采购部能力素质模型.doc

第六讲 采购部能力素质模型6.1部门能力素质模型 为能高效地完成采购部各项工作，各岗位的任职人员一般均需具备以下三个层面的素质：职业素养、知识、技能能力，具体内容如图6-1所示。这三个层面的能力素质能帮助任职人员在完成任务的同时，保证不会对其他员工及组织目标造成负面的影响。 技能/能力成本意识询价能力采购谈判能力信息收集和处理能力知识公司知识商品知识采购知识供应商管理知识职业素养客户意识、诚实守信严谨求实、廉洁自律责任心、主动性、国际视野 图6-1采购部人员能力素质模型6. 1.1 采购部人员应具备的职业素养职业素养是指职业内在的规范和要求，是员工在任职过程中表现出来的综合品质。对采购部人员来说，其职业素养主要体现在客户意识、诚实守信、严谨求实、责任心、廉洁自律性、主动性、国际视野等多个方面，其定义如表6-1所示。表6-2 采购部人员职业素养定义表素质名称定义客户意识指个人关注内外部客户不断变化的需求，竭尽全力帮助和服务客户，为客户创造价值的意愿和态度诚实守信以诚待人、实事求是、信守诺言，既是采购人员做事的准则，更是做人的原则责任心指人们在日常工作、生活中通过承担对他人、对企业、对社会、对自己的责任所形成的责任意识廉洁自律性指不利用职务便利为自己或他人直接或间接牟取私利的态度主动性指在日常工作中不需他人指派，主动承担相应工作国际视野具有国际化的经营管理意识，能够跨越国界和地理位置进行前瞻性、战略性的思考6.1. 2 采购部人员所需具备的知识 知识是指人们在工作实践中所获得的认识和经验的总和。它是人才充分发挥作用的基础性要求，没有良好的知识根基，专业化的程度会大大降低。 采购部人员需要了解或掌握的知识主要包括四个方面，即公司知识、商品知识、采购知识、供应商管理知识，其定义及分级行为表现如表6-2所示。表6-2 采购部人员知识分级定义表素质名称定义级别行为表现公司知识包括行业知识、公司文化（发展历史、价值观等）、组织结构、基本规章制度和业务流程等1级了解员工手册与职位相关内容，了解公司发展历史，熟悉与本岗位有关的管理制度、流程2级了解行业状况，熟悉公司的历史、现状、未来发展方向以及相关管理制度、整体运作流程，了解公司整体战略规划以及战略步骤3级洞悉行业状况重大变化与趋势，能基于公司整体战略规划以及战略步骤对公司运作流程与制度提出系统、科学的建设方案，以支持、保证战略目标的实现商品知识包括商品的质量、性能、品种、包装、贮存、使用等有关知识1级熟悉所负责采购商品的性质和作用/功能、规格及其计量、制作技术与成本、商品安全期限，掌握商品检验标准、品质的辨别方法2级1熟悉同类型其他商品或可替代商品的品种、型号、特点、使用方法等2熟知商品的季节变化规律，能根据采购工作的需要及掌握的各类商品特性知识提出采购工作的建议和方案3级1与各类商品交易组织及中介组织保持良好的关系，根据采购工作的需要充分利用以上关系2根据掌握的各种商品知识对采购的商品类型、组合等提出工作建议和方案，并对生产/销售部门提供商品知识的培训与指导采购知识主要包括三大类知识，具体内容如表7-3所示1级了解A、B、C类知识的一般概念及内容框架、一般原理和方法，了解采购商品的基本知识，能按照采购计划进行初级的采购作业以及供应商的开发与管理工作2级1掌握A、B、C中任意一两类知识的操作运用原理，熟悉采购规则、制度、国际惯例，掌握采购技能、商品及其检验、储运、保险、通关知识，并有一定的采购经验2可综合利用各种采购相关专业知识进行采购市场调研与供