XdocMan用户手册.doc

深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 1 页 共 177 页 XdocManXdocMan 使用手册使用手册 版权声明版权声明.5 用户许可协议用户许可协议.5 XDOCMAN10.0XDOCMAN10.0 引言引言.5 关于 XDOCMAN手册5 XDOCMAN使用手册的内容.5 印刷排版约定.5 第第 1 1 章章 XDOCMANXDOCMAN 简介简介.6 1.1 关于 XDOCMAN6 1.2 XDOCMAN10.0 版本新增及扩展功能.6 1.3 XDOCMAN的工作流.7 1.4 开始使用 XDOCMAN.7 1.4 开始使用 XDOCMAN.8 1.4.1 启动 XDocMan8 1.4.2 登录 XDocMan8 第第 2 2 章章 XDOCMANXDOCMAN 的系统初始化设置的系统初始化设置.10 2.1 产品安装10 2.2 简介系统用户类型.10 2.2.1 总系统管理员.10 2.2.2 系统管理员.21 2.2.3 部门管理员.22 2.2.4 普通用户.23 2.2.5 切换用户.24 第第 3 3 章章 建立合理的人员组织机构建立合理的人员组织机构.25 3.1 部门设置25 3.1.1 增加部门.25 3.1.2 修改部门资料.26 3.1.3 删除部门.27 3.1.4 部门迁移及接受.27 3.1.5 部门属性.29 3.1.6 部门排序.31 3.1.7 信息项显示调整.32 3.1.8 输入窗体设计.33 3.2 人员设置35 3.2.1 增加人员.35 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 2 页 共 177 页 3.2.2 修改人员资料.37 3.2.3 删除人员.38 3.2.4 人员排序.39 3.2.5 人员调动及接受.39 3.2.6 打印人员资料？.41 第第 4 4 章章 进行有效的分类文档管理进行有效的分类文档管理.42 4.1 分类管理42 4.1.1 增加分类.42 4.1.2 修改分类信息.47 4.1.3 删除分类.48 4.1.4 分类迁移及接受.48 4.1.5 查看分类属性.51 4.1.6 信息项设置.51 4.1.7 信息项显示调整.58 4.1.8 输入窗体设计.60 4.2 项目管理61 4.2.1 增加项目.62 4.2.2 修改项目资料.62 4.2.3 删除项目.63 4.2.4 项目迁移及接受.63 4.2.5 项目条目打印？.68 4.2.6 管理层数信息.68 4.3 案卷管理68 4.3.1 增加案卷.69 4.3.2 修改案卷资料.69 4.3.3 删除案卷.70 4.3.4 案卷迁移及接受.70 4.3.5 案卷条目打印？.75 4.3.6 管理层数信息.75 4.4 文档管理75 4.4.1 增加文档条目.76 4.4.2 修改文档信息.77 4.4.3 删除文档.77 4.4.4 文档迁移及接受.78 4.4.5 相关文档浏览.82 4.4.6 文档条目打印？.83 4.5 原件管理83 4.5.1 增加原件.83 4.5.2 原件扫描.84 4.5.3 修改原件信息.90 4.5.4 删除原件.91 4.5.5 查看原件.91 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 3 页 共 177 页 4.5.6 下载原件.96 4.5.7 原件属性.97 4.5.8 更改原件的显示外观.98 4.5.9 原件版本管理.98 4.6 档案管理101 4.6.1 档案分类管理.101 4.6.2 档案项目管理.103 4.6.3 档案案卷管理.104 4.6.4 档案文档管理.104 4.6.5 档案原件管理.104 4.6.6 档案字典维护.104 4.6.7 备考表管理.109 4.6.8 销毁清册.110 4.7 收藏夹管理.110 2.3.7.1 增加到收藏夹.110 2.3.7.2 整理收藏夹.111 第第 5 5 章章 XDOCMANXDOCMAN 的安全控制的安全控制.113 5.1 用户及密码管理.113 5.1.1 设置用户密码.113 5.1.2 更改密码.113 5.1.3 清除用户密码.113 5.2 用户的权限控制114 5.2.1 普通分类的权限控制.114 5.2.2 档案管理员设定.119 5.3 日志管理119 5.3.1 保存日志.119 5.3.2 筛选日志.120 5.3.3 清除日志.121 5.3.4 刷新日志.121 第第 6 6 章章 XDOCMANXDOCMAN 的数据管理的数据管理.122 6.1 查询和排序.122 6.1.1 单项查询.122 6.1.2 复合查询.123 6.1.3 排序.125 6.2 全文检索126 6.3 数据的导入、导出.127 6.3.1 数据导出.127 6.3.2 数据导入.132 6.4 发送电子邮件.137 6.6 回收站管理.138 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 4 页 共 177 页 6.6.1 还原.139 6.6.2 删除.139 6.6.3 清空.139 