财务管理规章制度.doc

财 务 管 理 规 章 制 度 目 录 财务安全管理制度 一、财务安全岗位责任制 二、财务后台保险柜钥匙管理制度 三、 帐单管理规定 四、会计档案管理制度 五、 前台收银备用金管理制度 六、 收银员管理规定 七、报账员管理规定 会计核算管理规定 流动资金管理规定一、流动资金管理规定二、现金管理规定三、应收账款的管理规定（一）、签字挂账规定。（二）、应收账款的催收（三）、应收帐款账单及传递的管理（四）、酒店折扣及签单权限的规定营业费用开支管理暂行规定一、 营业费用开支管理暂行规定二、 非经营性费用开支管理暂行规定财产管理规定一、财产的划分二、财产的请购、审批、验收、入库规定（一）请购计划的编制：（二）采购：（三）验收手续（四）审批手续（五）财物管理规定三、废旧物资的管理库房管理制度一、库房出入安全管理规定二、库房的消防安全管理规定三、库房卫生管理规定四、库房收发货管理制度五、库房管理员工作规定采购工作管理制度一、采购部工作职责二、采购纪律三、供应商的管理：四、定价、验收规定：五、采购审批规定：六、备用金的使用与管理 财 务 管 理 规 章 制 度财务部安全管理制度一、财务安全岗位责任制1、办公室抽屉内不得存放过夜现金及有价票证。2、备用周转资金不得超过规定的数额，并按规定存入保险柜内，主管人员应每月不定期抽查一次。3、现金及支票由专人妥善保管，支票与财务印鉴章分开保管。财务印章由财务经理保管，并有使用记录。4、财务人员前往银行解款或取款，大额应有两人以上护送，不允许无关人员随同。5、对支票、现金和其他票证必须严格管理，按规定程序发放和领用，妥善保管，坚持核对清点和复审制度，防止丢失、被盗、被骗。6、下班应关闭房内电源、门窗。7、酒店保卫部和财务经理负责存放现金的保险箱和保险柜的安全保障二、财务后台保险柜钥匙管理制度1、 保险柜钥匙由保险柜使用人员负责保管，专人使用。2、 钥匙应随身携带，不得随意乱放及转借他人。3、 保险柜密码不得外泄。4、 使用时如出现问题，应及时向上级汇报，不得强行开柜，以免损坏钥匙及设备。三、 帐单管理规定1、 押金单和定金收据及其它重要单据应视同发票管理，由财务专人统一管理，按顺序连号发放，并在登记本上填写发放单据号码，领用人签名。2、 使用部门领用时应检查帐单是否连号，如有跳号或重复号码，应在登记单据发放登记本上注明、销号。3、 使用部门按顺序使用帐单，建立帐单发放登记本，并指定专人负责已领用单据的保管，使用时一人同时只能使用一本帐单，发生错误作废时，不能撕毁或丢弃，必须完整保存各联并随帐单一起送交财务报账员审核。4、 收银员应在投币时应先填写现金缴款单，同时将对应的现金装入信封，并有相关人员签字证明黏贴封口，投入保险柜。5、 财务部对所发放的押金单和定金收据及其它重要单据应定期核查领用部门的使用情况，定期盘点，督促各部门将用完的票证存根及时前来以旧换新。四、会计档案管理制度1、 会计档案是记录反映酒店各项经济业务的重要史料与证据。酒店的会计档案包括各类会计凭证、会计帐簿、会计档案、电脑磁盘及其他各类票证合同及会计交接清册等。酒店每年形成的会计档案，由财务部按归档要求，整理装订成册。当年会计档案可在会计年度终了后暂单独存放保管1年，1年后再编册归档入库。2、 会计档案的保管，必须存放有序并编号；便于查找。严格执行安全和保密制度，不得将会计档案随意堆放，严防毁损、散失和泄密。对已入库的会计档案，应保持原卷册的封装，由保管员负责其拆封与整理。3、 酒店内有关部门查阅会计档案，须经财务部经理以上人员批准，按规定在保管员处办理登记查阅后及时归还归档。4、 酒店外单位查阅会计档案，需凭该单位介绍信，及查阅人本人身份证说明查阅范围，经总经理批准，才能办理登记查阅手续。5、 查阅会计档案须由保管人员在场陪同进行，严禁让查阅人单独查阅。查阅时会计档案须保持原样，不得抽拆、涂改。如需复印，须经财务部经理同意。6、 会计档案保管期限根据财政部的有关规定和酒店实际情况执行。会计档案保管期满需销毁时应同财务总监指定专人审查、编造会计档案销毁清册，经酒店总经理或董事长同意后方可销毁，对其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，保管到结清为止。7、 会计档案销毁时，应由财务部派专人监督。其监督人应在销毁会计档案前认真核对销毁清册。销毁后，在销毁清册上签名盖章，送财务部存档保管。五、前台收银备用金管理制度1、 前台收银员的备用金为周转备用金，是由同一岗位的不同班次的收银员分别管理和使用，上一班的收银员在下班前清点并如数交给交接班的收银员管理和使用。各店每柜台备用金额按原配备金额不变。