OA协同办公建设应用方案.doc

第 1 页 共 26 页 OA 协同办公系统协同办公系统 建设与应用方案建设与应用方案 前前 言言-2 第一章 OA 协同办公系统概述-3 第二章 对于 OA 协同办公系统认知的误区-4 第三章 OA 协同办公系统需求分析-7 第四章 OA 协同办公系统建设目标-1111 第五章 OA 协同办公系统架构与功能-14 4 第六章 OA 协同办公系统运行环境-2222 第七章 OA 协同办公系统建设费用预算-2424 第八章 OA 协同办公系统应用推广-2525 第九章 OA 协同办公系统应用效果-2626 前前 言言 第 2 页 共 26 页 随着我国经济建设不断取得新的进展，每位企业家都认识到，要想企业长久生存，在激烈 的市场竞争中立于不败，必须加强企业的管理，随之而来的是在企业管理方面的大量投入。企 业信息化以计算机技术为核心，作为企业管理的辅助工具，也开始欣欣向荣起来，而作为企业 信息化建设基础的协同办公 OA 软件，成为许多企业的首要选择，希望借助于 OA 软件进一步规 范管理，提高办公效率。 OA 协同应用系统是在总结了大量行政办公和企业办公需求的基础上，面向客户、以现代 管理理论为指导的新一代办公自动化软件。通过网络平台，使各种信息数据能共享使用，减少 信息孤岛，从而奠定知识管理的基础，自如应对电子商务和知识经济的挑战。 国内企业逐渐向集团化、国际化方向发展，组织机构日益庞大。这些分布在全国乃至全球 各地的分子公司和办事机构，分布在不同的行业，与集团公司的股权关系也不尽相同。面对如 此复杂的组织，如何利用协同办公系统解决管理与控制方面的诸多问题，如何将有限的人力资 源从繁杂而无法带来效益的工作中解脱出来，这些正是 OA 协同办公系统所能解决的难题。 OA 协同应用系统高度支持面对有分支机构的大中型集团企业，可以把总部和全国的分支 机构连接起来进行统一管理，以系统手段规范全体员工的工作。领导可以在任意一点掌控全局， 监控企业运行，从而达到提升管理、防范风险的目的。 第一章第一章 OAOA 协同办公系统概述协同办公系统概述 办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用 Internet（广域网）/Intranet（局域网） 技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去 复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策 第 3 页 共 26 页 提供科学的依据。 OA 协同办公的定义从最初的办公自动化（OA）扩展到（IOA）智能化办公的范畴。企业 不仅需要解决日常办公、资产管理、业务管理、信息交流等常规功能，并且在即时沟通、数据 共享、移动办公等方面提出了更高的需求，因此，企业也需要一种低成本、高性能、高整合、 智能化管理企业的综合性管理应用平台。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代 化管理的标准。企业各级管理者对决策信息的需求和共享，打破部门间的壁垒并实现协同、理 顺和优化企业关键管理流程等精确化管理要求。 OA 协同办公系统不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协 同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎 可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体 工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的 一群工作人员。 OA 协同办公系统可以和一个集团的业务结合的非常紧密，因而可以将诸如信息采集、查 询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从 而极大得方便了企业领导的管理和决策。 OA 协同办公系统已经成为企业界的共识。众多企业认识到进行 OA 协同办公系统建设的 重要性，将有助于保持竞争优势， 实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断 发展壮大，使企业的发展形成良性循环。 第二章第二章 对于对于 OAOA 协同办公系统认知的误区协同办公系统认知的误区 近些年来，企业信息化建设迅速发展，OA 软件迅速普及，媒体和厂商都在大力宣传，各种 概念、观点、产品纷至沓来。