6.6.4 查看.140 6.6.5 刷新.140 第第 7 7 章章 XDOCMANXDOCMAN 工作界面工作界面141 7.1 人员机构管理工作界面141 7.1.1 窗体布局.141 7.1.2 菜单.141 7.2 分类文档管理工作界面146 7.2.1 窗体布局.146 7.2.2 菜单.146 7.3 回收站管理工作界面.159 7.3.1 窗体布局.159 7.3.2 菜单.159 7.4 日志管理工作界面.163 7.4.1 窗体布局.163 7.4.2 菜单.163 7.5 工作界面的公共菜单.166 附录.170 附录 A 术 语.170 附录 B 系统配置要求175 附录 C 疑难解答176 附录 D 关于和诚177 和诚公司简介.177 和诚其他产品简介.177 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 5 页 共 177 页 版权声明版权声明 用户许可协议用户许可协议 XDocMan10.0XDocMan10.0 引言引言 关于关于 XDocManXDocMan 手册手册 XDocManXDocMan 使用手册的内容使用手册的内容 印刷排版约定印刷排版约定 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 6 页 共 177 页 第第 1 1 章章 XDocManXDocMan 简介简介 1.11.1 关于关于 XDocManXDocMan 1.21.2 XDocMan10.0XDocMan10.0 版本新增及扩展功能版本新增及扩展功能 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 7 页 共 177 页 1.31.3 XDocManXDocMan 的工作流的工作流 总管理员 系统管理员 一级部门和人员 建立 部门管理员 设置 管理 建立 部门管理员 设置 二级部门和人员 部门下的一级分类 建立 建立 授权 隶属 二级分类电子文档 管理 建立合理的人员组织机构 增加 建立层次分明的文档管理 用户的所有操作 用户的所有操作 日志管理器 管理 回收站 删除对象 删除对象 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 8 页 共 177 页 1.41.4 开始使用开始使用 XDocManXDocMan 1.4.11.4.1 启动启动 XDocManXDocMan 打开“开始”菜单，单击“程序”菜单的“XDocMan”启动 XDocMan。 1.4.21.4.2 登录登录 XDocManXDocMan XdocMan 软件启动之后，便会弹出要求输入用户名称及密码的登录界面。在用户输入用户 名称及密码之前，必须保证连接的服务器是正确的。 登录的步骤如下： 1.单击“连接设置”按钮，打开“服务器设置”窗体（如图 1.4.2-1） 。 图 1.4.2-1 服务器设置 2.在“服务器名称/IP 地址”框中选择或输入需连接的服务器名称/IP 地址，单击“确定” 按钮返回登录界面，如图 1.4.2-2。 图 1.4.2-2 登录界面 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 9 页 共 177 页 3.在“登录用户”和“登录密码”框中输入您的用户名称及密码。 4.单击“确定”按钮。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 10 页 共 177 页 第第 2 2 章章 XdocManXdocMan 的系统初始化设置的系统初始化设置 2.12.1 产品安装产品安装 2.22.2 简介系统用户类型简介系统用户类型 本系统有四类用户： 总系统管理员 系统管理员 部门管理员 普通用户 2.2.12.2.1 总系统管理员总系统管理员 总系统管理员可以实现以下的系统初始化功能： 设置系统外观 设置原件密级 设置系统流水号 人员信息项设置 系统初始化的步骤如下： 1.以总管理员的身份进入“XDocMan”系统。 2.单击“工具”菜单中的“参数设置”命令，打开“参数设置”窗口（如图 2.2.1-1） 。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 11 页 共 177 页 图 2.2.1-1 参数设置 2.2.1.12.2.1.1 设置系统外观设置系统外观 总系统管理员可以根据每个公司或部门的需要设置系统中的单位图标、部门图标、人员 图标等。 设置系统外观的步骤如下： 1.单击“工具”菜单中的“参数设置”命令。 2.单击“系统外观”选项卡，打开“参数设置”窗口（如图 2.2.1-1） 。 3.单击“系统外观”选项卡（如图 2.2.1.1-1） 。 图 2.2.1.1-1 系统外观 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 12 页 共 177 页 4.如果要更换单位图标，单击“单位图标”框中的“更换单位图标”按钮，打开“图标选择” 窗口（如图 2.2.1.1-2） ，从图标列表中选择图标，单击“确定”按钮，更换成功。 图 2.2.1.1-2 图标选择 5.