马钢（合肥）公司绩效管理系统公文处理详细使用手册.doc

公文处理马钢（合肥）公司绩效管理系统具有严格的公文管理流程，主要分为三大部分：收文、发文、工作流程设置。主界面如图1所示图1一、收文文件上报各单位文书登录系统后，由左侧菜单栏下的文件信息管理-公文处理进入，在分类浏览下点击文件上报界面如下所示，然后点击新建按钮对要上报的文件进行填写。点击文件上报到查询页面，然后点击新建按钮操作当该份文件被登记后，可以点击追踪按钮，查看到自己上报的文件，收文登记后的处理情况点击查看按钮根据权限不同，可进行退回、登记、修改等操作点击新建按钮后，文件上报编辑界面，填写好相关内容后，点击上报按钮即可。收文处理过程按照预先定义好的工作流，对收文进行逐步处理。直至最后成功，下面分步介绍（步骤以及每步操作的人员都是可以在“工作流设置”中进行配置的）收文流程如图2所示：图2登记分办拟办批示完成归档承办（一）收文登记对新的收文进行登记，这是收文的第一步。进入收文的规范流程。点击图1中的收文登记，出现如图3所示。可以代替领导批示意见相应操作按钮图3点击“开始办理”按钮，进入图4，填写收文详细信息，点击“浏览”可以选择要上传的附件，点击“上传”开始上传附件(浏览增加文件上传附件)。上传附件填写登记信息完成处理，进入下一步图4基本信息填写完成，点击“完成处理”按钮并点击确定后可结束登记步骤。（二）拟办点击图1中的待办理收文选择需要办理的收文，也可在我的工作台上的待处理公文中直接点击要办理的收文。如图5所示：双击拟办意见这一栏会弹出输入意见对话框相应操作按钮上传附件：收文内容注意这里状态的变化（每一步都不同）图5点击“开始办理”可进入到拟办界面，在此界面，我们可以进行两个操作：一是传阅；二是完成办理到下一步。在这里，传阅是指该份公文不需要经领导批示，部门承办，只需大家阅读的文。完成办理就是正常步骤，办理完后进下一步，到分办步骤，然后再进行批示等等。如图6所示：相应操作按钮图6查看登记人员上传的文件内容后单击完成处理后，即可输入处理意见。在处理意见中可以人工输入（输入的内容会自动增加到快捷选择中，以便下次直接选择。），也可以通过“快捷选择”进行快速批示。选择好处理意见后点击保存进入下一步。如图7所示：图7【注意】：如需对附件内容修改则需把文件下载到本机，再对其进行修改后上传。（三）分办分办具有更加灵活的操作，一般为公文管理的核心调度人员。在收到收文后，可以根据需要选择下步操作。并且对收文具有较大的修改权限。在序号中填写收文文号拟办、批示等步骤在领导填写处理意见完成处理后，文件全部回到分办进行下一步骤的处理。分办人员的相关意见可以在办文要报中填写。界面如图8所示：与拟办操作类似。只是人员不同，填写的条目不同。图8点击完成处理后，进入如图9所示界面。其中可以选择进入下一步骤的方式为“只需一人处理完毕”（选定的人员中任意一人完成处理即可）或者“指定所有人处理完毕”（即所有选定的人员都处理完毕才可进入下一步，）默认为“只需一人处理完毕”。选择完毕后点击“完成办理”即可。1、下步可操作人员。3、单击完成当前用户工作可选下级办理步骤内容下一步的处理方式2、填写当前用户意见图8（四）批示l 在我的工作台下找到“待处理公文”，直接点击单份文件进入批示页面。也可由左侧导航栏下的“文件信息管理”“公文处理”-“待办理的收文“中打开需要办理的文件。l 方法一：进入页面下图所示。点击“开始办理”进入下一个界面。可直接点击附件的文件名直接打开或下载文件，也可点击文件名前面的图标下载附件。l 下图示，附件查看完成后，直接点击“完成处理”弹出页面，输入批示意见。 l 如上图示，在处理意见栏目，输入批示意见。也可在快捷选择中选择曾经输入的意见。l 输入完成后点击保存按钮。系统自动提示文件的流向。该份文件处理完毕。l 待处理平台上点击“刷新”按钮，该份文件自动消失。方法二：在我的工作台上点击要办理的文件名进入，然后直接在自己要输入意见的地方双击。则会弹出如下图所示的界面。双击出现输入意见对话框在此处输入处理意见，点击完成处理按钮。则这份文件就办理完毕了。点击“完成处理”后填写处理意见，文档会回到分办那里，分办人员选择“开始办理”按钮。进一步选择下一步的办理人员。此时选择承办进入下步操作。（五）承办根据领导批示，分办人员将收文再转给承办人进行承办，承办界面如图10所示进入下一步图10备注：公文在承办步骤时，承办人点击开始办理按钮后会出现部内承办按钮（如上图所示），通过部内承办按钮下达工作单，形成一个部室内部循环。