天津国际商场信息化建设项目需求报告.doc

西安民生集团ERP系统更换项目需求报告1 项目面向的用户群体收银员、理货区录单员、买手、区域经理、人事考勤员、财务人员、会员管理、磁卡管理员、信息中心人员及其他各类管理人员。2 项目中的角色角色名称职责描述软件提供商负责提供ERP系统软件企业管理者对项目提出指导性意见及支持IT部门项目的前期准备、实施及维护工作系统使用人员负责系统日常操作3 外部接口3.1 软件接口名称用友财务系统和ERP系统的接口描述现财务系统使用的是用友财务系统，如果要保留原有财务系统不变，那么就需要开发接口程序，来保证业务数据和财务数据的共享。信息点财务部的一台PC机上名称银联信用卡交易系统和ERP系统的接口描述银联信用卡交易系统是由银联协会提供的，为了使顾客的信用卡能在前台POS机上使用，就需要开发接口程序，来满足前台销售的需要。信息点前台的各个POS机名称商友世界供应商结算平台接口描述ERP中供应商商品进、销、存数据导入商友世界供应商结算平台，为供应商提供结算支持。信息点3.2 硬件接口名称描述3.3 数据需求4 项目的功能性需求4.1 功能性需求分类功能子功能商品流通业务管理系统管理系统前台POS 合同管理进货管理物价管理库存管理销售管理结算管理条码管理综合查询管理稽核会计对帐促销活动管理自定义查询速报实时查询管理卡券管理优惠券管理会员管理客服中心管理储值卡管理财务管理财务帐务管理财务报表管理人事管理人事劳资管理劳资与保险管理考勤管理4.2 各个模块介绍前台POS收款系统销售终端子系统运行于前台收款机，处理收款操作，是系统数据采集端口。1.1主要功能 常规销售；折扣销售；退货处理；添加、作废小票；作废交易；辅助点钞； 单品折扣、本票（本笔）折扣、本班折扣、金额折扣； 单据挂起/恢复；销售小票选择打印； 多收款方式，支持现金、支票、信用卡、贵宾卡、外币、旅游卡等多种收款方式； 销售查询、商品信息查询； 本班、本日销售日报。1.2需求 全汉字显示，人机界面友好，操作简单 多种销售方式，直接转入销售收入凭证，与供应商进行结算； 由后台系统定义多种折扣方式，控制折扣（不控制/后台控制/钥匙控制/管理卡控制）； 断电后保存现场的功能； 根据后台定义的POS交易金额舍零处理规则，处理交款圆整； 输入部门码功能。商品的部门取自输入的部门码，输入营业员后将营业员所在的部门中的一个末级部门作为部门码，收款员可以根据需要进行修改； 支持优惠券、代金券、会员卡等多种促销方式；在磁卡付款的流水单上显示磁卡余额及有效期。 预留条码、电子秤、信用卡接口； 支持多种类型VIP（会员卡、旅游卡等），并可以进行积分管理；在重打流水单上可显示VIP卡使用信息资料，在打印的流水单主要信息后加“重打出库单不得作为提货或发奖依据”字样。 支持外币收款。 超市中涉及柜台销售的，应设立单独库区。 在历史或实时查询交易流水时，查询结果中除商品相关信息之外，还应显示交易时间、应付及实付金额、VIP使用情况、付款方式。 可随时监控款台各机点忙闲资料。2 后台业务管理系统后台商品流转系统应包括系统管理、合同管理、物价管理、进货管理、库存管理、销售管理、结算管理、统计管理等子系统。各部分之间既相互制约又相对独立。合同管理、结算管理与供货商关联紧密，“合同”又经由“物价”联系“进货”、“销售”、“库存”，成为贯穿系统始终的主线，保障着进销调存业务的统一、规范进行，可以和电子商务平台的结合，实现供应链管理（SCM）、客户关系管理（CRM），及商业智能（BI），最终全面实现电子商务。各模块的具体要求如下：2.1销售管理销售管理子系统运行于后台工作站，是管理人员监测、分析销售业务的子系统，它向操作者提供销售的动态信息，并以数据表、直方图、折线图等多种形式表达各种商品的销售信息、销售状况，对滞销、畅销产品进行排名统计，对季节性商品进行汇总，对试销产品销售情况进行统计查询，以确定销售策略、实施相关管理措施。同时针对商厦鲜活商品的保鲜期限，可根据鲜活商品的一般销售情况统计出进货批量，为进货部门提供相应数据。在销售过程中，根据鲜活商品的新鲜程度进行动态调价销售，对未能及时销售出的鲜活商品实现报警功能，以便于安排相应的促销活动。