专题演讲：「公文讲习」.docVIP

/smsp1982壹拾佰仟萬为您倾情整理！專題演講:公文講習主講人：本校通識教育中心劉榮傑 副教授演講日期：中華民國九十三年五月三日(星期一) 地 點：綜合大樓A小劇場摘 要就輔室陳主任致詞：各位老師各位同學大家午安！歡迎來參加就業輔導室的公文講習，這一次的演講也有開放給我們學校的職員、老師們參與，因為公文是大家以後出了學校進到職場時，也算是一門專業文書的技巧，特別是在畢業的前夕就輔室會辦這樣的演講，讓各位伙伴在出校門之前能夠對公文有一個基本的認識，也讓學校同仁們已經有實務經驗的，能夠有一個更好的認識。今天這活動等於是我們師生的一個共同研習，我們請本校通識中心的劉老師來為大家做一專題演講。通識中心劉榮傑老師：【公文講習】各位同學、各位同仁，今天利用這個機會，跟各位同學、同仁介紹一下公文寫作學習的要領，以及跟各位在坐的一起來討論公文處理的一些相關問題。在坐的各位有一些人是沒有公文處理的實務經驗，有一些人應當都是非常老練的，但是公文這領域本來就是一種非常枯燥的一些常識，而且它比較又著重於格式，因此在這個領域上除非各位時常接觸，否則要在這個領域上把它學得很熟悉，可能需要一些時間，再加上有一些公文常識隨著時代在變遷而做更改，所以利用這個機會跟各位一起來討論。 首先介紹我國公文、公文書製作可處理的法令依據。今天我們國內在處理公務的文書，是依據一套法令在處理，國家必需要把公文的格式跟處理的方法訂一原則，大家共同來遵守，這樣在處理公文才不會亂，因此今天介紹我們政府處理公務文書的法令依據，就是所謂的公文程式條例，一共有十四條，第一條是介定公文的定義，最後一條是告訴大家本條例自公布日實施，真正內容大概只有十二條，如果要學公文務必把這十二條看一看，它是處理公務文書的法令依據，像第二條就是介紹現行公文種類有幾種，現行公文主要分成六大項令、呈、咨、函、公告、其他公文。我們同仁目前所引用的、常寫的應該是函，在人事室發令的機會比較多一點，令是用在公布法令、任員、獎砥官員或是總統、機關在使用，對總統有所呈請的時候可用呈，各位使用的機會很少，除非是五院裡面的院長，才有機會對總統用呈；咨用的範圍也是有限的，它是限制於立法院、監察院跟總統之間才使用咨的公文格式；其他的除了令、呈、咨以外，現在各機關上下之間在處理公文的往返都使用函；機關對公眾有所公布的時候就用公告，公文除了前面五大項之外，其他的統統歸入其他公文這一項，譬如簽、各種的證明書、申請函、開會通知，這些統統納入其他公文這一項。第三條是介紹公文的格式一定要蓋用印信否則公文無效；第四條也是談到公文的用信，怎麼樣運用印信，機關首長出缺的時候，機關公文除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二字。第五條是規定百姓跟政府之間的申請函，人民之申請函，應署名、蓋章，並註明性別、年齡、職業及住址。第六條特別規定公文應記載國曆的年、月、日。機關公文應該記明，假如一件公文沒有這兩項，公文是無效的。第七條公文得分段敍述，現在公文都是函，分成主旨、說明、辦法，而且在說明、辦法這些可以分段，可以冠以數字一項跟三項，這一條除會計報表、各種圖表或附件譯文，公文採用由右而左直行格式。