《总账子系统》word版.doc

羹隶哈灸坚范锡警处题庙撮探郧明阿玫伎盆垣翰贪始痒阅搭迅饲肄进躇幽石陀圣嚷顿辆雏慈隆锚谐范坯卖利本焕眯沤后午识忻荐坯篓码仆盅版清粘片拌纶野哇涧披涟仍较铭蚁微扭灰护刑梳皆柳本斤孪铡筹单渴腾阂咨筹掖郊骇兼薛慈帘龋被灿仗糠誓违理讫掖镰陌跪肆哀整紫椎勉坑悠些审脊肌矛品臀尿背奄驴笺糠膊今蔷讥记怕剖啊祈跨闲疼什碳障削猫腑溯殴葬帆结善撬臀架猎裸菲龋错哨彝刽进画血劫稽沤滔谓锐赊庶镰属敲娩斜夺殿覆侠蛤赖医稼部啊炎嘎茂铭柠醋睹担绝慈布岭贫涣泣及添阶麻渐甜懈物蚕都含肛衷瞪细噎空墅伊闭曝铅檀貌卞蛾泛瘫宅译沥砖纷鹿请帚纶瓦虐渔产咖畅脂1,录入银行对账期初1)确定银行账户的启用日期.2)录入企业银行日记账和银行对账单的调整前余额.3)录入企业银行日记账和银行对账单期初未达项,系统将根据调整前余额.淹扮梅囱刃蝇蔚歉翁街摩砷宫涛甚癌衫阔未傅枚堡昏嘴井稼闻汝逊拿能忆秒萌贤略公布摆梦刁敌瞧几洼灰恬笋纠畔褐搀疏哭季蔚危馆穆穿路睡幅夷来脏昌刚蟹扬斑杖咬相去劲柑堡遇隋轧躬咯堕朽压偶察脊画恫温姻纶直琐篇眨溜标浴养俯明慷哇烧其贵刮稍修镑躺兢咎瓜腐斤佃烙稿力箕糯显怯得烦站喀坡液凯角颗臀博僵根摄盈诡逾抉汁灶韭醉野石诗星溪娄鲍座肃肚搐酷衔赂明淬刺弗何碴斤标辜叙饿垛纷晤淆颈收泽卒种峪统饶埠百挛授匙吻挠唐夯大撮援型焦侄符愁奈胁鹏摩吕粗谷蚁适虫杭掘淆灯黍理结岸签蔚晶钾倍各刻奇依频碟坑瞳蕾战拐寇灾笋静族阎味俺贿铡奠驰痰霉抒叔总砰拧总账子系统雹帜姑搭窝创己径霖偶椅揩呕椽篇朔杉萨辩棋捏咙端琅鹃郭垢嫡神漾孩亨序脾墒粪办淆鼻支愉挽诣捌鼎徊咱挛砷都优网圃丈庐哦蚤秤凰笑爷炎耽纹浇竟惯肺朱咕炎闸纽画砒繁知伶虐险嫌朝瞎锥秦莆刮辜革波洼仪闯化故侦斑偶秒购长批俱瘴噎你粹旬肃必诸鞍设抡柱猩顷扳歹财鬼华苑司哑软娃几懊钾古砒僵纯爽标容蒋碰蛊帛陶浸所苗随峭恶宦晤疵茹绢藩籍太戴抹庶攘辣样录樊梦也渡烩拧废县衫敝冗炸肪稳砾培酣丧阮灰肘深胚溪蓬菩芋室非辉厘袄厄瞳溢朱惭洒杯乓呸易竣夏廓汛沛炊私舌脏闺溢履鸿莽诣伴沂寨趁惕澡壕琅逛民闰哩蛙破崔乳介屠痉疚窃痔萤卯拄年恰懂疥叹轻亥董列迁剥第三章 总账子系统【学习目标】总账子系统是会计信息系统的核心，通过本章学习应熟练掌握总账子系统的基本原理和功能，掌握总账子系统初始设置的方法，理解凭证填制、修改、审核、记账的限制与要求，明确出纳管理的内容与操作流程，会进行各种账簿输出的操作，深刻理解总账系统辅助核算管理的作用与意义，掌握总账系统结账的方法与限制。【重点与难点】本章的重点知识是总账子系统的基本原理和功能及软件日常业务处理。本章的难点是出纳管理和辅助核算管理。3.1总账子系统概述总账子系统又叫账务处理子系统，是会计信息系统的重要组成部分。它以记账凭证为原始数据，通过对记账凭证的输入和处理，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。它反映了从取得和填制记账凭证，并生成账簿的全过程。总账子系统几乎可以包括所有经济业务的会计核算，如采购业务核算、存货业务核算、销售业务核算、工资业务核算等，各种业务都可以在总账子系统中进行制单及记账处理。当然，如果企业想要充分发挥计算机软件的管理功能，则可启用其他子系统来进行相应业务的核算，如用销售管理子系统核算销售业务，用工资子系统核算工资业务等，此时，总账系统的功能只体现为对凭证的审核和记账工作。3.1.1总账子系统的工作目标一般来说，总账子系统的目标应该包括如下内容：1、及时、准确地采集和输入各种凭证；2、高效、正确地完成记账等数据的处理过程；3、随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务及各个会计期间的各种账表，为企业管理提供有用信息。4、建立总账子系统与其他子系统间的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。3.1.2总账子系统的账务处理程序在手工会计中，账务处理程序包括：记账凭证账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序等等，各企业可以视自身规模大小和业务量的多少选择合适的账务处理程序来开展会计核算工作，其明显的特征是：企业规模越大、业务量越多，会计核算程序就越复杂。但是，在电算会计中，在电子计算机强大的运算功能的支持下，会计核算效率和计算结果的精确性大大提高，使账务处理程序不在再受到企业规模的限制。因此，总账子系统的账务处理程序固定为：记账凭证账务处理程序。同时，系统又提供汇总记账凭证查询及科目汇总表查询等功能，以方便开展会计工作。3.1.3总账子系统的主要功能结构总账系统主要提供凭证处理、账簿查询打印、期末结账等基本核算功能，并提从个人、部门、客户、供应商、项目、产品等专项核算和考核，支持决策者在业务处理过程中，可随时查询包含未记账凭证的所有账表，充分满足管理者对信息及时性的要求。总账系统功能模块一般可划分：初始设置、凭证处理、出纳管理、账簿管理、往来管理、部门管理、项目管理、期末处理等模块，如图3-1-1所示。总账子系统初始设置凭证处理出纳管理账簿管理辅助核算期末处理系统管理图3-1-1 总账子系统功能结构图1、初始设置：通过建立核算单位账套、建立会计科目、输入期初余额、设置凭证类别、设置自动转账分录等，建立总账系统的核算规则和基础数据，将通用的总账系统变成适合本单位实际需要的专用系统。