主要功能 进销存数据 、销售数据 、进销存报表、收款销售管理 、商品销售批次调整 销售挂帐处理、租赁销售查询、销售计划管理 销售量管理：提供营业员、柜组、日、月、年销售状况查询统计和排序，给出营业员销售业绩，显示或打印出相应的数据表和各类统计图。 分品种销售量管理：提供相同时间段不同商品和不同时间段同一种商品销售状况查询统计和排序，并给出相应的报表和统计图，以便了解商品畅销、滞销等销售情况。 柜组毛利：采用进销综合差价率，对本月销售结存、差价等分析，给出柜组毛利，以便了解商品销售与销售成本关系。 柜组进销存综合指数：通过对柜组销售数据分析，给出柜组进销存综合指数，显示柜组的销售状况。需求 按合同查询销售情况； 各部门人均效益查询； 客单数和客单价查询（按日/时段）； 销售额的区划分析； 保留每日收款员的缴款及长短款纪录； POS业绩报表：每日各POS的各种收款方式汇总； 收款员业绩报表：每日各收款员各种收款方式汇总； 收款员长短款情况查询； 月差错汇总表，列出各收银员一个月的差错汇总情况。以此作为收款员的一个重要工作考核指标。 2.2合同管理合同管理子系统是对商场签订的合同进行登记，记录合同的订立、变更、废止、完成、执行等情况，提供方便的查询功能，使合同管理人员随时掌握商场合同签订与执行情况，加强对合同的管理与监督。系统应能对每月合同的执行情况进行统计分析，统计出合同的签订数、废止数、合同金额、完全履行的合同数、未完全履行的合同数、未履行的合同数。系统还能设定审查功能，对未履行的合同进行审查，及时发现未履行的合同。合同管理子系统应能实现与库存商品子系统的对接，当合同商品到货时，系统可将到货情况记入合同文件，合同管理人员就可以获知合同执行情况，大大提高了工作效率。主要功能 合同建档、 合同维护、结算项目定义、维护 、合同/订单查询 、合同变更需求 支持经销、代销、联营、租赁合同管理； 合同变更管理，修改合同内容，保持原合同号不变，并记录变动历史； 经销合同：可以选择控制/不控制合同总进货金额；结算方式为预付和帐期两种。通过与入库单冻结标志关联，完成对经销商品的抽单结算的控制。自营商品的返厂和变进价都必须选择合同； 联营合同多段抽成，实现保底提成底结算方式；各种贵宾卡折扣的分摊条款；前台折扣分摊，在结算单中显示相关明细。 订货单订单必须挂靠在相应核算方式的合同上；据系统定义，以对应的合同上规定的经营商品品牌和分类限制录入时的商品；系统定义为随价不需要物价员，且订货单中无未定价的新商品，则可以直接进行订货单审核；订单到货率报表列出各订单的总到货率；双击后可打开该订单，并列出每个品种的到货率情况；订单分为三种类型：普通订单：与原订单处理一样，当进货数量达到订货数量时，不允许再进货。永续订单：在有效期内，可以重复进货，但每次进货数量不能超过订货数量。促销订单：本订单的进货商品首先销售，其余处理同普通订单。引入在途商品的概念，在订单审核后，系统记录订货在途数量，在进货、失效后去除。在录入订单时，如商品有在途数量，系统将给给予提示，有效减少重复订货。2.3商品管理建立完整、准确的商品基本信息，实现对商品经营过程的管理和控制。该子系统运行于业务管理工作站。主要功能 商品信息定义、商品状态变更 、商品属性定义、定义商品分类 、定义商品商标 定义商品计量单位、定义商品经营季节属性、商品信息查询、商品分类查询 以销定进/负库存销售商品定义、修改专柜商品合同信息、调整专柜商品销售部门 设置新商品销售柜台、商品合同报价处理 、打包商品 、商品清退管理 要求 经销、代销、联营、租赁商品定义。 联营商品支持单品管理和单品库存管理，协助商场对联营经营方式的精细化控制； 商品信息加入数量是否允许有小数，销售和盘点时可以控制。 商品经营季节属性。 将原“允许当日负库存”功能改为“允许限定日期负库存销售”，具体天数在系统定义中设置。 商品状态改变纪录，纪录变动时间、商品、状态。 商品分析：按类列出一段时间内引进的品种数、淘汰的品种数及价格带；双击可以查看品种的详细属性以及动销率。 商品状态：未审核/新品/正品/淘汰/暂停/终止。2.4供应商管理主要功能 业务往来单位维护 、业务往来单位状态变更、全部往来单位维护、 备选供货商维护、往来单位变动情况查询 需求 供应商状态：未审核/正常/暂停进货/暂停付款/淘汰/终止 供货商状态变动纪录管理，记录变动时间、供货商、状态。 供应商分析：一段时间内新引进的供应商数，淘汰的供应商数，双击可以查看供应商的详细情况。 