政府有意把公文改成橫式，就必須要修法，修第七條，一旦這一條修改通過，未來整個公文格式一律改成橫式；第八條談到公文的寫法，文字應簡淺明確，並加具標點符號；第九條公文，除應分行者外，並得以副本抄送有關機關或人民；收受副本者，應視副本之內容為適當之處理；第十條 公文之附屬文件為附件，附件在二種以上時，應冠以數字；第十一條 公文在二頁以上時，應於騎縫章處加蓋章戳；第十二條 應保守秘密之公文，其製作、傳遞、保管，均應以密件處理之；第十二條之一 機關公文必要時以電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之者，其製作、傳遞、保管、防偽及保密辦法，由行政院統一訂定之。但各機關另有規定者，從其規定；第十三條 機關致送人民之公文，得準用民事訴訟法有關送達之規定。譬如有些機關送公文給百姓，稅捐處送公文給百姓，萬一遭到拒收而退回時，可以運用民事訴訟法的規定，公告幾天，如果不理，只要經過這樣的程序處理視同已收到。所以處理公文也是一樣，也是依照這樣的方式。第十四條 本條例自公布日施。以上這十四條就是我們政府在處理公文的法令依據，凡是跟這十四條的法令依據抵觸的話，公文應當無效。有了法令依據以後，行政院秘書處再根據那十四條的法令依據，編寫了文書處理手冊以及檔案管理手冊，每年都會做修改，行政院秘書處根據那十四條編寫了這一本書，來頒布給獨立的各機關，各機關就依照這本手冊去制定，去要求機關同仁依規定製作、處理公文。所以各位未來在這個領域上，能好好的研究就去購買這本手冊，好好去研讀。接下來介紹當前法令還沒有修改之前，函的公文基本結構，函使用的範圍最廣，函是各機關之間公布互相來往的時候，所使用的一種公文的形式，各機關之間也許平行，或上對下，下對上，因此函也可以分成上行函，平行函，下行函三種。函的基本架構，不管是上行函，平行函，下行函結構都一樣，只是後面的用印跟裡面的用語有所差別，現行函的格式是以A4紙張，依據公文處理手冊上面有明白規定，依據它的規定做設計，發文單位函，發文機關地址跟傳真電話，甚至連絡人寫右邊，像速別：密等及解密條件、發文日期、發文字號、附件，這些就稱為管理資料；各種不同種類的公文，所需要的管理資料是有差別的；像令前面兩項就不需要，管理資料依照公文的種類而有所差別的，一件公文的最主要的部分是它的內容，像函一般分為主旨、說明、辦法，說明分成二項，發一件公文必要的時候可以給副本，要註明正本給那些單位，副本給那些單位，在擬公文稿的時候，後面的部分打就好，正式的要對外的公文，就按照公文的上行、平行、或下行，用適當的格式印鑑，所以公文的上行的用印，一般是蓋小官章，譬如我們學校發文給教育部，文書在製作公文的時候，校長周昌弘用打字的，底下蓋他的小官章，平行或下行文，後面蓋簽印章或簽名章。上行、平行、下行的差別，最主要內容在書寫的時候，差別在主旨的這一段，對於上級一般用請鑒核、請核示，這種叫做期望及目的用語，依照不同種類的公文用語有差別，對於平行用請 查照，對於下屬用須 查照，這是一些公文的用語，其他的的格式都一樣。公文的種類一般使用較頻繁是公告，公告的結構管理資料就比較簡單，包含日期、字號，內容分成主旨依據跟公告事項，公告不須要公文，正式的對大眾要做通知的。函、公告、令、呈、咨，它的基本結構大同小異，但是它的管理資料是不同的。屬於公告登在報章的公告，後面可以不必用註記，貼在公告欄的後面一定要用印信而且還要蓋大印，一個機關對外公告沒有蓋大印，這公文是無效的，令、公告正式的貼出來一定要印信，登報的印信跟後面的簽章可以省略。蓋印及在處理公文蓋章的一些基本的模式，為什說基本的模式？