如果要更换部门图标，单击“部门图标”框中的“更换部门图标”按钮，打开“图标选择” 窗口（如图 2.2.1.1-2） ，从图标列表中选择图标，单击“确定”按钮，更换成功。 6. 如果要更换人员图标，单击“人员图标”框中的“更换人员图标”按钮，打开“图标选 择”窗口（如图 2.2.1.1-2） ，从图标列表中选择图标，单击“确定”按钮，更换成功。 7.单击“应用”按钮。 2.2.1.22.2.1.2 设置原件密级设置原件密级 设置整个系统的原件密级，结合分类权限设置功能，用户可以通过设置原件的密级来达 到对原件的各项操作的有效控制。 设置原件密级的步骤如下： 1.单击“工具”菜单中的“参数设置”命令，打开“参数设置”窗口（如图 2.2.1-1） 。 2.单击“原件密级”选项卡（如图 2.2.1.2-1） 。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 13 页 共 177 页 图 2.2.1.2-1 原件密级 3.如果要增加密级，单击“增加”按钮，弹出对话框（如图 2.2.1.2-2） ，输入密级名称后， 单击“确定”按钮。 图 2.2.1.2-2 密级添加 4.如果要修改已经存在的密级，请单击选择要修改的密级，再单击“修改”按钮，弹出 对话框(如图 2.2.1.2-3)，修改密级名称后，单击“确定”按钮。 图 2.2.1.2-3 密级名称修改 5.如果要删除已经存在的密级，请单击选择要删除的密级，再单击“删除”按钮。 6.如果要调整密级高低级别，请单击选择要调整顺序的密级，再单击“上移”和“下移”按 钮来调整密级的高低。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 14 页 共 177 页 7.单击“应用”按钮。 2.2.1.2.2.1.3 3 设置系统流水号设置系统流水号 总系统管理员通过设置系统流水号在设置人员信息项和分类信息项设置时应用。 设置系统流水号的步骤如下： 1.单击“工具”菜单中的“参数设置”命令，打开“参数设置”窗口（如图 2.2.1-1） 。 2.单击“系统流水号”选项卡（如图 2.2.1.4-1） 。 图 2.2.1.4-1 系统流水号 3.在“输入系统流水号名称”框中，输入系统流水号的名称。 4.如果系统流水号是位数不固定的，单击“位数不固定”选项。 5.如果系统流水号是位数固定的，单击“固定位数”选项，并输入位数。 6.如果要在固定位数中添加补位符，先单击“补位符”前的组合框，选择“前置”或“后置”， 然后在“补位符”框中输入补位符。 7.单击“增加”按钮，增加系统流水号。 8.如果要删除系统流水号，在流水号列表中，单击选中要删除的流水号，单击“删除” 按钮。 9.单击“应用”按钮。 2.2.1.42.2.1.4 人员信息项设置人员信息项设置 总管理员可以根据自己单位的需要，设置有关的人员信息项。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 15 页 共 177 页 信息项设置的步骤如下： 1.单击主菜单的“部门”菜单中的“人员属性设置”命令，显示“信息项设置”界面，如 图 2.2.1.4-1。 图 2.2.1.4-1-1 信息项设置主窗体 2.在信息项设置窗体中，用户可以进行如下操作： 新建信息项 修改信息项 删除信息项 3.单击“确定”退出窗口。 2.2.1.4.1 新建信息项新建信息项 增加信息项的步骤如下： 1.单击“信息项设置”工具栏上的“新建”按钮。 2.单击“信息项属性”选项卡，如图 2.2.1.4.1-1。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 16 页 共 177 页 图 2.2.1.4.1-1 新建信息项 3.在“信息项名称”框中，输入信息项的名称。 4.在“类型”框中，单击选择所需的信息项类型选项。 5.在“长度”框中，输入信息项的长度。 6.如果需要设置增加人员时输入的值唯一，请单击选中“信息项值唯一性”复选框。 7.如果需要设置增加条目时允许空值时，请单击选中“信息项值允许为空”复选框。 8.单击“输入方式”选项卡，如图 2.2.1.4.1-2。 图 2.2.1.4.1-2 新建信息项 9.在“选择输入方式”框中，单击选择输入方式： 输入方式：单击“输入”选项。 选择方式：单击“选择”选项，在“输入选项”框中，输入选项名称，再单击 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 17 页 共 177 页 “添加”按钮，选项就添加完成。如需修改或删除某一选项，先选择需修改或删 除的选项，再单击“修改”或“删除”按钮。 输入+选择方式：单击“输入+选择”选项，在“输入选项”框中，输入选项名称， 再单击“添加”按钮，选项就添加完成。如需修改或删除某一选项，先选择需修 改或删除的选项，再单击“修改”或“删除”按钮。 编号生成：参阅：2.2.1.4.4 编号生成。 10.单击“应用”按钮。 11.单击“确定”按钮。 2.2.1.4.2 修改信息项修改信息项 修改信息项的步骤如下： 1. 单击“信息项列表”框中需修改的信息项。 2. 单击“信息项设置”工具栏上的“修改”按钮。 3. 根据需要，对信息项进行修改。