国内很多企业实施了 OA 项目，相关产品也应接不暇，但在选与被 选之间总有诸多“不对称” ，以致背道而驰，难于“双赢” 。企业在 OA 选择中存在以下几种误区？ 1. 认为 OA 就是行政办公，就是收发文。 第 4 页 共 26 页 所以人们认为 OA 并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用， 也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着 OA 的逐步发展，企业成为 OA 应用的广泛对象，OA 也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统，OA 发生了质的变化。 所以 OA 作为办公系统，它需要结合不同的部门和岗位、人员，成为他们的个性化的办公系 统才有生命力。对于管理层来说，办公审批（不仅指公文，更多的管理流程和业务流程的 审批）以及员工输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部门来 说，他们除日常行政办公支持外，更需要他们的日常的业务流程的审批（如采购流程，合 同审批，出差，借款，资金的审批） ，这些资源与信息的协同运作，才能构建适合现代企业 运作和应用的协同办公 OA 产品。 2. 认为 OA 只是文件的审批和管理。 OA 不仅仅是文件的审批和管理，关键是作为企业管理软件进行企业管理最终一定要跟财务 发生关联，才能最大化发生作用。比如：在 OA 的应用企业中，很少企业抛弃报销，借款， 付款等审批流程。因为报销与手工实现的方式有根本性的变革。手工审批各审批环节都需 要手工签字才能逐步走到下一个环节。而电子化报销流程的好处是把管理和财务的职能进 行了区分，作为审批层主要是关心该事务允不允许发生，允许发生多少。而财务的职能是 判断该事务发生的凭证（发票）是真的还是假的，是不是超过财务报销的标准。所以电子 化流程是电子单据和凭证分别走，凭证只需要财务审核就可以，管理层通过电子单据填入 的数据作为审批依据进行快速审批，不用在凭证上审批，这样可以支持领导远程报销审批， 当然电子化审批流程需要从技术上能提供方便的报销依据供领导判断和审批，这样可以快 速解决员工财务费用报销流程处理复杂困难的问题，集团可通过首先应用财务报销流程推 动公司整个流程的应用。 3. 认为 OA 是 ERP 的一部分，认为 OA 很简单，是从属于其他系统。 OA 的管理思想与 ERP 完全不一样，ERP 主要注重在物料，物流，资金的管理，是以结果为 导向。OA 与 ERP 的发展思路和管理思想完全不一样，OA 注重对人和过程的管理，通过管人 来管理具体的事务，这些事务每天都可能在变化，所以 OA 强调灵活性和协同性。因为企业 人与人之间的协同是需要流程来规范。所以 OA 的核心是以人力资源为核心（人力资源主要 是进行权限和安全体系的控制） ，以工作流为血脉的核心平台，在该平台上再搭建其他的应 用功能模块，同时 OA 的牵涉的范围比 ERP 要广得多，涉及到各个部门的应用，所以 OA 需 要门户，不同用户，不同权限的人进入系统看到的都是与他们工作相关的信息，没有权限 第 5 页 共 26 页 的信息都看不到。作为管理层门户是汇总员工平时工作信息生成统计报表为管理提供决策 支持，以及所有审批的信息都汇总到管理层门户。同时管理层也可以通过宏观数据监控和 查询到微观数据。所以 OA 现在的发展趋势是成为协同管理平台，作为管控内部资源和外部 信息交流的平台与 ERP 构成了企业信息化的基石。 4. 认为 OA 的终极目标就是手工转为电子化。 OA 协同办公系统作为一个管理软件，一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固 化来为企业管理提升价值，否则为了电子化而电子化对企业没有太大的管理价值。手工转 为电子化只是 OA 的第一步，对管理层来说，企业实施 OA 是需要花费很大的人力，物力， 财力去实现，关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。 5. 认为 OA 实施很简单，是信息部门或某一部门的事情。 OA 作为管理软件，最终应用到企业，软件只是一个工具，关键靠人去用，企业应用深度与 否取决于企业领导层重视程度，以及配套的管理制度保证和供应商的服务能力，两者缺一 不可。仅仅通过信息部门或者某一个部门去推动，最终只会导致在整个公司应用的失败。 