可以同时定义业务往来单位和财务往来单位的功能。 供货商往来帐管理，发票管理。主要处理经销预付款情况，即在业务系统建立经销供货商的往来明细帐，并且对各种业务与余额进行关联控制。2.5 进货管理进货管理模块承担所有与进货业务有关的信息管理，该模块完成了经销、代销、联营商品的入库管理和返厂退货，对商品实行统进统配、统进直配的不同配货方式，满足用户不同的管理要求。主要功能 进货计划的管理、进货渠道的管理、进货票据的管理、商品入库管理 商品返厂管理、货提货差处理、商品配送管理、结算业务处理2.6库存商品管理库存商品管理子系统实现对库存商品基本信息维护、查询，登记商品进货数据，根据进货数据及商品的基本数据给出商品状况的分析数据，包括保本保利分析，商品预测分析等，供商场管理人员参考。主要功能 商品配货、商品调拨、商品返仓、商品转库、要货管理、商品盘点/损溢处理 商品库存帐簿管理、库存商品保本保利管理、库存商品保质期和有效期管理 库存时间分析、仓库保管帐、采购费用管理 商品流动管理：各种调拨方式及调拨单的处理及查询。 年/月度进货数据处理：包括进货单、厂家、采购员及结算方式等。 库存商品分析：包括商品信息维护、查询、汇总、保本保利分析、滞销商品报警，超储和短缺商品报表。 辅助信息管理：进货单位、生产厂家维护及查询。要求 销售过程要货、调拨、配货、盘点全面管理； 未审核盘点表注销，已注销的盘点表不能再编辑和审核； 盘点表可以部分审核，未审核的商品自动转入一张新盘点表； 部门有未审核的盘点表时，不能制作新盘点表； 盘点表可以做预处理，检查非正常损益，产生金额数据。如有错误数据，则指明具体的库存地点和商品； 如系统定义为不允许非正常溢余，则非正常溢余的商品不能审核；如系统允许非正常溢余，则这部分商品可以审核，但检查适并给与提示； 对商品信息中定义为数量为整数的商品，盘点数量不能有小数； 盘点报告中显示帐面库存金额和实盘库存金额数； 分析商品库存结构和商品贡献度； 管理商品有效期和保质期。2.7 物价管理系统物价管理子系统以物价台帐为中心，连接库存与财务子系统，共同完成定价和变价的业务，实现对商品价格的基本信息的管理及查询，并为财务系统提供商品价格记帐凭证，经财务审核入帐。主要功能 定价管理、变价管理、物价台帐管理、商品折扣优惠处理、采价分析、价签管理 登记物价台帐：包括定价、跟随调价、一般调价。 物价台帐和商品信息查询：使物价员了解商品及商品价格有关信息。 价格变化分析曲线：帮助了解某一商品变动的历史数据，掌握价格变化趋势，研究价格与销售的关系。 设立记帐科目：实现与财务系统对接。需求 变进价：不但可以变库存批次商品的进价，还可以变已销和已结批次商品的进价。 POS交易金额舍零规则可定义。 灵活的促销方式：设定经销/代销促销进价和售价，可以有定时促销、定量促销两种形式。 灵活的折扣方式：总累计限量折扣；每日限量折扣。 灵活的分摊方式：联营商品的折扣单既可以采用折扣分摊的方式，也可以采用降扣厂家承担方式。 灵活的折扣时段设置：可按折扣期内的星期来设，甚至可按同一天的不同时间段来设置。 商品的打包与分拆功能。 一个商品必须定价后方可进行销售，进销调存中的金额控制可以选择2位金额也可选择4位金额。 定售价时必须有合同或订单方可定价。经代销商品调价既可以按指入库单又可按指定时段调价，可以指定批次和数量进行调价。也可以指定未来生效日期进行调价。 售价确定的方式 顺加:以进价乘以加价率确定售价 倒扣:以厂家规定的全国统一零售价定售价 竞争定价:根据竞争商家的价格确定零售价或根据竞争产 品的定价确定零售价。 降价促销的时间模式 时段优惠：每日某时间段降低商品售价，实现价格在时段内的优惠。 指定日定时优惠：某一日期范围内的每逢同一星期如周六、周日的某时间段内优惠商品的销售价。 优惠促销的商品选择 柜组优惠：某一柜组的商品全部降价 供应商优惠：来自某一供应商的商品全部降低价格 单品优惠：某一个单品实行降价 品牌优惠：某一个品牌的商品实行降价 卖场优惠：某一卖场商品实现降价 变价方式 计划变价：提前确定变价日期，到了指定日期，电脑自动改变POS的零售价。 实时变价：通过人工操作，使POS表达的零售价在操作时立即变化。2.8会员卡管理系统建立各种会员卡，管理会员资料，分析会员销售。