会议与商务活动教学课件ppt作者胡伟王凌成海涛第2章会议策划

,Company Name,第2章 会议策划,学习目标 知识掌握 知识应用,,Company Name,2.1会议策划 2.2会议策划内容 2.3会议策划工作流程 2.4拟定会议策划方案,学习目标,,Company Name,2.1会议策划,一般来说，人们把策划定义为为了达成某种特定的目标，根据现实的各种情况及所掌握的信息，借助一定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思、设计、制作可行的行动方法的过程。 由此可见，策划是一种程序。本质上是一种运用脑力的理性行为。基本上所有的策划都是关于未来的事物，也就是说，策划是针对未来要发生的事物作当前的决策。也就是说，策划是预先决定做什么，何时作，如何做，谁来做。策划如同一座桥，它连接着我们出发点与未来的目的。 会议策划就是为了使会议取得预期的目标，从而进行构思、设计，拟定出合理可行的方案的过程。,,Company Name,2.1.2会议策划的特点,1.策划与计划是两个不同范畴的概念： （1） 策划近似英文的strategy加plan；而计划是英文的plan。 （2） 策划更多的表现为战略性。 （3）策划掌握原则和方向，是宏观的；计划处理程序和细节，是微观的。 （4）策划通常是一种具有超前性的、挑战性的、创新性的创意工程，而计划则通常表现为常规的工作流程，是现实可行的、是按部就班进行的。,,Company Name,2、会议策划的特点,01,02,03,目的性,预测性,科学性,04,可操作性,,Company Name,会议策划的可操作性应该包含以下内容， 第一，在实际环境中，此项策划具有现实条件的可操作性，如经费、场地等； 第二，在具体的实施上有可操作的方法； 第三，构思方案要易于操作、容易实施，不能形成空洞的“纸上谈兵”。 3.会议策划的功能 （1）竞争功能。 （2）决策保证功能。 （3）计划策定功能。 （4）预测未来功能。 （5）策划的管理创新功能。,,Company Name,2.2.1 确定合适的主题,1.确定会议主题的意义 例如，我们要举办2008年北京奥运会，主题是“绿色奥运”、“科技奥运”、“人文奥运”，这就突出体现了中国人民建设和谐社会、实现和谐发展的梦想和追求。 2.确定主题的方法技巧 （1）围绕会议目标确定会议主题，能够引起与会者的注意和共鸣。 （2）切合公关，提炼主题。 （3）根据会议类型明确会议名称。,,Company Name,1.传统会议模式 （1）报告式。 （2）研讨式。 （3）座谈式。 （4）现场式。 （5）联谊式。 （6）庆典式。 （7）远程式。 （8）讲座。 （9）论坛（沙龙）。,2.2.2会议模式定位,,Company Name,2.现代新型会议模式 （1）头脑风暴(Brain storming)。 组织形式。参加人数一般为510人，最好由不同专业或不同岗位者组成；会议时间控制在1小时左右；设主持人一名，主持人只主持会议，对设想不作评论。设记录员12人，要求认真将与会者每一设想不论好坏都完整地记录下来。 会议类型。设想开发型：要求参与者要善于想象，语言表达能力要强。设想论证型：要求与会者善于归纳、善于分析判断。,,Company Name,会前准备工作。会议要明确主题。会议主题提前通报给与会人员，让与会者有一定的准备。选好主持人。主持人要熟悉并掌握该技法的要点和操作要素，摸清主题现状和发展趋势。参与者要有一定的训练基础，懂得该会议提倡的原则和方法。会前可进行柔化训练，即对缺乏创新思维者进行打破常规思考、转变思维角度的训练活动，以减少思维惯性，从单调紧张的工作环境中解放出来，以饱满的创造热情投入激励设想活动。,,Company Name,会议原则。禁止批评和评论他人，也不要自谦。目标集中，追求设想数量，越多越好。鼓励巧妙地利用和改善他人的设想。与会人员一律平等，各种设想全部记录下来。主张独立思考，不允许私下交谈，以免干扰别人的思维；提倡自由发言，畅所欲言，任意思考。不强调个人的成绩，应以小组的整体利益为重。,,Company Name,Diagram,会议实施步骤。,会前准备,设想开发,设想的分 类与整理。,,Company Name,主持人技巧。主持人应懂得各种创造思维和技法，会前要向与会者重申会议应严守的可轮流发言，每轮每人简明扼要地说清楚创意设想一个，避免形成辩论会和发言不均。