同时供应商一定需要有丰富的实施应用经验来帮助企业推进项目实施进度和规避实施风险。 所以对于供应商的选择不仅仅是产品。当然光有快速反应能力没有解决问题的能力也是不 可以的。所以在选择供应商时，建议选择专业定位于 OA 的有过众多成功案例的知名厂商。 6. 认为 OA 马上就可以见到效果，认为 OA 可以一蹴而就。 OA 是一个系统工程，需要整体规划，分步来实施，关键是企业需要把目前最迫切，最关键， 见效最快的需求先提炼出来，在此基础上逐渐加深应用，然后在扩展新的需求。目前很多 企业对 OA 的选型有很大的局限在于认为满足现在的需求就可以，其实 OA 的深度和广度可 以很深很广，很多企业因为对 OA 的规划不了解，所以导致 OA 在应用过一段时间以后遇到 瓶颈。建议企业前期需要规划好，然后按照企业实际需要在今后几年在加深应用深度的基 础上，分步实施需要的功能。 第 6 页 共 26 页 第三章第三章 OA 协同办公系统需求分析协同办公系统需求分析 企业管理包括战略、人员、流程和资源这几个要素，其中流程整合了另外三项，内容最多， 变化最快，工作量最大，可塑性也最强。健康的企业是通过流程而不是某个人来运转的，所以 只要决策人能塑造一个好的流程，就可以将自己和企业从很多繁琐、无序、低端的工作中解放 出来，释放出时间和精力。 什么是好的流程？如何塑造一个好的流程呢？好流程有三个特点：快捷、规范、低成本， 它实现了企业各管理要素的有效整合，形成强有力的工作流，具有自动调节和约束作用，大大 提高了整体企业工作的效率和质量，从而迅速提高执行力。它是一个高速运转的管理机器，维 护着企业健康、有序的运转。 塑造一个好的流程有两种手段：一是管理手段，包括企业组织结构、管理机制、文化理念 等方面的创新，这是一个日积月累的过程，是在管理层面上对企业实行的根本性改造；另一个 是技术手段，即通过信息化技术改变传统的办公模式，这是一个立竿见影的过程，让管理创新 得到更好的贯彻和效果。比如最典型的 OA 协同办公系统。 第 7 页 共 26 页 好的 OA 塑造好的流程，好的流程能够让企业管理趋向一种理想的境界，只要有效应用， 会对管理起到很好的辅助作用。如果充分挖掘，还可以得到更多的功效，比如帮助企业发现人 才。某些人由于职位或性格所限，有好的思想不能直接反应给上层，却可能写在 OA 系统的论 坛、工作日记里面，这时候上层在浏览信息的时候就会很容易注意到他，给他更多的机会、更 大的空间去施展自己的才能。 管理就是管制和理顺，它是通过流程来实现的，流程所起的角色就是将最简单的事情做到 最好，流程需要不断的完善，因为企业需要不断的发展。中国人向来提倡埋头苦干，但是现在 更需要管理者边干边看，边看边干，因为只有这样才能看清前面的方向和周围的形势，不至于 迷失在盲目的工作中。 OA 协同办公系统对企业管理有几方面核心优势： 受中国传统文化和长期农业经济思想的影响，员工在理念上不愿意接受精确做事和规范做事 的思想，由被动思维导致的等、靠心态严重。基层管理者的素养和管理能力有待提高，管理技 术需强化掌握，特别是发现问题、解决问题、独自处理能力。同时需要先进管理理念的培训。 OA 协同办公系统的优势就能体现出来。 第一：提升企业办公效率同时，重在执行力的提升。 工作效率很大程度上取决于办公方式。如果开个会议需要打十几个电话通知；一份审批需 要历经4天通过5关审核；领导一出差业务就搁置等等情况一再出现，OA 协同办公系统就可以完 全可解决问题，系统提供一个整合的工作平台，可以打破时间和空间的限制，实现随时随地的 办公，大大提高工作效率。 审批在速度和效率与时俱进了，可更重要的是领导者无法有效监控到员工日常的工作。对 流程的审批不知道停滞在那个环节、那个部门、原因在那里。很多管理制度的确立，到底员工 是否关心，执行没有，执行花费多长时间并没有得到有效反馈，也就没有办法改进和提升，所 以造成管理层的政令很难有效执行。 第二：从信息流方面来看。 1 建立企业数据资料库 信息流和资金流、实物流作为企业三大核心资源，其重要性在信息化时代背景下越来越突 出。传统信息流多以纸质文件的形式存在，往往造成纸张浪费、流转滞后、存贮麻烦、查阅困 难等诸多弊端。OA 协同办公系统提供了很好的信息流处理平台，不仅能节省企业运营成本；提 高信息资源流转效率，而且最大限度的发挥了信息流的应用价值，提供企业数据资料库。 2 为企业战略发展和管理服务 第 8 页 共 26 页 OA 协同办公系统的整个管理思想是以人为核心，以管控企业运营过程为目的，通过管人来 实现整个企业规范运营。所以它区别于以物料为核心的 ERP，以资金为核心的财务，以物流为 核心的进销存。