Access2003第8章报表的建立与维护.ppt

第8章 报表的建立与维护,8.1 认识报表 8.2 使用报表向导创建报表 8.3 自动创建报表 8.4 使用图表向导创建报表 8.5 使用标签向导创建报表 8.6 使用设计视图创建报表 8.7 修改报表的布局 8.8 创建子报表 8.9 预览和打印报表,8.1 认识报表,8.1.1 报表的结构 报表可以包含报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚和主体等5个部分，如果对报表中的记录进行了分组，报表还可以包含组页眉和组页脚。在报表的设计视图中，区域被表示成许多带状区域，和窗体中的带状区域一样，可以改变长度和宽度的大小。报表中的每个部分只会在设计视图中显示一次，在打印出来的报表中，某些部分可能会重复多次。,1. 报表页眉 在报表的顶端，显示报表的标题、图形或说明性文字，每个报表对象只有一个报表页眉，一般是以大字体将报表的标题放在报表顶端的一个标签控件中。 2. 页面页眉 显示报表中的字段名称或对记录的分组名称，报表的每一页有一个页面页眉。 3. 组页眉 组页眉主要是通过文本框或其他类型的控件显示分组字段等数据信息，可以建立多层次的组页眉和组页脚，但不可以分太多的层，一般不超过36层。 4. 主体 打印表或查询中的记录，是报表显示数据的主要区域。主体用来处理每条记录，其字段数据必须通过文本框或其他控件绑定显示，主要是复选框和绑定对象框。根据主体内字段数据的显示位置，报表又划分为多种类型。,5. 组页脚 组页脚主要是通过文本框或其他类型的控件显示分组统计数据。组页眉和组页脚可以根据需要单独设置使用，可以选择“视图”“排序与分组”命令，在“排序与分组”窗口中进行设置。 6. 页面页脚 通过文本框和其他一些类型的控件，在每页的底部显示页码或本页的汇总说明，报表的每一页有一个页面页脚。 7. 报表页脚 显示整份报表的汇总说明，每个报表对象只有一个报表页脚。,8.1.2 报表的类型 报表主要分为4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。在各种类型的报表设计过程中，可以根据需要在报表页中显示页码、报表日期甚至使用直线或方框等来分割数据。报表设计也可以设置颜色和阴影等外观属性。 1. 纵栏式报表 也称为窗体报表，一般是在主体区域中以垂直方式显示一条或多条记录。纵栏式报表中记录的字段标题和字段数据在每页的主体中一起显示。,2. 表格式报表 以整齐的行、列形式来显示记录，通常一行显示一条记录，一页显示多行记录。与纵栏式报表不同，表格式报表记录的字段标题不是安排在每页的主体中显示，而是在页面页眉中显示。可以在表格式报表中设置分组字段，显示分组统计数据。 3. 图表报表 指包含图表显示的报表类型，在报表中使用图表，可以更直观地显示数据之间的关系。 4. 标签报表 是一种特殊类型的报表，在实际应用中，经常会用到各种标签，例如物品标签、客户标签等。,8.1.3 报表的视图类型 Access 2003提供了报表的3种视图类型，即设计视图、打印预览视图和版面预览视图。设计视图用于创建和编辑报表的结构。打印预览视图用于查看报表的页面数据输出形态。版面预览视图用于查看报表的版面设置。通过单击工具栏中的“视图”按钮，可以实现在3种视图之间的切换。,8.2 使用报表向导创建报表,例： 以学生表为数据源，利用报表向导创建“学生”报表,8.3 自动创建报表,“自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。设计时先选择表或查询作为报表的数据源，然后选择报表类型为纵栏式或表格式，最后系统会自动生成报表，显示数据源的所有字段。 1. 纵栏式报表 2. 表格式报表,8.4 使用图表向导创建报表,图表向导可以将Access 2003中的数据以图表的方式显示出来，可以快速生成图表报表。在报表中使用图表来表示数据，能更直观地表示出数据之间的关系。,8.5 使用标签向导创建报表,标签向导可以将Access 2003中的数据以标签的形式显示出来，可以快速生成标签报表。,8.6 使用设计视图创建报表,使用报表向导和自动创建报表等向导可以很方便地创建报表，但这些方法创建出来的报表形式和功能都比较单一，布局比较简单，很多时候不能满足用户的要求。可以通过报表设计视图对报表做进一步的修改，或者直接通过报表设计视图创建报表。 1. 