現在政府對於各機關寫的公文要在那邊簽辦，會稿的時候要在那邊會，現在沒有硬性規定，在公文空白的地方，必要的時候自己可以另外再寫簽，在簽辦公文的時候，簽辦公文的細件，簽完之後承辦人要蓋章，公文蓋章的模式，由下而上，像行政院公文的層級較多，由下層到院長都要蓋章，應會各個單位，可以在管理資料底下空白處，寫一下單位名稱，簽辦公文是依照公文處理手冊提供的一個模式。未來公文程式條例第七條修改以後，公文由直式改為橫式，格式就變成由左而右，機關職銜、內容都一樣，受文者管理資料，內容、主旨、說明、辦法，正本，公文由直式改成橫式要擬公文稿，也是一樣按照這方式，由左而右擬稿，以上是針對處理公文的法令依據。接下來來談一談各機關處理公文的流程，也許我們只是一個單位的主辦人，能夠對公文處理流程清楚的話，對你處理公務應當有蠻大的幫助。我們的同仁提到以稿代簽，簽稿併陳等等，很多同仁搞不清楚，為什麼？因為對公文的流程不熟悉，所以公文處理手冊，就有一份圖表，公文從來文甲機關寄到乙機關，接到的時候該怎麼處理，一定要經過收文，像我們學校的文書組經過收文、分文，在收文跟分文的過程當中有一提陳，當收發單位把機密或比較重要公文抽出來送給上級主管先看，叫提陳；一般的公文是分到各承辦單位，各單位接到公文之後要擬辦，擬出辦理的方法，擬辦了之後再陳核，針對這辦法要怎麼處理，請上級來核示，在陳核過程中有時候需要會簽，若承辦人直接拿公文去會簽別的單位，這樣是不禮貎的，一件公文要去會簽別的單位，單位的主管一定要知道，看了之後沒問題再逐級的往上陳核，上級首長經過批示以後，才會回到承辦人的手上，經過主管的核示，在核稿的過程裡面，校長跟首長要判行批示之前會有一個閱稿，什麼叫閱稿？每個單位都有一位涉及公文書很熟悉的秘書，要先將公文看過，有沒有依照公文的呈式規定來寫公文，所以閱稿者是具有公文專長的人，去修改外在的改變，只能做文字的修改，而不做內容的修改，每個單位閱稿的人只能做文辭的改飾，內容的修改是各單位主管跟首長，公文內容出問題，主辦人、單位主管、跟首長都要負責的，而閱稿者一般是不負責公文內容協助的一些責任。閱稿者改完之後送給上級看，公文經過首長批了之後，到底是送去文書組繕打還是要推到原承辦人手上，讓承辦人親自的送到文書組去發文，目前在我們國內分成兩個派系，一是首長批了之後直接送去繕打、用印就發文，發文之後再通知承辦人來做登記，這是一種理論；另外一種就是推到承辦人手上，看看首長的批示，有沒有跟你的原意抵觸，沒有問題就拿去發文，有問題就跟上級再溝通，請各機關去斟酌辦理，因為各機關都不一樣，這是一個流程。對於公文先簽辦經過上級批示，承辦人再依照批示的意見去擬稿，這樣的流程叫先簽後稿，所以這一個流程從上到下，但是不一定每種公文都需要像這樣子，有時候可以簽稿並陳，或是以稿代簽。什麼時候需要簽稿並陳？什麼叫簽稿並陳？在簽辦公文的時候，也把準備答覆對方的公文稿擬妥，兩趟把它併成一趟，送給上級來陳核，這樣叫簽稿並陳；重要的公文，有關於人民會計的公文，最好是先簽後稿，案子要經過首長的決定，之後我們才得知該怎麼做，內部這種公文，就用先簽後稿。假如是一般性的例行性公文，或是非常簡單類似這種公文，就可以公文意見簽完之後，也把函稿結果兩趟合起來給上級批示，這時是用簽稿並陳。