企业行政管理制度.doc

湖南干杉建筑工程有限公司行政部管理制度1 公司资质升级及管理1.1 为加强公司总体实力，行政部的首要任务就是在总经理的指导下不断提升公司各个专业的资质，使公司在市场竞争中越来越强大，始终立于不败之地。1.2 公司行政部负责公司企业资质，安全生产许可证等各种证件的延期及年检工作。2 合同管理 2.1 根据中华人民共和国合同法、建筑法及相关法规，结合我公司实际情况，制定并实行本管理制度。 2.2我公司对外签订的所有建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、物资设备采购供应合同等，均适用本管理制度。 2.3 公司行政部是公司合同管理机构，在公司法定代表人领导下，负有以下职能： 1、负责完善公司合同管理制度，指导各部门制订合同管理实施办法； 2 、负责公司合同文本的归档工作。2.4、本公司对合同实行二级管理、专业归口制度，法人委托书制度，基础管理制度。 2.5、本公司合同管理具体是： 公司由总经理授权经理总负责，归档管理部门为行政办公室，管理承包合同，责任合同，建设合同；各部门具体负责各自授权范围内的合同谈判、拟稿及履行工作。 2.6、公司所有合同均由办公室统一登记编号、经办人签名后，按审批权限分别由总经理，经理或其他书面授权人签署。 2.7、办公室会同有关部门认真做好合同管理的基础工作。具体如下： 1、建立合同档案； 2、建立合同管理台帐； 3、填写“合同情况月报表”。 2.8、合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。3 档案原件管理3.1归档范围 公司的规划、科学技术、企业资质，职称证件，人事档案、会议记录、决议、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通告、通知、外来文件、技术资料等具有参考价值的材料。3.2档案原件管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。3.3 档案原件管理的借阅和索取3.3.1公司所有人员借阅或者外借原件或者档案须通过行政办公室办理借阅手续。3.3.2 行政办公室经经理批准，才能并办理借阅手续，并做好详细的登记。3.3.3 借阅档案必须爱护、保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属需要摘录和复制，必须由总经理批准方可摘录和复制。4 印鉴管理4.1 总则4.1.1 为加强公司印章管理，做好印章的使用，使印章管理程序化、合法化，特制定本制度。4.1.2 印章是公司行使规定范围内的权力，同时履行公司规定范围内职责的象征物。4.1.3 公司印章主要指：公司印章、法定代表人印章、合同专用章、预结算专用章、再次复印无效章。4.1.4 印章的适用范围1. 公司印章：适用于以公司名义上报国家机关、市区政府部门的重要公函和文件，以公司名义出具的证明、函件及下发的各类内部文件等。2. 法定代表人印章：适用于由公司法定代表人签章的文件、法定代表人证书、法定代表人授权委托书、统计报表等。3.合同专用章：适用于以公司名义签订的除销售协议以外的各类协议、合同等有法律约束力的文件。4. 预结算专用章：适用于预结算类文件。5. 再次复印无效章：适用于公司证件复印件等。4.2印章的刻制和启用4.2.1 公司印章的制发必须合法进行。需刻章的部门应填写印章刻制申请单，经公司审批规定审批后由公司办公室统一安排刻制。公司所有印章的刻制由公司办公室统一归口办理。公司及子公司的其他任何部门和个人均不得私自刻制公司各类印章。4.2.2 凡未经公司审批或未在公司备案的印章，公司一律不予认可，出现任何问题由私自刻制印章的负责人和经办人承担全部责任。4.2.3 印章刻制的审批权限。印章的刻制，由公司办公室提出申请，董事长批准；4.2.4 公司保卫科根据公司办公室的通知及相关证明文件负责到公安部门指定的刻制部门进行印章的送交刻制和检查验收工作，并及时向公司办公室移交。公司办公室应留下印模，发布印章启用通知；通知中应明确发布印章全称、启用日期、启用印模，并做好印章领用登记台帐。4.2.5 公司原使用印章需作废时，由印章管理人员填写印章废止申请单，按公司规定批准后，交公司办公室处理。公司办公室应及时将旧印章收回，并建立印章废止登记台帐，必要时要发布印章作废公告。已废止印章妥善保管至少三年后销毁。