CH-OP-ZG02 质量体系文件控制程序

质量体系文件控制程序编号：CH-OP-ZG02版号：B/0质量体系文件控制程序编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修订内容修订人审核人批准人2009-3-23B/0CH-QR-ZG01质量体系文件编写/修订申请表中 ：“编写/修订理由”修改为“编写/修订理由与内容”；“相关部门意见”修改为“相关业务部门意见”；增加“综合管理部审核栏”邱树彬舒而桑张广志质量体系文件控制程序编号：CH-OP-ZG02版号：B/0页码：第6页 共6页1. 目的规范公司质量体系文件，包括质量手册、程序文件、作业指引、记录，以及技术文件的管理，确保使用文件的充分、适用和有效性。2. 适用范围适用于质量管理体系文件的编制、标识、审核、批准、执行、修订、变更、发放、回收、销毁及归档。3. 术语和定义3.1 质量手册：规定组织质量管理体系的文件。3.2 程序文件：为进行某项活动或过程所规定的途径而形成的文件。3.3 作业指引：组织为确保其过程有效策划、运作和控制所需的文件。3.4 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。3.5 文件标识：指体系文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。4 职责4.1 各部门4.1.1 根据业务需要，提出质量体系文件编写或修订需求；4.1.2 编写或修订属本部门职能范围的程序文件、作业指引及表格；4.1.3 负责本部门体系文件的日常管理。4.2 综合管理部4.2.1 负责审核各部门提出的文件编写与修订需求；4.2.2 负责编写或修订CH-OP-ZG01质量管理手册；4.2.3 负责质量体系文件的发放及回收管理工作；4.2.4 负责质量体系文件的标识、分类及归档工作。4.3 综合管理部负责各岗位职位说明书的审核。4.4 管理者代表负责审核质量手册与程序文件、审批作业指引。4.5 总经理负责批准质量手册与程序文件。5 工作程序5.1. 标识文件：5.1.1经审核同意编写或修订文件后，由综合管理部负责给定文件编号，文件编号规则如下：5.1.1.1组织管理手册编号：CH-ZZ-0015.1.1.2组织权责手册编号：CH-QZ-001 5.1.1.3质量手册、流程文件、表格编号：文件流水号文件所属管理模块代号文件类别代号公司名称代号其中，公司名称代号：CH为四川长虹置业有限公司总部代号；CHCS为长虹置业城市公司代号；CHXM为长虹置业项目公司代号。文件类别代号：OP为质量手册、流程文件类文件代号；WI为作业指引类文件代号；QR为表格类文件代号。文件所属管理模块代号：LZ项目论证；CH项目策划； BJ报批报建；SJ设计管理； CB成本管理； CG采购管理； GC工程管理； YX营销管理； KF客户服务； YY运营管理； HR人力资源管理； XZ行政管理； ZG质量管理体系。文件流水号：由综合管理部确定。 G W 5.1.1.4岗位说明书编号：文件流水号岗位所属部门代号岗位说明书代号公司名称代号其中，公司名称代号：CH为四川长虹置业有限公司总部代号；CHCS为长虹置业城市公司代号；CHXM为长虹置业项目公司代号。5.1.2 质量体系文件有效版本标识。a) 所有文件均要标明版本及修订状态，即版本号，如/。b) 其编号规则为：文件每修订一次，修订状态从0、1到9依次递增，超过10次时其版本由A、B到Z依次递增。5.2 文件拟写质量手册由综合管理部负责拟写，其他体系文件由各部门负责拟写。5.3 质量体系文件的审核、批准5.3.1 所有的质量体系文件在发放前均应经过批准。5.3.2 质量体系文件获批准后，由综合管理部负责最终文本送相关人员签名确认后正式发布。文件的审核批准权限如下：文件类型编制审核批准批准方式质量手册综合管理部管理者代表总经理书面程序文件各部门分管领导/管理者代表总经理书面作业指引各部门部门经理/分管领导管理者代表书面岗位说明书各部门该岗位直接上级综合管理部该岗位间接上级书面5.4 文件的发布5.4.1 综合管理部是质量体系文件发放的责任部门。5.4.2 所有纸质文件的正本（批准件）保存在综合管理部。5.4.3 体系文件发布渠道：a) 纸质文件副本的发布范围为：总监级（含）以上人员及各部门经理。b) 在公司内部网OA系统中发布电子版本的体系文件和表单。5.4.4 所有纸质文本均需在文件上加盖公司文件受控专用章。5.4.5 纸质文件的发放由综合管理部进行登记并填写文件发放回收记录表，由接受部门签字确认。5.4.6 体系文件均不允许复印，如确因工作需要需复印体系文件，必须经管理者代表批准。5.5 质量体系文件的修订5.5.1 质量体系文件如需要修订，由申请部门填写CH-QR-ZG01质量体系文件编写/修订申请表，注明文件修订的原因、修订的内容、修订前后版本及修订状态的变化等情况。5.5.2 综合管理部根据质量体系运行状况确定是否需要新编或修订，将CH-QR-ZG01质量体系文件编写/修订申请表传递到原编写部门，由该部门组织修改编制。5.5.3 文件修订需重新履等审批和发放程序，按照5.3和5.4执行。 5.5.4 文件修订的版本和修订状态变化标识按照5.1执行。5.6 文件的回收5.6.1 正常情况下，如文件发生修订、废止或变更等情况，综合管理部需将作废文件的纸质版本收回，并填写CH-QR-ZG02文件发放回收记录表。5.6.2 作废文件由综合管理部保留正本，并加盖作废印章，其它副本销毁。5.6.3 使用部门如需用作对照参考需要保留作废文件时，需经综合管理部同意，并在CH-QR-ZG02文件发放回收记录表中注明，同时在保留文件上加盖作废印章。5.7 文件的评审5.7.1 在下列情况下，综合管理部须组织相关部门对文件进行评审，以确保文件的适宜性和充分性：a) 当质量体系或其过程需要发生变化时。b) 管理评审时提出需要改进时（包括纠正预防措施）。c) 测量分析过程提出的需要采取纠正预防措施时。d) 新产品（项目）策划时。5.7.2 对需要更新的文件应按照5.5的要求进行审批。5.8 质量记录的管理按照CH-OP-ZGO3质量记录控制程序文件执行，技术文件