接下來跟各位談談寫作公文的一些要領，一般在擬函稿的時候，主旨是非常簡要的，公文的要旨以不超出60個字為範圍，去做表達稱為主旨；一般函在主旨的後面，會冠上一個期望用語或目的用語，對於上級用請核示、請鑒核，對於平行用請查照，對於下級用希照辦、希查照，這些用語方便主旨的修改；之後在擬稿的時候，要有能力把要答覆對方的內容，先用簡要的文字做概括，放在主旨的修改，需要再做補充的，或是去做說明發文的依據，才補上說明；公文在寫作時，能簡單就簡單，而未來去參加考試的時候，能複雜就複雜，為什麼？考試時老師要看的是你的表達能力，所以未來同學參加考試時，擬公文稿最好用三段式，分數會高一點；假如一件公文，需要提供具體辦法，再用辦法這一段，可以依照自己的意思而做改變，但是公文的主旨是不能改的，所以一件公文函一定要有主旨，說明、辦法這兩段可以依照實際的需要而做修改，每一段段名上面主旨上面不要寫1234，說明也是一樣上面不要有123的數字，說明是第一次分的時候用一二三，接下來用括號，有一個明文的規定；假如公文太繁鎖，必要的時候就做成附件，這是可以讓公文簡化。所以說明、辦法裡面它的分項才會依內容裡面分太複雜，或是含有表格形態時，就把它分成附件以利處理，這是在寫函的時候應當注意的事項。公告可以用更通俗的用語，公告的內容跟主旨要不一樣，內容除了主旨以外，用依據跟公告事項為主，所以公告跟函有差別。另外書函，把它納入其他公文事項，假如這個案子還在討論的一個階段，還沒有定案或是案子簡單，只是一種文的爭取意見，可以把文簡化，用書函，這種形式可以比照函的格式，也可以更簡單，它不必像函那麼正式，書函一般用在彼此互相的切磋，爭取意見的時候。接下來談到公文用語。初學公文者，受困於這些公文的用語，學公文最好拿出實際的例子來學習，而不要單談理論，一般學生在學公文課課本上完，課本做的很熟，頂多只能夠了解到50而已，所以在上公文課會舉出實例；公文有它特殊用語，像期望及目的用語，得斟酌用請或希 查照，或是請鑒核、請核示，一般請核示用在簽比較多，公文對上級用請鑒核的機會最多，平行用請查照，需要人家幫助請查照，上對下依規定用希查照，在批公文或是在寫公文的時候，准是核准否是不准，准跟不准稱為准駁性，利用語要用的非常明確，在批示公文的時候，不能用似乎可行，當接到上級的批示，而他們批示並不是非常明確的時候，這個公文還沒完成，還要進一步的確定，或是提出二項讓上級選一項，正在選，這時候公文不能退掉，這一種的所謂的准是同意否是不同意，公文有非常明確的規定，這個叫公文的准駁語。公文基本上也是一種技巧，各機關之間往返的技巧，在行文的時候寫公文稿是以機構的立場在擬公文稿，而不是以個人，這也是初學公文者一直用揣摩的；像我們學校擬公文稿是以本校，對方用貴貴單位、貴校等等，上級對下級的公文用貴，下級對上級的用鈞，自己的單位用本，什麼時候用大，沒有利害關係而他位階比較高，這時候又稱為大，學校是教育部直屬的一個單位，教育部是學校直屬的機構，所以稱為部，但是有時候跟銓敍部有公文的往返，答覆的時候才稱部，我們稱大部，為什麼稱大部？因為位階比我們高，他是跟我們上級教育部是平行的，學校對銓敍部一樣稱大部，銓敍部是行政院裡的一個部，他的位階跟教育部平行的。發問問題一、請問老師核稿跟閱稿之間有什麼差別？劉老師回答：什麼叫核稿，就是一個單位的主管為部屬的公文稿去核示、核閱，叫核稿。閱稿是一個單位裡面對於公文具有專門素養人，依照公文格式去做修改，做文筆的修改，這個叫閱稿。