选用物流软件的标准.doc

博一物流科技选用物流软件的标准作者：陆大勇关键词物流软件 选用 标准内容摘要最合适的才是最好的，不管是物流企业，还是生产、销售企业，只有选用符合自己企业现状的物流软件，才能提高物流管理水平，降低物流管理成本。本文从符合企业业务规模、适应企业运作模式、保证系统运行稳定性、提高系统操作简单性、控制异常流程、提供恰当的报表等六个方面，对选用物流软件的标准进行论述。所有物流企业都从事物流活动，并以此作为赢利手段；有一部分生产、销售企业为了加强对物流的控制，也从事物流活动，例如短途运输和仓储管理。物流是信息更新非常快的一项活动，如果没有物流软件辅助管理，需要大量人工收集和统计数据。一方面人力成本居高不下，另一方面管理难度增加，经常因为个别环节工作出错影响全局工作。对物流企业来说，物流软件是简化管理、降低成本和提高效率的重要工具。同样的，生产、销售企业只要从事物流活动，物流软件也是重要的辅助管理工具。避开各企业对物流软件的具体功能不谈，企业应该如何选择物流软件？笔者结合数年物流操作和软件设计的经验，总结出六条选用物流软件的标准。一、 符合企业业务规模国内从事物流活动的企业众多，各企业物流活动规模差异巨大，有几十万平方的物流基地，也有几百平方的小型库房；有几千人的运输集团，也有十来个人的货运档口。物流活动规模越大，操作流程越复杂，需要处理的数据越多。不同企业使用相同的物流软件产生的效益不同，业务规模越大，能够降低的工作量越多，产生的效益越大。例如，安排货物储存库位，可以由物流软件根据库位容量属性、货物包装属性、库存状况自动安排，也可以由人工根据经验安排。如果是几百平方的小型库房，仓管员能够很快地将货物存放到合理库位；如果是几十万平方的物流基地，仓管员不可能凭经验将货物存放到合理库位。使用物流软件的成本包括固定成本和变动成本，固定成本是购买软件的支出和培训费用；变动成本是使用物流软件过程的人工成本。功能越强的物流软件，固定成本越高，在变动成本提高很小的情况下，能够产生更大的效益，但是效益提高多少由企业自身的业务规模决定。对物流业务规模大的企业来说，使用功能强大的物流软件相比使用功能简单的物流软件，提高的效益远大于多支出的成本。对物流业务规模小的企业来说，使用功能强大的物流软件，提高的效益未必大于多支出的成本。以仓储管理系统自动安排库位功能为例，大型物流基地使用的物流软件应该具备这样的功能，而小型仓库不需要这样的功能。我们曾调查过某知名物流企业的一个20000多平方米的立体仓库，如果使用物流软件自动安排库位，作业效率可以提高30%以上。但是对小型库房来说，自动安排库位很难使作业效率提高30%，即使能够提高30%，效益价值也抵不上多支出的成本。软件功能过强，成本提高了，但是不能产生相应的效益；软件功能过弱，虽然控制住了软件使用成本，但是需要另外投入更高成本去做可以由软件完成的工作。企业应该根据物流业务规模，选择功能恰当的软件。二、 适应企业运作模式由于不同企业的操作流程、管理水平不同，即使物流业务内容和规模相同的企业，物流软件也有差别。如果选择物流软件不适当，会给企业带来巨大损失。广州某航空货代公司引进了一套物流软件，但是，由于软件功能不适合企业运作模式，最后，该公司支付100多万元后，却没有使用这套软件。企业管理水平和执行力不同，决定了不同的企业使用的物流软件有差别。有些企业采用了物流软件，但是，操作人员没有认识物流软件的作用，对物流软件需要录入一些以前手工操作不需要的数据，产生抵触心理，不按要求录入数据，造成物流软件运算数据错误。例如，运输企业很多操作人员习惯于只填写单据部分内容，使用系统开单要求内容填写完整，他们会产生排斥心理；有些企业用电脑开单，因为操作人员知道物流软件的作用，操作熟练后用电脑开单比手工开单速度更快。物流在国内是新行业，客户的要求各不相同，行业内没有统一的操作流程。例如，在仓储管理中，有的客户下达出库指令后，马上把全部货物提走，有的客户下达出库指令后，并不把货物提走，有的甚至放上几个月。对于上面两种情况，费用计算和库存管理的方法不同，如果使用相同的物流软件，要么大大增加工作量，要么有些操作无法准确记录，造成仓储费用计算和库存管理错误。