请参阅：新建信息项。 2.2.1.4.3 删除信息项删除信息项 删除信息项的步骤如下： 1. 单击“信息项列表”框中需删除的信息项。 2. 单击“信息项设置”工具栏上的“删除”按钮。 2.2.1.4.4 编号生成编号生成 编号生成是指系统中的某个信息项遵循设定的编号生成规则，自动生成某个信息项的具 体内容。主要体现在增加条目的时候。 设置编号生成规则的步骤如下： 1、 在“新建信息项”或“修改信息项”时，单击“输入方式”选项卡，选中“编号生成” 选项，如图 2.2.1.4.4-1。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 18 页 共 177 页 图 2.2.1.4.4-1 编号生成 2、 单击“增加节”按钮，进入“增加节”窗体，如图 2.2.1.4.4-2。 图 2.2.1.4.4-2 增加编号节 3、 在“编号节”列表框中选择节的类型，节设置完成后，单击“增加节”按钮。系统提 供以下几种类型的编号节： 常量：用户任意设置的常量，包括数字、字母和中文等 节流水号：用户可以设置只在此层次使用的流水号，如图 2.2.1.4.4-3 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 19 页 共 177 页 图 2.2.1.4.4-3 增加编号节 系统流水号：用户可以使用总管理员已设置好的流水号，如图 2.1.4.1.4-4。 图 2.2.1.4.4-4 增加编号节 系统参数：系统日期（年、月、日）和系统时间（时、分、秒） ，如图 2.2.1.4.4- 5。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 20 页 共 177 页 图 2.2.1.4.4-5 增加编号节 环境变量：包括当前用户编号、用户名、当前用户所在的部门名称、部门编号， 如图 2.2.1.4.4-6。 图 2.2.1.4.4-6 增加编号节 信息项：用户也可使用层次中的信息项作为编号节中的内容，如图 2.2.1.4.4-6。 图 2.2.1.4.4-7 增加编号节 4、 单击“退出”按钮。 5、 如果要增加多个节，请重复步骤 2-4。 6、 在“输入方式”选项卡中，用户可以自由调整节之间的顺序，如图 2.1.4.1.4-7。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 21 页 共 177 页 图 2.2.1.4.4-8 编号生成 7、 如果要删除某一个节，请选中需删除的节，单击“删除节”按钮。 8、 如果希望在增加条目时，不可以输入除编号自动生成值以外的值时，请清除“值可以 被修改”复选框。 9、 单击“确定”按钮。 2.2.22.2.2 系统管理员系统管理员 系统管理员查看系统的所有日志和进行日志管理设置。 2.2.2.12.2.2.1 设置日志管理设置日志管理 设置日志管理的步骤如下： 1.单击“工具”菜单中的“参数设置”命令，打开“参数设置”窗体（如图 2.2.1-1） 。 2.单击“日志管理”选项卡（如图 2.2.2.1-1） 。 3.如果要设置保存日志的最大时间区间，单击“设置日志的最大时间区间”框中的天 数选择复选框，输入或选择天数。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 22 页 共 177 页 图 2.2.2.1-1 日志管理 4.对操作日志进行高级设置，单击“操作日志高级选项”按钮，打开“操作日志高级选 项”窗体（如图 2.2.2.1-2） 。 5.选择要记录的操作，单击“确定”按钮。 6.单击“应用”按钮。 图 2.2.2.1-2 操作日志高级选项 2.2.32.2.3 部门管理员部门管理员 部门管理员是指定部门中具有最高权限的人员。部门管理员必须由上一级的部门管理员设 置。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 23 页 共 177 页 2.2.3.12.2.3.1 设置部门管理员设置部门管理员 为部门设置一个最高权限的管理人，或者清除已经设置的部门管理员。此功能只能由本部 门的上一级部门管理员设置或清除本部门的部门管理员。 设置部门管理员的步骤如下： 1.单击“部门”菜单中的“部门管理员设置”命令，显示如图 2.2.3.1-1。 图 2.2.3.1-1 设置部门管理员 2.在人员机构树中，单击选择要设置部门管理员的部门。 3.在部门中，单击选择要设置为部门管理员的人员。 4.单击“确定”按钮，成功设置部门管理员。 5.如果想清除已经设置的部门管理员，单击“清除管理员”按钮。 2.2.42.2.4 普通用户普通用户 普通用户是指系统中一般用户，他必须由部门管理员授权才能进行分类文档操作（私有分 类除外） 。 2.2.4.12.2.4.1 设置默认显示界面设置默认显示界面 任何一个用户都可以设置自己登录系统的默认显示界面。 设置默认显示界面的步骤如下： 1.单击“工具”菜单中的“参数设置”命令，打开“参数设置”窗体（如图 2.2.1-1） 。 2.单击“默认显示”选项卡（如图 2.2.1-1） 。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 24 页 共 177 页 3.