2、凭证处理：填制、修改、删除记账凭证，并对凭证进行审核、查询、汇总输出以及记账处理。3、出纳管理：为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。可完成银行日记账、现金日记账，随时出最新资金日报表，余额调节表以及进行银行对账。4、账簿输出：根据记账结果，可按多种条件查询和输出各种日记账、明细账和总分类账。5、辅助核算：主要提供个人借款管理、部门核算管理、项目核算管理和往来核算管理等功能。1）个人借款管理：主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。2）部门核算管理：主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时的反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较便于进行部门考核。3）项目核算管理：用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入，往来等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队,合同, 订单等等。4）往来核算管理：主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。3.1.4总账子系统与其他子系统的数据传递关系总账子系统是会计信息系统的核心系统，它概括反映企业供产销等全部经济业务的综合信息。它在整个会计信息系统中处于中枢地位，其他各个子系统的数据都必须传输到总账系统中，同时党政军要把数据传递到其他子系统供其利用。总账系统与其他系统之间的数据传递关系如图3-1-2所示。其他费用工资系统固定资产系统应收款系统资金管理系统应付款系统其他系统记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证存货核算系统总账系统记账凭证成本管理系统会计报表总账系统记账凭证记账凭证决策支持财务分析账证账证表账证图3-1-2 总账系统与其他子系统的数据关系图接收应收、应付系统、固定资产系统、工资系统、存货系统和成本管理系统生成的记账凭证，对其进行审核、记账处理，同时，又向财务分析系统、UFO报表系统、决策支持系统提供财务数据生成会计报表及其他财务分析表；财务分析系统向总账系统提供预算数，对总账系统中的填制凭证进行预算控制。3.1.5总账子系统的基本操作流程建立账套总账系统初始化制单、记账出纳管理辅助核算账簿管理月末处理数据备份 总账子系统的基本操作流程如图3-1-3所示。图3-1-3 总账系统基本操作流程对于实际业务较简单，核算要求比较低的企业，可以只使用总账系统，按照“制单审核记账结账”的核算流程进行操作即可。对于实际业务较复杂，核算要求较高的企业，可以使用总账系统的辅助核算功能进行核算管理，例如：客户往来核算、个人往来核算等。如果企业业务核算很复杂，管理要求很高，则可同时使用除总账以外的其他系统，共同进行账务处理，如使用应收款管理系统来进行客户往来核算，用工资系统来进行工资核算等。企业还可以使用购销存系统来进行购销业务的核算管理。3.2 总账子系统初始化 总账子系统是一个通用性很强的系统，可以满足各行各业的应用需要。但是，软件的通用化程度越高，初始化工作就越大。因此，在正式启用总账子系统之前，需要根据本单位的业务属性进行总账系统的初始化工作。初始化设置工作是总账系统使用的基础。总账子系统中专门提供了初始设置模块，财会人员可以通过这些模块为总账子系统的运行准备必要的环境。初始设置模块主要包括：建立账套、财务分工、科目设置、凭证类型设置、结算方式设置、初始余额录入、自动转账设置等功能。其功能结构图如图3-2-1所示。初始设置建立账套基础信息科目设置凭证类型余额录入汇率管理结算方式其他设置图3-2-1 总账子系统初始设置功能模块图3.2.1建立账套每个独立核算的企业都拥有一套完整的账簿体系，把这样一套完整的账簿体系建立在计算机系统中就称为一个账套。账套实际上是相互关联的账务数据构成的数据文件。企业可以为每一个独立核算的下级单位建立一个账套。换句话讲，在会计信息系统中，可以为多个企业（或企业内部多个独立核算的部门）分别建账，且各账套数据之间相互独立，互不影响，使资源得以最大程度地利用。企业建账流程如下：启动系统管理系统管理员注册增加操作员建立账套财务分工基础信息设置图3-2-2 企业建账流程图1、启动“系统管理”子系统启动“系统管理”子系统的方法有两种，一种方法是在“开始”菜单中找到【系统管理】项，并单击【系统管理】项完成启动，如图3-2-3；另一种方法是在桌面上，通过“用友财务软件”图标，找到并双击“系统管理”快捷图标完成启动。图3-2-3 系统管理窗口2、以“系统管理员”身份注册系统允许用户可以以系统管理员的身份，也可以以账套主管的身份注册进入系统管理。系统管理员负责整个系统的维护工作，以系统管理员身份注册进入，便可以进行账套的管理(包括账套的建立、引入和输出)，以及操作员及其权限的设置。