2、每班各柜营业收入中取得的现金，必须在下班时投进营业收入保险柜。按财务部安全管理制度中的第三款四条执行。3、收银主管、财务负责人定期或不定期检查备用金使用情况（每周至少一次），核对备用金的数量。4、任何人不得从营业收入中支取现金或临时借用现金，但特殊时间特殊情况需要临时借用现金必须报告董事长，经总经理或董事长同意后方可临时借支。六、 收银员管理规定1、 严格自觉遵守酒店各项规章制度，服人领导听从指挥。2、 严格执行考勤制度，上、下班在签到本上签字，否则记为缺勤。3、 缺勤、请假手续须由本人亲自办理，不得委托他人，须在接班之前办理，并经部门主管批准。4、 按时上班，如需变换班次，须先征得部门主管允许，否则以旷工论处。5、 上班应提前10分钟换好制服，按员工手册严格要求自己。6、 任何情况下不准与客人争吵，避免事态扩大。7、 与本职无关事宜，不得随意作答，应告知宾客向有关部门询问。8、 在工作时间内，不经批准不得离岗，不准在工作时间接待亲戚朋友。9、 不得利用工作之便，假公济私，谋取私利，更不准同客人拉关系办私事。10、 工作时应唱收唱付，吐字清晰，把余款递给客人，不得扔、摔、甩、放。11、 工作时严守财经纪律，严禁套取外汇，坐支现金，严禁未经总经理或董事长签批将钱款外借任何人，严禁以白条冲款账。12、 出现长、短款项应主动向上级反映、汇报及解释原因，并按规定承担责任。13、 工作失误造成的损失应视责任大小由当事人赔偿。14、 严格按协议客户的协议号及有效签单人规定签字挂账，未签字的账单各班组负责到底。15、 严格按减免优惠权限规定签字方可进行账款打折优惠。16、 保守经营秘密，不得随意透露酒店经营秘密，不得随意给顾客多开发票。17、 收银员需将点菜单、加菜单、酒水单上记载的菜品、酒水、香烟等名称、数量、准确无误输入系统，及时核对，正确转账。18、 收银员在填写住房押金收据后，必须准确无误的将有关信息输入前台收款系统，19、 收银员无权私自改单，交款单、押金单、必须连续编号使用，不得跳号。报废单据需各联俱全加盖“作废”印章后交财务审核。20、 收银员应妥善保管各种单据，对于每天客人结账后产生的及客人留下的pos预授权、pos签购单等单据应正确处理，该定在账单上的应准确无误，其余单据应由当班收银员整理捆扎，留存备查。留存时间为30天。七、报账员管理规定1、严格遵守公司的相关财务规章制度和相关管理规定；2、负责酒店货币资金收入的审核、汇总；3、在前台相关人员监督下打开保险箱，清点核对收银员投入的交款袋是否与签名相符；4、逐一打开“交款袋”（不能与其它袋相混），清点现金、支票，与“交款袋”上已填妥的现金数字核对是否相符，如不相符应及时让有关人员查找原因，直到相符为止。5、与大夜稽核日报表逐项核对（含酒店全部营业收入并与房务部、厨房酒水等报表核对）；6、对收款当中出现的异常情况及时上报经理；7、清点现金及审核支票填写是否规范完整；8、对每日收到的现金、支票必须当日存入指定银行账户，存款时不得在任何地方逗留闲逛，如违反规定后果自负；9、设置支票、信用卡备查簿，每日检查支票、信用卡到帐情况，到帐单据及时入帐，未到的要及时报主管并尽快催收；10、每周一上午向集团财务中心报送一次上周应收账款的回收情况；11、负责本店各项费用支出的审核把关；13、承办上级交办的其他工作。会计核算管理规定1、酒店会计核算工作根据财政部旅游饮食服务企业会计制度规定，制定酒店的会计制度和核算程序。2、采取借贷记账法记帐，会计核算的原则采用“权责发生制”。即凡是收益已经实现，费用已经发生，不论款项是否收付，都应作为本期的收益或费用入账，凡是不属于本期的收益或费用，即使款项已在本期支付，也不应作为本期收益或费用处理。一个时期内的各项收入与其相关联的成本、费用都必须在同一时期内入账。3、 关于资产性支出和收益性支出，凡是用于增加固定资产而发生的各项支出都应记资本性支出，不得计入费用作为收益支出，凡是为了取得收益而发生的各项支出，都应作收益支出同时计成本、费用。4、 记帐本位币为人民币，会计的凭证、帐簿、报表均用中文书写。5、 财务人员离职时，必须办清交接手续，由主管人员监交，并由交接双方签章，未按规定办理交接手续的财会人员不得离职。6、 酒店的会计凭证、会计帐簿、会计报表等各种会计记录必须根据实际发生的经济业务进行登记，手续要完备，反映内容要完整、准确、及时。7、 会计年度采用公历年制，自公历一月一日起至十二月三十一日止为一个会计年度。8、 固定资产折旧采用直线法，不留残值。开办费等递延费用采用均摊法，在3年内摊完。流动资金管理规定一、流动资金管理规定流动资金管理以既要保证酒店营业所需的资金，同时又要节约使用、加速资金周转为原则，采取集中管理，统一审批，计划支付。