关于U8系统月结、年结的规定.doc

沈阳发展有限公司2011(财)字第003号致：各部门、各办事处审 批： 曹胜发文部门：财务部发文主题：关于U8系统月结、年结的规定日期：2011年6月20日正文页数：4页关于U8系统月结、年结的规定按U8系统及财务运行规则，每月的月末、每年的年末，需要做月（年）结，现将月（年）结前的准备工作规定如下，望各门部门遵照执行。一、出库单据1、凡在月（年）末前已实际出库的商品，必需在次月5日（月结）、当年12月31日（年结）前全部录入U8系统，在相应的发货通知单上填写批号等信息，并审核其后续单据销售出库单；2、凡在月（年）末前已实际出库的商品，应及时取得对方的收货回执或公司（办事处）财务的收款单据传递给沈阳业务稽核员，由其在次月6日（月结）、当年12月31日（年结）前在系统内生成销售发票且审核完毕；3、凡在月（年）末前产生的调拔单，必需在次月5日（月结）、当年12月31日（年结）前处理完毕，并审核其后续单据其他出库单、其他入库单；4、凡在月（年）末前已实际出库的赠品、物料、办公用品等，必需在次月5日（月结）、当年12月31日（年结）前录入U8系统，在相应的其他出库单上填写批号、项目等信息，并审核完毕；二、入库单据1、凡在月（年）末前已实际入库的商品、物料、赠品等，必需于次月5日（月结）、当年12月31日（年结）前录入U8系统，并审核采购入库单、其他入库单等单据；2、已在月（年）末前录入的采购入库单必需将入库凭证传递给沈阳业务稽核员，由其在次月6日（月结）、当年12月31日（年结）前在系统内生成采购发票并审核；三、回款1、月（年）末前收到的货款，无论是现金还是支票，都必需于次月7日（月结）、当年12月31日（年结）前录入系统并生成会计凭证且核销完毕。确实不能核销的需经财务经理审核同意；2、月（年）末前收到的远期支票、银行承兑汇票也需于次月5日（月结）、当年12月31日（年结）前录入系统；3、各办必需在月（年）末将当月所收现金货款全部汇入公司指定帐号，并在系统内生成相应会计凭证；4、年结时，为不影响12月的回款计算，所有发现的以前月份未核销的回款，都应在11月进行核销，此操作应于12月30日前进行；四、付款1、凡是在月（年）末前支付给供应商的款项，必需在次月5日（月结）、当年12月31日（年结）前录入系统，且生成会计凭证；2、凡是在月（年）末前支付的个人借款尚未核销的，必需在次月5日（月结）、当年12月31日（年结）前录入系统；五、费用1、凡是在月（年）末前借款且已取得费用凭证的，应于当月月末（月结）、当年12月31日（年结）前进行核销；2、凡是在月（年）末前客户扣款且已取得合格费用凭证的，应于当月月末（月结）、当年12月31日（年结）前进行核销；3、凡是在月（年）末前各部门已核销的费用凭证财务部门必需在次月5日（月结）、当年12月31日（年结）前全部录入系统；4、各办以备用金支付的费用，具备核销凭证的，必需于当月月末（月结）、当年12月31日（年结）前全部录入系统，并把费用票据于次月5日前（月结）、当年12月28日（年结）前寄出，各办当年12月28日以后的支出计入下年1月；六、结账日期1、月结为每月8日，年结为每年1月1-2日；2、每月6日、每年12月31日，账套主管将关闭所有未出货的销售订单及未生成采购入库单的采购订单；七、其他1、U8系统管理员、所有系统操作员、部门（办事处）经理，每月5-8日、元旦休假期间应保持手机畅通，随时登录系统修改可能出现的错误；必要时到公司现场进行解决；2、业务稽核员、出纳员、各办内勤应随时登录U8系统检查有无标错的会计凭证，及时修改以免耽误（月）年结；3、年结成功后，次年1月3日系统正式启用；4、第一至第六条中所有日期，遇节假日不顺延；5、本规定自2011年7月1日起执行；八、处罚1、凡因收货回执未能及时取得或收款凭证未能传递造成出库单据在下（月）年形成期初发货的，相关责任人处以10元/笔罚款，相关责任人主管经理罚款100元；12月31日发货的除外；2、凡已取得收货回执或收款、已取得入库凭证而未在系统内生成销售发票、采购发票，在通知后又不能补做的，业务稽核员处以20元/笔罚款；3、凡有收款单、付款单、费用凭证等未及时录入系统，又不能在通知后补录的，相关操作员处以10元/笔罚款；4、凡在月（年）末前取得合格核销票据但未进行核销的，相关责任人处以10元/笔罚款；5、账套主管关闭未出库或入库的销售订单、采购订单后，相关操作员要求重新开放的，按1元/笔交纳现金后予以开放；6、凡有各类出入库单据未审核，又不能在通知后补审的，造成系统不能月（年）结的，相关操作员当月考核分数减半（月结）、零分（年结）处理；7、由于财务经理操作或其自身原因造成月（年）结不成功的，当月考核分数减半（月结）、零分（年结）处理。8、系统管理员、系统操作员结账期间无法联系造成月（年）结不成功的，当月考核分数减半（月结