公司样品管理规定.doc

公司样品管理规定一、目的为了加强和规范公司对样品存档和领用的管理，使样品保持其有效性、统一性和特殊性，特制定此规定。二、适用范围适用于本公司质检部、生产技术部和销售部等对样品的存档和领用。三、职责1、质检部负责样品的日常管理及发放审批工作；2、质检部主任负责重要样品发放的审批工作；3、生产技术部负责保证样品存档所需数据的真实、准确性；4、销售部负责对领用样品的维护工作（指内部标准样品），并及时归还；四、样品的保存公司的实物样品存放于公司样品室，由质检部统一采集、管理和处置。五、公司样品的基本构成公司的样品有内部标准样品和对外展示样品之分。 1】内部标准样品 1）内部标准样品作为公司产品的标准以实物存档和文字存档相结合的形式存在，是在以美国原有样品的基础上添加了本公司近年来生产和研发的新产品取样构成，它的内容涵盖了三大原材料的规格，生产过程数据（生产技术部提供）以及后处理加工等以备为日后生产提供准确可靠的标准数据支持。 2）内部标准样品的存档方式 存档方式分为实物存档和电子存档两类。电子存档内容包括产品执行标准、原材料的规格、生产过程中的技术数据、产品的后处理以及产品进行各种检验数据的记录。2】对外展示样品 1）对外展示样品主要是以实物样式呈现在顾客面前，为客户要求产品的品质判定、色样、花型提供对比参照，从中挑选出符合顾客要求的产品，以制定相应的生产计划。2）对外展示样品的分类对外展示样品也分为电子存档和实物存档。因为照片容易出现色差，所以电子存档现只以花型为主，可为远距离的顾客在挑选花型时提供产品照片。实物存档按照功能分现为家居装饰、汽车装饰、地毯三大类。按照制作工艺又可分为空气压花、热油辊压花、平绒、绒上绒和印染五大类型。六、样品的采集在公司科研成功并生产出新型产品后，由采样员对符合各项公司产品标准和相关行业标准的新产品，按照一定的样品采集操作规程进行样品的采集。采集后的样品实物存放于样品室内，样品上依次注明产品的名称、产品的批次、所用原材料的规格、生产日期、各种检验数据、生产技术数据（由生产技术部提供）等。产品的相应电子数据信息存于公司产品信息库内。七、外寄样品的管理质检部在接到销售部的备样通知单后，根据要求及时准备所需样品，对有特殊要求的备样通知单和给特殊客户的备样，须经质检部负责人审核后方可备样。新产品样品的外寄一律经公司的领导批准方可。八、样品的领取手续质检部及时准备好样品后（有特殊要求的备样通知单和给特殊客户的备样，须经质检部领导审核后方可备样），通知销售部领取，领取时在样品领用登记表表中签字，注明领用日期、领用人姓名，由样品管理员在样品领用登记表中填写领用样品的规格、颜色、花型、数量等。九、内部标准样品的管理内部标准样品因其对日后再生产的数据具有参考性和重要性，因此在领用和使用过程中要注重保持其完整性并及时归还。附：样品领用登记表外来样品管理制度1目的通过对外来样品进行管理、比选，确保外来样品得到有效利用，为产品设计和开发选择最佳原料。2 范围适用于产品开发部所有外来样品的管理，包括食品添加剂、外来调味品（竞品）和所有以产品设计和开发有关的样品。3 职责3.1产品开发部负责收集以产品设计和开发有关的样品，建立样品供方档案。3.2产品开发部负责以产品设计和开发有关的原料样品管理，并建立台帐4工作程序4.1样品的收集4.1.1产品开发部负责收集以产品设计和开发有关的所有样品，建立样品管理档案（包括供方资质、产品标准、价格、联系人及联系方式）。4.1.2产品开发部外出购回的样品或营业部等其它部门提供的样品由开发部负责统一管理，建立台帐。4.2样品的比选或测试4.2.1以产品设计和开发有关的样品由开发部负责测试、比选，并将测试、比选结果输出，同时建立测试、比选档案。4.2.2所有外来样品由开发部负责管理，必要时（涉及公司设计和开发产品或现有产品相关的竞品）进行相关项目的检测，建立档案。4.3样品比选或测试结果的输出4.3.1 开发部应将原料测试报告及时输出，如经选定符合设计和开发要求的样品应在报告中加以说明，并经部门负责人审核后输出。4.4样品的保存和清理4.4.1以产品设计和开发有关的样品由研发组负责保存、定期清理，超过保质期或变质样品应及时进行销毁，并做好记录。4.5样品档案管理4.5.1开发部应建立完整的以产品设计和开发有关的原料或已选定成熟配方的原料档案，其内容应包括：a) 供方资质证明资料（营业执照、生产许可证、卫生许可证）；b) 产品标准（如为选定样品则需要供方提供质检局的监督抽检报告）；c) 产品型号、性能、特点及实验室的测试、比选报告；d) 供方名称、联系人及联系方式。4.6.2开发部应建立以设计和开发有关的原料及定型输出配方的原料档案,其内容应包括:a) 产品供应厂家、型号、特点及测试、比选的原始资料和输出报告；b) 如为选定样品，应有样品标准、样品试制产品的跟踪记录以及有特殊要求的性能满足状况；c) 样品保存期限及清理日期。4.6.3开发部应建立外来样品档案以及以新产品设计和开发有关的测试样品档案和定型配方所有原料的检测档案，其内容应包括:a )外来样品的生产厂家、产品类别、名称、生产日期、保质期、产品规格、价格、保存期限及销毁记录，如经过检测的样品应保存完整的原始记录及检测报告，并进行简要的样品优势和劣势分析，为产品开发提供参考数据。b)以设计和开发有关的原料应保存完整的原始记录及检测报告，如为选定样品和定型配方的输出样品，应保存完整的检测分析档案，及检测方法、检测指标的确定档案，必要时建立相应的跟踪验证档案。4.7样品档案的移交4.7.1产品定型后，定型配方及原料档案由开