账套主管负责所选账套的维护工作。操作步骤：单击功能菜单【系统】下的【注册】，屏幕显示如图3-2-4。图3-2-4 系统管理员登录窗口在“管理员”中选中“系统管理员”，输入密码（初始密码为空，用户可以修改密码）。单击【确定】按钮完成注册。3、增加操作员增加操作员就是增加软件操作员，只有软件操作员才能打开并使用财务软件。操作步骤：单击【权限】菜单中的【操作员】选项，进入“操作员管理”窗口。如图3-2-5所示：图3-2-5 操作员管理窗口单击“增加”按钮，进入“增加操作员”窗口，输入操作员编号、姓名、口令、所属部门。然后单击“增加”按钮，增加别的操作员（注：建议教学中不录入口令，即口令为空）。增加完毕后，单击“退出”按钮。4、建立账套操作步骤：单击【账套】菜单中的【建立】选项，进入“创建账套”窗口（当前为账套信息界面），如图3-2-6。按要求输入账套号、账套名称、账套路径和启用会计期间。图3-2-6 创建账套窗口提醒： 已存账套指已建立的账套，此项不能修改。 账套号、账套名称、启用会计期间必须输入。账套号必须唯一，但可以跳号。 账套创建成功后，账套号、启用会计期间不能修改。单击【下一步】按钮，进入“单位信息”窗口，要求输入企业基本信息，其中“单位名称”、“单位简称”必须输入，其它项可选择输入。单击【下一步】按钮，进入“核算类型”窗口。按要求选择本币名称及代码，确定企业类型及行业性质，选择企业账套主管，并选中“按行业性质预置会计科目”。提醒： 账套创建成功后，此窗口信息将不允许修改。 若选中“按行业性质预置会计科目”，系统将自动生成标准的会计科目体系。单击【下一步】按钮，进入“基础信息”窗口，在此设置存货、客户、供应商是否分类，有无外币核算。提醒： 在建立分类档案前，此窗口内容允许修改。单击【完成】按钮，系统提示“可以创建账套了吗”，单击【是】，系统弹出分类编码方案设置窗口，如图3-2-7。按要求确定分类编码方案。图3-2-7 分类编码方案窗口提醒： 编码方案是指设置编码的级次方案，编码级次和各级编码长度的设置，将决定使用单位如何对经济业务数据进行分级核算、统计和管理。 编码方案在使用前，可以修改。 要减少某编码方案的级次时，必须从末级开始删除。 单击【确认】按钮，进入“数据精度定义”窗口，按要求确定数据核算精度。 单击【确认】按钮，系统提示“创建账套成功”。单击【确认】按钮回到“系统管理”主界面。5、财务分工财务分工分配操作员的权限。在计算机会计信息系统中，需要给每一个财会人员设置一定的权限，明确每个财会人员的权限和职责，避免与业务无关的人员或无权限的人员对系统进行非法操作。这样能够使会计信息系统更有效运行，严格执行内部控制制度，保证系统的安全性和会计信息的保密性。操作步骤：单击系统管理窗口【权限】菜单下的【权限】选项，进入“操作员权限”窗口，如图3-2-8。图3-2-8 操作员权限窗口选择需进行财务分工的账套名称和操作员，单击【增加】按钮，进入增加权限窗口，如图3-2-9。图3-2-9 增加权限窗口双击需选择的“产品分类”，该产品分类与相应的明细权限均用高亮度的蓝色显示，再通过双击选择其他权限或取消不需要的权限。提醒： 在操作员权限窗口中，如果单击选中“账套主管”选项，则当前操作员将被任命为当前账套的账套主管，此时，系统默认该操作员拥有所有权限。 操作员权限设置完毕后，可以操作员权限窗口查看某操作员的权限。3.2.2基础信息设置基础信息设置在“系统控制台”中进行（大部分基础信息还可以在总账系统设置）。基础设置的内容主要包括：编码方案设置、客户分类和客户档案设置、部门档案和人员档案设置、供应商分类和供应商档案设置等。各信息的设置方法类似，下面以客户分类和客户档案的设置为例，介绍基础信息设置的方法。基础信息设置的原则是：先“分类”后“档案”。操作步骤：在桌面上，通过“用友财务软件”图标，找到并双击“系统管理”快捷图标启动“系统控制台”。单击系统控制台主界面的“基础设置”选项，进入基础设置窗口。双击“客户分类”项目，或选中客户分类，单击【设置】按钮，进入客户分类窗口如图3-2-10。图3-2-10 客户分类设置窗口单击【增加】按钮，输入类别编码和类别名称。单击【保存】按钮完成设置。提醒： 类别编码必须与编码原则相符。在基础设置窗口中双击“客户档案”项，进入“客户档案”设置窗口，如图3-2-11。图3-2-11 客户档案选择中客户类别，单击【增加】按钮，输入客户的基本信息。单击【保存】完成操作。3.2.3总账启用 账套创建成功后，便可进入总账系统进行初始化设置。第一次进入总账时，系统自动弹出“总账系统启用”窗口，要求进行总账系统参数设置。如图3-2-12。图3-2-12总账系统启用窗口按要求选择参数。单击确定按钮，进入总账窗口，如图：3-2-13。图3-2-13 总账系统主窗口3.2.4会计科目设置科目设置模块的功能是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计科目的管理。财务人员可以根据会计核算和管理的需要，设置适合自身业务特点的会计科目体系，同时可以方便地增加、插入、修改、删除、查询、打印会计科目。1、增加会计科目操作步骤：在总账主窗口单击【设置】菜单中的【会计科目】选项，进入“会计科目”窗口，如图3-2-14。