EAS-OA协同办公系统操作用户手册之工作流.doc

系统实施工具之 宁波建工集宁波建工集团团有限公司有限公司 EAS 项项目目 EAS-OA 协同办公用户操作手册之协同办公用户操作手册之 工工 作作 流流 I 目目 录录 1.EAS-OA 基础知识说明基础知识说明1 1.1.如何登录 EAS-OA（协同办公管理系统）.1 2.建工集团的公文处理流程建工集团的公文处理流程 2 2.1.收文流程操作（单据文件轮阅单） ，以总部收文流程为例4 2.2.建工总部发文流程（单据-文件签发单） 10 2.3.建工分子公司向总公司呈报文件-报告管理（上行文）.15 3.用印审批流程操作用印审批流程操作 17 1 1. EAS-OA 基础知识说明基础知识说明 1.1.如何登录如何登录 EAS-OA（协同办公管理系统）（协同办公管理系统） 登录 IE 浏览器的地址： 测试数据中心地址：08:6888/easportal/ 正式数据中心地址：07:6888/easportal/ 用户名用实体的名字登录，比如马杰，则用马杰这个用户名登录，正式数据中心用户预设密码正式数据中心用户预设密码：12345， 登陆的用户可以进行自己的密码。修改路径：点业务中心 ，登陆 EAS，选择工具栏中的系统-修改 密码 2 2. 建工集团的公文处理流程建工集团的公文处理流程 公文处理包括：收文流程、发文流程、用印申请流程、分子公司报告流程等流程。这里侧重介绍：收文流程、 发文流程、用印申请流程、分子公司报告流程 事先说明：事先说明： 1、快捷工作流设置：路径：新建公文、快捷工作流设置：路径：新建公文-可见所有的工作流，点可见所有的工作流，点收藏收藏按钮按钮 3 2、工作中的节点人员，可以跟踪工作的进行过程以及目前正在处理的环节。打开文件后，点、工作中的节点人员，可以跟踪工作的进行过程以及目前正在处理的环节。打开文件后，点跟踪跟踪按钮：按钮： 3、在使用过程中，会有消息提醒，提醒登陆者有未处理的事务，具体查看，流程中心、在使用过程中，会有消息提醒，提醒登陆者有未处理的事务，具体查看，流程中心-办公消息，双击查看办公消息，双击查看 后，状态会变成后，状态会变成已读已读： 4 2.1.收文流程操作（单据收文流程操作（单据文件轮阅单）文件轮阅单） ，以总部收文流程为例，以总部收文流程为例 收文流程涉及以下环节：收文流程涉及以下环节：a、外来文件录入-总部办公室收到外来文件后，专人在 OA 系统中输入外来文件 b、办公室审核-办公室主任审核,如果审核不通过则回到外来文件输入环节；如果 通过则到下个环节，确定确切的传阅范围； c、确定确切的传阅范围-审核通过后，专人确定传阅范围进行传阅； e、文件传阅（顺序）-文件传阅根据主次顺序进行传阅； f、文件轮阅（同时）-如果轮阅人员可以同时轮阅则选择这个环节处理； g、办公室处理-如果轮阅完后没有其他轮阅批示则办公室直接归档结束；如果还 有其他轮阅批示，办公室则要传给相关人员传阅、落实、处理； h、相关人员处理完后转给办公室归档结束。 操作步骤：操作步骤： 外来文件录入外来文件录入：首先登陆 EAS-OA 系统，例如以潘虹妃的名字登陆 登陆-办公管理-公文处理-点新建公文： 5 出现以上图片，然后将常用的工作流收藏收藏，比如点建工集团发文-版本 1，再点收藏。 然后在快捷工作流，双击点建工集团收文 ，出现文件轮阅单文件轮阅单格式： 点完成完成按钮，可以进行表单处理、正文编辑以及上传附件： 6 表单处理：收文号码（名称） 、文件的份数、阅文范围（阅文范围可以选择也可以进行手工输入） 正文编辑：正文编辑有两种方式：可以套红头及不套红头，如果要套红头，可以下拉正文模板，选 择红头，然后进行文件编辑，编辑的操作方式雷同 WORD 文档的编辑。 7 其他附件：除了正文的直接编辑，也可直接讲 word 编辑好的文件上传，传阅的时候可以直接打开附 件 查阅。 外来文件输入完毕后，点表单处理页签中的发送发送按钮，发送给办公室主任陈静进行审核。 