化工企业之QGCLTXZN21102-2010询比价、续标和谈判采购管理制度（发布稿）.doc

QGCLTXZN21102-2010Q/GCL/ZNGY 21201-02-20101 范围本制度规定了泰兴中能远东硅业有限公司（以下简称“泰兴中能”）物资采购管理的管理职责、管理内容与要求、检查与考核、报告和记录。本制度适用于泰兴中能合同额10万元以下的物资采购管理工作。2 术语与定义2.1 物资是指泰兴中能远东硅业有限公司生产所需的各类设备、材料、备品备件、化工品、外委加工配件、油品、安全品等。2.2 招标采购招标性采购是指达到了招标采购的金额标准而通过招标的方式，邀请所有潜在的供应商参加投标，采购单位通过某种事先确定并公布的标准从所有投标中评选出中标供应商，并与之签订合同的一种采购形式。2.3 议标采购是指达到了竞争性招标采购的金额标准但因条件限制而进行谈判性采购，是采购人和被采购人之间分别通过一对一谈判而最终达到采购目的的一种采购方式，不具有公开性和竞争性。2.4 询比价采购是指未达到招标采购的金额标准，采购单位向国内外有关供应商（通常不少于三家）发出询价单，让其报价，然後在报价的基础上进行比较并确定中标供应商的一种采购方式。2.5 框架协议采购是指在一定期限内，对规模大、供求市场相对稳定的物资品种，通过在供应商网络内推荐供应商，采取资质审核、技术评价、商务招标、过程控制等方式，优选供应商，确定价格、质量、服务等基本内容，签订具有法律效用的合同以实现长期供货的采购方式。2.6 竞争性谈判采购是指是指无论是否达到了招标采购的金额标准，因出现了不可预见的紧急情况或具有技术方案不确定的条件，采购单位通过与多位供应商进行谈判确定最优供应商和最佳技术方案的一种采购方式。2.7 单一来源谈判采购是指无论是否达到了招标采购的金额标准，但所购产品的来源渠道单一或属专利、首次制造、续标、后续维修扩充等特殊情况的采购。3 管理职责3.1 经营计划部采购职责3.1.1 负责组织询比价、续标和谈判工作，并对其过程中产生的过错承担责任。3.1.2 负责生产物资的归口管理工作。负责公司各类原料、设备及备品备件（含进口设备及外委加工配件）、材料、化工品、油品、安全防护用品、低值易耗品等生产物资的采购及管理工作。3.1.3 负责建立健全公司物资供应的各项规章制度，设计相关业务操作流程。3.1.4 负责做好公司各项生产物资需求计划的接受、汇总和审核工作，编制相应采购计划及采购方案。3.1.5 负责根据采购方案，编制各项物资采购审批单，按业务流程组织报批，并做好各项采购的组织工作。3.1.6 负责公司各项生产物资采购合同的编制及报批工作，督促做好合同的履行工作。3.1.7 负责公司供应商增加的报批工作，统一建立供应商网络，做好供应商考核和优化工作，培育公司主要供应商。3.1.8 负责收集公司采购物资的市场及储备等信息，定期做好商情分析工作。3.1.9 负责组织公司储备定额的核定工作。3.1.10 负责公司积压物资的调剂处理工作。3.1.11 负责公司物资采购发票录入及付款的报批工作。3.1.12 负责进口设备相关通关手续的办理工作。3.2 设备保障部职责3.2.1 参与续标和谈判工作（负责人或相关专业工程师），并对其过程中产生的过错承担责任。3.2.2 负责审核各级检修项目所需设备、备件、材料及五金杂品的申购计划。3.2.3 负责审核备品备件的外委加工图纸并办理委托加工事宜（国产化备品备件加工除外）。3.2.4 负责审核设备、备件、材料及五金杂品类的新增加供应商。3.2.5 负责审核设备、备件、材料及五金杂品类的库存定额。3.2.6 负责重要设备、备件采购前的技术交流工作，提供相关技术文件。3.3 生产运营部职责3.3.1 参与续标和谈判工作（负责人或相关专业工程师），并对其过程中产生的过错承担责任。3.3.2 负责审核生产用原辅材料、化工品及试剂等的申购计划。3.3.3 负责审核生产用原辅材料、化工品及试剂的新增加供应商。3.3.4 负责审核与生产相关的化工品、试剂等材料的库存定额。3.4 安环部职责3.4.1 参与续标和谈判工作（负责人或相关专业工程师），并对其过程中产生的过错承担责任。3.4.2 负责各类安全环保用品及消防器材的申购计划。3.4.3 负责审核安全环保用品及消防器材的新增加供应商。3.4.4 负责审核安全环保用品的库存定额。3.4.5 负责定额劳保用品采购计划的申报工作。3.4.6 负责制定个人劳保用品发放标准和范围。3.5 技术品质部（技术组）3.5.1 参与续标和谈判工作，并对其过程中产生的过错承担责任。3.5.2 负责提出所有技改项目所需设备、材料及备品备件的申购计划。3.5.3 参加技改用成套设备、备品配件加工及订货时的技术谈判，并负责签订技术协议。3.5.4 参与技改物资供货合同进行会签。3.5.5 负责审核与技改相关的化工品、试剂等材料的新增加供应商。3.6 财务部职责3.6.1 根据年度、月度资金需用计划及批准的备品储备定额安排资金，保证物资采购资金的落实。3.6.2 负责对生产物资部付款、报销工作的审核，并根据付款审批单完成付款作业。3.7 各部门职责3.7.1 参与续标和谈判工作（设备负责人和相关专业工程师），并对其过程中产生的过错承担责任。3.7.2 负责提出日常生产设备、材料、备品备件、化工品、油品、低值易耗品及各级检修项目物资、材料申购计划，提供相应的技术要求和资料并对计划落实情况进行监督。