文化企业内培资料-采购比价管理制度.doc

北京元隆雅图文化传播有限责任公司采购比价管理制度（试行）采购管理部二零一零年九月目录第一章 总则3第二章 组织机构和职责3第三章 管理规定4第四章 比价管理的实施原则6第五章 打样规定8第六章 采购程序9第七章 奖惩制度11第八章 供应商信息库的建立12第九章 附则13 第一章 总则第一条 为规范北京元隆雅图文化传播有限责任公司及其各子公司（以下简称公司）采购行为，提高公司采购透明度，高效实时完成各项采购项目，进一步节约公司采购成本，提升公司创利能力和市场竞争力，加速公司信息化建设，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条 本制度适用于北京元隆雅图文化传播有限责任公司及其各子公司，适用于公司各类产品的采购管理。第二章 组织机构和职责第三条 公司采购管理组织架构如下所示：公司董事长公司总经理采购管理部各事业部总经理 各事业部采购专员第四条 公司评标小组由公司董事长、公司总经理、采购管理部、各事业部总经理及财务总监等成员组成，公司董事长为组长，其它人员为组员。第五条 公司评标小组有权对公司采购及采购招标工作进行监督和指导。第六条 公司评标小组职责：（一） 对公司所有采购工作实施指导和管理；（二） 对公司采购专员所上报的文件和报告做出批示；（三） 对公司采购专员的工作情况进行考核评定；（四） 对供应商依据供货质量、供货能力、履约情况等做出年度评定；（五） 对其他所有采购相关事宜实施管理。第三章 管理规定 第七条 根据不同采购额度，评标小组需对订单产品价格、供货商及合同内容、条款进行审批。具体审批方法如下：（一） 10万以下订单，原则上不需要比价，各事业部总经理确认采购单价即可，同时需将结果抄送给采购管理部 (GLB)；采购管理部可以不定期抽查订单，认为有问题的可以由采购管理部组织重新比价；（二） 10万50万订单，各事业部总经理根据最低价确认中标信息，采购管理部批复；采购管理部有权添加其他供应商一同参与比价，或取消不合格供应商的比价资格；同时，采购管理部可以不定期抽查订单，认为有问题的可以由采购管理部组织重新比价；比价结果需报送评标小组； （三） 51万100万订单，各事业部总经理确认，报采购管理部审核，公司总经理批复后报送公司董事长及评标小组其他成员；采购管理部有权添加其他供应商一同参与比价，或取消不合格供应商的比价资格；同时，采购管理部可以不定期抽查订单，认为有问题的可以由采购管理部组织重新比价；若有异议则需在24小时内提出重新比价申请，经公司总经理及董事长批复后方可重新比价；（四） 100万以上订单，各事业部总经理确认，报采购管理部审核，公司总经理及公司董事长批复后生效；同时抄送评标小组备案；采购管理部有权添加其他供应商一同参与比价，或取消不合格供应商的比价资格；同时，采购管理部可以不定期抽查订单，认为有问题的可以由采购管理部组织重新比价；若有异议则需在24小时内提出重新比价申请，经公司总经理及董事长批复后方可重新比价。 第八条 采购管理部每月组织两次采购协调会，进行制度推广培训及采购工作讨论，各事业部须定期汇报部门采购计划。公司全体QC人员及采购专员必须准时参加会议。第四章 比价管理的实施原则 第九条 公司的比价采购管理要严格遵循以下基本原则：（一）决策民主化；（二）操作透明化；（三）权力分散化；（四）采购规范化；（五）效益最大化。在此基础上构筑全公司的比价采购管理体制。第十条 参与比价的供应商必须在询价阶段已在采购管理部备案，未经备案的供应商不得参与比价。 第十一条 采购专员经办采购的产品必须实行货比三家。