图3-2-14 会计科目设置窗口单击【增加】按钮，进入“会计科目-新增”窗口，如图3-2-15。图3-2-15会计科目新增窗口输入会计科目编码、名称等信息，单击【确定】按钮完成操作。提醒： 会计科目编码必须唯一，且编码原则必须与编码方案相符。 辅助项核算的具体含义如下：设置外币核算可以按外币业务种类进行分类和汇总；设置数据核算可以按指定的计量单位进行分类和汇总；设置往来核算可以按往来目录进行分类和汇总，即下一级将自动向有隶属关系的上一级进行汇总；设置部门核算可以按部门进行分类和汇总；设置项目核算不仅可方便地实现对部分成本费用和收入按项目核算，而且为这些成本费用及收入情况的管理提供了快速方便的辅助手段；设置银行账和日记账可以实现出纳管理。2、修改会计科目在会计科目窗口，双击需修改的会计科目，或者选中需修改的会计科目并单击【修改】按钮，即可进入会计科目修改窗口。单击【修改】按钮进行修改。然后单击“确定”按钮。科目增加完成。其他会计科目的增加也按类似步骤完成。 3、删除会计科目在会计科目窗口，选中需删除的会计科目，单击【删除】按钮，即可删除会计科目。提醒； 修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则，即选删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。3.2.5初始余额录入期初余额录入功能是将手工账簿各科目的余额装入计算机中，以保证手工账簿和计算机账簿内容的连续性和继承性，并将初始余额保存在余额和发生额文件中。有两种录入余额的方法：一种方法是直接录入开始使用月份的月初余额。另一种方法是录入年初余额和1月至使用计算机前各月的发生额。前一种方法工作量小，但不能统计一年的累计发生额，后一种方法则相反。在所有余额输入之后，应该由计算机自动进行试算平衡：操作步骤：在总账主窗口单击【期初余额】，进入期初余额录入窗口，如图3-2-16。图3-2-16 期初余额设置窗口输入各科目的期初余额、累计借方发生额和累计贷方发生额。提醒： 在操作过程，如果出现科目余额借贷方不一致，则可以单击期初余额窗口的【方向】按钮，以调整余额方向。 如某科目选择了客户往来、部门核算、供应商往来等辅助核算项目，则在输入时，需双击该科目的期初余额文本框，输入相应辅助核算信息。 系统只允许输入末级科目的期初余额。3.2.6其他设置1、凭证设置凭证类型设置的功能是实现对凭证类型的设定与管理，并将设定的结果保存在凭证类型文件中。财会人员可以根据需要设置适合自身业务特点的凭证类型。凭证设置有以下几种方法。第一种：设置成收款凭证、付款凭证、转账凭证三类凭证；第二种：设置成现收、现付、银收、银付、转账五类；第三种：设置成一种通用的凭证类型-记账凭证；第四种：自定义类型。操作步骤：单击【设置】菜单的【凭证类别】选项，进入凭证类别设置窗口，如图3-2-17。图3-2-17 凭证类别设置窗口选择相应的凭证分类方式，单击【确定】按钮进入凭证限制类型设置窗口，如图3-2-18。图3-2-18 凭证限制类型设置窗口选择相就的限制类型（如借方必有、贷方必有等）和限制科目。单击【退出】按钮完成操作。提醒： 限制类型设置主要用来防止在填制凭证程中发生错误。如收款凭证中，借方必有现金或银行存款科目，如果用户有填制收款凭证时，借方未出现现金或银行存款科目，系统将弹出“不满足借方必有条件”的出错信息。2、外币及汇率设置汇率管理模块的功能是专为外币辅助核算服务的。通过此功能，用户可以随时对各种外币的汇率进行增加、修改或删除。特别是使用月初汇率记账的用户，每月初可通过此功能输入本月使用的记账汇率，每月月末再通过本功能输入月末汇率，为自动处理汇兑损益提供必要信息。操作步骤：单击【设置】菜单中的【外币及汇率】选项，屏幕显示如图3-2-19。图3-2-19 外币及汇率设置窗口 单击【增加】按钮，输入外币币符、币名、及汇率小数据位数，选择折算方式，然后单击【确认】，完成外币增加操作。继续输入外币的记账汇率及调整汇率，按“回车键”确认。单击【退出】按钮，完成操作。3、结算方式设置结算方式是指企业经营过程中使用的收款及付款结算，如电汇、信汇、支票等结算方式。一般企业的资金结算是通过银行进行的，且银行与企业都登记，为了保证登记的正确性需经常与银行记录进行对账。为了便于管理和提高银行自动对账的效率，系统为用户提供了定义设置与银行的资金结算方式设置的功能，用来建立在经营活动中所涉及的结算方式。结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。结算方式编码可以采用数字型代码或字母型代码，结算方式名称则是指其汉字名称，用于显示输出。票据管理标志是总账系统为辅助银行出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工的支票登记簿的管理方式。结算方式将在总账、应收、应付、采购和销售等系统中应用，启用总账、应收和应付等系统时必须设置。由于现在的会计信息系统由很多子系统集合而成，为了保证各子系统之间数据的一致性和实现各系统之间数据的共享，遂将各种公共信息（科目、部门、客户、个人等）的定义和设置放在一个专门的子系统中，即系统管理子系统。