在“登陆后的优先显示”框中，单击各个选项，设置登陆后的界面。 4.如果想要更改“文档管理”工作界面中分页显示文档的条目数，请单击“分页显示文 本条目数”复选框，输入或选择显示的条目数。 5.如果想要在浏览文档时可以同时打开多个原件，请单击“原件多窗体浏览模式”复选 框。 6.单击“确定”按钮，设置生效。 2.2.52.2.5 切换用户切换用户 用户进入系统后，可以不退出系统直接其他身份的用户重新登录系统。主要用于拥有不同 权限的用户操作。 切换用户的步骤如下： 1.单击“工具”菜单的“切换用户”命令，弹出对话框，如图 2.2.5-1。 图 2.2.5-1 切换用户 2.单击“连接设置”弹出对话框（如图 2.2.5-2） ，输入服务器名称/IP 地址。 图 2.2.5-2 服务器设置 3.在“登录用户”框中，单击输入用户名。 4.在“登录密码”框中，单击输入用户密码。 5.单击“确定”按钮。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 25 页 共 177 页 第第 3 3 章章 建立合理的人员组织机构建立合理的人员组织机构 3.13.1 部门设置部门设置 部门可以是行政意义上的部门（财务部） ，也可以是某临时性的工作小组（“华为项目组”等） ， 同时也可以是以某职位或工作性质的人员集合（“经理组”、 “领导层”、 “技术人员”等） 。 系统提供两种类型的部门管理：固定组织固定组织和临时组织临时组织。 在树状的管理结构中，部门可以分为 3 个级别：根部门根部门、父部门父部门、子部门子部门。 部门管理的主要功能有： 增加部门 修改部门资料 删除部门 部门迁移及接受 部门属性 部门排序 输入窗体设置 信息项显示调整 3.1.13.1.1 增加部门增加部门 在指定的部门下增加子部门。增加的子部门可以是固定组织，也可以是临时组织机构。 增加部门的步骤如下： 1.在机构树中选择一个部门作为新增部门的上级部门。 2.单击主菜单的“部门”菜单中的“增加部门”命令，打开“增加部门”窗口（如图 3.1.1-1） 。 3.在“部门名称”框中，输入部门名称。 4.在“部门简介”框中，输入部门简介。 5.如果新增的部门是临时组织机构，请单击选中“组织部门”复选框。 6.单击“确定”按钮。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 26 页 共 177 页 图 3.1.1-1 增加部门 3.1.23.1.2 修改部门资料修改部门资料 修改指定部门的名称、部门简介及性质（固定组织或者临时组织） 。 修改部门资料的步骤如下： 1.在机构树中，单击选择要修改的部门。 2.单击主菜单的“部门”菜单中的“修改部门资料”命令，打开“修改部门资料”窗体（如图 3.1.2-1） 。 图 3.1.2-1 修改部门资料 3.在“部门名称”框中，修改部门名称。 4.在“部门名称”框中，修改部门简介。 5.单击选中或清除“本部门为临时组织机构”复选框，修改部门的性质。 6.单击“确定”按钮，修改成功。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 27 页 共 177 页 3.1.33.1.3 删除部门删除部门 删除选定的部门。 删除部门的步骤如下： 1.在机构树中选择要删除的部门。 2.单击主菜单的“部门”菜单中的“删除部门”命令，弹出对话框（如图 3.1.3-1） 。 图 3.1.3-1 删除部门 3.单击“是”按钮，删除部门成功并且把删除的部门放入回收站。 3.1.43.1.4 部门迁移及接受部门迁移及接受 部门迁移就是将某个部门迁移到别的部门下。 部门迁移按照迁移的目标的不同，分为如下： 权限内迁移：用户在其权限范围内（是迁移地和目标的的部门管理员）迁移。 权限外迁移：用户在其权限范围外（不是目标地的部门管理员）迁移。此时用户迁出 时只需选择接收部门，由对方部门的部门管理员确认迁移。 只有权限外迁移可以执行撤消迁移。 3.1.4.13.1.4.1 权限内的部门迁移权限内的部门迁移 权限内部门迁移的步骤如下： 1.单击“部门”菜单中的“部门迁移”命令，打开“部门迁移”窗体（如图 3.1.4.1-1） 。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 28 页 共 177 页 图 3.1.4.1-1 部门迁移 2.在机构树中，单击选择迁移的目的部门。 3.单击“确定”按钮，部门被迁移。 3.1.4.23.1.4.2 权限外的部门迁移权限外的部门迁移 接受迁移部门的步骤如下： 1.单击“部门”菜单中的“部门迁移”命令，打开“部门迁移”窗体（如图 3.1.4.1-1） 。 2.在机构树中，单击选择迁移的目的部门。 3.单击“确定”按钮，部门处于迁移状态。 4.如果想撤消处于迁移状态的部门，请单击正处于迁移状态中的部门，单击“部门”菜 单中的“部门迁移”命令，打开“部门迁移”窗体（如图 3.1.4.2-2） ，单击“撤消迁移” 按钮后单击“确定”按钮。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 29 页 共 177 页 图 3.1.4.2-2 撤消迁移 5.