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企业公文写作基础知识,孙运涛,（一）定义：简称公用文书。 （二）执行标准： 1、国务院国家行政机关公文处理办法（2001-1-1施行）； 2、国标GB/T9704-1999国家行政机关公文格式。,一、公文的概念、执行标准,二、企业公文特点,（一）具有法定作者（公司、法定代表人名义董事长、总经理、经授权单位/部门）； （二）具有法定权威和效用（公文的现实执行效用，时效性等）； （三）具备特定体式 文体：文件的表达形式。,企业公文特点,格式： 1、约定俗成格式； 2、法定标准格式。 （四）特定的处理等程序。 重点提示： 1、企业内设机构不得正式对外行文； 2、企业综合职能部门 - 行办/总经办/董事会办 - 的授权行文和职权行文：,企业公文特点,（1）授权行文依据“经。同意（批 准）” （2）授权手续 - 谁授权，谁签发。 （五）有特殊的针对对象：就事谈事，有明确的收、处对象和专门事宜。（原则上一事一文）,三、企业常见公文文种及使用,（一）企业常见公文文种：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要（共9种） （二）企业内设机构经常使用的几种文种的拟制 1、通知 （1）下行文；是发布行政法规、规章、传达上级指示、批转文件或要求执行事宜时用的文种。,通知常分批转性、规定或指示性、会议性、事务性通知。 （2）要件11个（文件头、编文号、签发、标题 、通知对象、内容、主办单位或部门章、成文日期、题词、主/抄送机构、承办机构和文件印制份数等）。,企业常见公文文种及使用,企业常见公文文种及使用,2、请示 （1）上行文；是向上级请求指示、批准时使用的文种-指办事前的。 （2）请示内容分三部份（开头：请示的理由或背景 - 要求充分、简要；主体：请示的事项 - 要求实际、合理、明确、简要；结尾：要求 - 常用可否、当否，请批示或批复.,企业常见公文文种及使用,例： 行政人事部关于用车事宜的请示 公司领导： 按公司要求和我部门工作计划安排，我部将于2011年10月25日前去黄岛黄海学院进行校园招聘,由于公司距招聘学校路途较远(约50公里),如果招聘人员乘座胶州至黄岛最早的班车(早上8:30从胶州发车)前往,最早将在9:30左右到达,与校方原协调安排的时间(9:00)有冲突,不利于招聘工作.如果招聘人员提前一天前往,会增加差旅费约300元(叁佰元).为了在尽量节约费用的同时顺利推进招聘工作,特请示届时使用公司车辆前往. 当否，请批示。 行政人事部 二零一一年十一月二十三日,企业常见公文文种及使用,企业常见公文文种及使用,3、报告 （1）上行文；主要是向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级的询问或要求时使用的文种 -指办完事后的书面材料。 （2）报告的要素11个,企业常见公文文种及使用,（文件头）、（编文号）、（签发）、标题 、报送对象、内容、主办单位或部门章或签字、成文日期、（主题词、主/抄送机构、承办机构和文件印制份数等） 注：括号中的部份，无（注册）法人资格单位不灌 用。 特别提示：“请示”用于事前； “报告”用于事后。,企业常见公文文种及使用,例： 青乳发2011XX号 关于精益生产工作首期推进情况的报告,青岛新希望琴牌乳业有限公司文件,企业常见公文文种及使用,新希望乳业控股有限公司： 青岛琴牌乳业公司精益生产管理工作，已于2011年9月份正式起动，现将首期（9月10日至10月31日）工作开展情况报告如下： 一、基本情况 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX- 要求 简明扼要、集中概括、一目了然、数据支撑 二、几点做法 （一）XXXXX 1、XXXXX,企业常见公文文种及使用,（1）XXXXX （2）XXXXXX 2、XXXXX 三、取得效果（或经验、体会等） (一) XXXXX （二）XXXXXX 四、存在的问题（或不足） -重点（含以下） （一）XXXXXX （二）XXXXX,企业常见公文文种及使用,五、存在问题的原因（分析） （一）XXXXX 1、XXXXX （二）XXXXXX （三）。 六、下步打算（努力方向等） （一）XXXX （二）。 （三）。,企业常见公文文种及使用,七、改进措施（排号同上- （一）、（二）、（三）。） 青岛新希望琴牌乳业有限公司 二零一一年十一月一日 主题词：精益 管理 首期 情况 报告 送：XXX 、XXX （共印XX份） 承 办：行政人事部,企业常见公文文种及使用,4、函。平行文，主用于平级或无隶属关系单位（部门）之间，为了协调工作或拟办事宜时用。注意-下级单位不能向上级单位行函！ 5、会议记录（会议纪要）。