）2009年1月1日-11月5日，全年离职率为24.92%，离职人数321人。见下表：（明细见附件三）项 目 异动人数 占异动总人数比 离职类别 辞职 234 72.90% 自离 63 19.63% 辞退 23 7.17% 调到其他公司 1 0.31%工龄 不满1年 173 53.89% 1-3年 81 25.23% 3-5年 36 11.21% 5-10年 21 6.54% 大于10年 10 3.12%学历 初中 204 63.55% 高中 54 16.82% 中专/中技/职高 26 8.10% 大专 21 6.54% 小学 9 2.80% 本科 7 2.18%工种/岗位 普工 234 72.90% 技工 35 10.90% 文职 22 6.85% 销售 17 5.30% 管理 13 4.05%备注：离职率=全年离职人数/(统计期末的在职人数+全年离职人数) 离职人数排在前5名的依次为A车间28人、B车间28人、C车间27人、D车间25人、E23人，离职原因：认为工资低（普工以此为由离职是正常情况）；影响身体；同行业挖角；车间主管与员工沟通少，管理不细致。10年以上工龄员工离职10人，人力部所述离职原因简单，未见详细的离职面谈记录。见下表： 二、 审计发现：审计人员抽取了60位员工的人事资料进行检查，抽查人数占员工总人数的6.2%，发现：1、岗位测评做得较好。对部份岗位进行入职心理素质测试（性格测试）、智能素质测评（文字运用能力、人际交往能力）、文案测评、电脑操作测评，做得较好，但应明确规定哪些岗位需做测评，做哪些测评，并且设定测评的评分标准。2、企业文化建设较好。文体娱乐活动丰富，促进了员工的凝聚力，并且有企业内刊，在宣传企业文化、提高企业知名度方面走在了整个集团公司的前列。3、部门设置不够合理。至09年11月5日，某某员工963人，却有42个部门，易造成管理人员多、班组长多、岗位重复、职责重叠、管理权限模糊、相关部门接口不清晰等问题。某某人力资源部提供的员工花名册中的部门与“反馈意见”中的部门不相符。4、人事基本档案资料管理不完善。 入职档案记录不完整，档案表格未按要求填写，不够规范。如：A的聘用员工协议无人力资源部负责人签名。根据集团公司FTG/CO（外）文字第2009001号规定：有关集团总后勤部管理由某某全权负责。对移交过来的人事资料，人力部也应进行审核并补全、增加相应手续。入职登记表中人力部未填写“面试情况记录”和“用人部门复试情况”； 司机特种设备作业人员证过期；某的安全管理制度，人力部漏签名；某的转正有员工转正表，但未见到转正考核的具体内容资料；没有规定哪些岗位转正时需要详细考核；张龙，原名张弟，96年6月22日入职，改名无户籍当地派出所的更名证明，入职登记表无审批记录；身份证复印件可以将正、反面复印在A4纸的同一面上，并放入档案；入职登记表设计欠科学合理，很难一眼看到必须的信息栏位，如：入职日期、应聘岗位等信息，且入职登记表、员工档案、员工简历表三个表有设计重复的地方。如果表格是政府劳动部门下发的指导性意见，可以根据公司实际情况调整表格内容。抽查的60份劳动合同，32份合格，28份不合格，合格率为53.33%。如：劳动合同签署不全，留有空白处未填；劳动合同没有试用期，但入职申请表或聘用员工协议中试用期为3个月；的劳动合同期限时间填错，合同附件有涂改，且合同的“不定时工资或固定工资”低于政府规定的最低工资标准770元/月，存在劳资纠纷风险。人事档案未定期更新，后期管理不严谨。如：的临时居民身份证未换正式身份证；林身份证过期；身份证未更新为二代身份证，若能提倡逐步将身份证更新为二代，安全系数更高。 离职交接清单不完善，并且应对离职人员做出全公司、关联单位通告，以免产生法律纠纷。如：陈的离职交接清单不够详细；和业务一部年7月20日入职，09年9月9日辞职，工龄12年）是自动离职，未办理手续，人力部对于这种情况可以在其档案里做出说明，使后续管理人员和需要查阅档案的人员清楚明了；调动人员没有职位异动单。如：莫姬，2005年4月1日调动，没有调动程序。5、人员招聘程序不规范。 各部门需招聘人手时，用白纸书写招聘申请，无用人需求申请表。无论是缺员补员还是扩编，都应填写用人需求申请表。 员工体检无书面定点医院，体检医院不统一，无指定的入职体检项目，今后尽量避免特殊情况。6、教育培训方面存在不足。未结合培训需求调查结果、全年培训预算来制订合理详细的培训计划；培训结束后未进行培训评估，无法评判培训效果是否达到预期目标；培训考试题目设计不太符合岗位要求，应符合岗位特点；部分2、3、4月入职的员工在5月才进行新员工培训，时效性差；员工培训无论费用多少从未签过培训协议约定服务期，若公司重点培养的员工辞职，公司投入的培训成本得不到回报。8、质量管理、安全措施不到位。 09年1-9月员工受处罚160次，罚款金额21,230元。