应预测，以此指导采购工作并可应对采购中出现的问题3级熟练掌握三类知识的操作运用原理，精通各种采购、供应商管理以及各类货物运输技巧供应商管理知识包括供应商的开发、管理及供应商信息管理等知识1级1了解需要采购商品的基本供应商情况2利用各种渠道详细了解供应商的信息，通过采购谈判选择合适的供应商3能对现有的供应商进行关系管理，协调、处理采购中的各种问题2级1建立供应商信息库，熟知各供应商的生产状况、财务状况、产品特点、发展趋势、竞争对手状况等，在采购谈判中利用掌握的信息取得谈判的优势地位2对采购中与供应商合同执行中的各种问题有清楚而全面的了解，能有预见性地提出各种解决方案3级1通过形成战略同盟等形式建立与供应商的长期合作关系2建立供应商评审体系，定期组织对供应商的评审工作，并采取各种措施对供应商进行监控表6-3 采购知识分类详表类别具体内容A类采购需求管理、采购计划管理、采购作业管理、招投标管理、采购物流管理、采购验收管理、仓库管理、合同执行管理、价格管理、市场营销管理等B类采购市场调研与预测、采购信息管理、采购结算管理、公共关系管理、财税管理、国际采购管理、报关管理、电子商务采购管理、采购相关法律法规等C类眨判技巧、供应商管理技巧、各类运输技巧等6.1. 3 采购部人员所需的技能能力 能力是人们在工作过程中表现出来的解决问题可能性的个性心理特征，是完成任务、主达到目标的必备条件；而技能则是指人们运用相关知识及各种资源解决问题、完成工作的某一方面的能力。对采购部人员来说，不同的岗位要求其应具备的技能能力也有区别。总体来说，这些技能能力的定义及分级行为表现如表6-4所示。表6-4 采购部人员技能能力分级定义表素质名称定义级别行为表现询价能力指从组织以外采购生产所需的物资、设备时，对三家以上供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的能力1级1. 在执行采购活动时有询价和议价意识，但仅局限于目前已有的供应商，没有采取主动寻找供应商的行动，没有更多的议价空间，取得的价格竞争力一般2级在执行采购活动时不局限于目前已有的供应商，能够主动寻找供应商，获得多方的价格信息，进行对比议价后取得的价格具有较大竞争力3级1.在执行采购活动时不局限于目前已有的供应商，能够主动寻找供应商，获得多方的价格信息，进行对比议价2必要时，能采取积极的方法影响供应商的报价，取得的价具有很强竞争力采购谈判能力在双方或多方谈判过程中具有的说服对方、解决争端、讨价还价的能力1级1 对竞争对手仅限于一般性了解2 谈判前进行了一定的准备工作，但不充分3 知悉谈判的重点和对手要害，但在谈判过程中无法把握，经常让对手抢占先机4 能进行一般性谈判，无法胜任重大谈判2级1 谈判前确定明确的谈判目标，对谈判过程进行充分的准备，谈判的结果基本令人满意2 谈判过程中始终占有先机，经常处在主动地位3 在谈判过程中表现得沉着冷静3级1 谈判前确定明确的谈判目标，对谈判过程进行充分准备，掌握并分析所有谈判对手的各种信息，知己知彼、探查虚实、不轻信谣言2 在谈判过程中密切关注对手的变化，知悉对手的心理，巧妙地运用对手的心理变化取得谈判的成功3 运用谈判时的气氛和环境来影响谈判的结果，并能利用各种可以利用的资源来取得谈判的成功信息收集和处理的能力能够在完成信息收集的基础上采取分析、整理、汇总等方法对信息进行处理1级1. 熟悉信息收集的一般方法，并能运用这些方法完成简单的信息收集工作2. 