财务部应根据现金付款计划表执行，严格审查各项库存占用的资金，确定最低库存量。应收账款占用的资金营销部门要定期核对，及时催收并制定限额。合理安排使用资金，采取种种措施来加强对流动资金的管理。二、现金管理规定酒店现金管理采用备用金制度，备用金分为：周转备用金和采购备用金。1、 周转备用金：由同一岗位的不同班次的出纳员分别管理和使用。总台、餐饮吧台备用金根据各店实际情况制定限额，按财务中心安全管理制度中的第五款（收银备用金）1条执行。2、 采购备用金：由采购部采购员保管，用于酒店零星物品的采购，或者是因对方没有银行账号和不足转账起点金额的，必须以采购员的备用金来支付，核定备用金数额为每人10000元，每天报销一次。3、对于从营业收入中取得的现金、转账支票、信用卡等，由各店报账员进行清点，并编制总收入日报表，每日送存银行指定账户。同时将缴款单及编制的凭证一同缴入集团财务中心，由主管会计审核。任何人不得从营业收入中坐支现金。4、不允许任何个人在财务私自借款。如有特殊情况，必须由财务总监审核后报董事长批准，借款人应注明还款日期，逾期未还的由总出纳负责催收，一周未还的应向财务经理或财务总监汇报，借款时间超过一月未还的，财务中心总出纳有权从借款人工资中全额扣除。5、对于酒店使用转账支票付款，一律由使用部门填写支票申请单，由财务经理根据所采购订单或其他有关明细单证审批，报董事长签字批准，由总出纳填写支票。支票领用者，需在应付款的支票登记簿和支票存根上签字后方可领用。凡领用后的支票应于两日内将发票送至总出纳会计，并登记注销，超过3天未回的支票，由总出纳督促使用支票人员回收。三、应收账款的管理规定为进一步规范酒店应收帐款的管理，保证资金周转顺畅，避免呆帐、死帐的出现，并结合酒店实际情况，特制定本办法：（一）、签字挂账规定。1、各单位若签字挂账，必须有签字协议及协议号。签订协议前，首先由集团营销部相关人员负责调查该单位资信情况。若可行，经集团营销总监签字并上报总经理或董事长审批后，方可签订消费挂账协议。若私自挂帐造成的经济损失由该经办人全额赔偿，同时按违反规定处理。2、签字挂账协议必须明确签字人，并预留签字人的签字字样，双方单位盖章，法定代表人签字，明确各自权利义务。3、小型企业、新办企业原则上不允许签字；如签字除执行第(一)条规定外；必须每月一结算，如果到期不结账，即要停止签字。营销总监要以书面的形式将拟文停止挂帐的单位，并与当天内上报集团财务中心。由集团财务部及时通知到各店，各店接到通知后以书面形式即时通知各消费吧台，对未按规定执行造成经济损失由经办人全额赔偿，同时按违纪处理。若属信息传达不到位造成的经济损失由相关人员全额赔偿，并做违纪处理。4、小型机关、行政、事业单位，资金不能保证的，原则上不允许签字，确要签字，营销经理按以上程序上报审批后方可以签字挂账。若违反规定，处罚措施同第（一）条规定。5、个人一律不允许签字挂账。不允许担保签字，有特殊情况，关系单位或关系人需临时挂帐（无挂帐合同）的；遇有这种情况，必须由餐饮总监（营销经理）以上管理人员同意并签字担保才能挂帐，挂帐总额不得超过5000元，并由担保人负责一月内回收，一月内不能收回的，从工资中扣除。其他人无权担保挂帐。（二）、应收账款的催收1、应收账款由各店营销经理分管负责催收。各店营销总监是各店应收账款的具体负责人，各店店总为应收账款总负责人，并负责安排催收人员。2、 一个单位同时在几个店挂账的，由各店协商催收。3、催收时间遵循两个标准，时间标准为每月催收一次；金额标准为每个单位挂账超过10000元时，或时间超过一季度时要即时催收。4、催收人员应做好详细的催收情况记录，收回的款项及时到财务与出纳员办好款项交接手续，未能收回的款项要详细注明原因，经多次催收未能收回并预计今后无法收回的款项，报董事长批准后，及时做出相应的账务处理。5、营销经理外出催帐时应填写应收账款对账单，经客户认可并加盖对方单位公章。6、催收记录应妥善保存，作为评价顾客资信的重要依据之一。7、如果结算方式使用的是支票，发现空头后，将退回原经办人员自行催要，时间定为10天，期满后重新转作外欠帐管理。8、在职人员办理离职时，要首先负责收回离职人员所经手负责的应收账款，或核对账款准确无误后，按程序经主管领导批准转交接管人，方可办理离职手续。9、发票和账单领取时必须在各店与报账员办理签字领取手续。10、应收账款回收时限为一年，若无法收回则从经办人员工资中扣除。（三）、应收帐款账单及传递的管理1、各店收银员对签字账单的合规性负责，审核内容包括：签字单位是否是集团协议挂账单位，签字人的签字是否与预留签字人的签字字样一致，字迹是否属实、清楚，金额是否正确。