每个企业都自己的操作流程，但是，有些企业的操作流程并不是很科学。物流软件设计的基础是该企业已有的运作模式，好的物流软件反过来又能够调整和控制操作流程。设计能够调整和控制流程的物流软件，需要物流软件设计人员对物流管理有深刻的认识，能够在软件设计过程中贯彻科学流程思想。三、 保证系统运行稳定性如果稳定性出现问题，物流软件的价值大打折扣，甚至毫无价值。稳定的物流软件既能在输入正确的数据时正常运行，也能在录入错误的数据时，自动检测出错误，并且提供人工检测错误的平台，保证软件正常运行。在硬件设备运行正常的前提下，软件运行不稳定，有两种可能：一种是程序设计逻辑错误，属于软件本身问题；另一种是录入系统的数据错误，与设计假设的数据完全准确不相符。程序设计逻辑错误可能是字段错误，保存数据或读取数据与软件的提示不相符。例如，在录入运输单的界面中，提示输入实际重量，但是保存时将数据保存到计费重量字段里。或者提示输出实际重量，但是读取的数据是计费重量。程序设计逻辑错误还可能是数据关联错误，没有控制记录的重复录入，造成基础数据或操作记录重复录入，出现重复关联引用，统计出的数据与实际不符。例如，相同的产品代码录入两次，在统计进、出库数据时，该产品相关的记录都会被统计两次，造成进库、出库、库存，以及相关的费用结算全部错误。录入系统的数据错误，有些是数据属性错误，如，将货物件数输入非整数，或者将数字输入成汉字或字母，这类错误可以由物流软件自我检测出来；有些是数据属性正确，仅是数据内容错误，如将“100”输入成“1000”，或者将“北京”输入成“上海”，这类错误只能由人工检查。物流软件必须保证程序设计逻辑完全正确，这是物流软件可用的基础，每个设计人员都知道其重要性。但是，对于控制录入数据的准确性，很多人重视不够，因为增加系统控制错误的功能，软件设计工作量会大大增加，甚至比实现数据存取、统计等主要功能的工作量还要大。对能够由软件检测出的错误，在数据保存之前一定要进行检测，哪怕增加检测功能需要增加大量工作；对于不能由软件检测出的错误，只能由操作人员自己控制，物流软件要提供检测错误的平台，如提供操作记录明细报表。四、 提高系统操作简单性物流软件操作简单能够提高工作效率和减少数据差错。提高系统简单性有两种途径：一是减少数据输入，二是优化操作界面。如何减少数据输入？1、将常用数据标准化，存入系统供随时调用。在运输管理系统中，将发货客户资料和收货客户资料保存，在制作货运单时，只要输入客户的关键字，客户的名称、地址、电话都显示出来了。在仓储管理系统中，将产品资料保存，在制作进库单或出库单时，只要输入产品代码，产品名称、包装规格等资料就全显示出来了。2、正确地合并操作记录，将属性相同的数据一次性处理。运输公司每发一车货，往往会装上十几份收货单甚至几十份收货单的货物，如果在货物运输途中按收货单进行跟踪，每车货要跟踪十几次甚至几十次，如果按车辆进行跟踪，只要跟踪一次就可以了。3、恰当的运用自动运算功能。电脑自动运算速度远比人工计算快，但是电脑自动运算需要与运算相关的所有信息，自动运算功能越强大，需要的相关信息越多。所需信息已存在的自动运算功能，适合所有物流软件使用，例如，输管理系统根据运价和计费重量自动计算运费，根据运费、接货费、送货费、保险费自动计算总金额，不需要另外输入信息，这种功能是所有物流软件都应该具备的。所需信息需要另外输入的自动运算功能，只适合相对大型物流软件使用，例如，运在仓储管理系统实现自动安排库位，除了需要输入进库信息外，还需要输入货物包装属性、库位容量属性，在小型库房使用这种功能耗费的成本大于产生的效益，所以小型库房不需要自动安排库位的功能。大型物流基地存货库位多，人工安排库位的时间长，而且安排不可能合理，使用自动安排库位功能提高的效益远大于多支出的成本。如何优化操作界面？1、操作界面简洁平实，不能太花哨。物流软件是用于工作的，而不是用于娱乐的。无用的图形、图像容易引起操作人员视觉误差。对各种内容进行必要的说明，但是不能累赘。