能够对信息进行简单的分类、整理、汇总，保证信息的有效性2级1 能够建立各种信息收集渠道，保证信息收集工作的持续性2 能够对获得的信息通过一定的方法、方式进行妥善处理3 能够及时处理信息分析过程中产生的问题3级1 能够通过自身积累的在信息收集方面的经验为企业信息管理系统的建设提供建议2 通过分析已获得的信息能够判断问题发生的内在规律并组织制定相应的预防措施3 能够指导相关人员完成信息收集和简单的资料分析工作合同执行能力通过沟通与协调各种关系，保证合同条款有效落实的能力1级1. 能够准确理解合同条款及双方应承担的责任与义务2. 能够定期与供应商就合同条款的落实情况进行沟通3. 根据领导的指示能够保质、保量地完成采购工作2级1. 根据合同约定能够定期督促供应商执行合同条款2. 能够定期将合同的执行情况通报主管领导，并就可能发生的风险做好应急处理预案3级1能够提前安排合同条款的执行，同时做好应急处理预案2对于合同执行过程中出现的异常情况，能够及时组织相关关人员进行处理成本意识通过对采购过程的分析与控制，采取有效措施降低采购成本的能力1级1 了解采购成本的构成，具备一定的采购成本观念2 对影响采购成本的各种因素有一定的认识3 了解一定的采购成本控制方法，并能够在工作中加以运用2级1 能够对各种采购模式的成本支出有一定的认识，并通过比较选择最佳采购方案2 拥有一定的现代采购理念，熟悉现代采购方式与方法3 能够通过对采购方法、采购时间、采购数量的规划合理控制采购成本3级1 能够通过对采购成本历史数据的研究提出一些降低采购成本的策略与方法2 2能够从战略层面人手，构筑企业可持续性的战略采购体系，最大限度地降低采购成本沟通能力正确倾听他人意见，理解其感受、需要和观点，并做出适当反应的能力1级1 谈话中，不善于抓住谈话的中心议题2 表达自己的思想、观点不够简洁、清晰 3 在沟通过程中以自我为中心，缺乏对他人应有的尊重4 在沟通中，能够基本理解、使用日常专业和非专业词汇上2级1 能以开放、真诚的方式接收和传递信息2 了解交流的重点，并通过书面或口头的形式用清楚的理由事实表达主要观点3 尊重他人，能在倾听别人的意见、观点的同时适时地给予反馈4 在沟通中，能够理解、使用日常专业和非专业词汇3级1 沟通时语言清晰、简洁、客观，且切中要害2 能够针对不同听众调整适当的语言和表达方式以取得一致性结论3 能拓展并保持广泛的人际网络4 熟练掌握专业和非专业词汇，能够阅读、理解相关外文资讯协调能力通过沟通与组织内外部人员达成某种共识的能力1级1 对于组织内外部人员在行动和思想上的不一致有清醒的认识2 对于组织内外部人员可能产生的不和谐因素有一定的了解2级1 对于组织内外部产生的不和谐行为有一定的调节能力，尽量将矛盾消灭在萌芽状态2 在处理组织内外部矛盾过程中能够获得大多数人的拥护与支持3级1 能够平衡组织内外部的各种关系，确保组织既定目标的达成2 能够将自己在协调内部关系过程中的技巧、经验与他人共享3 能够通过协调组织内外部关系发现组织内隐藏的问题或矛盾，并提出相应的解决方法或应对策略决策能力根据对形势的分析做出恰当、合理、及时和实际的判断并采取相应行动的能力1级1 能利用较充足的信息做出常规的决策2 做决策时表现出很大的随意性2级1 面对有竞争性的方案时，能够及时地做出决定2 在本职工作领域内能够客观分析形势，并做出初步判断3 能根据相关程序和上级及相关资源的要求，对日常性、一般性的问题做出决定，并采取行动3级1 能分析较广泛领域内的复杂情况，对自己所做决策可能产生的影响有清醒的认识2 