3.7.3 负责备品配件外委加工图纸的测绘。3.7.4 负责生产维修所需常用消耗性物资储备定额的编制及上报工作。4 管理内容与方法4.1 生产物资采购统一由物资部经营计划部归口管理，各使用单位可以推荐（建议）有良好业绩的供应单位但不能够直接对外采购、订货、加工和修理。特殊情况确实需要自行办理上述作业，必须事先出具书面申请，经过生产物资经营计划部综合评审并报主管副总批准后方可实施。4.2 根据集团公司招议标管理标准的规定，采购预算在500万元以上（含本数）的物资采购要报集团公司审批（EC系统企业招议标申请及预中标结果审批流程）。4.3 采购预算在500万元以下的由公司负责自行组织采购，应根据采购物资的金额大小、产品特点等因素，选择合适的采购方式并在公司内部报批。4.3.1 主要采购方式有两种：邀请招标采购（以下称招标采购）和询比价采购，补充采购方式有四种：框架协议采购、议标采购、竞争性谈判采购和直接谈判采购。4.3.2 预算金额在10万元以上（含本数）的必须采用招议标的方式进行采购，严格执行招标采购管理制度。在10万元以下采用询比价等方式进行采购。必须填写“生产（技改）物资议（续）标、询价审批单”（附录A3）,并经过主管副总经理审批后采购。4.3.3 所有非招标采购必须填写清楚选择方式依据。后附资料包括必须的说明材料如专利证明、最佳满足我公司工艺要求说明、专业备件说明、保持设备可靠性说明和供应商提供的三家以上销售合同价格（合同价格条款和印章页复印件）。4.3.3.1 招标采购条件：a) 标的额在10万元以上的物资采购必须采取招议标采购。b) 物资价格市场透明化，具有多家满足资质的供应商参与。c) 不属于4.3.3.3中a）、d）的物资。 4.3.3.2 询比价采购条件a) 物资价格市场透明化，具有多家满足资质的供应商参与。b) 在招标限额10万元以下的品种。c) 不属于4.3.3.3中a）、d）的物资。 4.3.3.3 议标采购条件及价格确定a) 议标采购条件：1)首次大批量招标时供应商提供其所有不同规格型号产品的出厂价格。2)大型设备如压缩机、泵、叉车、电瓶车等的专用配件。进行设备招标采购时应该要求供应商提供所有备件清单和出厂价格。3)为了保持设备运行的稳定性和维修的可靠性，选择首次采购的生产厂家提供的产品如仪表、电气专用配件和设备。b) 竞争性谈判采购条件:1)首次采购技术方案不确定的非标设备、需组态设备和化学试剂，价格确定方式参照供应商提供的2-3家同类（多晶硅三氯氢硅）生产厂的销售合同或发票价格。2)首次采购满足我公司工艺要求但供应商数量不足三家的三剂（催化剂、添加剂及溶剂），价格确定方式同上。c) 直接谈判采购条件:1)所购产品的来源渠道单一或属专利、首次制造、後后续维修扩充等特殊情况的采购，价格确定方式参照供应商提供的2-3家同类多晶硅生产厂的销售合同价格。2)对“紧急物资计划”的采购如果时间不允许采用招标或询比价的形式。价格确定方式参照供应商提供的2-3家同类（多晶硅三氯氢硅）生产厂的销售合同价格。d) 框架协议采购条件:1)大宗原料。每月一次调整价格且定价依据参照网络提供的市场价格，应该报请公司价格领导小组批准。2)针对需用频繁、需用量比较大且价格波动较小的物资，可以详细列出我公司需用物资的规格型号、技术参数，实施框架招标，有效期一年、半年或三个月。期间计采员依据招标确定价格，每月提交验收单和发票及年初招标合同报账付款。3)唯一最佳满足我公司工艺要求的三剂。其价格确定方式参照供应商提供的2-3家同类多晶硅三氯氢硅生产厂的销售合同价格。以后每月一次调整价格且价格调整依据除上述的合同价格外，参照产品主要原料市场波动幅度和该原料所占的比例。4.4 计采员应在集团或本公司的合格供应商名单中选择供应商，如数量不足，则应首先在中石油、中石化一级资源市场选择，其次通过网络、市场或各部门推荐选择增加供应商，但是推荐的供应商必须报请审核部门批准。4.4.1 公司各部门均可以向物资部推荐有良好信誉、业绩及较强实力的供应商，但是推荐的供应商必须审核部门批准。4.4.2 机动设备设备保障部、生产运营部应该在资料齐全的条件下于2个工作日内完成审核。4.5 技术复杂、供货范围不明确的物资产品必须在技术协议(由公司生产管理部门、设备保障部、技术品质部、设计单位、供应商商定)签定后开展商务谈判。4.6 一般所采购的物资为常规产品，总金额在1万元以下，可以允许五金杂品代理商代理购买，其采购方式为三家代理商询比价采购。4.7 合同有效期确定依据是需用物资的价格波动幅度、实际需用量、企业储存能力和采购周期，签订时间可以是三个月、半年或一年；价格确定方式可以是有效期内锁定价格或价格波动时提出定期或不定期审批价格，必须在合同中明确具体规定。4.8 合同会会签的相关事宜执行QGCLTXZN21103-2010采购合同管理制度Q/GCL/ZNGY 21201-003-2010 采购合同管理制度。5 检查与考核5.1 各级分管领导和部门依据第3、4章管理职责和管理内容的规定与要求对管辖的责任部门/分厂或人员实施检查、指导、辅导，对不符合、不合格提出纠正或纠正措施，并对其有效性验证。5.2 公司考核部门依据第3、4章管理职责和管理内容的规定与要求对管辖的责任部门/分厂或人员实施考核。 