办公室审核办公室审核：路径：办公室主任陈静登陆-办公管理：见下图； 点办公管理 ，就可呈现待办文件一览表，可清楚的了解到哪些文件没有处理完，可以直接点需要办理 文件，可以看到需要待办文件的内容，必须点签收签收后才可进行处理。 8 进入此界面后，就可以进行查阅并进行填写处理建议。 处理完之后，点发送发送；下一步处理环节可以返回到外来文件录入节点，也可直接到下一个环节进行确定轮阅 方式和人员。 确定轮阅方式和人员确定轮阅方式和人员：文件在办公室审核完之后，则由办公室确定轮阅方式以及确切的轮阅人员；例如周周 峰峰用实名登陆，在首页待办文件中，就可以看到自己需要办理的事务： 点发送后，则选择轮阅方式 9 如果选择文件轮阅（顺序）文件轮阅（顺序） ，则点下一步选择顺序轮阅名单（例如王宇凌、王浩光王宇凌、王浩光） ，选择轮阅名单后，可以 使用上移上移和下移下移按钮调整人员轮阅顺序，选择好人员之后，则直接点确认发送确认发送 ，进入轮阅环节。 文件轮阅（顺序）文件轮阅（顺序）：顺序轮阅是同时收到文件，可以查看，但是轮阅处理必须是上一级人员批阅完后，下一 个人才能批阅。例如王宇凌实名登陆，在其首页中，则直接可以看到待办文件，双击打开后，点签收签收 ， 进入编辑，可以在签名及阅后意见签名及阅后意见中填写审批意见。 审批后点发送发送 ，则回到下一个处理环节办公室处理办公室处理 。 由于选择的是顺序轮阅，因此下一个轮阅人还要进行文件审阅。方式同王宇凌例子。轮阅结束以后则都 回到下一个处理环节办公室处理 。 办公室处理办公室处理：在办公室处理中，如果上一个环节轮阅没有其他的指示，则办公室将收文流程结束。 如果轮阅环节中，领导批示需要其他部门人或领导处理，则办公室还需将文件转给其他相关人 员批阅。 处理方法同上。 10 2.2.建工总部发文流程（单据建工总部发文流程（单据-文件签发单）文件签发单） 发文流程涉及以下环节：发文流程涉及以下环节：a、文件起草：发文部门起草文件，确定发文范围； b、部门负责人审核：文件起草部门责任人审核； c、其他领导会审、审批；分管领导审批：由部门负责人根据管理权限和领导分工确 定文件由谁来审批； d、领导审批完后回到部门负责人处：领导审批后发给办公室进行最终核对； e、办公室核对并确定文号：办公室对发文进行核对，同时确定文号，选择分发范围分发范围。 f、办公室主任审核：办公室主任对文件进行审阅。 g、发文流程结束后，系统将自动根据主送、抄送单位发送到相关人员的文件传 阅-收件箱 操作步骤：操作步骤： 文件起草文件起草：文件起草人员用实名登陆到 EAS-OA 系统，进入公文处理选择发文流程，输入文件标题（这 是必输入项） ： 11 然后点完成完成按钮进入正文编辑界面： 表单处理：选择主送单位、抄送单位、抄报单位；这些不是必填项，可以在最后传阅的时候进行选择； 正文编辑：正文编辑有两种方式：可以套红头及不套红头，如果要套红头，可以下拉正文模板，选择红 头，然后进行文件编辑，编辑的操作方式雷同 WORD 文档的编辑。 其他附件：除了正文的直接编辑，也可直接讲 word 编辑好的文件上传，传阅的时候可以直接打开附件 查阅。 编辑完后，进入下个环节，抄送给部门负责人。 部门负责人审核部门负责人审核：部门负责人以实名登陆到 EAS-OA 中，在首页待办文件中，就可以看到自己需要办理的 事务。 12 双击点宁波建工工程部发文宁波建工工程部发文 新新 ，点签收以后就可以看到文件的内容，并进行相关的处理： 部门负责人查阅正文和附件以后，则在部门审稿人一栏中填写处理意见；如果对正文有过修改，则会以字体 和颜色以作区分，在文件中留痕。如果不想留痕，则可以按消除痕迹消除痕迹按钮。 审稿通过后，进入下个选择环节，部门负责人确定下个环节的流向。举例选择了分管领导审批分管领导审批 ； 13 分管领导审批分管领导审批：分管领导以实名登陆到 EAS-OA 中，在首页待办文件中，就可以看到自己需要办理的事务。 双击进入需要处理的文件，可以选择处理结果，也可以书写处理意见。 