食品企业之2011年新润印刷供应商会议策划方案书.doc

降低成本=创造效益供应商会议策划书携手共赢 和谐发展采购部2010-05 会议目标： 1、加强合作信心，坚定供应商与惠发合作的信心，拓展业务合作领域. 2、扩大企业影响力.3、轮岗交接的通知.4、推广网上采购平台（思达恒）软件.会议主题： 携手共赢 和谐发展 会议场次：1场会议日期：2011年5月8日会议名称：2011年山东新润印刷有限公司供应商大会会议场地：新润印刷会议室会议内容：致辞/交流、宣传/ 参观会议的风格： 主题鲜明，传递信息明确、连贯 感染、激励、鼓舞、坚定合作信心 突出惠发凝聚力、诚意和推动力 会议资料的准备：a) 山东惠发食品有限公司手提袋b) 山东惠发食品有限公司宣传手册c) 邀请函（本次暂不用）d) 邀请函回执单（本次暂不用）e) 参会供应商贵宾证f) 参会供应商名单g) 山东惠发食品有限公司信签纸h) 会议反馈表i) 山东新润印刷有限公司宣传手册j) 横幅k) 铅笔l) 网上采购平台（思达恒）软件介绍会议日程：序号内容时间地点备注1会议签到8:50-9:30印刷公司一楼门口内2背景音乐8:509:30新润印刷会议室惠发宣传短片3林洪栋9:30-9:35新润印刷会议室简短主持介绍4惠总为大会致辞9:359:45新润印刷会议室（如有时间）5惠民经理9:3510:05新润印刷会议室6张录江10:05-10:35新润印刷会议室7推广网上采购平台（思达恒）软件10:35-10:40新润印刷会议室8休息时间10:40-10:55新润印刷会议室合影9参观新润印刷工厂10:55-11:40新润印刷车间10午餐时间12:00-13:30新润印刷会议室11参观惠发集团13:50-14:30惠发各场所12参观恐龙公园14:30-16:00恐龙公园请公司办协助联系结束备注：惠总如有空，时间可相应往后延续。会议前：1、会议场次：场次：1场2、会议设备： 使用新润印刷的电视、使用笔记本（新润印刷准备）3、会场布置设计：1）背景：a) 会场主背景：本次不设置b) 会场动态演示背景 ：惠发公司宣传片c) 会场签到区背景：新润公司宣传画d) 参会供应商必须佩戴贵宾证，便于识别2）条幅：a) 公司门口：热烈欢迎山东新润印刷有限公司供应商朋友b) 主席台： 2011年山东新润印刷有限公司供应商会议3）签到薄：a) 红色的大的签到薄b) 签到用中性笔：4）会议桌、椅：a) 会议桌要铺深红色绒布b) 会议椅用办公椅（需要从惠发借调）（25人）5）会议桌上摆放：a) 惠发信笺纸2张b) 铅笔1只c) 矿泉水1瓶d) 会议反馈表e) 会议手提袋进场时领取 6）会议反馈意见箱：收集会议反馈表（用意见箱改装）7）接待室：a) 直接使用接待室b) 摆放时令水果c) 摆放茶水 8）与会人员： （惠总,看情况）、宋彰伟、朱建伟、（郭振、）惠民、张录江、林洪栋 9）手提袋内放置： a) 山东惠发食品有限公司宣传手册 b）山东新润食品有限公司宣传手册 c）网上采购平台（思达恒）简介会议中 1、会议当天签到服务 在新润印刷会议室外面设置签到台，有专门人员引导签到，先签到，核对信息发贵宾证，凭贵宾证领取会议资料，然后入席。2、会议当天现场管理和服务茶歇/灯光/音响/视频管理、现场管理等 现场统一指挥有其负责的采购人员统一安排，包括人员临时调度等灯光视天气情况。会议后 1、会议散场后现场清扫：由全体服务人员打扫，要求不见垃圾，桌面不能有东西，桌椅摆放整齐，地面清扫干净，如借调的东西拉回惠发公司。2、参会人员名单整理 根据会议前的签到表整理人员，并清点人数，要与事前通知的人员进行对比，统计出比例。 