迁移目的地的部门管理员登录系统后，单击主菜单“工具”菜单的“迁移接收”命令， 打开“待接收。 。 。 ”窗体（如图 3.1.4.2-3） 。 图 3.1.4.2-3 接收迁移部门 6.在列表中单击选择需要接收的部门，再单击“接收”按钮。 7.如果需拒绝待接收的部门，请单击“拒绝”按钮。 8.单击“关闭”按钮。 3.1.53.1.5 部门属性部门属性 查看指定部门的简介、性质及部门创建修改信息等。 查看部门属性的步骤如下： 1.在机构树中选择要查看的部门。 2.单击主菜单的“部门”菜单中的“部门属性”命令。 3.单击“常用信息” 选项卡，查看部门管理员、上级部门、部门性质，显示如图 3.1.5-1。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 30 页 共 177 页 图 3.1.5-1 部门的常用信息 4.单击“创建修改信息” 选项卡（如图 3.1.5-2） ，查看创建人、创建日期、修改人、修改 日期资料。 图 3.1.5-2 部门的创建修改信息 5.单击“部门简介” 选项卡（如图 3.1.5-3） ，查看部门简介。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 31 页 共 177 页 图 3.1.5-3 部门的简介 6.单击“确定”退出。 3.1.63.1.6 部门排序部门排序 排列组织下所有子组织的显示顺序。各平级部门的排序先后顺序由上一级部门管理员确定。 排序一旦确定，对系统的所有用户生效。 部门排序的步骤如下： 1.在机构树中选择要进行排序的部门下的一个子部门。 2.单击主菜单的“部门”菜单中的“部门排序”命令，打开“部门排序”窗体（如图 3.1.6-1） 。 3.从部门树中，单击选择要进行排序的部门。 4.单击“上移”、 “下移”按钮进行排序。 5.单击“确定”按钮，成功进行排序。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 32 页 共 177 页 图 3.1.6-1 部门排序 3.1.7 信息项显示调整信息项显示调整 信息项显示调整是指用户可以根据自己的需要调整显示人员的界面。显示调整包括调整可 显示的信息项、信息项的显示顺序及显示方式（单行或多行） 。 信息项显示调整的步骤如下： 1.单击“部门”菜单中的“信息项显示调整”命令，进入“信息项显示调整”窗口，如 图 3.1.7-1。 图 3.1.7-1 信息项设置 2.在“可选择信息项”框中，单击选择某一个信息项。 3.单击“-”按钮，将信息项添加至“可视信息项”框中。 4.如果想将某一信息项调整为不可视信息项，在“可视信息项”框中单击选择信息项。 5.单击“”按钮，将信息项移至“多行显示信息项”框中的“信息项名称”框 中。 14.单击“应用”按钮。 15.单击“确定”按钮。 注意注意 只能设置一个信息项采用多行显示方式的方式。 在信息项显示调整后，新增的信息项自动设为“不可显示”的信息项，如果要调整， 需重新进行信息项显示调整。 3.1.83.1.8 输入窗体设计输入窗体设计 窗体设计是对于增加人员信息而言的，是用来输入人员信息的用户界面。输入窗体设计完 成后，将作为以后总管理员录入和查看人员信息的窗体。 设计输入窗体的步骤如下：设计输入窗体的步骤如下： 1.单击“部门”菜单中的“输入窗体设计”命令打开“窗体设计”窗口，如图 3.1.8-1。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 34 页 共 177 页 3.1.8-1 输入窗体设计 2.在“窗体设计”窗体中，可以进行如下操作： 删除信息项 删除信息项的步骤如下： 1. 选定欲删除的信息项。 2. 单击工具栏上的“删除”按钮。 重置：恢复信息项显示的初始状态。避免用户误操作过程时无法显示的信息项。 重置的步骤如下： 1. 单击工具栏上的“重置”按钮，系统将恢复信息项显示的初始状态。 保存：将当前对信息项编辑后的状态进行保存。 保存的步骤如下： 1.单击工具栏上的“保存”按钮，将当前对信息项的编辑进行保存。 属性设置：信息项包含标签和文本框两种类型。用户可以根据需要设计出风格不同 的信息项显示方式。 属性设置的步骤如下： 1.选中标签或者文本框，单击工具栏上的“属性”按钮。 2.在属性列表中设置相应的属性值。 网格编辑：网格编辑是指对信息项的背景显示状态，用户可以取消背景的网格显示 状态， 也可以设置网格的显示间距。 设置网格的步骤如下： 1.单击菜单“视图”下的“隐藏网格” ，信息项的背景为平滑状态。 2.单击菜单“视图”下的“网格间距” ，选择网格的间距数值，系统将根据选择 的内容将背景的网格设置成指定的间隔。 格式：格式是指对信息项显示的尺寸及位置而言的，由于用户可以对信息项的长度 及宽度进行编辑，为避免信息项显示的协调性，可以使用此功能调整信息项 的显示状态。 设置格式的步骤如下： 1.选择多个信息项，单击菜单“格式”下的相关子菜单项。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 35 页 共 177 页 3.23.2 人员设置人员设置 跟现实生活中的“人员”概念基本一致，是组成部门的个体，人员从属于部门，一个部门下可以 有若干个人员，一个人员也可以属于若干个部门，但是只能主属于而且必须主属于一个部门。