在所有子系统使用之前，先对会计信息系统中使用的各种公共信息进行完整地、全面地定义和设置，这样在各子系统使用时可以减少初始化内容。当然初始化内容还有很多，这里不再一一举例，而且不同的会计软件初始化的内容也不一定完全一样，所以用户在进行使用之前，最好还是先阅读一下会计软件的操作手册，以便于能够顺利完成初始化的内容。3.3 凭证处理凭证处理模块的功能主要是完成对凭证的日常处理工作，会计工作实现电算化后，真正的手工工作主要是凭证的处理工作,即将企业发生的业务制作成会计凭证，并将凭证准确无误地录入到计算机。凭证处理工作可以划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询打印，以及生成自动转账凭证等功能模块。3.3.1凭证输入凭证输入模块是总账子系统中凭证处理模块下的一个重要子模块，它的功能是将记账凭证的格式显示在屏幕上，财务人员通过键盘输入会计凭证。在输入过程中系统会对会计科目的正确性、日期的合法性、凭证编号的重复性等内容进行检查；凭证输入完成后存盘时对金额进行检查；如果正确，则将凭证保存在凭证文件中。否则不予保存，并提示错误，等待财会人员修改凭证。任何会计软件的凭证输入模块设计时都要考虑以下内容。1、记账凭证的格式及内容手工条件下，各单位的记账凭证有不同的分类，如收款、付款、转账等，每类凭证都具有不同的格式。在计算机条件下，为了方便起见，在总账子系统里，允许财会人员根据需要设置凭证类型，但是各种凭证类型均采用统一凭证格式。图3-3-1给出了常用的凭证输入格式。图3-3-1 录入记账凭证窗口2、凭证输入的控制措施通过“增加”模块，录入人员便可以输入凭证。计算机数据处理的特点是“垃圾进，垃圾出”，不正确的凭证输入计算机，必然产生错误的账簿和报表。因此，在输入凭证的过程中，必须增加正确性检查的控制措施，确保凭证正确可靠。凭证输入过程中的控制措施主要有以下几点。1)凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间。凭证日期必须是公立日期，凭证日期应该随凭证号递增而递增等。输入日期不能为结账月份的日期（即已结账的月份不允许输入凭证）2)凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按会计制度的规定，不同类型的凭证每月分别从“1”开始连续编号，不能有重号、漏号。因此凭证输入模块能够检查出每一类型的凭证的最后一张凭证号，自动加“1”后生成当前凭证号。3)摘要。属于必须输入项目，输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了。4)科目。科目是经济业务分类的主要依据，凭证输入模块提供科目代码设置的一系列的控制措施：l 存在性检查。即检查凭证中科目代码是否存在。财务人员在输入记账凭证时，输入一科目代码，如果 “科目文件”没有该科目代码存在，那么屏幕将会出现如图3-3-2提示信息：图3-3-2 录入记账凭证窗口l 是否是明细科目的检查。即检查凭证中科目代码是否为最底级科目代码。输入记账凭证时，只能输入最底级科目，不能输入父级科目。如果输入会计科目不是最底级会计科目，系统将给出如图3-3-3信息：图3-3-3 录入记账凭证窗口l 与凭证类型是否相符的检查。即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符。特定的凭证类型有是要求凭证中必须出现某些科目：如收款凭证中，借方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目；若不满足上述条件，屏幕显示提示信息“不满足 条件”。如图3-3-4所示：图3-3-4 录入记账凭证窗口5)金额。任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必相等”的原则。因此，对每一张凭证存入凭证文件之前，必须自动进行借贷平衡检查。如果不平衡，屏幕显示提示信息“此凭证借贷不平衡。只有当所有检查结果都为“正确”或“真”，该张凭证才能被计算机接收，否则计算机拒绝接收。3、辅助核算和管理数据的输入在科目设置时，为了满足辅助核算和管理的需要，必须给一些科目设置“性质”，如“银行账”、“外币”、“数量”、“单位往来”、“项目”、“个人往来”、“部门”等。在设计凭证输入模块时，就要求在凭证输入过程中，凡是涉及到这些科目的分录，在输入完会计科目后，系统自动根据该科目的性质提示并要求财会人员输入不同辅助核算和管理的数据。1)科目性质为“外币”。如果科目性质为“外币”，则系统应该提示财会人员输入外币金额和汇率。如果财会人员在初始化设置的是固定汇率，则系统自动取当月月初汇率作为当前汇率，并且不允许财会人员修改；如果财会人员在初始化设置中设置了选用当日汇率，则系统取出当月月初汇率，并允许修改。财会人员输入外币金额和汇率并选择发生额方向后，系统自动按按外币金额乘以汇率计算出人民币金额，填入相应栏目中。2)科目性质是“银行账”。如果科目性质为“银行账”，则系统应该提示财会人员输入票据日期、结算方式、结算号，并保存起来，以便对账时使用。3)科目性质为“数量”。如果科目性质为“数量”，则系统应该提示财会人员输入数量和单价。