2、在保证不引起误会的前提下，在操作过程中尽量减少操作界面更换次数。例如，完成一条记录输入，应该能够在一个操作界面内完成，如果出现基础数据不完整，也应能够不关闭现有的界面就添加基础资料，避免已输入的数据丢失。3、不管是人工输入的信息，还是系统自动处理的信息，只要是与操作相关的信息，都应该能够让操作人员轻松看到。例如，运输管理系统自动计算运费，在保存之前，操作人员应该能够看到计算的结果。4、操作方法要符合常规，键盘功能、软件内容与通用软件的操作方法相同。5、对需要选择的内容，严格控制选择范围。凡是无关的信息都过滤，缩小选择的范围，能够加快选择速度，减少选择错误的可能。五、 控制异常流程物流软件除了辅助处理正常的工作，应该还要重视控制异常流程。出现异常流程有三种情况：一是系统录入错误的数据，二是物流服务出现异常，三是客户需求发生变化。以下就可能出现的三种情况，分析如何控制异常流程。1、系统录入错误的数据，控制这种情况通过增强物流软件的辨错性、容错性和可检测性来实现。辨错性是指数据的保存之前，提示用户数据错误，如前面说的将货物件数写成小数或字符，系统提示错误，并且在输入正确数据前拒绝保存。容错性是指用户录入错误的数据，系统能够自动更正为正确的数据。例如输入客户名称“博一物流科技有限责任公司”，操作人员为了简便，只录入“博一物流科技”，如果系统如此保存数据，结果就会错误；如果在系统保存数据之前，自动将“博一物流科技”更改为“博一物流科技有限责任公司”，结果就是正确的。可检测性是指录入数据错误后，依然能够方便地检查出来，并且可以根据操作人员权限进行相应修改。在这一点上一定要控制好修改权限，如果数据错误，应该只能由少数系统管理员对已保存的数据进行修改。如果是基础数据错误，可以修改原有数据；如果是操作记录错误，应该使用添加新记录的方法进行冲减错误数据。2、物流服务出现异常，控制这种情况通过对异常情况提供警示信息来实现。例如，从广州汽运货物到上海，计划三天内能够送到客户处，但是四天后货物还没有送到客户处，在运输跟踪中将该条记录标志不同的颜色，提醒操作人员加紧跟踪；仓储管理中，某种货物的库存量低于某个水平时，就将该部分货物的名称和库存量存入一个新的表格，操作人员只要按时打开这些表格，就可以知道哪些货物存量不足。物流软件控制物流服务异常情况，并不是物流软件本身能提高服务水平，而是通过提供警示信息提醒操作人员去处理物流服务中的异常情况。3、客户需求发生变化，控制这种情况通过增强物流软件的可扩展性来实现。客户的需求是在变化的，不可能在物流软件设计时预测客户所有的需要。只要物流软件有良好的可扩展性，不管客户有什么新的需求，都能够很快满足。以前有一个客户，突然要求我们两个小时内统计出上个月发运货物总的吨公里数。这个客户是一家世界500强企业，一个月发运了500多票货物，每票有1至10种货物，配送到全国80多个城市。以前没有这方面的数据统计，如果根据原始记录合计每一票的吨公里数，工作量非常大。由于我们使用了物流软件，每一票货的详细记录和到每个城市的公里数都已经录入系统，我只花了5分钟，就把结果告诉了客户。之所以有这么快的反应速度，是因为我们的物流软件有很好的可扩展性。六、 提供恰当的报表物流软件不是报表系统，但是不能没有报表。有些企业不是在实际操作中使用物流软件，不用物流软件辅助操作和管理，而是操作完成之后，才将操作记录输入系统，目的仅仅是让公司领导和客户能够通过物流软件看到操作报表。这是将物流软件当作报表系统，埋灭了物流软件应有的功能。物流软件也不能没有报表，只有通过报表才能知道应该向客户收多少钱，应该付供应商多少钱；只有通过报表才能对过去的经营业绩进行分析，发现以往经营的优势与不足。企业决策层只有依据以往的经营数据，才能做出科学的经营决策。制作报表并不需要另外输入数据，只是对已有的操作记录进行调用，不会增加操作人员工作量。没有报表的物流软件也不是成功的物流软件。具体要有哪些报表，决定因素有两个，一是企业自己的经营重点，决定了自己需要哪些报表，二是客户需要，客户需要哪些报表，才为他们做哪些报表。各企业自己需要的报表有差别，客户需要的报表也有差别。物流软