这些业务软件的核心特点都是以结果为导向，精细化管理为主，对过程的管控 比较缺乏。而 OA 协同办公系统，面对的是组织行为，强调的是企业资源的整体运作。最终把 OA 协同办公系统作为一个不同部门，不同岗位员工日常业务办公的平台，员工每天办公的数据 按照权限自动汇总给相关权限的管理层生成统计报表从而给公司的管理者提供决策支持。 第三：从工作流方面来看。 1 智能化工作流 工作流是企业不可或缺的业务范畴，包括决策处理、报价处理、采购处理、合同审核、客 户电话处理、供应链管理等等。传统办公方式多采用纸张表单，手工传递的方式，一级一级审 批签字，不仅工作效率低下，而且无法实现报表统计分析等功能。OA 协同办公系统提供的工 作流引擎为集团型企业内复杂的跨机构审批提供了极大的便利，可以根据发起人的职务、所属 部门以及申请的内容智能判断审批的步骤和选择办理人，统就会按照定义好的流程自动往下跑， 下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等， 大大提高了工作流效率和效益。 2 规范公司的管理，避免人为的因素 手工审批受人为因素影响较大，所以企业很多的管理制度和法规不能有效执行，中国很多 企业初具规模就提出法制。而软件是法制最好的执行手段。对于刚刚进行信息化的企业，前期 需要一个过渡期进行缓冲，但是最终公司的管理是需要规范的，当然规范需要允许进行适当的 调整。所以企业的流程关键是经过梳理、沉淀进行优化最终找到管理的规律。当然对于不断规 范的企业前期 OA 协同办公系统是需要支持一些人为因素，经过不断规范，最终找到适合企业的 管理规律。所以强调流程既需要很强的自主判断能力，又要非常灵活以适应企业业务流程和组 织架构的变更。因为企业员工每天的工作都很忙，不能指望通过员工记住很多的管理制度来进 行人为判断，比较现实的是员工提交流程，系统自动根据员工填入的内容进行自动判断进行相 关领导审批，以此来规范整体的管理过程。 第四：从协同办公方面来看。 一方面，集团化企业的各分支机构和总部之间需要一个更好的协同办公平台；另一方面随 着信息化的不断推进，各种信息化管理系统的陆续引进需要 OA 协同办公系统的更好的整合应用， 来大大满足了企业信息化办公的协同需求。 在手工时代，部门与部门之间无法进行充分的信息共享与传递，所以导致很多重复性的工 第 9 页 共 26 页 作。同时企业很多事务是需要跨部门运作，员工与员工之间工作的协同迫切需要一个平台来支 撑。而 OA 协同办公系统是很好的工具，借助这一平台，将跨地区、组织、部门的员工紧密地联 系在一起，增加团队协作沟通能力，形成健康、积极的文化氛围，增强组织的凝聚力。 第五：知识的沉淀和痕迹的保留。 对任何企业来说，都会有员工流失，都会有新的员工进来。流失的员工对于企业来说，等 同于资源的流失，特别是对于关键业务岗位的员工。企业需要有一个平台来记录员工日常的核 心工作和他掌握的公司的核心资源，以方便后续员工快速交接和跟进，避免企业造成损失。同 时对于新员工培养成一个适岗的员工，企业需要花费很大的代价，如果通过 OA 系统把相同岗位 的员工所从事的工作的痕迹和经验共享给新员工，这会大大缩短新员工的培训时间，并节省公 司的培训费用。 第六：加强对员工日常行为的考核。 很多企业对员工的考核都停留在印象打分上，这样不利于留住优秀的人才。通过 OA 系统， 可以把员工日常工作情况所产生的成绩作为考核的部分依据来对员工进行动态的绩效考核。来 充分调动员工积极性，使企业在快速发展中快速积累所需要的人才。 总体来看，OA 协同办公系统做为管理工具，系统实现了无纸化办公，节约纸张等大量办公 用品的消耗，节省电话费，更节省人力、时间、精力、管理等各种无形的成本，通过它来贯彻 企业管理制度的执行，传播企业文化，通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促 进企业中人与组织的和谐发展，无疑会让管理者从容有度，事半功倍，也让企业实现持续、健 康、高效发展。 第 10 页 共 26 页 第第4 4章章 OAOA 协同办公系统协同办公系统建设目标建设目标 OA 系统建设的总体目标，在了解单位各部门需求的基础上建成企业办公自动化管理平台。 实现企业内各部门的横向连接以及与上级单位间的纵向连接,形成一个畅通的信息流通环境； 平台通过对数据的采集和整合，为员工提供一个数字化的办公环境，基本实现信息资源共 享、传输网络化、交换电子化和管理科学化，为事务管理、领导决策提供支持。 围绕以上系统建设的总体目标，具体主要体现在以下几个方面： 1.