4.3 印章的保管4.3.1 公司各类印章必须有专人负责，专柜保管，以保证印章的绝对安全和正常使用。4.3.2 公司印章专管人员应保证印章的保管安全，使用规范，建立印章使用台帐，若不慎损毁、遗失、被盗，应迅速向公司办公室报告。如遗失合同专用章、公司印章等必须登报声明。4.3.3 从各类印章启用之时起，印章专管人员将对该印章使用的正确性负责，对因印章使用、保管不慎给公司权益造成损害的，须追究相关责任人的责任。4.3.4 印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，未按批准权限的用印申请或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印。4.3.5 印章专管人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理，由此产生的一切法律后果由其自行承担。4.3.6 印章专管人员离职，须办理印章移交手续。4.3.7 用印审批凭据或公司领导签批件的复印件由印章专管员留存，保存五年或以上，公司级印章的入网、销毁凭证及用章登记台帐定期归档。4.4 印章的使用管理4.4.1 公司印章的使用须按公司审批规定审批后方可用印。4.4.2 对外签署的合同或协议，按合同批准权限，审批后用印。4.4.3 公司的公文，由董事长或其授权代表批准后用印，并应留下文件底稿以备存档和查阅。4.4.4 公司对外报送的各类业务报表及其他需用公司印章的文本等，由部门经理审核后用印，如涉及敏感信息等内容需经董事长核准后用印。4.4.5 公司开具介绍信、授权委托书等，须经总经理签字及财务会计签字后方可用印。4.4.6 公司各部门如需盖公司法定代表人章，应附董事长已签批报告或按公司有关文件规定授权的其他领导的有效签批。4.4.7 上述未规定事项的印章使用审批程序，重大或非常规事项，必须经董事长批准。4.4.8 对公司员工因私人事宜需出具证明而使用公司印章的，常规证明（在职证明、福利分房情况、收入证明、招聘录用证明、婚姻状况证明等）由各职能部门负责人签出意见并加盖部门印章。非常规事项需提交报告或填写用印申请表，征得公司主管领导（重要的报董事长）批准后方可用印。4.4.9 已盖章的文件若未使用，必须立即交回公司办公室销毁。4.4.10 办公室应建立用印登记台帐，该台帐应注明印章使用日期、用途、批准人等，盖章依据及重要资料的盖章原件须复印留底。4.5 印章使用方法4.5.1公司印章应盖在文件正面或公司全称上，有日期的要骑年盖月，印记要端正清晰，印章的名称与用印件的落款一致（代用章除外）。4.5.2 协议书、合同要有存根，并在落款和骑缝处一并盖章。5 公文打印管理5.1 公司公方的打印工作由办公室负责。5.2 公司打印的公文、文件必须一式二份，办公室留底存档。5.3 外来人员来公司打印复印文件实行收费制，打印1元每张，复印0.5元每张6 办公用品的管理6.1 总则6.1.1 为加强办公用品管理，规范办公用品领用，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。6.1.2 办公用品由办公室集中管理，统一采购和发放，并设立专职管理员负责。6.1.3 根据办公用品的性质，将办公用品分为消耗品和管理品。1.消耗品：铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、刀片、墨水、胶水、胶带、订书针、大头针、曲别针、夹子、图钉、修正液、橡皮、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、纸杯、电池等。2.管理品：文件夹、刀具盒、剪刀、订书机、打孔机、打码机、圆珠笔、钢笔、日期章戳、印泥、直尺、计算器、算盘、验钞机、电话机、传真机、复印机、饮水机、电风扇、电脑软硬件及外设、扫描仪、投影仪、计算机网络、办公桌椅、文件橱、档案橱、沙发、茶几等。6.2 办公用品计划 各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日前编制并提报下月办公用品领用计划后报管理员。第五条管理员查对办公用品领用计划和办公用品台账和库存，编制办公用品购置计划，经总经理审签后购买。6.3 办公用品购置6.3.1 管理员根据当前的办公用品购置计划实施购买，并于月底完成。