使用设计视图创建报表 打开一个已有的数据库，在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“报表”对象，然后单击工具栏中的“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。在对话框中选择“设计视图”选项，在下方的列表框中选择成绩表作为报表的数据源，单击“确定”按钮，打开报表的设计视图。 在设计视图中，报表分为3个部分：页面页眉、主体和页面页脚，系统还打开“工具箱”和数据源的字段列表。,2. 在报表中排序和分组 完成了报表的主体设计之后，可以在报表中指定按某字段进行排序和分组，为分组统计作准备。 3. 在报表中添加公式 可以根据需要在设计视图中添加公式，使报表能显示汇总或计算结果的数据。 4. 设置报表的布局 可以对当前报表的设计视图使用系统预定义的布局 。,5. 在报表中添加分页符 在报表中可以在某一节中使用分页控制符来标志要另起一页的位置 6. 在报表中添加页码 可以为报表添加页码 7. 在报表中绘制线条 可以在报表设计视图中绘制线条 8. 在报表中绘制矩形 可以在报表设计视图中绘制矩形,8.7 修改报表的布局,1. 改变控件的位置和大小 要改变控件的位置，首先单击选中需要改变位置的控件，控件的周围会出现8个黑点，表示该控件已经被选中。移动鼠标指向控件的左上角，会出现黑色的小手标志，按住鼠标左键将控件拖到适当的位置即可。 要改变控件的大小，首先单击选中需要改变大小的控件，移动鼠标指向控件的边界线，光标会变成双向箭头的标志，按住鼠标左键并拖动，在拖动过程中会显示一个虚线框，动态地改变控件的大小。,2. 为控件添加边框及样式 在报表的设计视图中，可以为控件添加边框及样式。首先选中需要添加边框和样式的控件，单击工具栏中的“线条/边框颜色”按钮 ，可以从打开的调色板中选择一种边框颜色；单击工具栏中的“线条/边框宽度”按钮 ，可以从打开的列表中为控件指定边框的宽度；单击工具栏中的“特殊效果”按钮 ，可以从打开的列表中为控件设置具有特殊效果的边框样式。 3. 调整报表中字段的对齐方式 在报表设计视图中，可以调整字段的对齐方式。首先选中需要调整的控件，选择“格式”“对齐”命令，从子菜单中选择相应的命令即可；选择“格式”“水平间距”命令和“垂直间距”命令可以调整控件之间在水平和垂直方向的间距。,8.8 创建子报表,与子窗体的概念类似，子报表是插在其他报表中的报表。在合并报表时，两个报表中的一个必须作为主报表，主报表可以基于数据表、查询或SQL语句，也可以不基于任何数据对象。在报表中，如果需要插入包含与主报表数据相关的子报表，可以设置主报表的“数据来源”属性将主报表绑定在基础表、查询或SQL语句上。 主报表可以包含子报表，也可以包含子窗体，而且能够包含多个子窗体和子报表。在子报表和子窗体中，还可以包含子报表和子窗体，但是一个主报表最多只能包含两级子窗体或子报表。,8.8.1 在已有的报表中创建子报表 在创建子报表之前，要确保主报表和子报表之间已经建立了正确的联系，这样才能保证在子报表中打印的记录和主报表中打印的记录有正确的对应关系。 8.8.2 将某个已有报表添加到其他已有报表中 在Access 2003中，可以通过将某个已有的报表作为子报表添加到其他已有报表中。,8.9 预览和打印报表,打开报表的打印预览视图有以下两种方法： （1）在数据库窗口中，单击“对象”栏中的“报表”对象，双击需要打开的报表，即可打开报表的打印预览视图。 （2）在报表的设计视图中，单击工具栏中的“视图”按钮，即可切换到报表的打印预览视图。,报表打印预览视图中包含以下功能按钮，如图8-60所示。,图8-60 打印预览的功能按钮,“视图”按钮：将当前报表切换到设计视图。 “打印”按钮：系统弹出“打印”对话框，并打印当前报表。 “显示比例”按钮：改变预览报表显示的比例大小。 “单页”、“双页”、“多页”按钮：在同一窗口中显示报表的页数。 “显示比例”下拉列表：改变预览报表显示的大小。 “关闭”按钮：关闭打印预览视图窗口。 “Office链接”按钮：链接到Word或Excel应用程序。 “数据库窗口”按钮：可以切换到数据库窗口。 “新对象”按钮：建立其他新的数据库对象，如数据表、查询或窗体等。 “帮助”按钮：启动Access 2003的帮助系统。,小结,本章介绍了Access 2003中各种报表的创建与打印等。报表是专门为打印而设计的特殊窗体，Access 2003中使用报表来实现打印格式数据的功能，将数据库中的表、查询的数据进行组合，形成报表，还可以在报表中添加多级汇总、统计比较、图片和图表等。建立报表