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文档简介

业主档案管理控制程序1.0 目的 规范业主档案的管理工作。2.0 适用范围 适用于上海永升物业管理有限公司长沙分公司业主档案的动态管理。3.0 职责3.1 客户服务部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。3.2 客服助理负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。4.0 程序要点4.1 业主档案内容4.1.1 经业主签署后的小区临时管理规约。4.1.2 经业主签署后的区域防火责任书。4.1.3业主信息登记表。4.1.4业主证、钥匙、资料领用登记表。4.1.5业主验房记录表。4.1.6装修申请审批表、签署后的装修施工承诺表、装修安全责任书、相关图纸及装修施工队资料。4.1.7违章处理通知单及处理结果资料。4.1.8 业主的有关证件复印件。4.1.9 业主产权确认登记（产权证书）。4.1.10 其它应保存的资料。4.2 业主档案袋的制作4.2.1 准备适量的26cm34cm左右尺寸的档案袋。4.2.2 将写有“栋号、单元号、房号”的标贴纸贴在档案袋封面上。4.3 将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。4.4 将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案柜中，并在档案袋上标明相关资料的名称及件数。4.5 业主档案的跟踪4.5.1 当发生下列情况变化时，客户服务部客服助理应将变化情况记录在业主档案中：a） 通讯电话联络方式发生变化时。b） 业主发生更替时。4.5.2 业主档案跟踪管理，由客户服务部客服助理每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，客服助理应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。4.5.3 对产权发生变更的业主，物业管理处应及时为新业主建立“业主档案”，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。4.6 业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报物业管理处经理批准，经客户服务部档案客服助理办理登记手续后方可查阅。4.7 业主档案应永久保存。4.8 具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。4.9 本规程执行情况作为客户服务部档案客服助理绩效考评的依据之一。5.0 记录 业主档案目录6.0 相
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