6.3.2 管理员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量。6.4 办公用品领用6.4.1 每月月底，各部门根据办公用品领用计划集中到办公室领用。6.4.2 外来人员打印、复印或传真文件时，应登记并收费。6.4.3管理品自第二次领用起须以旧换新，如有故障或损坏，应及时申请修理或以旧换新，如遗失应由领用人或领用部门照价赔偿。6.4.4 员工到岗时，所需办公用品由部门报请办公室审批后领用。6.4.5 员工离职时，须根据有关规定与管理员交接办公用品。6.5 办公用品管理6.5.1 管理员须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理。6.5.2 管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。6.5.3 管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。6.5.4 管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。7人事管理7.1 总则 7.1.1、公司行政部负责公司建造师，工程师及高级工程等高级人才招聘工作7.1.2、公司执行国家在关劳动保护法规，在劳动人事部门规定的范围内有权自行招收员工，全权实行劳动工资和人事管理制度。 7.1.3、公司对员工实行合同化管理。所有员工都必须与公司签订聘（雇）用合同。员工与公司的关系为合同关系，双方都必须遵守合同。 7.1.4、公司行政部，负责公司的人事计划、员工的培训、奖惩工作的实施，并办理员工的考试录取、聘用、商调等各项手续。 7.2 一编制及定编 7.2.1、公司各职能部门、下属公司、企业，用人实行定员、定岗。 7.2.2、公司职能及部门及下属公司、企业的设置、编制、调整或撤销，由总经理提出方案，报董事会批准后实施。 7.2.3、下属公司、企业属下机构的设置、编制、调整或撤销，由经理提出方案，报总经理批准后实施。 7.2.4、因工作业务发展需要、各部门、下属公司、企业需要增加用工的，一律报总经理审批。 7.3. 员工的聘（雇）用 7.3.1、各部门、下属公司、企业对聘（雇）用员工应本着精简原则，可聘可不聘的坚决不聘，无才无德的坚决不聘，有才无德的坚决不聘，真正做到按需录用，择才录用，任人唯贤。 7.3.2、公司聘用的员工，一律与公司签订聘用合同，一年一签。7.3.3、公司聘用的员工，一律脱离原级职别，由公司按照需要和受聘人的实际才能予以聘任。 7.3.4、各级员工的聘任程序如下： 1.总经理，由董事长提名董事会聘任； 2.副总经理、总理经助理、总会计师等高级职员，部门主任（部长）及下属公司、企业经理，由总经理提请董事会聘任； 3.部门副主任（副部长）、下属公司、企业副经理及会计人员，由总经理聘任； 4.其他员工，经总经理批准后，由人事部及下属公司、企业经理聘任。 上述程序也适用于各级员工的解聘及续聘。 7.3.5、各部门、下属公司、企业确需增加员工的，按如下原则办理。 1.先在本部门、本公司、企业内部调整； 2.内部无法调整的，在公司系统内调配。 3.本系统内无法调配的，由用人单位提出计划，报总经理批准后，由行政部进行招聘。 7.3.6、新聘（雇）员工，用人单位和受聘人必须填写“雇用员工审批表”和“员工登记表”，由用人单位签署意见，拟定工作岗位，经劳动人事部审查考核，符合聘雇条件者，先签试用合同，经培训后试用半年至1年。 7.3.7、新员工正式上岗前，必须先接受培训。 培训内容包括学习公司章程及规章制度，了解公司情况，学习岗位业务知识等 培训由劳动人事部和用人单位共同负责。 员工试用期间，用人单位考察其现实表现和工作能力。 7.3.8、员工试用期满15天前，由用人单位作出鉴定，提出是否录用的意见，经行政部审核后，报总经理审批。批准录用者与公司签订聘订聘（雇）用合同。 7.3.9、临时工由各下属公司、企业在上级核准的指标内雇用。报行政部备案。 8环境卫生管理8.1总则 8.1.1 为了加强本公司办公环境的卫生管理，创建文明、整洁、优美的工作和生活环境，制定本制度。 8.1.2 本制度适用于本公司办公环境的卫生设施的设置、建设、管理、维护和环境卫生的清扫保洁、废弃物处理以及食堂的卫生管理。8.1.3凡在本公司工作的员工，均应遵守本制度。 