人员 可以分为主属人员和附属人员。 人员管理的主要功能有： 增加人员 修改人员资料 删除人员 人员排序 人员调动 人员权限查看 打印个人权限表 打印人员资料 3.2.13.2.1 增加人员增加人员 增加人员到指定的部门。 增加人员的步骤： 1.在主界面的机构树中，单击选择要增加人员的部门。 2.单击主菜单的“人员”菜单中的“增加人员”命令，显示的界面是“输入窗体设计”中设计 窗体（如图 3.2.1-1） ，请参阅：输入窗体设计。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 36 页 共 177 页 图3.2.1-1 增加人员 3.如果增加的是主属人员，单击“人员是主属还是附属”框中的“增加新人员”选项，单击各 人员信息项后的文本框，输入信息内容，如人员姓名、用户登录名等。 4.如果增加的是附属人员，单击“增加其他部门的人员到此部门”选项（如图 3.2.1-2） ， 在人员机构树中，单击要增加的人员。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 37 页 共 177 页 图 3.2.1-2 增加人员 5.单击“确定”按钮，成功增加人员。 3.2.23.2.2 修改人员资料修改人员资料 修改人员的信息项资料。 修改人员资料的步骤如下： 1.在人员列表中，单击选择一个人员。 2.单击“人员”菜单中的“修改人员资料”命令，显示如图 3.2.2-1。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 38 页 共 177 页 图 3.2.2-1 修改人员资料 3.在输入窗体中，单击各人员信息项后的文本框，修改相应信息内容，如人员名称、用 户名等（注意：附属人员的姓名是不能修改的） 。 4.单击“确定”按钮，成功修改人员资料。 3.2.33.2.3 删除人员删除人员 将某个人员从某个组织删除。 删除人员的步骤如下： 1.在人员列表中，单击选择要删除的人员。 2.单击“人员”菜单中的“删除人员”命令，弹出对话框，如图 3.2.3-1。 图 3.2.3-1 删除人员 3.单击“是”，删除人员，并且放入回收站。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 39 页 共 177 页 3.2.43.2.4 人员排序人员排序 排列部门下所有人员的显示顺序。排序一旦确定，对系统的所有用户生效。 人员排序的步骤如下： 1.在人员列表中，单击选中要排序的人员。 2.在按住鼠标的同时移动鼠标，拖动此人员到目的位置。 3.放开鼠标，人员排序成功。 3.2.53.2.5 人员调动人员调动及接受及接受 人员迁移就是将某个人员迁移到别的部门下。 人员迁移按照迁移的目标的不同，分为如下： 权限内迁移：用户在其权限范围内（是迁移地和目标的的部门管理员）迁移。 权限外迁移：用户在其权限范围外（不是目标地的部门管理员）迁移。此时用户迁出 时只需选择接收部门，由对方部门的部门管理员确认迁移。 只有权限外迁移可以执行撤消迁移。 3.2.5.13.2.5.1 权限内的人员调动权限内的人员调动 权限内的人员调动步骤如下： 1.单击“人员”菜单中的“人员调动”命令，打开“人员调动”窗体（如图 3.2.5-1） 。 图 3.2.5.1-1 人员调动 2.在机构树中，单击选择调动的目的部门。 3.单击“确定”按钮，人员被调动。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 40 页 共 177 页 2.3.5.22.3.5.2 权限外的人员调动权限外的人员调动 权限外的人员调动步骤如下： 1.单击“人员”菜单中的“人员调动”命令，打开“人员调动”窗体（如图 3.2.5.1-1） 。 2.在机构树中，单击选择调动的目的部门。 3.单击“确定”按钮，人员处于调动状态。 4.如果想撤消已经处于调动状态的人员，请单击“人员”菜单中的“人员调动”命令， 打开“人员调动”窗体（如图 2.3.5.2-1） ，单击“撤消调动”按钮。 图 2.3.5.2-1 撤消调动 5.迁移目的地的部门管理员登录系统后，单击主菜单“工具”菜单的“迁移接收”命 令，打开“待接收。 。 。 ”窗体（如图 2.3.5.2-1） 。 图 2.3.5.2-1 人员接收 6.在列表中单击选择需要接收的人员。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 41 页 共 177 页 7.单击“接收”按钮接收调动过来的人员。 8.如果不需要接收选中的人员，请单击“拒绝”按钮拒绝此人员的调动。 9.单击“关闭”按钮，结束人员的迁移接收。 3.2.63.2.6 打印人员资料打印人员资料？ 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 42 页 共 177 页 第第 4 4 章章 进行有效的分类文档进行有效的分类文档管理管理 4.14.1 分类管理分类管理 分类根据管理方式的不同，分为普通分类普通分类、档案分类档案分类两种。 分类呈树状结构，分类下可以有子分类子分类、可以有文档文档、也可以子分类和文档并存，分类树中存 在根分类根分类、父分类父分类和子分类。 