处罚最多的3个部门见下表：（明细见附件四） 部门 处罚次数 占总处罚 处罚金额 占总处罚金额A车间 43 26.88% 3,300.00 15.54%B部 17 10.63% 3,250.00 15.31%统计部 14 8.75% 4,250.00 20.02%合计 74 46.25% 10,800.00 50.87% 员工受处罚及工伤较多，造成不必要的经济损失。如： 09年1-9月发生工伤34次，共支付医药费87,337.98元。明细见下表：（明细见附件五） 新员工训练不够及时，且安全管理制度只是放在档案里，未发放给员工。9、资料销毁过于随意。一些人事资料因保密原因被销毁，但无授权销毁审批手续、无指定销毁人员和清单记录，这样处理一是过于随意，二是可能将不能销毁的资料也一并销毁了，三是如果将来涉及到劳资纠纷法律诉讼，公司会因无证据而处于劣势。10、部门内同户籍人员比例过高，有存在搞小团体、架空领导的风险。某某厂共有125人，其中湖南籍45人，占板材厂总人数36%，超过某某全公司湖南籍比例(19.03%) 16.97%。45位湖南员工中“平江”籍共24人（含厂长本人），占湖南籍员工的53.33%。厂管理人员共19人，其中湖南籍11人，占管理人员总数的57.89%，而这11位人员中有6人都为湖南“平江”籍；板材开料部4个管理人员，3个来自湖南平江。见下表：根据以上审计发现，我们认为：某某整体人事行政制度、流程已初步建立，但各项人力管理工作的深度不够，对已有的制度流程落实情况一般，需进一步强化执行力度，尤其要加强基础性工作的执行力；人事行政制度和流程还需更新和健全，以求适应公司的发展；组织实施以后的工作要继续跟进到位，不能只表面执行，无后期跟踪评估；薪酬、绩效与激励机制工作较为薄弱。（受实际情况影响，人力部未全权参与调薪方案的制定与执行，公司无配套的薪酬绩效体系，公司高层对人力资源管理重要性的认识有待加强。）三、审计建议：（一）精简机构，梳理组织结构。1、重新修订组织架构，减少管理岗位，合并相关职位和重叠部门，明晰各岗位职责。2、人力资源部按“42个部门”提供一份新的员工花名册，经总经理批准后报审计部备案。（二）完善“选人、用人、育人、留人”上的配套管理方式与理念。1、各岗位职责与资格应标准化，明确规定哪些岗位需做入职测评和转正考核，并且设定测评和考核的评分标准。2、规范人员招聘程序，无论属于缺员补员或新增编制都应用“用人申请表”进行书面申请。3、提前做好教育培训需求调查，编制全年培训费用预算，制定培训计划，提高培训时效性，培训课程与考核题目要符合岗位要求，培训后应作评估和总结培训效果。4、拟定外训管理制度，对超过规定费用的培训签订培训协议，对违反协议的离职员工，按培训协议中约定的服务期按比例追缴培训费用，以免培训成本没有回报。5、规范员工调动程序，完善相关手续。6、完善离职手续，视实际所需要做好离职面谈记录、离职审批手续及离职清交登记。7、人力部应按相关制度对各部门用人严格把关和审批，对各部门用人申请进行分析审核，对部门内同户籍比例过高的进行合理调配，并定期对人员结构进行分析。8、特种设备作业人员应有管理部门的批准证明，并持相关证书上岗。9、对身份证信息有变更的员工，应提供员工户籍所在地派出所出具的书面证明。10、对员工开展意见调查并进行评估。（三）严格落实执行现有的各项行政人事制度、流程，不断优化改善，加强人事基础工作的力度。1、入职须缴交的资料应齐全，档案记录应完整，人事档案表格按要求规范填写，补充、完善员工档案记录，严格填写资料。2、规定定期更新人事档案的时间，并尽快更新目前档案内不规范资料。3、员工签署劳动合同需严谨，应事先做好既符合法律、又维护公司立场的劳动合同，不能等到发生纠纷时才去完善。4、建议在库存表单用完后，对入职登记表、员工档案、员工简历表三个表进行整合统一，规范人事表单资料。5、指定医院进行员工入职体检，指定体检项目，为全体员工创造一个健康的公共环境，避免因身体健康问题产生人力成本的浪费。6、车间作业应严格执行安全措施，并监督好生产质量，降低不必要的经济损失。人力部应在工伤发生后进行调查分析，并对反复发生工伤的员工与部门出具分析报告、提出改善意见。（四）公司领导提高对人力资源管理重要性的认识，并建立科学的薪酬激励机制。1、建议人力部参与或负责制订薪酬福利体系、制度和激励机制，增加员工对企业的归属感。人力部组织各部门主管讨论、建立员工绩效考核指标和具体内容，由人力部组织实施绩效考核工作，并将评审后的员工考核资料交财务部作为薪酬福利等的支付依据。2、建立科学合理、公平公正的考评方案，制定管理人员考评制度、优秀员工评奖制度。（五）制定资料销毁的管理规定。设定2人以上销毁人员和监督人员，编制销毁资料清册，登记销毁时间，并经公司总经理审批。销毁资料清册可另找地方安全