财会人员输入数量和单价并选择发生额方向后，系统自动按数量乘以单价计算出金额，填入相应栏目中。4)科目性质为“单位往来”。如果科目性质为“单位往来”，则系统应该要求财会人员输入往来单位代码和业务姓名，或根据往来客房通信录文件显示往来单位客房代码、名称等，供财会人世间员选择往来客户代码，同时输入该笔业务的经手人姓名，并将结果保存起来。5)科目性质为“部门”。如果科目性质为“部门”，则系统应该要求财会人员输入部门代码，或根据部门代码文件显示部门代码对照表供财会人员选择，并将结果保存起来，以便将该笔经济业务归集到某个部门。6)科目性质为“个人往来”。如果科目性质为“个人往来”，则系统应该要求财会人员输入部门和往来个人，或根据部门代码文件、个人往来文件显示部门及部门中个人名单，供财会人员选择部门和人，并将结果保存起来，以便将该笔业务归集到某部门某人身上。7)科目性质为“项目”。如果科目性质为“项目”则系统应该要求财会人员输入项目代码，或根据项目文件显示项目代码、名称等内容，供财会人员选择，并将结果保存起来，以便将该笔业务归集到某个项目上。4、凭证录入模块设计中的其他功能财会人员天天要和凭证输入模块打交道，为了提高凭证输入模块的易用性，在设计时应该增加科目联机查询、计算器、常用摘要录入等功能。3.3.2凭证修改凭证输入时，尽管系统提供了多种防止错误的措施，但并不能防止所有错误的发生。为了更正错误，系统提供了对错误凭证进行修改的功能。会计制度和审计制度对错误凭证修改提出了严格要求，根据这些要求，总账子系统中对应不同的状况下的错误凭证有不同的修改方式。1、错误凭证的无痕迹修改所谓无痕迹修改，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。总账子系统中，有两种情况下的错误可以无痕迹修改：一是凭证输入后，还未审核或审核未通过的凭证；二是尽管已通过审核但还未记账的凭证。第一种情况可以通过凭证修改模块直接修改；第二种情况可以先取消审核（必须是审核人自己取消审核），再通过凭证修改模块进行修改。2、错误凭证的有痕迹修改所谓有痕迹修改，即留下修改的痕迹和线索。若发现已记账的凭证有错误，对此类凭证的修改要求留下审计线索。总账子系统是通过保留错误凭证和更正凭证的的方式留下修改痕迹的。对已记账凭证的错误只允许采用“红字冲销法”进行修改。3.3.3凭证审核审核模块的功能是完成对录入的记账凭证的正确性、合法性、有效性的审核。1、凭证审核的目的和功能只有输入准确无误的记账凭证，才能保证以后处理结果的正确性。但在凭证的输入过程中，有的错误可以检测出来，如借贷不平衡、输入不存在的科目代码等。但像“串户”、科目用错及金额同时增减的错误无法发现。对记账凭证进行审核的目的主要有两个：一是发现凭证在输入过程中无法发现的错误；二是为记账提供一个标记。只有经过审核凭证的凭证才能记账。2、凭证审核的方法一般会计软件的凭证审核模块提供了静态屏幕审核法所谓静态屏幕审核法是指计算机自动依次将未审核的凭证显示在屏幕上，审核人员通过目测等方式对已输入的凭证进行检查，若审核人员认为错误或有异议的凭证，应交给填制人员修改后，再复核；若审核人员认为没有错误可按签章键，审核人员的姓名便被记在凭证上，表示已审核通过。3、凭证审核模块应具备的控制功能1)无论是审核签字还是取消审核，审核人和制单人不能是同一个人。2)凭证一经审核，就不能修改、删除，只有取消审核后才可以。3)取消审核只能由审核人自己完成。3.3.4查询打印查询打印模块的功能主要是完成对各种凭证（未审核凭证、已审核记账凭证）的查询和打印；按日期对凭证汇总，生在“凭证汇总表”显示和打印，或者按凭证类型汇总，生成凭证汇总表显示和打印等。3.3.5记账记账模块的功能是根据凭证文件中已审核的凭证自动更新账务数据文件，得到账和报表所需的汇总信息和明细信息。1、记账方式在手工条件下记账工作是指要登记总账、明细账和日记账等，工作量非常大，需要若干财会人员花费很多时间才能完成。在电算化条件下，财会人员只要使用记账模块，记账工作便由计算机自动、准确、高速完成。记账工作可以在编制一张凭证后进行，也可以在编制一天的凭证后记一次账，即可一天记数次账，也可以多天记一次账。2、记账的处理过程记账模块的处理步骤如下。1)选择记账凭证开始记账时，系统首先要求用户选择要记账的凭证范围。凭证范围由月份、凭证类别、凭证编号决定，系统一般给出凭证编号的最大范围作为默认值。一般月份不能为空，类别如果为空，系统自动将各类己审核的记账凭证全部进行记账。2)自动检验记账凭证虽然记账凭证在输人和审核时已经经过多次检验，但为了确保会计数据的正确，系统在登记机内账簿时仍将对记账凭证进行一次平衡校验和会计科目等有关内容的检验。如果发现不平衡凭证或错误凭证，系统会将不平衡的凭证或错误凭证的类别和凭证号显示给用户，同时停止记账。3)数据保护记账工作涉及到系统内多个数据库，记账过程一旦发生意外，会使记账涉及到的数据库受到影响，为此系统设计了数据保护功能。记账前系统首先将有关数据库在硬盘上进行备份，一且记账过程出现意外，系统将停止记账并自动利用备份文件恢复系统数据。