能依据已有数据、知识和经验做出对公司有一定程度影响的决策，并付诸实施3 在复杂、模糊、风险很高的形势下，在对多种领域内的各种信息进行深度分析的基础上，做出有长期影响的战略性决，承担预计到的风险和一切后果责任创新能力不受成规和以往经验的束缚，不断改进工作和学习方法以适应新观念、新形势发展的要求的能力1级因循守旧，对新事物持敌视态度；对于上级布置的各项工作教条、死板地执行；遇到各种问题习惯用经验来解决，反对创新2级1 对新事物具有良好的接受性2 解决问题时愿意尝试新的方法3 对于上级布置的各项工作会从自己的角度出发，灵活变通地完成；不反对创新3级1 能够作为公司创新精神的倡导者2 创造性地落实上级布置的各项工作3 鼓励下属多角度思考，提出各种解决问题的思路；做出的决策稳健而不保守，敢于创新但不冒失预期应变能力为了应对将来可能面临的竞争或挑战，提前采取预防性措施或做好相应思想准备的能力1级1 对可能发生的变化缺少敏锐的察觉能力2 2对于将来可能出现的变故缺少必要的准备2级1 能够从发展的角度思考问题，在事物变化之前就能够有所察觉2 能够主动应对可能出现的变化，并在未得到主管人员指示的情况下就可以采取适当的行动3级1 能够从全局角度思考问题，在事物变化之前就能将可能发生的变化告知他人，并提醒其做好应对准备2 2能够准确判断事物发生变化给组织可能带来的影响，并制订相应的应对方案问题解决能力为了达成最终的结果能够从不同角度分析问题，寻求答案的能力1级1 能够对问题的产生做出一般性的分析和判断2 对于一般性问题能够找到有效的解决途径3 对于突发性问题有时会感到无所适从2级1 对于问题发生的原因有比较清晰的认识2 对于经常性问题能够很快想出解决方案3 对于突发性问题，根据自己的经验或知识能够在第一时间做出判断3级1 能够帮助他人对问题产生的原因进行分析，并指导其形成解决问题的方案2 根据自身在解决问题方面的经验能够制定出问题的解决流程3 根据问题产生因素之间的内在联系能够制定出预防问题的策略与方法团队领导能力指有效地带领其团队按照既定目标前进的能力1级1 了解一定的任务分配知识，并能在任务执行过程中进行适当的跟踪2 能够对团队成员反映的意见进行及时处理，为团队成员提供及时、有效的指导与帮助2级1 根据团队成员的特点能够有针对性地分配任务，并全力保证组织目标的达成2 能够采取一定的激励手段，保证团队成员的工作积极性3 在关注团队工作成果的同时，最大限度地凝聚团队的力量3级1 对团队成员的绩效有充分的认识，并给予适当的反馈2 能够通过对团队成员工作的观察与分析，查找出团队合作的不足，并采取相应的改进措施3 根据团队成员的特点能够制定相应的激励机制，保障团队绩效的持续达成督导能力为了组织及客户的最佳利益，对员工工作进行指导促使其提升技能与工作绩效的能力1级1 能对员工工作给予较具体的指导2 提出要求和目标时，也能够提供明确、具体的参数和标准3 适时地检查员工是否明确工作的方向2级1. 能够系统地、明确地分配日常工作和任务2 在分配工作和从别人那里接受工作时要坚定而自信，对于不合理的要求要勇于说“不”3 在分配完工作后，要给予员工完成常规任务的自由，不乱加干涉3级1 建立明确的、可测量的绩效标准2 依据上述标准监督、检查员工的工作进度、绩效，并将绩效成果和存在的问题及时反馈给员工3 