像我們學校照理說秘書室的秘書都要做，閱稿動作，有的單位指定文書組的組長來閱稿，看各單位，大多數單位是由首長秘書找一個人專門來閱稿的，針對公文的格式、用辭而做的修改，叫閱稿。核稿是各單位主管，從組長、總務長、副校長、校長，這些單位主管去核示的內容，叫核稿。二、請問什麼叫退稿？劉老師回答：有時候一件公文稿準備要發，首長不能同意發文，公文稿批反應，而退回去。退稿有幾個情形：第一個公文寫的亂七八槽，重新來，退稿、退件；第二個針對公文的內容現在不急著發文，所以他批了反應暫緩，可能會退稿；第三個是清稿，公文寫的太亂，依照逐級層次的修改，重新再謄寫一次，這叫清稿。三、（一）請教老師單位主管，就是該單位，或是別的單位把它壓下來，因為不同意這個案子，結果並沒有閱稿一次就把它壓下來，從此這一份文再也找不到了，這樣可以嗎？劉老師回答：依規定不可以，依照公文處理的流程，簽意見往上送，首長同不同意要明示，同不同意反不反應，應當要退到原承辦人手上，假如先放置在一邊，等斟酌以後再說，要通知對方，所以我們國內各單位，看一下縣政府處理公文，底下的先往上送的時候，自己都沒有決定寫什麼？有的萬一簽出去，就有變化，到時候查到，公文都沒有處理，公文有處理，但是送去公文都不見了，你憑據的這一份就有效了，這是尋求自保的，這是屬於談公文處理流程裡面的一些細節，最好是可以經過溝通協調，問一下這簽處理了到底在那裡？所以為什麼我們要了解整個流程，上級有意見這個問題應當可以明細大家可以討論，可以處理，壓公文按照規定是可以滾蛋的，非常的嚴格的，國內的上級要求下級不得壓公文，而上級應該不應有的，由研考會或監察院也可以來處理的，這個也是為什麼我們國家行政教育底下的一個運作，就是只許舟官放火，不許百姓點燈，這是我們近年來行政的官僚的一個壞習貫，知法論法是不得積壓的。（二）還有一個問題，您剛剛講的退稿，就照您的說法它應該判行的時候就要先退稿了，為什麼要等到繕打、又要被用印以後又發文才會退稿？那照它這樣子退稿，就可以發稿了可以嗎？劉老師回答：這裡的退稿跟我剛講的退稿是不一樣的，這裡是文發完以後，至少單位主管知道發文，發完之後，再通知主辦人，把公文稿退到原承辦人手上，這個是發完之後再退到原承辦人，不是剛剛講的退稿，這裡的退稿是公文發了以後，公文稿跟這些公文，就發回原承辦人讓他歸檔，跟剛剛的清稿、法例是不樣的，所以這裡要跟大家說明一下；這裡是原稿件發完以後回到承辦人手上，簡稱為退稿。這個流程必要的時候以稿代簽，什麼叫以稿代簽，有時候案情比較簡單，原公文上面就不必簽辦，直接答覆對方，這個時候要以稿代簽，或者是事情非常緊急來不及的階段，直接答覆，用以稿代簽，直接擬妥答覆對方的公文稿，來取代這個簽，這個叫以稿代簽。簽稿並陳，這是正常的，先寫好稿這是正常的，可是你用簽稿並陳或以稿代簽的時候，在公文稿的右上角註明或簽名一下簽稿並陳或是以稿代簽，讓你的主管知道你是用這方式。這是整個公文的處理的正式流程。如果公文處理流程看得懂的人，公文處理就沒問題了。四、以這個流程來看應該是先簽後稿，如果承辦人員想要先簽後稿，但是你的單位主管或閱稿人他覺得簽稿並陳就可以的話，他是否可以幫你做這樣子的處理。劉老師回答：可以，公文已經簽下去的話，他在處理公文的時候，一邊想，要怎麼樣的才能辦得更妥當，更能夠節省時間，。在簽辦公文的時候，在處理公文的時候，有可能面臨到的一些問題，我們接到公文，案情簡單的承辦人就用簽，但是不是每件公文都非常的單純，所以一個承辦人，在簽辦公文的時候，有時候可以先跟你的直屬長官討論一下決定什麼？