若签字账单存在上述问题，该款项由收银员负责收回，无法收回的，负赔偿责任。2、各店往来帐款会计（报账员），应对账单的合规性、真实性负审核责任，若经往来账款会计审核过的账单存在（上述1条）中所述问题，且出呆账、死账的，该往来账款会计负连带责任，按过失处理。3、各店负责往来帐款会计（报账员）于每月末结束后两日内将上月的应收帐款明细和账龄分析表，报送集团财务部主管会计，财务部经理督促各店应收账款的账单与帐簿余额核对一致。并检查挂账单位是否符合挂账条件，待汇总核算后上报集团营销总监及董事长，集团营销总监为总应收账款负责人。4、前台与吧台之间帐单传递：当班收银员必须做好帐单的传递工作，办理传递交接签字手续，不得延误。若出现因传递不及时造成漏结账现象，由该收银员全额赔偿并作违规处理。5、往来帐款会计（报账员）审核后退回吧台的账单，即因收银员工作责任心不强造成的签字不清、不实而形成的欠款，由该经办收银员负责补办手续。事后仍然出现呆账、死账，由该收银员负全额赔偿责任。6、各店往来帐款会计（报账员）要每周五负责统计应收账款的回收情况，及时报送财务主管和营销总监。由营销部对各店签字挂账的单位消费、结算进行一次评估，并将评估情况汇总到每月的经营分析报告中，作为经营分析会的一个重要问题进行集体讨论，从而决定是否允许以后继续签字挂账消费。7、团队及会议账款的结算，由总台领班、营销经理和报账员逐一审核签字后总台统一结账。（四）、酒店折扣及签单权限的规定1、原则上要求帐单上有相应折扣权限人当场亲笔签字。如当事人不在现场，可电话委托值班经理代签。如果是收银员接到折扣权限人电话指示的，收银员必须在帐单上注明“电话指示折”字样。发生委托代签行为的折扣权限人，第二天早上8:30之前必须到收银处亲笔签字，补办手续。无折扣权限人签单的，将对收银员进行违规处罚，并承担责任及损失。2、各店签单权限（1）、营销部经理因销售业务需要，与客人商谈可在大堂吧签单，只限茶水、矿泉水和速溶咖啡及招待烟，招待人除茶水外的饮料消费均须当场在招待账簿上签字，签单时注明被招待单位的详细名称、姓名、职务，事后由部门经理或总监补签。（2）、各部室经理（总监）因业务需要，陪同客人可在大堂吧签单，只限茶水、咖啡及招待用烟，签单时注明被招待单位的详细名称、姓名、职务。（3）、各部室因工作需要在酒店餐厅宴请客人，必须到行政部办理由总经理签批的内招接待通知单，按酒店宴请规定办理。（4）、各部室因工作需要房间招待或安排休息房，必须请示总经理批准，并填写事由，账单由报账员审核，集团财务部经理报董事长审查。（5）、折扣权限（仅限于散客）：消费项目折扣权限有权打折人员备 注房价 4折行政、餐饮、营销总监折扣依据的房价以总经理批准的前台实际执行的柜台房价为准。5折经理级管理人员、营销部经理、客户关系经理6折前台接待人员餐饮8.8折总经理此折扣权限仅限于酒店员工及处理客人投诉。香烟、酒水不参与打折。9折总监9.5折餐饮部经理、营销部经理、客户关系经理注：1、3间以上视情况而定，特殊情况请示夜值经理。2、除以上项目外，其它收费项目一律不打折。营业费用开支管理暂行规定一、 营业费用开支管理暂行规定为了加强经济核算，确保经营计划指标的顺利完成，本着“降低消耗、提高效益”的原则，结合酒店的经营特点，特制定本办法。各店管理人员对经营过程中发生的各项费用，要根据实际需要，本着节约的精神，按季度、月份编制本部门的用款计划，经财务部经理审核汇总由财务总监签字后，报董事长批准，方可实施。各部门计划外的开支和非经营性的费用支出，必须书面提出申请，经店总同意并报总经理或董事长批准，方可支付款项。财务中心要按照审批权限严格监督执行报销程序，对一切不按规定、不符合手续的费用支出不予办理报销结算。规定如下：1、宾客直接使用的清洁、洗涤、卫生用品、包括牙具、香皂、浴帽、文具、鞋擦等一次性客用消耗用品及布草种类不得任意更换，由酒店统一规定型号、规格、质量，由使用部门每月提出采购计划，经批准后由采购部按考察确定的供应厂家定期统一购置。2、物料消耗品，指宾客不直接使用的各项消耗用品，包括洗涤消毒品、清洁卫生用品、电池、灯泡及小型工具等由使用部门按月提出计划，由部门经经理签字，财务中心审核，报店总批准，方可购买，凡总额超过200元以上的需经总经理或董事长批准后方可购置。（物料消耗品待条件成熟时，实行定额库存管理，即领销多少补充多少）3、各职能（业务）部门及宾客需用的各类表格、信纸、信封等，由使用部门提出清样及数量，经店总批准后，由采购部统一联系印制，各店总库管理发放，并按规定手续办理报销。4、酒店用的零星维修工具、材料由工程部根据实际需要编制计划，提出规格、种类、质量要求，单项金额超500元由总经理或董事长审批后，统一由采购部购置，按规定办理入库手续由库房发放。