下达的工作单会显示在该公文的下面。【注意】：只有选择“分办”步骤的分办人员才能进行下一步归档操作。各步骤操作人员（拟办、批示、承办等步骤）对附件查阅时，先下载到本地，然后再修改上传。（四）归档完成收文的全部操作。完成的界面图11所示【注意】：在此步骤选择附件，以便归档后用户查看。选择归档后可以查看的附件图11其他操作：（1）、步骤历史方便查询一个收文的全部操作过程和涉及的相关人员及其他们的处理内容。如图12所示：图13（2）代录入可以代理领导批示意见。如图14所示：点击可选择被代理的领导图14二、发文发文流程如图15所示。下面简要介绍发文流程的各步骤。【注意】：发文中也有一些步骤是需要写处理意见的。操作方式与收文的一致。不再截图。分办拟稿审稿审核归档分发校对标准格式签发会签图15（1）、发文撰稿（拟稿）：发文的初始步骤，界面如图16所示，进行基本信息填写和附件的上传。点击完成基本信息填写发文基本信息注意：图中的选择按钮可以方便快速的进行信息的填写附件上传图16点击完成办理按钮，弹出下图所示界面，选择下歩要办理的步骤，填写好处理意见，点击完成办理按钮即可。图17（2）、审稿：点击“完成处理”后选择审稿步骤审稿步骤与拟稿步骤类似，进入后显示如图19所示：由审稿人员对附件下载后进行审核操作，如对附件进行修改，需要上传附件， 步骤提示图19点击完成处理后，弹出的界面，如上图17所示，选择下歩要办理的步骤，填写好处理意见，点击完成办理按钮即可。（图17）（3）、审核：由拟稿人选择进入审核状态。如图21所示（局部）图21（4）分办：点击完成处理后可填写处理意见。如图20所示： 点击保存后即进入分办操作。分办人员在分办状态下点击完成办理为来文选择下一步操作步骤以及操作对象。并可在办文要报中填写操作意见, 界面与“收文”中的相关操作类似。如图22所示：后面依次按照系统配置好的流程进行逐步操作。直至“归档”全部完成。界面与“收文”类似。不再描述。选择发文文号状态提示分办状态图22（5）、会签：由拟稿人选择进入会签操作。如图23，会签处理好之后，文件会回到拟稿人那里，由拟稿人把文件进行下一步骤操作。图23（6）、签发：由分办人（文书）选择进入签发操作。如图24状态提示图24（7）、标准格式：分办选择下一步操作，标准格式。如图25状态提示图25（8）、校对：标准格式（文印员）选择下一步校对操作。校对完之后，点击开始办理，在界面最底下输入校对人员称呼，点击完成办理按钮，进入下一步操作。状态提示（9）、分发：分办单击“完成办理”按钮,再选择下一步操作，分发。如图26【注意】：在此步骤选择附件，以便归档后用户查看。建议各步骤操作人员（审稿、审核、会签、签发、标准格式、校对、分发等步骤）对附件查阅时，先下载到本地，然后再修改上传。文件分发后，各单位收到阅读的发文后，点开文件查看时，可点击部内承办按钮，可继续进行部门内部流转操作。状态提示图26（10）、归档：分办单击“完成处理”按钮，再选择下一步操作，归档。如图27状态提示图27注意：在操作过程中若出现流程错误，例如分办误操作选择了下一步为拟稿。而实际为审核。这是可以通过“步骤历史”中的撤销按钮实现。此功能需要联系管理员受权。如图28所示：先点击展开附件，然后点击撤销即可 图29展开附件图28用户可以根据需要选择撤销到任何位置图29三、设置工作流程管理员根据实际情况，进行公文处理的工作流配置。 “收文”和“发文”的工作流程是初始配置的，管理员可根据实际变动情况进行修改。进行流程的配置的同时可以进行公文流转中人员的配置（包括权限的配置），下面以收文的流程配置为例加以说明。(一) 设置工作流程：主界面如图31示意。每一步的详细配置选择流程流程基础信息工作流程（步骤）图31（1） 创建新步骤：界面如图32所示。为流程增加新的步骤。2、填写新步骤的详细内容1、单击：创建新步骤3、保存完成新步骤的创建图32（2） 编辑已有步骤：界面如图33所示：保存对步骤的修改提交到下一默认步骤图33四、文号处理点击公文管理下的按钮，可进行发文文号与收文文号的维护1、发文字号维护，如下图所示：增加新的文号点击增加按钮后，进入下图所示： 根据需要填写内容后，点击保存。保存2、收文字号维护，如下图所示：增加新的文号点击增加按钮后，进入下图所示： 根据需要填写内容后，点击保存。五、其它功能(1