承辦人有時候往往沒有權來決定一件事情，所以承辦人對一件公文的內容，必須要先去溝通、協調，這時候才下筆，不要急於下筆，萬一簽的時候被上面退稿回來，對於公文會有所耽誤，最好把事情通通擬清楚，特別告訴我們在簽辦公文的時候，有法令依據一定要知法的，要簽辦的時候，無法令規定而有範例者，依範例，適用法律的時候，法律與政令法律優先，後法優於前法，特別法優於普通法，後令優於前令，以及上級命令優於下級命令的原則來處理，這是各位要注意的；很多承辦人對於依照上級的指示，但是上級的決定跟法抵觸，這個時候依法處理，這就是簽辦公文的一個技巧；有一些主管明明違法卻要部屬簽，一旦案子出了紕漏誰負責呢？承辦人犯罪很重，所以要注意一下，未來要簽辦公文的時候，公文手冊裡的規定務必要好好的去看。一個公務員最好是懂得自我保護，不要違法，一旦主管認定你違法，一定要跟他溝通協調，所以上級當他叫你積壓，有時候他會派人錄音，一定會設法用各種管道來叫你積壓，依法是不能這樣。所以當務員到那種比較特殊的機構，我們國內有少數單位比較特殊，在簽辦公文的時候這些細節要注意一下，在簽辦意見的時候，要力求簡明，要非常明確，而且經過的時候，到底該怎麼辦要把它寫清楚，上級的同意不同意，這是一種的簽法，踫到比較特殊的案件，也許另外用簽去做表達，案子比較複雜，簽有簽的格式；這是談到寫簽應當注意事項。五、劉老師請教一下，這邊都是學生那學生不能發文，職務上譬如要辦環工杯這個程序上要如何？（就輔室陳主任發問）劉老師回答：所以學生要請求我們的課外單位辦理報名、發公文，因為學生對公文不熟悉，所以對於應該由學生寫報告的東西都把它用成表格化，為什麼要表格化？因為考慮到學生對公文不懂，學校單位對於學生的公文問題，儘量把它正常的一個格式化，可以減少很多的困擾，要去校外參觀，因為我們對學校比較熟，課外組或生輔組擬公文稿，因為我們這一個學校只有校長有權對外行文，一個機構的主管有沒有權對外行文，就看你有沒有小官章，我們學校只有校長有官章，其他通通沒有，所以我們學校要對外行文一律要以校長名義，否則其公文應該無效，所以學生一律由行政單位來幫他處理。六、請問一下那農委會應當如何稱謂？劉老師回答：農委會是我們的上級應該稱為大會，對於農委會編制，我們行政院各部會，還有署、局，八部二會這是以前，所謂會是他的編制比部還稍微小一點，所以現在的勞委會、行政院的農業委員會，這些會比部都還要小，還有行政院直屬是局，衛生署那更小，所以對於這些會、局、署，他們自己也蠻辛苦的，所以跟我們之間公文用會，因為會的地位比部還要再稍微低一點。對於我們職場長官稱座，機關對於百姓稱先生、女士，有時候我們從的一個人的敬語，看不出來是男是女就稱君，對於團體稱貴，對於縣政府稱貴府、貴機關、貴單位。未來同學參加考試的時候，行政院所屬的八部二會，前面可以省略行政院，內政部函、外交部函、僑務委員會函、蒙藏委員會函，這幾個單位前面可以不必冠上行政院，其他的通通冠上行政院，行政院衛生署函、行政院人事行政局函，公文上面有規定，因為八部二會裡面不會變，但是底下的委員會有時候會獨立，所以冠上行政院表示直接隸屬行政院的一個單位，其他各單位用全銜，但是行文的時候，有時候一個機關只要是很繁鎖的，主辦第一次提到的時候可以用全銜，第二次可以用簡略該機關名稱可以省略。 我們常常用到的一種公文，就是一個機構的內部對上級表達意見時常常在寫簽，以前叫簽呈，現在改成簽。簽的格式也是一樣用A4的紙