5、酒店每月开支的燃料、水电、电话费用等由主管部门自查后，经与收费单位核对，财务部复核，董事长签字方可支付（或银行划拨支付）。工程部负责跟踪统计水电、气用量及金额。6、酒店的广告宣传费，因工作需要的业务应酬费，有关部门必须预先提出书面报告，经董事长批准。报销时持董事长签字后的原始凭证，经财务经理签字后由财务部办理报销。7、餐饮食品原材料、辅料、调料由行政总厨提出计划；酒水饮料等由餐饮部总监提出计划，采购部统一购买；报销时由财务成本主管审核，经财务经理签字后，报店总或董事长签字同意方可纳入餐饮成本支出。大量购买的高档原材料或单向采购超过两万元须报总经理或董事长批准后，按规定程序购买。8、各店因供货不及时，需要各店之间调拨原材料时，必须填写内部调拨单，须经厨师长、保管员、采购部经理和财务部经理签字同意方可有效。如遇特殊情况，必须有采购部经理通知办理，次日补齐调拨手续。9、节日期间，厨房自产各种礼盒要根据酒店预定计划通知单生产（由餐饮总监负责）。成品出库时要转给指定专管人员，必须填写出库单，一式三联，一份留存，一份交给指定专管人员做收货记录，一份交给财务理账。（节日期间购进的礼盒必须按此规定执行）。10、 酒水、饮料等制定进货计划时，一定要严格遵守签订的协议单位及协议价，如有价格调整，必须有供货商提供书面证明，如有单位调整或新增品种，由餐饮部总监报店总和总经理或董事长签字同意后执行，报财务部和采购部备查。（酒水库存待条件成熟时，实行定额库存量管理即领销多少，补充多少）二、非经营性费用开支管理暂行规定1、各职能部门领用的大众办公文具纸张，文件档案袋等非经营性支出由各店的行政部按月提出计划，报集团办公室主任审核后，报总经理或董事长批准。按种类、规格的要求由采购部购置，各店办公室行政主管统一领用，库房按规定手续发放，非常规个别需要和特殊办公用品，由部门主要负责人提出申请，经店总审核后报总经理或董事长批准，方可购置。2、员工（含管理人员）的工作服，经有关部门提出制做和配备方案及款式，经各店总监级以上管理人员会议通过，报请总经理或董事长批准，方可办理。3、员工的劳保用品、夏季防暑降温的清凉饮料，按有关规定经批准后由采购部统一采购，库房负责发放。4、各分店根据有关经营考核办法规定所产生的奖金、提成、破损罚款等，由集团分管各店财务负责人员审核签字，转入各店人事专员一起计算工资薪金，上报集团人力资源中心审核签字，再报董事长审批签字，财务负责发放。5、所有员工因公出差，包括：外出开会、参加展览会、采购物资及其它公务活动外出，需事先提出书面申请，经董事长批准，方可执行。回店一周内报销出差费时，按财务制度规定填制出差费报销单，持出差前申请报告书，由财务部审核，经财务经理、店总和董事长签字后，方可报销。6、需添置补充的各项固定资产（设备），应由有关部门提出书面申请，经各店总监级以上管理人员会议研究，报总经理或董事长批准后，向董事会正式行文，待批准后，方能实施。上述费用支出，均需取得合理的原始凭证、出入库手续，并有经办人、验收人（或证明人）和总经理或董事长批准签字方可办理，不符合规定者，财务部门拒绝办理。对购置的一切物料、用品、餐饮的原料、辅料、调料、酒水等都必须先验收入库，后领发。但对少量易烂、易霉的货品如蔬菜水果等，验收后可直接通知使用部门领取。对一次性采购金额超过伍万元的大额计划需提前报请总经理或董事长批准同意方可实施。财产管理规定为了促进丽景集团旗下各店经营管理，克服重钱轻物思想，管好财产，延长财产使用年限，充分发挥财产的效能，必须加强财产管理，使酒店少花钱，多办事，获得最佳的经济效果。为此特制定财产管理规定如下：一、财产的划分1、 固定资产：对使用年限1年以上，认为有必要做为固定资产进行管理的财产作为固定资产；设置固定资产登记簿，按类别设专栏，正确反映各类固定资产原值的增减变动；定期与使用部门资产管理人员核对，年末必须清点实物，做到帐帐、帐物相符；根据自身经营特点，在规定的折旧年限内，确定折旧年限和折旧方法，折旧年限和方法一经确定，不得随意更改。酒店营业的主要财产（如沙发、沙发床、地毯、电视机等）也应视为固定资产。2、低值易耗品：是酒店使用流动资金购置的物品，不够固定资产条件的视为低值易耗品。3、物料用品（消耗品）：为企业生产经营中所必需用的物资如修缮材料，宾客用品、卫生用品、事务用品以及加工用品等消耗物品。4、基建材料及设备：凡是专门为工程项目购置的原材料及设备，必须专门保管及核算。5、餐饮原材料：食品、饮料及其它食品原材料。6、废旧物资：为酒店已报废的各项财产。如：棉织品、家具 、用具等物资。