在同等质量条件下，选择价格最低的供应商，在同等质量和价格的条件下，选择路途最近，运费最低的供应商。 第十二条 在保证及时供货的同时，在同等质量价格条件下，选择延期付款及售后服务较好的供应商。第十三条 没有选择最低价供应商或未比价直接下单时，采购专员必须完成一份报告说明理由，50万以下订单，需报采购管理部审核，公司总经理批复，抄送公司董事长及评标小组其他成员；50万以上订单，需报采购管理部及公司总经理审核，公司董事长批复，抄送评标小组其他成员。各事业部总经理要进行情况统计，定期上会分析。 第十四条 比价结果在数量没有增加或材质没有原则性变化的三个月内有效，追加订单时采购专员需说明情况，依据金额权限，经相关领导审批后可以直接下采购单。在采购管理部或事业部总经理要求必须重新比价时，需重新比价。第十五条 代购代买产品执行内部议价制，由各事业部总经理确认议价结果，并抄送采购管理部及公司董事长、公司总经理及评标小组其他成员。第十六条 独家产品、专利产品由独家供应商报价，采购专员需提供给采购管理部相关资料以证明此产品为独家产品或专利产品，经采购管理部审批后，由事业部总经理和公司总经理确认中标价格。此项同时适用于金额批复权限。专利产品必须是生效的专利证书或知识产权证书而不是专利申请书。第十七条 对于单次订单金额低于10万的重要客户（年累计订单金额在百万或千万以上），采购管理部有权提出比价申请，按比价制度中10-50万订单的比价制度和流程操作。 第十八条 采购管理部有权对订单进行定期抽检，经审核认为有问题的订单，采购管理部可以要求重新比价，同时需报送公司董事长、公司总经理批复，并抄送评标小组其他成员。第五章 打样规定第十九条 为保证公正公平，所有业务部无权将样品直接递给工厂，由采购管理部对样品进行统一管理，负责样品的接收、分配与回收管理工作，以确保所有供应商享有同等打版机会及同等看版时间。具体管理方法如下：（一）有多个样品的，由采购管理部同时分配给各个相应的供应商参照打样；（二）若只有一个样品的，任何人无权将唯一样品交予某一个供应商，所有供应商可到我司看样，自由测量并拍照；（三）因特殊情况需要将唯一样品交予供应商的，必须保证所有供应商看到样品机会均等、时间均等，并需要得到采购管理部批准方可执行，同时必须抄送公司总经理；（四）对于唯一样板不按时归还的供应商取消其比价资格；（五）采购管理部需统一对样品借出和归还进行登记。第二十条 供应商主动为我司设计开发产品并提供给业务部时，如被客户选中，比价时有义务提供三个样品，比价结果享有5%的议价权和优先权。具体规定如下：（一）同等价格，设计开发者优先；（二）价格高出5%以内，同意降价，设计开发者优先；（三）不配合提供比价样品，视为放弃以上两项权利。第六章 采购程序第二十一条 采购流程如下：（一） 产品询价计划 销售须填写产品询价单，在接到订单后2小时内提交给采购专员、采购管理部，并抄送公司总经理、公司董事长及评标小组其他成员。销售必须提供正确的产品图片或效果图、详细制作细节、LOGO尺寸色号等资料，信息齐备方可生效。严禁销售故意隐瞒订单，自己私下打好样，以时间紧为理由限定比价时间并指定工厂；（二） 制作成本/报价单采购专员根据销售填写的产品询价单来制作成本/报价单。 材质和工艺描述须详细和准确，特别是重量、规格、厚度、颜色、配方、特别工艺等与成本相关的内容；（三） 询价各事业部要在“供应商信息库”中选取适合的供应商进行询价，如果采购专员可以获得更好的供应商资源，则需填写供应商基本资料表后，发送给事业部总经理及采购管理部审核报备，审核通过后方可进行报价。采购专员须准确、完整的填写询价单回执，将询价结果统一以邮件形式进行回复给销售及采购管理部。