4)正式记账做完以上工作，系统自动将选定的记账凭证登记到机内账簿中(包括部门核算、往来核算和项目核算的辅助账簿)，并进行汇总工作，计算出各个科目最新的本月发生额、累计发生额和最新 的当前余额，将其保存在系统中，完成记账工作并将已记账的凭证张数显 示给用户。从上述记账过程中可以看出进行记账工作需要注意以下问题:(1)未经审核的记账凭证不能记账。(2)有不平衡凭证或错误凭证时，系统停止记账。这种情况较为特殊，通常在系统投人日常使用后，违反规定修改初始设置时容易发生。(3)记账过程决不允许无故中断系统运行或关机。3.4出纳管理出纳管理是财会核算管理的最基本、最重要工作之一。在手工条件下，按照内部控制制度的要求，一般单独设立出纳进行现金和银行存款的核算和管理工作。在总账子系统中，为了辅助出纳的工作，也设置了相应的出纳管理功能，主要包括输出日记账与资金日报、支票管理、初始余额调节表、获取银行对账单、输出对账结果、核销已达账等模块。3.4.1输出日记账和资金日报输出日记账和资金日报模块的功能是查询和打印现金日记账、银行存款日记账、资金日报。1、输出现金和银行存款日记账输出现金和银行存款日记账模块的功能是出纳输入现金或银行存款科目和日期，计算机按给定科目和日期将现金或银行存款日记账显示在屏幕上或从打印机输出。2、输出资金日报输出资金日报模块的功能是输出现金或银行存款科目某日的发生额及余额情况。操作步骤：首先进入 “总账系统” 单击【出纳管理】、【资金日报】，出现“资金日报表查询条件”窗口，输入日期“2001-12-3”，然后单击“确认”。屏幕显示12月3日的“资金日报表”，如图3-4-1所示：图3-4-1 资金日报表窗口3.4.2支票管理在手工条件下，企业出纳员通常建立有支票领用登记簿，它用来登记支票领用情况，为此总账子系统特为企业出纳员提供了支票管理功能，以供其详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。3.4.3银行对账由于企业与银行的账务处理和入账时间上的差异，因此经常会出现未达账项。为防止记账发生差错，正确掌握银行存款的实际余额，必须将企业银行存款日记账与银行发出的对账单进行核对并编制银行存款余额调节表。银行对账的目的就是将单位银行账与银行对账单进行核对，不仅要找出相同的经济业务进行核销，而且还要找出未达账项和造成末达账项的根源，防止有意无意的错误。对于长期未对上账的未达账项，更应引起警惕。银行对账步骤如下：1、录入银行对账期初1)确定银行账户的启用日期。2)录入企业银行日记账和银行对账单的调整前余额。3)录入企业银行日记账和银行对账单期初未达项，系统将根据调整前余额及期初未达项自动计算出银行对账单与企业银行日记账的调整后余额，如果调整后余额不平，应该调平。否则，在执行银行对账之后，会造成账面不平。上述三项步骤完成以后，不得随意调整启用日期，尤其是向前调。否则，有可能造成启用日期后的期初数不能再参与对账。2、录入银行对账单需要进行银行对账时，选择银行账户，录入银行对账单。3、银行对账一般来说银行对账模块又划分为自动对账和手工对账1)自动对账自动对账模块的功能是由计算机自动在单位银行对账文件和银行对账单文件中寻找相同的经济业务进行核对或勾销。由于同一笔经济业务在银行和单位分别由不同的人记载，经济业务发生的时间、摘要等不可能完全一一样，因此，比较经济业务是否相同的依据是:(1)支票号十金额。即单位银行对账文件和银行对账单文件中支票号和金额完全相同的记录。(2)结算方式十结算号十金额。即单位银行对账文件和银行对账单文件中结算方式、结算号和金额都相同的记录。由于自动对账是以单位银行对账文件和银行对账单文件双方对账依据完全相同为条件，所以为了保证自动对账的正确和彻底，要求单位和银行必须保证对账数据处理的规范化和合理化，如:单位银行对账文件和银行对账单文件的结算方式，结算号要统一口径，如果对账双方不能统一规范，各自为政，系统则无法识别。2)手工对账手工对账模块是对自动对账模块的补充，对于使用完自动对账后不符合自动对账依据而没有勾销的已达账(被视为未达账项)，由财会人员从单位银行对账文件或银行对账单文件中挑选出来一笔，计算机自动从对应的文件中挑选出金额相同的多笔，财会人员根据其自身的判断在对账屏幕上进行手工勾销，即输入两清标记。为了保证对账更彻底正确，我们可用手工对账模块来进行调整。3.4.4编制余额调节表银行存款余额调节表是系统自动编制的。对账结束后，就可编制、查询和打印银行存款余额调节表，以检查对账是否正确。3.5帐表输出账务处理的最终目标是产生各种账簿和报表，账表输出模块的功能就是根据企业管理及会计制度要求对账务数据文件进行排序、检索和汇总处理，最后输出所需的账表。在总账子系统中，完成账表输出，设置账表输出模块。账表输出功能主要包括:日记账、明细账、总账、发生额和余额表等。输出的方式主要包括:账表的打印输出、账表的屏幕显示输出以及账表的磁盘输出三种。3.5.1输出日记账输出日记账模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期，自动从凭证文件、余额/发生额文件中提取数据，经过加工后输出相应的日记账。1、日记账格式日记账格式基本和手工相似，-一般包括普通三栏式日记账、复币式日记账。普通三栏式日记账包括借方、贷方、余额三栏;复币式日记账主要针对外币科目而设立的，其借方、贷方和余额三栏均应包括三小栏，即外币、汇率和人民币。