纠正员工绩效问题时，采取明确的行动或坚定的立场，保证绩效提升计划的可行性培养他人能力指通过恰当的需求分析，能将知识、经验、工作方法和技巧有效地传授给他人，以帮助其完成工作任务并促进其发展的能力1级对员工给予具体的指导、建议以及工作示范，为其提供必要的工具、信息等支持，帮助员工提高工作技能、促进个人职业发展2级1 能识别员工的优势、劣势与发展需要，提供及时的反馈与强化2 在员工遇到挫折之后给予其鼓励，帮助员工重新树立自信心3级1 根据组织发展需要安排并开发恰当的正规培训，促进员工个人学习与发展2 在工作中有意识地帮助他人，为他人创造学习机会，并随对他人进行鼓励，激励其保持良好的学习愿望下属激励能力通过给予下属正向激励，使其得到发展和提高的能力 1级1 与下属沟通不足，对下属的指导、建议较少2 对下属的需求了解不够，很少为下属提供发展指导2级1 能与下属就其工作表现进行及时地沟通与反馈，并给予适当引导2 当下属遇到问题时能提供帮助，与其共同解决难题3级1 对下属的工作及时地提供正确的反馈与指导2 对下属的能力与技能水平有准确的判断，能根据下属的不同特点为其制订职业生涯发展规划，并为下属提供自我学习的机会、工具、辅导以及各种资源6. 2 采购计划人员能力素质模型6.2.1 采购计划主管能力素质模型技能/能力问题解决能力（2级）预期应变能力（2级）信息收集和处理能力（2级）询价能力（2级）、决策能力（2级）成本意识（3级）、沟通能力（2级）知识公司知识（2级）商品知识（3级）采购知识（2级）供应商管理知识（1级）职业素养客户意识、诚实守信严谨求实、廉洁自律责任心、主动性、国际视野6.2.2 采购计划专员能力素质模型技能/能力问题解决能力（1级）预期应变能力（1级）信息收集和处理能力（2级）询价能力（1级）、决策能力（1级）成本意识（2级）、沟通能力（1级）知识公司知识（1级）商品知识（2级）采购知识（1级）供应商管理知识（1级）职业素养客户意识、诚实守信严谨求实、廉洁自律责任心、主动性、国际视野6.2.3 采购预算专员能力素质模型技能/能力问题解决能力（1级）预期应变能力（1级）信息收集和处理能力（2级）成本意识（2级）、沟通能力（1级）知识公司知识（1级）商品知识（1级）采购知识（1级）供应商管理知识（1级）职业素养客户意识、诚实守信严谨求实、廉洁自律责任心、主动性、国际视野6.3 供应商管理人员能力素质模型6.3.1 供应商管理经理能力素质模型技能/能力培养他人能力（2级）下属激励能力（2级）合同执行能力（3级）预期应变能力（3级）问题解决能力（3级）沟通能力（3级）、决策能力（3级）成本意识（3级）督导能力（2级）知识公司知识（3级）商品知识（3级）采购知识（3级）供应商管理知识（3级）职业素养客户意识、诚实守信严谨求实、廉洁自律责任心、主动性、国际视野6.3.2 供应商开发主管能力素质模型技能/能力沟通能力（2级）采购谈判能力（2级）预期应变能力（2级）问题解决能力（2级）信息收集和处理能力（2级）询价能力（2级）、决策能力（2级）知识公司知识（2级）商品知识（2级）采购知识（2级）供应商管理知识（3级）职业素养客户意识、诚实守信严谨求实、廉洁自律责任心、主动性、国际视野6.3.3 供应商管理主管能力素质模型技能/能力沟通能力（2级）合同执行能力（2级）预期应变能力（2级）问题解决能力（2级）信息收集和处理能力（2级）成本意识（2级）、决策能力（2级）知识公司知识（2级）商品知识（2级）采购知识（2级）供应商管理知识（3级）职业素养客户意识、诚实守信严谨求实、廉洁自律责任心、主动性、国际视野6.3.4 