7、其他物品：包括旅客赠送的礼品，旅客遗丢（不能归还者）物品、拣拾东西、退还赃物等，此类物品一律交库房验收并保管，开列清单。二、财产的请购、审批、验收、入库及管理规定1、请购计划的编制： 各店使用部门要根据酒店的业务情况，熟识审批额度，及日常使用情况，编制年、季、月的请购计划，报财务经理审核，并报总经理在总监级以上会议讨论通过，制定采购计划，由财务部根据计划安排执行，没有计划者不准采购，临时追加计划者要按规定程序报总经理或董事长批准。2、采购： 酒店所有财产的采购一律统一由采购部办理，并签订所有物品的采购合同，各使用部门不得自行购置，任何物品如无购置计划或未经财务部同意采购的财产物资，库房应拒绝验收，财务部也不予报销，若使用部门在品种规格上有特殊要求，可派人与采购部人员共同选购，或由使用部门自行采购，但也要有采购部办理入库报销等手续，采购员必须遵守国家政策、法律和财产管理制度，发票、支票要妥善保管，不得丢失，报账要及时，一律不能跨月，应在办理之日起三日内报销。采购备用金要经常核对，公私分开，严禁套购，转卖挪用公款和代人采购，要按使用部门的要求采购物品，并注意规格质量，以免造成积压和浪费。3、验收手续（1）、库管员接到采购员购进的财物，要根据订单原始发票进行检查、点数，检查规格、质量，验收合格后按本企业的财产名称填制收货单或入库单，签收后由供应商凭验收单供应商联按规定程序向财务部结算货款。（2）、遇有下列情况，收货员可以拒绝验收，或报请经理处理。1、未按计划批准购进的或与合同不符者不验收。2、购进的财产物品与原始发票不符者不验收。3、供货单位的发票未开台头发票未盖公章者，台头不符，字迹不清涂改者不予验收。4、如属物品先到而发票未到的，收货部可点清实物，开无发票收货单，待发票到后补办有关手续。5、如发票先到物品未到的，不予办理验收手续，如系外地进货，经总经理或董事长批准或通知财务部经理办预付款汇款手续。4、审批手续（1）、基建工程、零星基建、改建扩建整修、固定资产更新及购置伍万元以上的大宗开支经，必须经酒店总监级以上会议讨论后，报请总经理或董事长审核董事会批准。固定资产的调拨，变卖、报废处理申报董事长审核，并报董事会批准。（2）、低值易耗品和其他物品购置计划，经总监级以上会议讨论批准列入当年财务收支计划内开支，当年列支不了的大宗费用需摊销的数额要报请总经理或董事长决定，计划内零星购入由各店总审批；大批购置财产物品由总经理或董事长审批；低值易耗品成批处理变卖应报总监级以上会议讨论和审批，个别零星物品、物料用品处理由使用部门总监申请，报各店店总及财务部经理审批。（3）、需要报损的原材、物料用品及低值易耗品一律填写物品报损单，有经办人、部门总监、财务经理、店总和总经理或董事长签字审批后，方能作有关帐务处理。严禁自行处理，一经发现严肃处罚当事人及负责人。5、财物管理规定（1）仓库财产管理规定1、酒店购进的一切财产和物资，一律办理入库手续，并注明使用部门。发出时列支有关部门的费用（大批量摊销时，通过待摊费用科目逐月摊销）并作为在用财产处理，凡属备用、多余及机动部分，应集中存放由库房保管。2、财务部财产管理小组负责管理全酒店财物，各类财产按规定分类，并按品名、规格、数量、单价、在库和在用的地点分别建账或建卡；控制库房的进、销、存数量，凭入库、领用、调拨单据等凭证及时记财产账；要与使用部门核对账卡，如发现卡或账物不符情况，必须及时查明原因，按照规定审批手续办理调整账卡，以保证账物相符。（2） 班组财产的管理1、各使用部门的在用财产应实行全额配备，部门经理负责，财务部成本主管督办管理。指定一人为部门财产保管员具体负责和登记帐卡工作，员工生活区的财产由人事部指定专人管理。2、部门财产保管员，应按财务部报销总帐分类、编号。根据领用调拨等单据及时登记。使用部门经理要定期组织人员对部门财产进行核对，发现财物不符要查明原因，按照审批规定办理手续，调整帐卡，以确保帐物相符。3、部门财产保管员不宜经常调动，如调动，要事先通知财务部财产管理小组，并由财产管理小组监督在部门内办清移交手续，方可离开。（3） 财产领发、交回手续1、使用部门领用在库财产时，要按规定审批范围内办理批准手续后，持出库单、报损单到仓库领用时，需以旧领新，赔偿单要由财务收款签章，领物单一式三联，一联领用部门记帐，一联作库房记帐凭证，一联作会计记帐凭证，三方及时登记入帐，以保证帐帐相符。2、多余财产的交回，在查明原因后按照审批范围规定办理批准手续，以红笔填写领物单（代替交库单）一式三联连同实物交库房保管员签收。（4）、调拨、报损手续1、部门之间财物调拨需经主管部门同意一律通过财务部财产管理小组办理手续，调入、调出单位将帐卡连同财产调拨单到保管组调整帐卡，同时调整保管总帐上该项资产的存放地点，以防帐帐不符。