加强企业人事档案信息化管理的几点思考.docx

加强企业人事档案信息化管理的几点思考 中图分类号：C962 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）2-000-01 摘 要 随着社会经济的发展，人力资源工作不断改进和完善。人力资源工作在人事档案管理方面的水平提高，人力资源工作的规范化为企业提供了更好的人才服务。本文将对加强企业人事档案信息化管理进行探究和分析，提出几点意见。 关键词 人事档案管理 人力资源工作 信息化管理 当今社会，人才对于社会的发展是至关重要的。加强人力资源工作，提高企业人事档案信息化管理水平有利于提高企业的软实力，提高企业的核心竞争力，保障企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。21世纪是信息化的时代，企业人事档案信息化管理也应该走信息化道路，设置电子档案代替传统纸质档案，提高信息化技术，充分发挥人力资源部门在企业发展中的作用。 一、现阶段企业人事档案管理工作中存在哪些问题 （一）企业人事档案管理方式落后，跟不上现代企业发展要求 目前部分企业人事档案管理仍有多以纸质资料为主，不注重电子化资料的保存和使用。人事档案多是纸质档案，不利于资料的保存。没有配套的电子化管理程序和设施，仅靠管理人员的低级的、粗放的管理方式，在档案查询和使用时，效率低下，人事档案查找麻烦，长此以往，企业人事档案长期积压而未整理，难以发挥其作用。 （二）企业人事档案缺乏科学的管理程序，利用率低 企业人事档案大多没有专业人员对档案进行看管、整理，人事资料逐年放置到档案室，导致人事资料存放地点分散、资料凌乱，没有按类别归类，不利于后期资料的整理和查看。过于繁琐的查询过程，需要花费大量的人力、时间，导致企业人事档案利用率低，难以真正利用起来。 （三）企业人事档案管理缺乏专业的档案管理人员进行管理，人力资源部门人员专业素质有待提高 企业人事档案的管理一部没有专人看管，更缺乏专业管理人员。后期人事档案的整理、归档、监督、查询工作也没有专业的管理人员进行，因此人事档案可能存在资料丢失、档案放置混乱或资料损毁现象。另一方面，企业人力资源部门专业素质和业务能力还有待于提高。人力资源部门人员对企业的员工总体状况不清，企业人事档案没有进行系统化的整理，企业对员工不够了解，对员工自身能力和发展认识不足，对于企业的人才利用和企业发展是不利的。 （四）企业人事档案管理没有实施信息化管理 虽然信息化发展迅速，但企业人事档案管理环节没有与信息化同步，人事档案管理水平落后，没有实行电子化存档，进行信息化、数字化管理的模式。这影响了人事档案管理现代化的步伐，不利于人事档案管理质量和效率的提高。 二、对于加强企业人事档案管理工作的几点建议 （一）转变人力资源人员的观念，提高对企业人事档案管理信息化的认识 从事人力资源工作的人员要有发展的眼光看待事物的发展，积极进行工作创新和理念创新。人力资源部门人员要转变思路，提高认识，做到与时俱进，在这样信息化时代，要充分意识到企业人事档案管理信息化水平的提高，人事档案管理实现电子化对于未来人力资源管理水平的提高，人事监管效率的提高，企业搜寻人才的便利性具有重要作用。 （二）创新人力资源工作新模式，建立健全完备的企业人事档案管理制度 企业人力资源部门要立足企业人事实际状况，根据企业发展需求和在职员工现状，制定科学、合理的人事档案管理办法和人力资源制度。制度约束人的行为，科学、规范的人事档案管理制度有利于规范人事档案的分类、整理、保存及借阅环节。在人事管理过程中，充分了解企业员工的求职需求和晋升要求，优化岗位，给予员工充分的发展和升职的空间，不断优化企业人才战略，为企业的发展提供和培养人才队伍。 （三）加强企业人力资源部门的培训，引进具有专业知识的高素质人力资源方面管理人才 企业人事档案管理需要专业管理人才的参与，转变传统管理方式，充分利用现代信息化技术和现代化档案管理方式，科学、规范地对人事档案进行登记、汇总等。加强企业人力资源部门的培训学习，通过对人事档案管理人员的培训和教育，提高档案管理人员的职业道德修养，增强专业知识的积累，多方面提高档案管理人员的职业能力，提高综合素质，打造一支具有专业业务素养的管理人才队伍。 （四）提高企业人事档案信息化技术和水平 现代信息化和网络化的发展，大数据的共享，对于企业人事档案信息的管理、传输、保存十分便捷，在企业人事档案管理信息化上，加强对档案的检索、有效信息筛选、人才分析等方面的功能优化和升级，提高企业人事档案管理信息化程度，提高为企业的人才服?账?平。在促进企业人事档案管理信息化和人才信息网络共享的同时，人事档案的完整性和人事档案的安全性是十分重要的，因此加强人事档案资料数据传输和保存过程中的保密性和安全性防护，加强数据存储设备的维护，通过防火墙设置等增强网络的安全性，提高企业人事档案信息化的安全性，为企业人力资源工作的顺利开展奠定良好的基础。 三、结语 在信息化和技术化高度发展的今天，人力资源工作也应该在实践中积极探索现代企业人事档案管理的新途径和新方法。通过提高企业人才管理的水平，提高企业人事档案管理的信息化程度，优化人力成本，提高人力资源部门的工作效率，为企业的人才战略计划积极服务，促进企业的健康稳定发展。 参考文献： 李春志，周亚，董霞.对企业人事档案电子信息化技术管理的思考J.交通企业管理，2014，29（12）：30-32. 徐君英.试论嘉源集团实现企业人事档案信息化管理的改