3、会议反馈表，要在供应商会议结束前，要求供应商代表将其填好，投放于摆放在出口处的箱子里。4、感谢参会电话跟进可由负责采购人员电话沟通。需要在会议开始前或根据供应商的规模确定宴请标准。具体由各负责的采购人员订。服务流程：1. 工作人员统一着装：男：深色的西装，白色衬衣，领带女：职业装，白色衬衣 2. 会议邀请：1.电话邀请（项目主管）2.对有需要的提供会议日程安排 否达到预期数量3.接受供应商的参会确认是4.邮寄参会邀请函（本次暂不用）（）5.电话提醒参会（郑欣）1. 会议邀请函的发放：（本次暂不用）2. 参会人员的确认：通过电话沟通，确定供应商的参会人数。3. 交通、住宿、宴会、安排服务流程a) 为供应商提供酒店的预订服务，提供交通指南和会议日程资料，使参会人员准时到达。b) 如有特殊需要招待的，公司审批予以安排食宿，由采购部提前1天把参会人数通知公司办协调订宾馆c) 宴会标准：由公司统一决定注意区分回族居民，要单独根据其民族要求定制宴请标准。由负责的采购人员进行统计分类，最好问清楚供应商是否有特殊要求或忌口等。d) 会议当天除负责的采购人员外，其他能抽出时间的采购人员应当作为服务人员进行安排。6. 外地早到的供应商安排：a) 一般情况下外地距离较远的供应商提前一天到惠发公司，公司提供车辆接送参会的供应商,由采购部统计提前2天报给公司办。b) 有特殊邀请的请公司领导审批，由公司安排住宿。c) 本地供应商或者距离近的供应商自行处理。7. 宾馆车辆接待：根据每次供应商会议人数和自驾车数量的实际情况的安排，可由大巴车到所住宿的宾馆接待，统一时间。车辆接送的过程中要有相关负责的采购人员负责陪同。8. 现场调度：根据现场情况，所有服务人员要听主持人的安排。9. 陪同讲解：由张录江、林洪栋负责在车内讲解，主要针对惠发公司、工地（看情况）、办公大楼，直到恐龙公园。10. 参观路线及要求：a) 路线：由山东惠发食品有限公司出发，沿河小区项目（看实际情况）经过孵化器办公大楼，再去恐龙公园，返回山东新润印刷有限公司。（或根据其他意见临时改变路线）b) 要求：进行参观路线时，要求供应商必须做公司大巴车，所有开车客户要停靠在公司停车场，绝对不允许客户自己开车。11. 果品的摆放 在所有的与会人员入场后（会议开始后），由服务人员将其摆放在门口的对门处， 供休息时适量取用。12. 工作分工：序号人员名称工作安排1、惠民总体协调2、咸金文会场布置协调、供应商回执单人数统计、会议反馈表统计、横幅会场的统一布置，软件推广，负责调动车辆拉桌椅，餐厅午饭的准备，联系公司班车3、郑 欣现场讲解，电话提醒参会 、参会人员信息表、提报计划购买水果，引导入场，果品摆放。4、王海涛会场签到服务，会场服务，供应商引导，会后场地的清扫，果品摆放5、赵宗花会场签到服务，会场服务，引导供应商入场，会后场地的清扫，酒店预定安排（如需要），引导上班车，午餐6、张录江负责自己演讲稿的准备、演示文稿的项目、会议的接见（自己的名片）负责对参观人员去恐龙公园的引导7、林洪栋负责通知供应商，确定与会方式，是否需要接机。责对参观人员去恐龙公园的引导。协助部门营销部协助会议资料（签到区背景、信笺、贵宾证）的设计照片纸等的打印新润印刷负责会场的装饰、桌椅的安排、会议的摄像、照相、电视的摆放，横幅的位置，参观车间的解说公司办协助联系恐龙公园事宜，如需住宿等事宜备注：其他未尽事宜另行通知。费用预算：供应商会议预算方案预算名称标准费用数量单位金额（元）备注 住宿费用 人/次标准间机场车站接待辆大巴费用/辆/包含参观路程费用邀请函费用/份/含回执单快递费用/份/信笺费用0.2540份10铅笔费用0.540支20宣传资料费用440份160签到本费用101份10签到供应