MM141024_01保歌营帐系统和账务流程的讨论.doc

纪要编号：MM20141024-01 MEETING MINUTES/ 会议纪要 致: 钱彬、陈峰、谭磊、吴颖、范翼飞 记录人:谭磊与会者: 谭磊、吴颖纪要编号：地点/方式：电话会议日期:2014-10-24 页数：1主要内容： 保歌营帐系统和账务流程的讨论 一、 保歌收费的组成：a) 一次性费用：IVR录制费、实施费、开发费等。b) 坐席费c) 外呼话费：d) 400话费待回答陈峰：现在的营帐系统，只能支持“外呼话费”按分钟计费的功能，其他的费用组成都不支持。是否可以通过二次开发达到营帐系统的对各种费用的支持。二、 账务流程的讨论：邮件发给财务和技术1) 开户流程：a 试用开户（5天）销售提出测试开户申请技术开通测试账号 邮件发给财务b 试用完成后成为正式客户技术开通正式账号财务生成客户编号销售提出正式开户申请邮件发给技术和抄送销售该邮件中应该包括：1、 合同2、 往来客户资料表3、 客户开票信息4、 按客户开票要求不用而提供的不用企业资料待回答陈峰：先开通测试账号在开通正式账号，对你来讲是否可行，另外会不会增加了你的工作量；如果技术上是可行的，但增加了你的工作量，你可以提出点意见。客户的名称请和财务统一起来，否则有点时候都搞不清楚是哪个客户。2) 每月结账流程:A. 一次性费用结账: 有各对口销售填写“内部对账清单”，来确定是否有收费项目。B. 坐席费用结账: 有各对口销售填写“内部对账清单”，来确定坐席数量。C. 外呼话费结账：通过营帐系统导出的通话量报表，来确定收费金额。D. 400话费结账：由于400号码是包分钟数的，一般不会产生话费，但是如果超过了，需要收费。希望可以通过营运商系统查到详单，包括分钟数。400话费外呼话费一次性费用+坐席费通过营运商系统查到分钟数通过营帐系统导出销售邮件发给财务（每月5日前）财务提供月对账单给销售，有销售发给负责的客户，并催帐。暂定8日前提供待回答陈峰：外呼话费导出是否可以按照客户在每个月底的自动导出。待回答谭磊：请联系营运商时候提供通话详单，或者有系统可以登录查询。3) 充值流程：是指外呼话费的充值。A. 最低话费预存额：是指客户的预存外呼话费低于这个金额时，就需要充值了，否则将被停用。待回答钱彬：是设定一个统一的额度，还是按客户大小性质设置不同的额度，如果数额不同，有谁来决定？待回答陈峰：现在营帐系统中就有这么一个类似的字段，但是没有事实报警提示功能。是否有办法做到设置很好额度后， 每天按几个规定时段进行自动检测，然后对金额不足的客户，发出邮件财务。B. 充值操作：邮件发给销售，进行催收财务根据合同要制作催搜函未收到费用收到费用财务通知技术停用账号财务进行充值操作，或委托技术操作待回答陈峰：当预存话费为0时，系统会自动停用吗？C. 无人认领充值费用：当财务收到不知道是哪个客户的充费时，会通过邮件发给各位销售，让销售来认领。三、 普软平台上的各客户操作。普软的客户指定给一个销售进行统一管理，进行开户、出账流程， 将普软平台上的客户看一个组， 其他的都和一般客户一样。待回答钱彬：请安排一个专门负责普软平台上的对口负责人。营帐需求：1、查询功能：a、可以查询外呼、呼入 分钟数。（按月份查，可查当月的实时数据） a1、如果客户选择的是套餐包的形式，则需要按月查询每个坐席账号的呼叫分钟数（国内）。 a2、如果有国际外呼量的，需要列国家、地区明细、分钟数、资费b、可以查询缴费记录和余额。c、查询上月和历史账单。（只能查上月的，当月时间不能查当月的账单）2、计费规则：a、功能费+外呼话费+呼入话费 （+或-）调整金额 功能费包括：坐席费、DID月租 外呼话费包括：国内长途话费（时长、单价、总价）、国际话费（时长、单价、总价）、国内本地话费（时长、单价、总价） 呼入话费包括：呼入时长、单价、总价（主要是针对捆绑采购400号码的客户） 短信费：. 调整金额：主要是因为特殊原因，要给客户调帐。要注明调帐原因和序号。（只有在当月账单有效）b、套餐费+超出套餐话费+呼入话费 （+或-）调整金额 套餐费包括：套餐类型 （如300元包4000分钟）、坐席数、消费额 外呼话费包括（国内的只计超出套餐分钟数部分，按照总的坐席数计算话费池）：国内话费（时长、单价、总价） 国际话费（时长、单价、总价）（国际话费不可在套餐中） 呼入话费包括：呼入时长、单价、总价（主要是针对捆绑采购400号码的客户） 短信费：. 调整金额：主要是因为特殊原因，要给客户调帐。要注明调帐原因和序号。（只有在当月账单有效）3、信用额度及提醒机制： 信用额度：可以给每个客户设置一个信用额度（为负数），当余额为负数，且不小于信用额度，则客户可以正常使用，一旦小于信用额度，则自动停机）。信用额度要尽量做到实时性。 邮件提醒：系统设置提醒机制，余额剩下500元时候发邮件提醒。信用额度用完，停机的时候发邮件提醒。 邮件：可设置多个提醒邮箱。可设置提醒邮件模版。4、月账单包含信息： 账单中不需要包含余额信息。 账单中不需要包含历史缴费记录。 账单中不需要包括消费明细。5、账单原则上是每月5号后，提供上月消费账单。系统可以自动生成账单初稿，但是需要运营人员 审批后才可以生成正是账单，并且在客户后台中呈现给客户。运营人员审批的过程，也是决定是否调帐的过程。6、系统扣费规则 坐席数功能费、套餐费、DID月租费，根据月资费除以31天为单位数，按天扣，