2、因日久使用失效，自然损耗的财产，确认无法修复的，可办理报损手续，但原物须交保管组。固定资产应报店总和董事长批准后，按规定的财务手续作帐务处理；低值易耗品报财务经理批准予核销。报销的财产实物一律上交废品库登记入帐，未交废品实物者不准予领新品。处理时一律按报损程序办理。三、废旧物资的管理1、 各部门的一切废旧物资及包装物（有押金的除外）应及时送交保管组统一保管和处理，其他部门不得自行处理。2、 废旧物资要建帐和登记管理，可分如下类别进行建帐；（1） 报废的固定资产；（2） 报损的棉织品类；（3） 在修建过程中拆除下来的尚能使用的旧材料；（4） 其他报损财产。3、 各部门如需领用废旧物资时，应按领用库房材料的手续办理。保管组对废旧物资或成批的废旧物品，要定期造表上报，经领导批准后统一处理。四、损坏、遗失公物赔偿规定。1、宾客损坏、遗失公物赔偿规定（1）宾客损坏、遗失酒店公物由负责该项财产保管员报告部门负责人，视情况决定赔偿意见，如需赔偿者一般应由 主管经理批准，如属大件或价值较高的要报店总批准，并按有关手续作报损处理。（2）宾客损坏酒店财物已确定赔偿时，由保管组协同使用部门一起，参照帐面价值和下列标准计算赔偿费：2、损坏原公物系完整全新者按全价赔偿；（1） 受损坏公物经修理尚能使用，又不影响整体美观，可赔偿修理费；（2） 受损坏原公物虽能修复使用，但影响整体美观和原有价值者，应赔偿修理费并加财产折旧补偿。（3） 受损坏之公物不能修复使用，尚有残值者按现值全价计算赔偿。3、职工损坏、遗失公物赔偿规定（1） 因工作疏忽同时又有某些客观原因使公物受到损失，全赔或部分赔偿。（2） 非因公或打闹使财产遭受损失时，责令其全部赔偿，并给予批评教育。（3） 因违反劳动纪律或操作规程损坏公物者，全部赔偿或部分赔偿，严重事故要追究法律责任。（4） 凡因财产遭受损失后互相包庇隐瞒不报，嫁祸于人或一贯不负责任，任意损坏公物，屡教不改者，应全部赔偿，情节严重者要给予一定的行政处分。4、赔偿手续（1） 宾客职工损坏遗失公物，经确定赔偿，由财产使用部门开出“赔偿单”，一式四联分别做为班组存根、收款收据、财务收 入凭证、财产报损和领发凭证。赔款应连同四联“赔偿单”送交财产部盖收讫章，到保管组办理财产手续。（2） 宾客或职工当时不付现金时，应由本人（或其接待单位）签字认可，然后送财务部签收盖章，准予转帐，并到保管组办理有关手续。“赔偿单”应由本人签字送人资部，待发薪时扣回，然后到保管组办理有关手续。库房管理制度 库房安全是库房管理的第一需要。为保证库房内物资的安全及库房工作有效的运行，特制定以下规定，望各入库人员严格遵守。一、库房出入安全管理规定1、 库房重地谢绝参观。2、 来访者必须持有有效证件或证明，进入库房后要听从库房人员的安排，自觉办理入库登记手续，并要有库房管理人员陪同，不得独自入库。3、 进入库房者，必须遵守库房的有关管理规定，自觉维护库房内的清洁与安全，不得携带个人背包、手提袋、火种及易燃易爆物品进入库房。4、 进入库房者要爱护库房内一切公共设施，不得偷拿库房内一切公共设备设施与财产物资。5、 施工人员或工程人员需进入库房施工或维修，必须持有关负责人签署的有关证明，经库房负责人同意并有库房人员的陪同下方能进入库内施工或维修。6、 凡外来入库人员工作完毕，出库时应主动接受库房管理人员检查。7、 库房不准代私人保管物品，也不得擅自答应未经领导同意的其他单位或部门的物品存仓。8、 库房范围及办公地点内不得会客，其他部门职工更不得围聚闲聊，不得带亲友到库房范围参观。9、 任何人员，除验收所需外，不得把库房物资货品试用试看。10、 库房应每月定期配合保卫部与工程部检查设备设施与环境安全，并接受保卫部的检查、监督。二、库房的消防安全管理规定1、 库房管理员应经过专门训练，懂得消防知识熟悉所管理物资的物理和化学性质，熟悉物资的防火安全知识和有效灭火方法，熟悉酒店的消防设备及库房的灭火器位置、性能及使用方法，并保持其清洁完好，做到“平时预防，遇火能救，确保安全”。非火情时，未经保卫部同意，不得挪用消防器材。2、 库房内严禁吸烟和使用明火，并设有明显的标识牌，确因工需要时，应到保卫部开动火证，在防范措施落实的情况下，在指定时间、区域内动火。3、 库房内不准使用碘钨灯、日光灯、高压水银电灯、电熨斗、电炉、电烙铁及电视机等电器设备，所有照明应使用60瓦以下的日光灯，并与物品保持一定距离，电器安装应符合规定，不得有临时线，不准超负荷用电。4、 易燃、易爆物品的库房，照明必须采用防爆灯；所有的照明开关，必须装在库房外面，并要有能加锁保护盒。