会议记录是对会议情况的原始记载，会议纪要是对会议的目的、要求、基本精神及决定的事项加以文字归纳整理，以上传下达，统一思想，推动工作的一个正式公文。,企业常见公文文种及使用,（1）两者关系：记录是纪要的基础依据；纪要是记录的精华体现。 （2）纪要特点：可下发执行（类似通知作用），也可报送上级（类似会议情况报告作用），还可发给平级单位（类似函的告知作用）。 （3）要素：时间、地点、参会人员（应到、缺席人员说明情况）、主持人、记录,企业常见公文文种及使用,（整理）人、会议议题等。 6、内部往来文件 （1）文件的一种，具特殊性（内部使用）。 （2）要素： 编号由发出部门+年份+发文序号,企业常见公文文种及使用,文件发出单位（公司、部门、个人）； 接收单位指经办单位； 主报送对象； 抄送对象（可能涉及才填）； 主题（联络的主要议题）； 内容（正文）； 本信息发出人经办人； 行文时间（用阿拉伯数字）,企业常见公文文种及使用,例： 青岛新希望琴牌乳业有限公司信息联络单 编：Q/RP/HACCP405.1 编号：行政人事部2009-01,企业常见公文文种及使用,小结：公文撰写步骤和操作 一、写作第一步：交拟 - 向拟稿人交待 （一）为什么写（目的、背景）； （二）主要写什么（主要观点、意见、办法及对文稿的大体设想）； （三）该怎样写（写作要求：包括文种、起草方式、撰稿时间和程序、提供必要的参考资料等）。,企业常见公文文种及使用,二、正文写作规范 （一）开头定明本文主旨确立的途径 （来自于机关单位-经研究决。；来自于工作实践 -最近。；来自于国家或上级的文件和会议精神-文件名称和文号、会议名称及主题）； （二）公文内容拟写规范 1、内容准确 符合国家法律、法规及其它有关规定。,企业常见公文文种及使用,2、文字表达：情况确实，表述准确，结构严谨、条例清楚，字词规范，标点正确，篇幅适宜并力求简短。 3、称谓使用：要求正确，对同一人物、机构、事物的称谓前后要统一、一致，称谓要规范 -人物称谓一般姓名在前，职务在后。,4、引文、日期：引用公文应先引标题，后引发文字号；日期应当写明具体年、月、日，一般不用“今年、上月、昨天”等表达。 5、使用法定计量单位（如公斤不能用斤代替、公里不能用里）。,企业常见公文文种及使用,企业常见公文文种及使用,6、结构层次的序数符号：原则上不超过四层“一、”-但作为小标题时无标点 - “ 一 基本方法 ” ；“ （一） ”、“1、”、“（1）”。 7、非规范化简称：先用全称，如下文要再用，可注明简称。如：XXXXX四川新希望乳业有限公司（以下简称“川乳公司”）XXXXXXX。 - 此只能在同一文中使用。,8、数字使用：除成文日期、部份结构层次序数、词组、惯用语及有修辞语句中作为词素的数字外，应当用阿拉伯数字- 1、2、3 。 如：XX共下发315份，收回314份，XXX ； “第一” 不能写作“第1” ； “前后历时26天” ，不能成“前后历时二十六天”等等。,企业常见公文文种及使用,新闻/信息,特点: 及时性、准确性；通俗、陈述型 内容：时间-地点-内容-特点-结果 或 成因/背景-时间-主体-地点-事件-（特点）-结果 总之/目的：要及时告诉他人 - 什么时间、在什么地方、 发生了什么事、结果/效果/进展情况如何 或 为了实现什么目标/目的、谁在什么时间、什么 地点、做了什么事件、效果/进展情况等 最主要的是 - 作者应该站在第三人称角度表述； 忌- 抒情、评论,例1 青岛市东城国际幼儿园组织的36个家庭到琴牌公司参观，讲解员现场就牛奶生产工艺进行详细介绍，并对家长们提出的如何喝牛奶、喝什么样的牛奶等问题作出解答。参观之后，幼儿园老师在厂区内组织家庭进行运奶、饮奶比赛，琴牌公司为优胜家庭提供希望星儿童奶作为奖品，通过这种方式起到良好产品推广和企业品牌宣传的效果。 - 记流水帐形式了,应该观注点：1、青岛市东城国际幼儿园 2、36个家庭 3、来琴牌参观 4、如何喝牛奶/喝什么样的牛奶（可以否理解为-如何健康饮奶） ？ 5、开展运奶、喝奶比赛 6、目的- 琴牌公司品牌宣传,为了提高现代家长的“健康饮奶”意识，近日，琴牌公司与青岛市东城国际幼儿园联合，首期组织了36个家庭到琴牌公司厂区进行了参观。参观中现代家长们就普遍关心的“幼儿健康饮奶”事宜与公司专业人员进行了面对面的沟通交流；为了体现企业与消费者家庭的和睦，参观人群还在厂区内组织进行了富有激情的户外互动比赛活动，整个过程都融现了新希望企业“家”的感觉 。,例2 根据总部关于做好实物资产和往来账务管理2011年度收官工作的通知要求，琴牌公司成立资产清查小组开展2011年度资产清查工作。 观注点：1、总部要求；2、琴牌公司；3、2011年度次产清查。 根据总部的统一要求，琴牌公司2011年度资财产清查工作于日前正式展开。,例3 总部技术中心马岩峰于日前协同琴牌公司奶源部、品控部走访示范牧场和奥特牛场，现场查看饲料及兽药的使用情况，着重强调产品质量安全的重要性，并对琴牌公司奶源基地的建设