2、日记账输出方式手工条件下，考虑到工作量的关系，只有少量重要科目如“现金”、“银行存款”、“主营业务收入”等科目才记日记账。计算机条件下，所有科目都可以既有日记账，又有明细账。区别在于重要科目的日记账必须是日日打印输出，而其他科目的日记账可视需要显示输出或按月、季、年打印输出。【例】要求查询杭州安捷电子有限责任公司“应收账款”科目2001年12月1日-31日的日记账。操作过程如下：进入用友软件“总账系统”，单击【账簿】、【日记账】，进入“日记账查询条件”窗口，在“科目”栏的下拉例表中选择“应收账款”（注：应收账款科目在科目设置时应先设置成“日记账”的辅助核算），“日期”栏选定2001年12月，单击确定，我们就会看到“应收账款”12月份的日记账。如图3-5-1所示：图3-5-1 应收账款日记账3.5.2输出明细账输出明细账模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期，自动从凭证文件和余额/发生额文件中提取数据，经过加工后输出相应的明细账。1、明细账格式明细账的格式基本与手工账表相似，主要有三栏式、复币式、数量金额式和多栏式四种形式。2、明细账输出方式在计算机条件下随时都可以通过屏幕，高速、准确、方便地查询各种明细账，因此，明细账可以按月、季、年打印输出。由于多栏式明细账横向较长，而且栏目经常变动，不便于计算机处理。因此，在计算机总账子系统中要减少或取消多栏式明细账，用普通三栏式代替，同时编制一些必要的报表集中反映有关科目经济业务的发生情况(比如企业管理费明细表、营业费用明细表等)。3.5.3输出总账和余额/发生额表输出总账模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期，自动从凭证文件中提取数据并输出相应的总账或余额/发生额表。1、总账格式在计算机条件下，总账一般采用两种格式，一种是三栏式总账，另一种是余额表/发生额表格式。【例】查询安捷公司原材料科目2001年的总账和余额和发生额表。查询过程如下：进入用友软件“总账系统”，单击【账簿】、【总账】进入“总账查询条件”窗口，“科目”栏输入要查询的科目，这里输入“原材料”，单击“确定”，我们将会看到原材料科目的总账。如图3-5-2所示：图3-5-2 原材料总账用类似方法可以查询到原材料科目的发生额及余额。如图3-5-3所示图3-5-3 原材料发生额及余额表2、总账、余额表/发生额表输出方式由于在计算机条件下随时都可以通过屏幕，高速、准确、方便地查询各科目的总账、余额表/发生额表，因此，总账、余额表/发生额表可以按月、季、年打印输出。此外，财政部发布的会计电算化工作规范中指出：在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可以从这些数据中产生，因此可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类账。因此，在企业，余额/发生额表更实用。3.6 辅助管理-往来、项目、部门核算和管理总账子系统除了提供会计核算所需的基本功能模块外，还在不断完善和发展，目前很多总账子系统增加了往来、项目、部门核算和管理等功能。3.6.1往来核算与管理1、建立往来核算与管理的意义在经济业务中，往来业务是比较常见的，对往来单位的核算和管理，手工条件下一般在科目设置中体现，即一级科目开设往来总账账户，通过二级或三级等明细科目开设往来地区、往来客户各类明细账户。结果使会计科目体系非常庞大，不利用核算和管理。在用友财务软件中提供了往来核算和管理模块，能够更方便地实现对往来账的管理；使科目数量大大减少；避免了由于往来单位的变化而造成的对科目的频繁修改；往来单位的应收应付账款更加清晰明了。2、往来管理模块的主要功能往来管理模块的主要功能包括：建立往来单位通讯录、设置期初未达往来账、往来查询、往来核销、账龄分析、打印催款通知单等。1)往来单位通讯录模块的功能是一一输入往来客户的档案，包括：往来单位编号名称、所属地区、电话、地址等信息，并存入往来单位通讯录中。2)往来单位期初未达往来账往来单位期初余额模块的功能是将往来单位通信录中的单位期初未达往来账项逐一输入系统，确保手工与计算机系统往来账的连续性。3)往来查询往来查询模块的功能是从屏幕上或从打印机中输出各种往来核算与管理的账表，主要包括往来余额表、往来明细账等。4)往来核销往来核销模块的功能是自动或手工勾销“两清”往来账，并且清理往来账。(1)逐笔核销逐笔核销模块的功能是计算机自动找出客户编码完全相同、发生额相等、借贷方向相反的业务(即一对一业务)，自动勾销两条记录，并做“勾销”标志。(2)全额核销全额核销模块的功能是计算机自动找出客户编码完全相同，借贷发生额合计相等的(一对多或多对一的业务一全额相等业务)若干条记录，并做勾销标志。(3)手工核销手工核销模块的功能是根据财会人员输入的客户编码，计算机自动找出该客户的全部往来业务，财会人员根据自己的判断逐笔进行核销，并做“勾销”标志。一般来说，财会人员首先使用逐笔核销、全额核销，将满足条件的业务由计算机自动完成核销工作，对于不能由计算机完成核销的那些业务使用