5、 不同货物应分类、分库存放，不准将物品性能相互抵触、灭火方法不同的货物同库存放，如：液体、固体等。6、 库内货物要码放整齐，不得过宽、过高，货物存放应符合“五距”要求（顶距、灯距、柱距、垛距、墙距）消防通道宽度不能小于1.5米。7、 库房门口和通道不准堆放杂物，要保持道路畅通，严禁以任何理由堵塞、占用紧急疏散通道或锁死紧急疏散门。8、 库房管理员应熟知酒店报警、灭火程序及消防疏散通道，发现火情时，沉着、冷静、及时报警并扑救，协助保护火灾现场。未经保卫部同意，任何人不得破坏事故现场。9、 库房内管理员要经常检查照明灯具、电线、开关等电器，发现问题如电线老化、破损或绝缘不良等，要及时报告工程部维修。10、 库管员下班前要认真全面检查库房，确认无问题后，关上电源，锁好门窗，方可离开。11、 库房内不许住人，闲杂人员一律免进。12、 库管员每月定期协助工程部检查消防设施的使用实效，并定期接受培训学习与操作演三、库房卫生管理规定1、 库房的墙面、天花板、门窗干净无灰尘、蜘蛛网；地面保持干净，无杂物、废纸。2、 库房内不得有私人物品、杂物和有毒、有害的物品，无蚊蝇、老鼠、蟑螂等害虫。3、 库房物品存放严格执行“五距”标准即：顶距0.3米、灯距0.5米、墙距0.5米、柱距0.3米、垛距1米，符合存放要求。4、 货架、物品柜等应保持清洁，做到无杂物、无尘灰。5、 货架物品应分类摆放整齐，标识清楚，坚持先进先出，防止食品出现过期现象。6、 库管员应每天检查库存物品，对食品如发现变质、异味、污垢、超过保质期的，要立即处理出库，不得继续存放和发放，并及时汇报。7、 罐头食品应防止胖听漏听情况，粮油食品应隔墙离地码放，食品干货应根据厨房订单数量现用（特殊食品除外），防止受潮、霉变、生虫。8、 库管员收发货后，及时清理在收发货过程中遗留在库内的杂物、垃圾，保持库房与楼道整齐清洁。9、 库管员按规定着装上岗，工服干净、平整，仪容、仪表应符合酒店员工守则规定。四、库房收发货管理制度（一）库房日常货品收发制度。1、 库管员应严格执行岗位职责，主动热情，认真仔细提供优质高效的收发货服务。2、 收货部送转食品、物品入库，库管员应仔细检查其名称规格、数量与收货单是否一致，验收无误后在收货记录上签收，然后归类码放，并填写库存卡，并据以登记明细帐；如发现有不符之处，库管员可谢绝入库，并及时向业务部门，采购部和财务部报告。厨房原材料验收，需有当值厨师同库管员共同验收，把好质量关和数量关，不合格货品当场退货。3、 货品出库，库管员应仔细检查食品、物品请领单，验明所领用的货品名称、规格、数量及部门负责人签批手续是否齐全，予以发货，同时登记明细帐，如手续不符，应拒绝发货并及时向上级主管报告或要求重新制单。4、 无论食品请领单或物品请领单，均不得有擅自涂画更改，库管员对品名、数量及签批不清的请领单有权拒发或要求另行签单，严禁先出货后补手续的错误做法。5、 库内货品要分别制定最低和最高储存量，库存货品要适量，既能保证业务部门用量，又不积压浪费。库管员应坚持“先进先出”的原则发货，对于临近保质期或不易久存的食品、物品应联系使用部门强制出库，减少亏损。6、 库房发货必须在库房规定的办公地点发货，不得在库房内发货，以保证库房安全。7、 货品在发货地点由提货方点验提离后发生的短缺，库房不负赔偿责任，由领货人自行负责。8、 收发货后，库管员应及时整理各单据、记录，并清理收发货过程中留在库内的杂物、垃圾，保持库房内整齐清洁。9、 验收不合格的货品，供货商需凭库管员开具的退货证明方可出门，不得私自带出酒店。10、 各部门在库管员在岗时间之外，急需购买使用的货品，需有部门负责人和收货人的签字方可接受，否则不予办理入库手续。五、库房管理员工作规定1、 严格自觉遵守酒店与部门各项规章制度，履行岗位职责，做到以礼待人，办事高效，认真严谨，忠于职守。2、 严格执行考勤制度，按时上、下班，不得迟到早退，如有急事请假需提前向上级申请，获准后办妥交接方可离岗，否则按旷工论处。3、 上、下班时要仔细检查各库房门窗是否完好，发现问题及时上报，协同保卫部做好防火防盗工作，保证存货安全。4、 严禁吸烟，保持库房内清洁卫生，严禁随地吐痰，乱扔杂物，做到处处整洁，无尘埃、杂物、蚊、蝇、蟑螂、鼠害。5、 对上级分配的工作应认真负责、及时、准确、快捷地完成各项工作。6、 上班严禁携带私人背包、物品进入库房重地，并按规定把自己的物品放入更衣柜做到公私分明。7、 不准私自带人进入库房，对进入库房的人员应做好登记，并要求其遵守库房出入安全管理规定。8、 严格办理货品验收入库手续，科学保管各项货品，注意检查各项安全措施，如发现情况及时汇报。9、 上班时间坚持使用普通话，不得大声喧哗吵闹。10、 工作失误造成的损失应视责任