《会议管理制度》word版.doc

会议管理制度第一章 目的为使公司的会议管理规范化、秩序化，强化公司会议制度的高效原则，提高工作效率和会议的行政决策能力，特制定本制度。第二章 适用本制度适用于公司全体员工。第三章 制度一、公司会议分为：总经理每日办公例会；周工作例会；月工作例会；全体员工会议；部门工作会议；特殊会议（总经理指定人员参会）。二、 总经理每日办公例会1、会议时间：每周一至周五17：0017：30 ；2、会议地点：会议室；3、会议召集：总经理助理；4、与会人员：由总经理负责主持，各部门主管参加，总经办秘书负责会议记录，如总经理未出席会议，由副总经理主持召开；5、与会前总经办秘书应做好会前准备（桌椅摆放、水、纸张、空调等）；6、会议汇报内容包括各部门当日工作达成情况，总经理对各部门工作提出的意见及对各部门下一步工作的部署，需协调配合完成的工作可同时提出；7、各部门主管于16：40前将日工作计划及达成考评表电子版发送总经理助理汇总后上报总经理；8、会议结束后与会人员应整理桌椅，并携带个人物品（杯子、纸张等）离开。三、 周工作例会 1、会议时间：每周六下午16：0017：30；2、会议地点：会议室；3、会议召集：总经理助理；4、与会人员：由总经理主持，各部门主管参加，总经办秘书负责会议记录，如总经理未出席会议，由副总经理主持召开；5、会议内容：本周工作总结，包括本周计划工作的完成情况、存在的主要问题及原因分析、解决办法等，以及下周工作计划。四、 月工作例会 1、会议时间：每月最后一个工作日下午13：3015：30；2、会议地点：会议室；3、会议召集：总经办；4、与会人员：由总经理主持，各部门主管参加，总经办秘书负责会议记录，如总经理未出席会议，由副总经理主持召开；5、会议内容：各部门主管汇报当月工作完成情况及本部门在管理过程中的创新思路和工作经验，并提报下月工作计划；总经理对公司本月整体工作予以总结和点评，对下月工作进行部署。 6、各部门负责人应于月工作例会前二日将工作总结及下月计划报至总经理助理处，由总经理助理整理后于月工作例会前一日上报总经理；7、公司及各部门的月度计划与总结由总经办存档。五、 全体员工会议1、全体员工会议：每自然年年末由总经办组织召开，由总经理主持；主要会议内容：A本年度公司的经营情况总结；B本年度公司主要战略目标的完成情况；C对本年度表现优秀的部门及员工进行表彰；D下年度工作重点及公司年度规划等。2、遇重大事项或突发事件，总经理可视实际情况，临时决定组织召开；六、 部门工作会议1、早例会：部门每日早例会由部门负责人主持，每天08：108：15在本部门召开，如部门负责人未出席，则由部门负责人事先指定的部门内部人员主持召开；2、部门负责人可根据本部门实际工作随时组织召开部门工作会议；七、 特殊会议（总经理指定人员参会）凡总经理临时召集的会议由总经理助理负责召集，由总经理指定人员参加，与会人员应及时到会并按会议要求作好相关准备工作。第四章 相关注意事项一、 会前准备对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员（重要会议应制作来宾桌签）；对不定期的重要会议，承办部门应提出会议计划报告，该报告由总经理批准后方可执行。该报告包括：1、会议名称；2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议地点；6、会议议程；7、会议主持人；8、出席人员（名单）；9、会议财务（支出收入）预算；10、接待工作说明；11、现有筹备情况及进展；12、（可能）存在的问题、解决方案及要求；13、筹划时间进度表。二、 会议通知1、总经理每日办公例会和工作周、月例会无特殊情况会前不予通知，各部门列席人员应自觉准时参加；2、其他会议由总经理助理做会前通知。三、 会议纪要1、日例会/周例会/特殊会议：总经办秘书负责会议的记录工作并于当日将会议纪要电子文稿发送至总经理邮箱，打印文稿放置总经理办公桌上，以备领导审阅，同时将会议纪要定稿于次日抄送与会相关人员签收；2、月例会：总经办秘书负责会议的记录工作并于次日10时前将会议纪要电子文稿发送至总经理邮箱，打印文稿放置总经理办公桌上，以备领导审阅，同时将会议纪要定稿于次日抄送与会相关部门主管签收；3、部门工作会议由部门自行指定人员负责工作安排记录，会议结束后应整理会议纪要，部门内部存档。四、 会议要求1、除每日、周、月例会外的特殊会议实行签到制，与会人员必须本人亲自在签到簿上签字，非会议列席人员禁止参加；2、禁止中途离席、沉默不语、引用或提供不确切或虚假信息、人身攻击、发表与会无关的言论，应保守会议秘密，在会议决定未正式公布以前，禁止泄露会议内容，以免影响决议实施等；3、与会人员应按会议时间提前5分钟到场，并保证将手机及相关电子设备调至无声状态，禁止会议间出现手机或电子设备异常响动；4、与会人员无特殊情况，必须参加会议，请假需经主管领导批准。附件1：会议举行流程图附件2：会议签到表附件3：会议纪要总经办:会议举行流程图确定会议议题确定会议时间、地点、参加会议人员会议召集会前准备（桌椅摆放、水、纸张、空调等）会议召开会议纪要会后整理（桌椅摆放、水、纸张、空调等）整理会议纪要下发会议纪要会议纪要存档:会 议 签 到 表会议地点：会议主持：会议主题：应参会人员：时 间与会人员签到时 间与会人员签到未出席人员姓名未出席原因批准人:会 议 纪 要 编号会议时间： 月 日 开会： 时 分 闭会： 时 分会议地点：