计算机系统的操作和管理的程序.docx

计算机系统的操作和管理的程序编号：XKZC-008起草人： 审核人：批准人：文件版本：2016年第1版起草日期：审核日期：批准日期：执行日期：变更记录：变更原因：一、目的：为规范公司计算机系统操作，实现药品质量及流通数据的可追溯性。 二、依据：中华人民共和国药品管理法和药品经营质量管理规范互联网管理条例等有关法律、法规。三、适用范围：企业经营过程中有关计算机系统使用的全过程。四、职责：营业员、质量负责人及相关使用计算机岗位人员对本制度的实施负责。五、内容：1、系统配置：1.1企业应当建立能够符合经营和质量管理要求的计算机系统。1.2药品零售企业系统的硬件、软件、网络环境及管理人员的配备，应当满足企业经营规模和质量管理的实际需要。2、权限的设定：2.1质量负责人负责计算机系统操作权限的审核及控制，质量负责人用授权的账号和密码进入系统，依此选择系统设置-操作员-新增-用户口令权限设置-保存，按照要求对各岗位人员权限进行设定。2.2各操作岗位通过输入用户名、密码等身份确认方式登录系统，并在权限范围内录入或查询数据，未经批准不得修改数据信息。2.3修改各类业务经营数据时，操作人员在职责范围内提出申请，经质量负责人审核批准后方可修改，修改的原因和过程在系统中予以记录。2.4系统对各岗位操作人员姓名的记录，根据专有用户名及密码自动生成，不得采用手工编辑或菜单选择等方式录入。3、基础资料的录入质量负责人在基本资料及期初项下按要求分别录入商品资料、供货单位资料、职员资料、科目资料、药品资料、经营范围等资料，并负责管理基础数据的维护，及时对系统进行升级，完善系统功能。54、首营企业和首营品种的审批4.1采购员准备好厂商资料和药品资料，经质量负责人审核（必要时组织实地考察，审查核实）后交企业负责人审批，审批通过后将单位资料和商品资料录入计算机系统，同时在单位资料中或者商品资料-其他资料中自动生成首营企业审批表和首营品种审批表，生成后进入GSP管理-GSP报表综合查询-采购进货-首营企业审批表、首营品种审批表对资料进行完善。4.2质量负责人、企业负责人依次在首营企业审批表和首营品种审批表签署同意并用授权的账号和密码签字。5、制定采购订单及采购5.1首营资料审批合格后，由采购员在采购管理中制定采购订单，确认无误后点击单据过账。采购员待订单药品验收入库后，用授权的账号、密码进入系统对自动生成的采购记录进行审核，选中相应采购记录，单击记录上方的审核报表。5.2有采购退货的情况，采购员单击采购管理-采购退货单制定采购退货单，确认无误后点击单据保存、过账。6、到货药品收货6.1药品到货后，收货员根据随货同行单和到货实物，用授权的账号、密码进入系统点击采购管理-采购订单历史查询，选择查询品种、供应商和查询日期范围，找到相应采购订单，核实采购订单与随货同行单和实物是否一致，确认货、账、票相符后收货并做收货记录，收货记录由采购合同自动生成，收货员进入GSP管理-GSP报表综合查询-收货记录，找到对应自动生成的收货记录，将收货记录补充完整，补充内容包括：生成日期、批号、有效期至、到货日期等；6.2如果单个品种订单数量较大，来货时为多个批号，则收货员需按对应批号数量修改收货记录，补充或修改完收货记录，收货员选中该单据并单击收货记录上方的审核报表。7、验收入库7.1收货员收货后，将药品放入相应的待验区，并在随货同行单上签字后交给验收员。7.2验收员验收合格后，用授权的账号和密码进入系统，单击采购管理-采购入库单， 填 写采购入库单，完成后由药品陈列检查员对单据进行过账。验收入库后，验收员用授权的账号、密码进入系统，单击GSP管理-GSP报表综合查询-验收入库-验收记录-采购药品验收记录，找到相应自动生成的采购药品验收记录，双击进入填写合格数量、质量状况、验收结论等，签字后保存该记录，选中该记录单击审核报表。不符合要求的，报告质量负责人处理。8、陈列与养护8.1药品陈列检查员每月月底对在库品种进行盘点，药品陈列检查员用授权的账号、密码进入系统，单击库存管理-库存盘点单，单击确定。将显示出的库存商品与实际库存进行核对。8.2药品陈列检查员每月对库存药品进行养护并做养护记录。药品陈列检查员用授权的账号、密码进入系统，单击GSP管理-GSP报表综合查询-储存与养护-库存药品养护检查记录，单击新增报表项依据质量管理基础数据，定期自动生成陈列药品检查计划，单击确定，填写后保存记录。依据质量管理基础数据，对药品有效期进行跟踪，对近效期的给予预警提示，超有效期的自动锁定及停销。9、销售9.1销售员用授权的账号、密码进入系统，单击销售管理-销售出库单填写销售品种信息金额等-保存-审核-打印，与结算系统、开票系统对接，对每笔销售自动打印销售票据，并自动生成销售记录。9.2销售拆零药品，需在拆零中打勾=“单位”会自动转换为拆零单位=“零售价”也会自动倒除，首先保证该药品已设置为拆零药品9.3处方药销售销售=销售单=新增=客户（点进行选择）=业务员（点进行选择）=药品名称（输入五笔或拼音编码）按回车健=数量、零售价=收款金额=，点击销售单右上角“处方信息”=输入处方相关信息=确认。9.4销售含麻黄碱类复方制剂时输入品种后系统会自动提示拒绝药品超数量销售，必须做处方信息登记。然后保存、审核、打印。9.5系统操作、数据记录的日期和时间由系统会自动生成，不用手工编辑、菜单选择等方式录入。10、数据及记录的安全管理：10.1企业应当根据计算机管理制度对系统各类记录和数据进行安全管理。10.2采用安全、可靠的方式存储、备份。10.3按日备份数据。10.4备份记录和数据的介质存放于安全场所，防止与服务器同时遭遇灾害造成损坏或丢失 。10.5记录及凭证应当至少保存5年。国家有专门管理要求的药品的记录及凭证按相关规定保存