详细的外贸业务流程.doc

一、交易磋商1、业务人员收到客户的寄样要求（如提供图纸；提供样品等），首先记录下客户要求寄样的样品信息及要求，并填写寄样申请单，在经过审核后，样品负责人员则联系生产厂家，准备样品；2、在收到样生产厂家寄来的样品后，业务人员将样品邮寄给客户，并记录本次寄样的信息（包括寄样的日期、寄样的方式、哪个快递公司、是否收取费用、费用等），并注明本次寄样是对应哪一张寄样申请单；3、如果客户对样品不满意，或者要求改进后再寄，则业务人员原记录下这些信息，并重复1、2步骤；4、如果客户对样品确认合格，则业务人员草拟报价单（业务人员快速查询该产品的报价的历史记录、该产品的已成交的历史记录及厂家的报价情况）；5、经过多次磋商，客户接受报价。业务人员根据该份报价单制作订单（合同或形式发票）传真给客户会签；6、业务人员根据订单，填写成本测算单。二、落实信用证或预付款1、根据订单里的付款方式，进行相应的落实：L/C在签订订单后，及时进行催证。收到客户的信用证，进行认真的审证，并做好记录，主要包括以下几个主要方面：;开证行 例：BNP PARIBAS ;CANADA; MONTREAL;通知行 例：中国银行江苏省分行;信用证号 例：63211020049;开证日期 例：2001年1月29日;信用证有效期及地点 例：2001年4月10日，中国;申请人 例：FASHION FORCE CO., LTDNEW TERMINAL, ALTA, VISTA OTTAWA, CANADA;受益人 例：NANJING SICO TEXTILE GARMENT CO., LTD.NO.85 GUANJIAQIAO, NANJING;信用证金额 例：USD32640.00;商品描述 例：SALES CONDITIONS: CIF MONTREAL/CANADASALES CONTRACT NO. F01LCB05127LADIES COTTON BLAZER ;100% COTTON, 40SX20/140X60)STYLE NO. PO NO. QTY/PCS USD/PC 46-301A 10337 2550 12.80;分批装运及转船运输 例：不允许分批装运，允许转运，从中国运至加拿大蒙特利尔港口;最后装船期 例：2001年3月25日;议付单据要求 例：商业发票六份，受益人代表签名；加拿大海关发票四份;附加条款 例：如果提供的单据不符合信用证条款的规定，每个不符点55美金；本信用证的数量和金额有3%的溢短。 记录该信用证的信息，如果其中有问题，及时要求客户改证，并且将每次改证信息进行记录，直至信用证无误。而后，收到客户的有效信用证。T/T;收到客户的电汇款，对该预付款信息（包括收到客户名称、日期、金额等）进行登记。其它方式2、对于非L/C方式的订单，业务人员对应订单填写非L/C方式申请单，申请单需要经过审批才生效；三、出口备货1、在收到信用证或预付款的前提下，开始进行备货。与生产工厂进行磋商，在达成一致意向后，与工厂签订采购合同。2、在备货过程中，跟单人员同步向业务人员进行生产进度汇报，对生产完的产品进行入库登记，以便业务人员掌握整个订单的生产进度。四、租船订舱1、在备货的同时，如果本票业务不为客户指定货代，则向货运代理公司询价，确定本次出运的货代公司。2、在货物全部生产、包装完毕后，工厂制作装箱单，业务人员根据工厂报来的装箱单，结合合同及信用证货物明细描述，开列出仓通知单。3、单证储运人员根据出仓通知单、工厂制的装箱单、信用证统一缮制全套的出运单据。出运单据包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱单。4、单证储运部门先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱，确认配船和费用后，准备全套报关单据（出口货物明细单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等）寄到货代公司用于报关、出运；5、在货代公司确认配船和费用后，收到货代公司送货通知单（要求在指定日期前将货物运至指定仓库）。五、出口报检1、如果属于法定检验的商品范围（属于种类表商品范畴），在商品报关时，报关单上必须有商检机构的检验放行章方可报关。2、申请出口商品检验时，工厂必须通过九城及榕基软件进行电子报检，货物经检验合格，附报检委托书、外销合同、信用证复印件、商业发票、装箱单、纸箱证等单据取得商检局出具换证凭单，寄到货代公司用于报关。六、申领核销单1、则单证人员凭出口货物明细单在本公司申领核销单。2、如果核销单已用完，需到外汇局申领出口收汇核销单。