表格和记录6.1 非招标物资采购管理流程图 Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/LC-01-A6.2 采购流程图 Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/LC-02-A6.3 生产（技改）物资（议、续）标、询价会审批单（10万元以下） Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/BG-01-A6.4 生产（技改）物资招（议、续）标、询价请示单（10万元以上）Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/BG-02-A6.5 生产（技改）物资（议、续）标、询价审批单（10万元以上）Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/BG-03-A6.6 紧急采购审批单 Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/BG-04-A6.7 物资采购合同会签单 Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/BG-05-A6.8 指定设备厂家采购申请单 Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/BG-06-A6.9 预付款审批单 Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/BG-07-A6.10 付款（到货/验收/质保）审批单 Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/BG-08-A7 附录7.1 附录A Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/LC-0102-A7.2 附录B Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/BG-0108-A附加说明本制度由中能公司泰兴中能标准化管理机构负责提出。本制度由中能公司物资部门泰兴中能经营计划部负责起草或修改。本制度主要起草、修订人：白 雪 倪爱伟王 浩审 核：倪爱伟 孙忠义 赵光燮 高敏伟 张治仁（标准化） 审 定：李 力 吕锦标 姜振启 批 准：蒋文武 本制度由中能公司物资部门泰兴中能经营计划部负责解释。本制度于二七一一年八一月二十八一日第一次发布实施。本制度于二一年八月六日第三次修改发布，二一一年一月一日二一年八月十日实施。附录A-1 （标准的附录）询比价、续标和谈判采购管理制度流程图Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/LC-01-A附录A-2 （标准的附录）采购管理流程图Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/LC-02-A附录B-1 （标准的附录）生产（技改）物资议（续）标、询价审批单（10万元以下）Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/BG-01-A 合同编号： NO：物资名称型号、规格单位数量询比价内容序号报价单位联系人联系电话初始报价（万元）最终报价（万元）付款方式交货日期1234推荐使用单位采购过程描述：经办人： 时间：定价小组人员意见： 物资部经营计划部审核：招标办审核：分管物资副总审批： 注：过程描述中应说明选择采购方式、供应商、定价过程和定价结果的依据。附录B-2 （标准的附录）招议标申请单（10万元以上）Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/BG-02-A 合同编号： NO：申请部门申请人项目明细项目名称规格数量预估单价12预估总额（万元）:采购类型一般采购 紧急采购到货时间： 年 月 日招标方式：公开招标 邀请招标 邀请议标 定向议标 询比价拟邀请供应商序号单位名称推荐人采取定向议标理由：部门： 招标办：附录B-3 （标准的附录）生产物资招（议、续）标、询比价审批单（10万以上）Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/BG-03-A 合同编号： NO：物资名称型号、规格单位数量询比价内容序号报价单位联系人联系电话初始报价（万元）最终报价（万元）付款方式123推荐中标单位中标价格询比价情况说明：经办人： 时间：物资部：招标办：分管物资副总：分管招标副总：总经理：注：过程描述中应说明选择采购方式、供应商、定价过程和定价结果的依据。附录B-4 （标准的附录）紧急物资议（续）标、询价审批单Q/GCL/ZNGY 21201-02TXZN21101/BG-04-A 合同编号： NO：物资名称型号、规格单位数量询比价内容序号报价单位联系人联系电话初始报价（万元）最终报价（万元）付款方式交货日期1234推荐使用单位采购过程描述：经办人： 时间：物资部审核： 分管物资副总审核： 总经理审批：注：1、过程描述中应说明选择采购方式、