要以赏识激励的词句语气和微笑点头的行为语言，鼓励与会者多出设想。 禁止使用下面的话语：“这点别人已说过了！”“实际情况会怎样呢？”“请解释一下你的意思。”“就这一点有用。”“我不赞赏那种观点。”等。 经常强调设想的数量 遇到人人皆才穷计短出现暂时停滞时，可采取一些措施，如休息几分钟，自选休息方法，散步、唱歌、喝水等，再进行几轮脑力激荡。或发给每人一张与问题无关的图画，要求讲出从图画中所获得的灵感。 根据课题和实际情况需要，引导大家掀起一次又一次脑力激荡的“激波”。 要掌握好时间，会议持续1小时左右，形成的设想应不少于100种。 （2）玻璃鱼缸式会议。 （3）休闲式会议。 （4）网络会议。,,Company Name,2.2.3会议议程安排的技巧要求 （1）保证会议目的。 （2）重点优先。 （3）原则上每个单元时间的会议都要有议程，每个议题时间不宜过长，应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。 （4）如遇几个议题，应按其重要程度排序，最重要的排列在最前面。 （5）科学合理，保证最佳开会时间。,,Company Name,2.2.4会议策划中组织协调 1.组织协调概述 组织协调是指组织者根据工作任务，对资源进行分配，同时控制、激励和协调群体活动过程，使之相互融合，从而实现组织目标。 对会议策划来说，组织协调是必须的，而且是能否顺利开展工作的前提条件。只有具备了较强的组织协调能力，才能有效地安排各项工作，使每个岗位都有人承担相应的工作。,,Company Name,2.会议策划中的组织协调 组织能力是指组织人们去完成组织目标的能力，它是领导者成功有效地完成工作的必备能力。协调，是一种行为状态，字面上的解释就是同心协力、配合适当的意思。这里可以指通过组织工作达到和谐的状态。 会议策划的组织协调，主要指以下方面： （1）充分运用各种资源，使之合理搭配，达到最佳效果。如资金的运用，人员的统筹安排，场地的选择等。 （2）区别轻重缓急，保证会议工作有序进行。 （3）激励下属。优秀的领导及管理者都善于将团体目标和个人目标统一起来，将团体目标的实现与满足员工的需要统一起来，提高部下对团体目标的感受性，让部下充分体验到团体目标中包含着的个人利益。只有将这两者有机地统一起来，部下才能产生积极性，各项工作才能落实到位。 （4）处理冲突。会议策划及实施过程中，各种冲突必然出现，如果没有策划好解决冲突的办法，就必定将影响会议的进行。,,Company Name,2.2.5会议公共关系策划 会议公共关系策划就是公关人员根据组织形象的现状和目标要求，分析现有条件，谋划、设计公关战略、专题活动和具体公关活动最佳行动方案的过程。为会议方案而构想、设计、制定传播沟通方案的智力活动。 2.会议公共关系策划的内容 会议公共关系策划要围绕会议主题进行。内容包括：活动名称、标语和宣传品、会议形象设计、危机处理预案、媒介策略。 公共关系活动过程也就是组织向公众传播信息、双向沟通的过程，因此正确选择传播媒介是使活动取得成功的重要一环。 3.会议公共关系策划的要求 创意、新颖、富有独特性和个性，有意境感和吸引力。,,Company Name,2.3会议策划工作流程 按会议策划工作进程来分，会议策划工作可分为四个阶段，即确定目标、设计方案、评价选优、实施反馈。 2.3.1确定目标，进行调研 1.明确会议目标 会议的目标是会议所要完成的具体任务。自从有会议出现以来，人类就是为了达成目标或完成工作任务才举行会议。正确的会议目标至少应该具备以下条件： （1）目标内容明确不含糊，可以解决实际工作中的问题；不能图形式，走过场。 （2）确定实现目标的责任者。任何会议要想完成目标，都必须落实到确定的个人或组织，并且该个人或组织必须具备相应的能力和条件。 （3）有完成目标所需的条件，不好高骛远。 2.调查研究，收集信息 （1）收集与会议有关的政策、法规、规章制度，使会议符合法律要求。 （2）收集组织内外相关信息资料，使会议策划尽量利用资源，达到最大效益。 （3）收集组织内外相关方面的参谋建议，集思广益，使策划民主科学。,,Company Name,2.3.2分析材料，做出方案 1.分析材料 利用各种可靠渠道收集会议策划所需要的材料和信息，并根据主客观的实际情况整理和分析所收集到的信息。具体可参见以下步骤： （1）分析可利用的资源、有利的条件，找出优势。 （2）分析欠缺的条件，看清劣势，找出风险系数。 （3）预测可能出现的情况。 2.设计方案 策划方案至少要有2种以上，以便进行综合比较，择优选用。一份合格的策划方案至少应该包括以下内容： （1）制定方案的依据。 （2）要达到的目标。 （3）现有的主客观条件。 （4）实现目标的途径、方法。 （5）可能出现的问题及解决方法。,,Company Name,2.3.3比较论证，选择方案 运用合理的标准和科学的方法选择方案。 1.合理标准三原则 （1）全局性。这是选择方案的根本原则，也是首要标准。 （2）可行性。运用这项原则进行方案选优，能够处理好整体与具体的关系，既不耽于不切实际的幻想，又能突破创新。 （3）效益性。离开了效益，策划就毫无价值。所以这一点也是不可忽视的重要标准。 2.科学的方法 策划方案的优化选择过程中，为了保证选择方案的正确与合理,需要注意几点：一是要对所拟定的方案进行客观的、科学的评估；二是要认真对待评估意见；三是要有明确的选择标准，一般用决策目标为标准；四是要走民主决策之路。,,Company Name,2.3.4实施反馈 1.根据策划方案编制具体的实施计划。针对策划方案的各个部分编制的实施计划，应包含方案具体的实施步骤，实施时间、期限，人员、经费安排，实施的监督措施等等。 2.追踪反馈，根据反馈情况，对策划方案进行追踪决策。 （1）修正方案。任何方案在正式实施前，不可避免带有一定的主观性和局限性，这种特性使策划方案有可能出现偏离目标或失误，为了保证方案的实施，应随时追踪反馈信息。当反馈负面信息时，可对策划方案进行一定的修正。 （2）局部调整。根据反馈信息，及时调整方案，以便达成目标。,,Company Name,2.4拟写会议策划方案 2.4.1会议策划方案内容 会议策划方案的内容包括： （1）确定会议的主题与议题。 （2）确定会议的名称。 （3）确定会议的时间、会期。 （4）确定会议所需的设备和工具。 （5）确定会议所需的文件范围，并安排印制工作。 （6）确定与会代表的组成。 （7）确定宣传机构和模式。 （8）确定会议经费预算。 （9）确定会议餐饮安排。 （10）确定筹备机构与人员分工（大型会议）。,,Company Name,. 2.4.2会议策划方案写作程序,1、根据要求，收集信息。,,Company Name,Hot Tip,How do I incorporate my logo to a slide that will apply to all the other slides? On the View menu, point to Master, and then click Slide Master or Notes Master. Change images to the one you like, then it will apply to all the other slides.,,Company Name,,Company Name,Diagram,ThemeGallery is a Design Digital Content & Contents mall developed by Guild Design Inc.,Title Add your text,ThemeGallery is a Design Digital Content & Contents mall developed by Guild Design Inc.,,Company Name,Cycle Diagram,,Company Name,Diagram,,Company Name,Diagram,,Company Name,Diagram,Add Your Text,Add Your Text,Add Your Text,Add Your Text,,Company Name,ThemeGallery is a Design Digital Content & Contents mall developed by Guild Design Inc.,ThemeGallery is a Design Digital Content & Contents mall developed by Guild Design Inc.,ThemeGallery is a Design Digital Content & Contents