分类之间的关系主要存在继承继承和引用关系两种，分类之间的关系在增加分类中建立。 分类管理的主要功能为： 增加分类 修改分类信息 删除分类 分类属性 分类迁移 分类权限设置 信息项设置 输入窗体设计 信息项显示调整 4.1.14.1.1 增加分类增加分类 在指定的部门部门或分类分类下增加新的分类。 增加分类的步骤如下： 1.单击选择建立新分类的位置，可以是部门或分类； 2.单击“分类”菜单中“增加分类”命令，然后依据向导一步步操作，直至成功完成增 加。 系统提供如下几种增加的分类类型： 增加空分类 增加引用模板的分类 增加继承父分类的分类 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 43 页 共 177 页 增加档案分类（在档案管理中详细介绍） 4.1.1.14.1.1.1 增加继承父分类的分类增加继承父分类的分类 采用“继承父分类”类型建立的分类与上一级分类形成了继承继承关系。父分类的属性变化， 子分类的属性也随之变化。 增加空分类的分类步骤如下： 1.在“请选择分类类型”框中选中“继承父类分类”选项，如图 4.1.1.1-1。 图 4.1.1.1-1 添加继承父类分类 2.在“分类名称”框中，输入分类名称。 3.如果想更改图标，请单击“分类图标” ，选择所需的图标。 4.如果要将新分类设置为模板，请单击选中“设为分类模板” ，将分类设置为模板可以 被其他分类引用。 5.单击“下一步”按钮。 6.查看新建分类的基本信息，如图 4.1.1.1-2。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 44 页 共 177 页 图 4.1.1.1-2 查看分类基本信息 7.单击“完成”按钮。 4.1.1.24.1.1.2 增加引用模板的分类增加引用模板的分类 引用分类模板的分类是引用设为分类模板的分类的层次、密级、信息项等分类结构，但 不引用分类模板分类的权限设置。 新增“引用分类模板分类”的步骤如下： 1.在“请选择分类类型”中选中“引用分类模板分类”选项，如图 4.1.1.2-1。 图 4.1.1.2-1 添加引用分类模板分类 2.在“分类名称”框中，输入分类名称。 3.如果想更改图标，请单击“更改图标” ，选择所需的图标。 4.单击“下一步”按钮。 5.从“模板列表区”中单击选择需引用的模板，如图 4.1.1.2-2。 图 4.1.1.2-2 选择分类模板 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 45 页 共 177 页 6.单击“下一步”按钮。 7.查看新建分类的基本信息，如图 4.1.1.1-3。 图 4.1.1.2-3 查看分类信息 8.单击“完成”按钮。 4.1.1.34.1.1.3 增加空分类的分类增加空分类的分类 空分类是让用户可以根据自己的需求设计一个全新的分类。 新增“空分类”的步骤如下： 1.在“请选择分类类型”框中单击选中“空分类”选项，如图 4.1.1.3-1。 图 4.1.1.3-1 添加空分类 2.在“分类名称”框中，输入分类名称。 3.如果需要更改图标，请单击“更改图标”按钮。 4.如果想把新增的分类设置为分类模板，请单击选中“设为分类模板”复选框。 5.单击“下一步”按钮。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 46 页 共 177 页 6.如果需要设置密级，请单击选中“密级管理”复选框，如图 4.1.1.3-2。 图 4.4.1.3-2 设置密级管理 7.单击“下一步”按钮。 8.设置新分类的层次，如图 4.1.1.3-3。 图 4.1.1.3-3 层次设置 9.单击“下一步”按钮。 10. 查看新建分类的基本信息，如图 4.1.1.3-4。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 47 页 共 177 页 图 4.1.1.3-4 查看分类信息 11. 单击“完成”按钮。 4.1.24.1.2 修改分类信息修改分类信息 分类建立以后，用户仍然可以根据实际的需求对分类进行修改。 修改分类信息的步骤如下： 1.单击选择需修改分类的位置。 2.单击 “分类” 菜单中的“修改分类信息”命令。 3.单击“基本信息”选项卡，修改分类的基本信息，如图 4.1.2-1。如果想更改分类的名 称，请在“分类名称”框中输入新的分类名称。如果想更改分类的图标，请单击“更 改图标”按钮。如果想取消分类之间的继承继承关系，请选中“取消继承”复选框，则取 消分类之间的继承关系。如果想取消或设置分类为分类模板，请选中“设为分类模板” 复选框，可以将分类设置或取消设置为分类模板分类模板。如果想取消分类之间的引用引用关系， 请选中“取消分类模板引用”复选框，则取消了分类之间的引用关系。 图 4.1.2-1 修改分类 4.单击“层次设置”选项卡，修改分类的层次设置。参阅：增加空分类的分类。 5.单击“密级设置”选项卡，修改分类的密级设置。参阅：增加空分类的分类。 6.单击“应用”按钮。 深圳市和诚科技实业有限公司 地址：深圳市彩田路中深花园 B 座 11 楼 11-15 号 第 48 页 共