具体操作如下：a)在到外汇局申领核销单前，先上网向外汇局申请所需领用核销单份数；b)外汇局确认公司已上网申领核销单后，凭公司核销员所持本人操作员IC卡、核销员证向该核销员发放核销单；c)外汇局根据公司网上申领的核销单份数和外汇局本地核销系统确认的出口企业可领单数两者中的较小数，向公司发放核销单。七、出口报关1、单证部门拿到核销单后，将货代公司报关所需的报关委托书、出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出。并确认货代公司收到上述单据。2、货代公司收到工厂寄去的商检换证凭单，凭此单到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。3、公司根据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库（根据新的海关报关规定要求：货物的出口报关必须在货物进入港口仓库或集装箱整箱进入堆场后才能进行）。4、报关前，报关人员先上网向出口口岸地海关进行核销单的口岸备案，并如实向海关申报成交方式(如CIF)，按成交方式申报成交总价、运费等，以后外汇局即根据实际成交方式及成交总价办理收汇核销手续。5、报关时需填写中华人民共和国海关出口货物报关单(白色的报关联和黄色的出口退税联)，并随附报关委托书、商业发票、装箱单、出口收汇核销单、出境货物通关单等单证向海关报关，海关依此份报关单验货，并退回已盖章的核销单和两份报关单。报关通过后，货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头。6、注意事项：未进行口岸备案的核销单不能用于出口报关，对已备案成功的核销单，还可变更备案。;报关时必须要“出口收汇核销单”，否则海关不予受理。货物出境后，海关在核销单上加盖“放行章”或“验讫章”，并随同加盖海关“验讫章”的一份带有海关编号的白色报关单、一份黄色的报关单出口退税联一同返还口岸代理货代公司（从海关退回一般需1个月左右），最后口岸代理货代公司寄给公司用于向外汇管理部门核销。八、装船出运7、货代公司接到外贸公司的订舱委托后，根据外贸公司提供的出口货物明细单缮制集装箱货物托运单，这是外运机构向船公司订舱配载的依据。该托运单一式数联，分别用于货主留底、船代留底、运费通知、装货单、缴纳出口货物港务费申请书、场站收据、货代留底、配舱回单、场站收据副本(大副联)等。其中比较重要的单据有：装货单(Shipping Order: S/O)和场站收据副本(Mate's Receipt&#59&#59&#59&#59; M/R)。8、货物离港前，货代公司传真海运提单给外贸公司确认。9、在确定货物安全离港后，外贸公司传真装运通知给国外客户。10、外贸公司将海运提单复印件、商业发票、装箱单、海关发票、普惠制产地证用DHL寄给客户供其作进口清关用，同时将DHL回执留存准备缮制议付单据。11、注意事项：a)将来船公司签发的提单上相应栏目的填写也会参照订舱委托书的写法，因此，托运人、收货人、通知人这三栏的填写应该严格按照信用证提单条款的相应规定填写。九、制单结汇12、在办理货物出运工作的同时，外贸公司也开始了议付单据的制作。13、货代公司作为承运人，签发了COS6314623142号提单。根据信用证的规定，外贸公司备齐了全套议付单据，向议付银行交单议付。十、财务付款14、外贸公司的财务人员收到货代公司寄来的海运费发票和港杂费发票。15、收到工厂寄来的增值税发票和出口专用缴款书。16、议付单据交单后，财务人员向工厂支付货款，并和货代公司结清海运费、港杂费等费用，同时催货代公司退核销单。十一、收汇核销17、外贸公司收到货代公司寄来的海关退回的出口收汇核销单和报关单。核销员在网上将此核销单向外汇局交单，并在进行网上交单时，对核销单、报关单的电子底帐数据进行了认真的核对。18、外贸公司收到银行的收汇水单，开证行已如数付款。至此，该笔交易已安全收汇。19、网上交单成功之后，核销员持纸质的收汇水单（即出口收汇核销专用联，经银行盖有“出口收汇核销专用章”）、出口收汇核销单 (已经出口海关盖章，第三联)、报关单(白色报关联，海关已盖章)、商业发票及自制的核销单送审登记表(外汇局留存联)到外汇局办理核销手续。20、核销完毕后，外管局当场将加盖“已核销章”的核销单（出口退税联）退回给外贸公司。21、核销完成后，核销员将上述单据转交财务办税人员办理退税事宜。十二、出口退税22、外贸公司的财务办税人员将公司需要办理认证的增值税发票整理后一并申报国税局进行发票认证。然后，拿到国税局认证结果通知书和认证清单。23、财务办税人员将退税要用的单据收集齐全无误后装订成册。其中，核销单(外管退回的出口退税专用联)、报关单(黄色出口退税联)、商业发票为一册，增值税发票(抵扣联