主要功能会员卡定义 会员卡类型定义、会员卡制作、积分规则定义、促销期间会员卡积分规则定义会员顾客管理 会员档案定义、会员档案查询、会员卡综合操作、会员卡后台刷卡、会员卡消费查询 商品积分定义查询、VIP消费积分查询、触摸屏查询（需要配置相关设备）辅助信息管理非统一信息定义、非统一收款方式补积分、上传非统一收款消费明细 会员消费分析、卡友基本信息查询分析、卡友消费交易查询分析、卡友消费商品结构分析 消费贡献度分析、消费习惯及消费趋势分析、睡眠卡分析、阶段消费排名、阶段积分排名 消费抵值分析、消费流水帐、销售报表（按业态、区域、品牌等）需求 可支持贵宾卡、旅游卡、储值卡等多种用户自定义的会员卡类型，并可设起点发售金额。 详细的会员信息采集，并可录入发卡前的消费明细。 可按部门、商品分类、供货商和积分的上下限来设不同类型的贵宾卡的折扣率。 随着会员积分的增加，其折扣率具有自动升级功能。 可按商品分类来设积分规则。 完备礼品发放管理。 系统支持独立、联合、与银行联名等多种发卡方式。会员卡可以与银行联合发行， 也可以利用顾客已有的信用卡，建立其会员卡功能，减少顾客持卡数量，提高卡利用率。 系统支持触摸屏会员自助查询方式，会员顾客可以查询消息消费、积分、积分返还信息。 强大的会员卡消费信息查询分析。 系统具有良好的开放性，可以为用户设计最贴身的会员分析功能。2.9储值卡管理系统储值卡作为企业内部发行的一种代币卡，是企业吸引团体购买的主要实施手段，要具有完整的卡“进、销、存”帐务管理体系。在集团储值卡管理系统中，储值卡消费必须满足“实时、在线”操作。主要功能 建卡 ：建卡录入、审核、查询 客户资料管理：建立客户档案、客户档案查询 储值卡发售：定义发售地点、发售、审核、查询、统计、退卡 储值卡管理：存款、取款、转储、作废、更改有效期、换卡、挂失、无效卡维护 储值卡保值：储值卡库存统计、储值卡库存查询 数据管理：储值卡日处理 储值卡统计分析：消费查询、余额统计、储值卡处理记录查询、卡信息查询需求 完整的代币储值卡管理，在管理功能方面与银行信用卡要求相同； 与银行信用卡不同的是储值卡可作为VIP会员卡使用，使用功能同VIP卡； 支持与银行联合发卡，功能、接口等同于银行信用卡； 可进行各类会员查询、分析。2.10结算管理根据合同，完成对供应商的结算。结算包括录入、提前结算、手工结算等方式。主要功能 结算单录入、临时扣款录入、结算单业务审核、结算单财务审核、付款管理 往来帐查询打印、往来帐核销、应收应付款分户余额、发生额报表 应收应付款帐龄分析表、自动核对银行帐需求 代/联销结算单按合同产生； 经销结算严格按合同规定的帐期天数抽单结算； 联营结算单商品明细中，加入留利率，且能显示降扣/分摊的明细情况； 费用扣款录入（按合同、结算月），扣款项可以预先输入，生成结算单时转入； 按结算单查询供货单位的销售、成本、费用一览表。2.11查询系统查询功能存在于每一个功能模块之中，为用户提供商场经营的综合数据，并供高层管理人员决策提供依据。主要功能 查询销售信息、查询商品信息、查询合同信息、查询统计信息、查询人员信息 查询财务信息、查询财务帐目、查询财务科目余额及发生额 查询统计报表、查询经营状态2.12 系统管理主要功能 收银员、操作员权限管理、系统运行日志、备份管理、日终处理 月终处理、年终处理、收款台管理、外币汇率维护 系统运行方式及参数的设定需求 是否可以从订货单直接生成进货单。 订货单是否按合同定义限制商品品牌 订货单是否按合同定义限制商品分类 订货单商品随价是否需要物价员和物价审核 盘点时是否允许不正常溢余 结算单是否需要业务审核，要定义业务审核的天数，0天即 表示不需要审核 允许负库存销售天数 POS多种折扣控制方式 后台执行外币汇率维护，前台直接调用即可2.13商品分类管理根据统计的要求对商品属性进行必要的分类，为有关部门提供及时合理准确的商品经营情况。通过3级100万个商品的分类达到对每个类别商品的销售情况进行详细分析的目的，及时了解各类商品的构成、占用、变化等情况，为商品补货和引进新商品工作提供资料和指导，做到随时掌握商品的类别销售情况，最准确地满足顾客需求。需求l 区域柜组大类商品销售比重（1）区域大类销售占区域总销售的比重（2）区域总销售占大楼总销售的比重（3）区域大类面积占区域总面积的比重l 区域柜组大类销售查询排名每个区域按大类可查询某一个