8.2 卫生区域的划分及管理8.2.1 行政部为公司环境卫生管理的职能部门，负责全公司的环境卫生管理工作；公司的其他部门都应当按照各自的职责，协同做好环境卫生的管理工作。 8.2.2 环境卫生设施的开支经费由行政部提出计划，经总经理审批后使用。8.2.3 行政部应当加强有关环境卫生科学知识的宣传，提高公司员工的环境卫生意识，养成良好的环境卫生习惯。 8.2.4 室内（公司统一使用的除外）的清扫保洁工作，由使用者承担。8.2.5 卫生区域的划分1.行政部负责董事长、总经理、副经理以及自己办公室的卫生。2. 财务部负责进门右边第一间办公室以及自己办公室的卫生。3. 经营部负责会议室以及自己办公室的卫生。4.质安部负责质安部经理办公室以及自己办公室的卫生。5. 厨师负责厨房、餐厅的卫生。公司公共区域（包括走廊、楼梯间、卫生间、大厅等）的清扫与保洁，由专人负责。8.2.6 公司各部门应当按照行政部划分的卫生责任区，负责清扫与保洁，并实行“门前三包”的责任制管理，由行政部监督，检查。8.2.7 禁止在公司内部公共场地倾倒、堆放垃圾，禁止随地吐痰和乱扔果皮、纸屑、烟头及各种废弃物。 8.3室内卫生的管理8.3.1 各部室都要建立每日轮流清扫卫生的制度。8.3.2 室内应保持整洁，做到地面无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑；桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹，清洁、整齐，窗明几净。室内无蜘蛛网、无杂物。8.3.3 室内不准许随便存放垃圾，应及时把垃圾倒入垃圾筐内。8.3.4 办公室内办公用品、报纸等摆放整齐有序，不得存放与工作无关的物品，个人生活用品应放在固定的抽屉和柜内。8.4 废弃物收运与管理 废弃的报纸、文件、纸盒等存放仓库，月底大扫除时，收集废品卖掉。 8.5环境卫生设施的设置与管理 8.5.1 任何部门和个人不得擅自在走廊上放置各类垃圾容器。 8.5.2 设置在各部门、办公室的垃圾箱等，部门和个人有责任和义务协助做好保洁工作，不丢失、不人为损坏。 8.6食堂的卫生管理8.6.1 食堂的环境卫生、个人卫生，由行政部督导，厨师包干负责，明确责任。8.6.2 厨房及其环境必须干净、整洁，每餐清扫，保持整洁，每月彻底大扫除一次。8.6.3 食堂门窗、沙窗无灰尘、油垢，玻璃明亮；墙壁、屋顶经常打扫，保持无蜘蛛网、无黑垢油污。8.6.4 食堂的灶台、抽油烟机、工作台、放物架等应洁净，无油垢和污垢、异味。室内的灯具、电扇见本色。8.6.5 各种饮具、用具要放在固定位置，摆放整齐，清洁卫生，呈现本色。9网络管理9.1、总则：9.1.1、目的：一个公司的网络管理我们不但要做到“攘外”防止外部黑客以及病毒的侵袭，还要做到“安内”管理好公司内部人员的越权操作，所谓是“无规矩不成方圆”。为加强公司内部网络的管理工作，确保公司内部网络安全高效运行，特制定本制度。9.1.2、适用范围：本公司内部计算机网络事宜均适用本制度。9.1.3、网络管理员职责 公司网络管理设网络管理员和网络主管（由工程部经理兼任）。网络主管的职责是：考核网络管理员，做好网络建设和网络更新的组织工作和技术支持，制定和修订网络管理规章制度并监督执行。 网络管理员的职责如下： A、协助网络主管制定网络建设及网络发展规划，确定网络安全及资源共享策略。 B、负责公用网络实体，如服务器、交换机、集线器、防火墙、网关、配线架、网线、接插件等的维护和管理。 C、负责服务器和系统软件的安装、维护、调整及更新。 D、负责网络账号管理、资源分配、数据安全和系统安全。 E、监视网络运行，调整网络参数，调度网络资源，保持网络安全、稳定、畅通。 F、负责系统备份和网络数据备份；负责各部门电子数据资料的整理和归档。 G、保管网络拓扑图、网络接线表、设备规格及配置单、网络管理记录、网络运行记录、网络检修记录等网络资料。 H、每年对本公司网络的效能和各电脑性能进行评价，提出网络结构、网络技术和网络管理的改进措施。9.2、网络管理制度9.2.1、安全管理制度A、未经网管批准，任何人不得改变网络拓扑结构，网络设备布置，服务器、路由器配置和网络参数。B、任何人不得进入未经许可的计算机系统更改系统信息和用户数据。C、公司局域网上任何人不得利用计算机技术侵占用户合法利益，不得制作、复制和传播妨害公司稳定的有关信息。D、各部门定期对本部门计算机系统和相关业务数据进行备份以防发生故障时进行恢复。9.2.2、帐号管理制度A、网络账号采用分组管理。并详细登记