领导处理完成后，点发送后，回到默认的上个处理环节默认的上个处理环节-部门负责人处理部门负责人处理。 14 回到部门负责人处理环节后，如果此文件需要其他分管领导审批，部门负责人要将文件发送给其他分管领导；回到部门负责人处理环节后，如果此文件需要其他分管领导审批，部门负责人要将文件发送给其他分管领导； 如果不需要其他分管部门审批，则直接发给办公室核对并对文件进行编号如果不需要其他分管部门审批，则直接发给办公室核对并对文件进行编号。 办公室核对并确定编号办公室核对并确定编号：办公室核对完后，将发文文件进行编号，同时对文件分发范围进行核对和修改。 办公室主任审核办公室主任审核：办公室主任审核完之后，系统自动结束此流程；同时信息会根据文件签发单上的主送、抄 送、抄报单位，抛到相关人员的文件传阅-收件箱。 15 2.3.建工分子公司向总公司呈报文件建工分子公司向总公司呈报文件-报告管理（上行文）报告管理（上行文） 报告管理涉及以下环节：报告管理涉及以下环节：a、报告拟定-分子公司相关部门拟定文件； b、分子公司领导审批-分管领导审批； c、分子公司办公室处理-分管领导审批之后，分子公司办公室进行存档并上传； d、集团办公室处理-分子公司办公室上传到集团办公室，集团办公室根据文件情 况传给分管相关领导批阅； e、分管领导阅批-分管领导文件批阅完后，将回到集团办公室； f、归档-集团办公室进行归档； 操作步骤：操作步骤： 报告拟定报告拟定：文件拟定人用实名登陆 EAS-OA，选择报告工作流，进行编辑，必填文件标题，点完成，进 行文件的正文编辑。正文编辑操作同上两个流程。编辑完成后发送给分子公司的分管领导进行批阅。 分子公司领导审批分子公司领导审批：审批人用实名登陆到 EAS-OA，在首页待办文件中，就可以看到自己需要办理的事务。 16 双击点自己需要办理的文件，可以进行编辑，填上审批意见。分子公司分管领导审批后到下个环节，分子办 公室处理。 分子办公室处理分子办公室处理：分子公司主要进行存档以及上报到建工总部办公室，分子办公室处理人实名登陆，在首页 待办文件中，就可以看到自己需要办理的事务，最后发送给总部办公室人员。 集团办公室处理集团办公室处理：集团办公室收到分子公司承报的文件，先阅读后，然后传给分管领导进行审批。 分管领导阅批分管领导阅批：审批人用实名登陆到 EAS-OA，在首页待办文件中，就可以看到自己需要办理的事务。点 签收后进行审批意见编辑。 分管领导审批之后，返回给总部办公室处理。 集团办公室处理集团办公室处理：集团办公室收到领导批阅后，进行归档环节，同时会发送给文件的起草人。 17 3. 用印审批流程操作用印审批流程操作 用印审批涉及以下环节：用印审批涉及以下环节：a、填写用印审批单-需要用印部门填写； b、部门负责人审核-用印部门负责人审核，如果部门负责人需要其他分管领导审 批则上报给分管领导；如果不需要分管领导审批，则直接进入下个办公室处理 环节； 18 c、分管领导审批-分管领导审批用印内容，如果不通过则打回上个环节； d、办公室处理-办公室处理人员查阅领导审批意见，通过，则通知用印； e、用印审批单人员收到用印通知后，到办公室盖章。 操作步骤：操作步骤： 填写用印审批单填写用印审批单：填写人用实名登陆后，在公文处理新建公文-用印申请单收藏到快捷工 作流中，方便使用； 双击点用印申请，出现用印申请审批单，点完成 ，进行编辑：申请单位 （由系统默认） 、申请时间（编辑审批单的时间，取系统日期） 、选择用印类型、填写用印事由（用此印的原 因） 、其他备注（主要是如果使用的是除用印类型以外的印章，可以在此写明） 、经办人（默认用印审批单编 辑人） 编辑好后直接点发送 ，给部门负责人。 部门负责人审批部门负责人审批：审批人用实名登陆到 EAS-OA，在首页待办文件中，就可以看到自己需要办理的事务。 点签收签收后进行审批意见编辑，同时点签收后则审核人名字自动填写到审批单的审核人栏位。完 19 成后点发送，选择分管领导审批，则直接进入下个分管领导审批 环节。 分管领导审批分管领导审批：审批人用实名登陆到