规定询价时间回复周期最少不低于：大额正式比价产品为2-3个工作日，常规产品为1-2个工作日，紧急订单为12小时内回复，紧急情况下可先电话或者短信报价，之后必须补发邮件为正式报价凭证。业务部要确保采购有充足的询价的时间； （四） 产品样品安排销售根据客人需求填写产品打样单，同时须抄送给采购管理部，采购专员在要求时间内安排调样或打样。调样过程中需要样板费或开模费用时，需先向销售部门申请，批复后再与工厂签定样品合同，开模需签模具合同。安排工厂打样同时将具体细节转发给QC进行具体的样品跟踪，同时须抄送采购管理部。样品完成后需经过跟单QC、采购专员及采购管理部确认无问题后转交销售。新特产品还须经过事业部总经理确认后转交销售；（五） 发出比价通知事业部总经理及采购管理部审核成本/报价单后，由采购专员发出比价通知给参与比价的供应商，通知中必须附上比价信息，原则上是当天上午10：00前发比价通知，次日上午10：00开标；少数特殊情况另行具体安排。比价通知抄送邮箱管理者备案； （六） 发出比价结果比价结束由评标小组开标后，整理文件，按照价格从低到高的顺序列表发给采购专员、采购管理部、相关事业部总经理、公司总经理及公司董事长，并转发工厂报价的原文件备查； （七） 签订合同采购专员接到比价结果后，在收到业务部的采购单之时起需填写合同申请单，12小时之内须与工厂签订采购合同，逾期不能签定的，须书面报告采购管理部。如发现签订合同公司与投标的公司名称不一致的，一律视为废标处理，经采购管理部审核后，与次低价供应商签订合同或安排重新比价。 第七章 奖惩制度第二十二条 具备下列情况之一者，给予适当奖励。（一）市场价格信息了解及时，向公司建议后带来明显经济效益的；（二）采购的产品质优价廉，节约资金额较多的；（三）检举、揭露有关违反公司比价采购规定的；（四）遵守公司采购规范，成绩突出的。第二十三条 有以下任何一种情况发生者即为违规，一经查实，公司将视其情节予以罚款、降薪、除名直至追究法律责任。（一）采取以次充好、短尺少秤、降低质量，抬高采购价格的；（二）与厂家的销售人员达成默契，用提高采购价格或给公司造成严重经济损失，而个人牟取“提成”、“酬金”的；（三）利用工作之便，刁难供方厂家，个人向厂家索取收受“提成”、“酬金”的；（四）销售在收到客人询价要求后，刻意隐瞒，不及时通知采购专员及采购管理部，或自己打好样，以时间紧为理由限定比价时间并指定工厂。第八章 供应商信息库的建立与维护第二十四条 “供应商信息库”由采购管理部统一建立与管理， 各事业部相关人员须积极配合采购管理部，建立和维护“供应商信息库”。第二十五条 各事业部采购专员提供供应商资料及部门采购产品的总体情况，其中内容包括供应商名称、地址、联络人、联系方式、产品分类、各类数量、价格水平、总金额等，按照采购管理部的要求，汇总本部门以上信息的总体清单后提交给采购管理部。第二十六条 各事业部采购专员可在事业部总经理采购管理部授权下，由采购管理部设置查询权限，并签订保密协议后使用“供应商信息库”查找合适的供应商。第二十七条 采购专员如果需要推荐优质供应商，须经过采购管理部审批合格后，由采购管理部对供应商信息库相应部分进行更新；如果由于市场行情变化等原因而造成采购价格上升，则对供应商信息库相应部分进行更新。第二十八条 采购管理部须每天检查和维护“供应商信息库”，如果有不合理之处应马上更正。每月定期向公司董事长、公司总经理提交“供应商信息库”更新及维护情况报告。 第二十九条 公司董事长、公司总经理每月审核采购管理部的报告，在重大问题上质询相关事业部总经理，并提出和监督落实整改措施。第九章 附则第三十条 如对上述条款有异议，可将意见提交给