供应商管理工程师能力素质模型技能/能力合同执行能力（2级）预期应变能力（2级）问题解决能力（2级）信息收集和处理能力（2级）沟通能力（2级）、决策能力（2级）知识公司知识（2级）商品知识（2级）采购知识（2级）供应商管理知识（3级）职业素养客户意识、诚实守信严谨求实、廉洁自律责任心、主动性、国际视野6.4 采购检验人员能力素质模型6.4.1 采购检验主管能力素质模型技能/能力预期应变能力（2级）问题解决能力（2级）信息收集和处理能力（2级）沟通能力（2级）、决策能力（2级）知识公司知识（2级）商品知识（2级）采购知识（2级）供应商管理知识（2级）职业素养客户意识、诚实守信严谨求实、廉洁自律责任心、主动性、国际视野6.4.2 采购检验专员能力素质模型技能/能力预期应变能力（1级）问题解决能力（1级）信息收集和处理能力（1级）沟通能力（1级）、决策能力（1级）知识公司知识（2级）商品知识（2级）采购知识（2级）供应商管理知识（2级）职业素养客户意识、诚实守信严谨求实、廉洁自律责任心、主动性、国际视野6.4.3 采购成本控制主管能力素质模型技能/能力成本意识（3级）预期应变能力（2级）解决问题能力（2级）信息收集和处理能力（2级）沟通能力（2级）、决策能力（2级）知识公司知识（2级）商品知识（2级）采购知识（2级）供应商管理知识（2级）职业素养客户意识、诚实守信严谨求实、廉洁自律责任心、主动性、国际视野每课一读【友邦】有压力才会有动力职业素质友邦选人标准：3 具有优秀的领导能力、较强的心理能力及个人魅力；4 认同公司，接受公司，有团队意识和集体意识；5 具有计划和组织能力，能够提高工作效率和创造性地开展工作；6 具有管理协调能力和自我管控能力，愿意创造良好的工作氛围，敢于进步，不断超越自我；7 善于沟通，拥有良好的人际关系和清晰的人生目标。企业事例 黄伟庆是美国友邦保险公司香港行政区域总监。1966年28岁时加入寿险业，进入友邦保险。他所创立的成功区域，员工数和业绩总额甚至超过一家保险公司的总和。 初涉保险业的黄伟庆，没有任何社会背景和人脉关系，为了实实在在告戒和约束自己，每天出门时，他都会在自己衣服的左口袋里面放上10枚硬币。出门后，见到一个人，不管这人是初次接触，还是第二次见面，在与其见面交谈后，黄伟庆才会从衣服左边的口袋里摸出一枚硬币放到右边的口袋里。每天如果不能完成10枚硬币的“转移”是绝对不会回家休息的。春夏秋冬，寒来暑往，从未间断。 1986年8月，在香港一个刮着10级台风的雨夜，一个年轻人，撑着一把雨伞在行人寥落的街道上踽踽前行，他就是黄伟庆。他刚刚从今天所见的第九个客户那里出来，虽然已经与这个人约谈了几次，可那客户还是不为所动，这让黄伟庆有些沮丧。 入行这些天了，他按照主管说的，拼命工作，心无旁骛地去做陌生拜访。他坚信心诚则灵、天道酬勤。他已经不记得见了多少客户，走了多少路，进了多少家门，可所得的回报怎么这么不尽人意？一阵阵酸楚涌上心头，脸上流下的已经说不清是雨水还是泪水。 不知不觉中他发现已经到了家门口。他抬眼望着自家的窗子，觉得今夜那灯光格外柔和。 此时肚子也突然咕咕叫了起来。他仿佛看到妻子焦急盼望的眼神，“这么晚才回来，辛苦了！瞧你，怎么淋成这样”；仿佛听到父母关切的话语，“饿了吧？今天生意有些转机吗？”他不由自主地将一只脚跨上楼梯。 “黄伟庆，你能迈上去吗，你能迈上第二脚吗？”一个声音在呵斥着。 “都快夜里11点了，又是风，又是雨，破一次例吧，这枚硬币明天再补上。”又一个声音安慰道。 “不，不能为自己开脱找借口，否则，今天减一个，明天就可能减两个，后天不能，