通过建设完善的 OA 系统，搭建电子文件流转平台，实现文件的实时传递和审批， 以网络为依托实现异地和移动办公，提升核心业务流转的效率。 2.通过建设完善的 OA 协同办公系统，为所有员工提供一个统一的实时交流及共享平 台，规范各种岗位流程，明确分工，集中单位内部管理，以便提高工作效率与工作质量， 最大限度地发挥团队的协同效力。 3.通过建设完善的 OA 协同办公系统，实现从手工式沟通到网络沟通的跨越。解决由 传统沟通模式如电话、传真、邮件等带来的费用昂贵、信息不够量化、传输不安全等一 系列问题，形成即时沟通、安全传递、痕迹保留的现代化管理模式。 4.通过建设完善的 OA 协同办公系统实现无纸化办公，规范收发文审批及传输流程， 并将分散的数据有效整合，提高数据的有效性及完整性，从而解决信息孤岛问题。 为达成系统建设的总体目标，OA 协同办公系统建设逊应遵循以下原则： 由于OA协同办公作为企业的基础管理软件,存在应用范围广、使用人员多且计算机应用水平 参差不齐等问题，并且企业发展中的管理变革、业务重组等都对OA协同办公系统及OAOA协同办 公系统供应商提出了较高的要求。集团企业在选择OA协同办公的时候不仅仅要求产品功能契合 自身需求，性能稳定、成熟，OA 供应商具有很强的实力以及专业性，还需要OA协同办公系统从 设计、实施、使用上都符合协同软件行业的标准，这样才能使用户在应用软件过程中得到一定 的收益和保障。 第 11 页 共 26 页 OA协同办公系统应遵循三大标准： 1.产品理念标准 OA协同办公系统是一个基础管理软件，必须融合了先进的管理思想，并且这种管理思想 可以广泛推广，迅速普及，推动企业管理的发展和进步。 2.产品功能标准 OA协同办公系统需要解决企业发展过程中管理和办公的各种问题，因此需要不仅满足用 户当前的各种需求，并且要求能够提供大量的可定制元素来满足用户日后增加的个性化 需求，适应用户企业管理的变化。 3.产品应用标准 OA协同办公系统的应用存在应用范围广、使用人员多且计算机应用水平参差不齐等问题， 因为要求OA协同办公系统供应商提供全面的用户培训和规范的售后服务。 为促使 OA 协同办公系统实施成功，系统还应具有以下六类简易性特征： 1 易推广性 先进的“精确管理”思想指导设计，各功能模块具备独特的“管理”功能，企业领导容易 接受，以用户为本的使用向导，企业内部无需进行大规模的培训，便可轻松推广项目。 2 易安装性 非专业人员也能快速完成安装操作，无需下载客户端程序，登陆系统前便可对客户端环境 进行检测，自动调试客户端。 3 易实施性 要求“一窗式”系统设置。统一用户管理，用户只需要一套帐号密码，建立统一用户管理 中心，实现单点登录，统一认证。高效的进行权限设置，精确的掌握人员拥有权限情况。 4 易学习性 要求配有通俗易懂的培训教材， “案例” 、 “知识” 、 “操作方法”图文并茂。 要求要根据不同工作岗位提供系统操作指南，更加针对性的指导使用系统。 要求要提供细致详尽的系统管理员手册，无需专业人士也可维护功能强大的系统。 5 易使用性 要求办公界面，简洁大方、功能齐备、美观实用、提示准确，实现“事找人”的高效办公 模式。系统的设计应该充分考虑到在系统界面设计上尽可能接近办公人员常用的办公习惯， 如日常的文字处理、领导签字等方面，系统在文件处理、公文起草流转过程中，与OFFICE 无缝连接，领导可以使用手写笔进行手写签名。 第 12 页 共 26 页 6 易维护性 OA 协同办公系统应该具平台化特征，第一是平台的模块化，各种需求用模块来量化， 相互之间可组合、分解与更换，如此来满足各个子公司和各专属部门的需求；第二是 要求门户化，系统能方便地与其他业务系统，如集团财务、人力资源系统等系统集成， 构成完整的企业信息系统。集团企业下属单位众多，由此给项目带来后续推广应用工 作量的急剧增大，若具有平台化特征的解决方案，只需要少量技术开发或调整就可以 迅速满足各子公司的要求。 其总体目标，就是以先进的计算机网络技术为依托，以业务流转为核心，以综合信息服务 为基础，以人性化界面、即时消息、电子邮件为协同交流工具，以企业内部信息综合查询服务、 日常行政事务管理等为内容的综合办公管理平台，以提高单位内部的办公效率、决策能力和应 急指挥能力，希望依托 OA 系统的建设，通过高效率的基础管理实现企业资源保值与效用最大化， 目的是使企业管理者能够“掌握到每一分钟，控制到每一分钱” ，并让管理者、员工和客户因为 精确管理而快乐！ 第五章第五章 OAOA 协同办公系统架构与协同办公系统架构与功能功能 第 13 页 共 26 页 1. 平台架构平台架构 OA 协同办公系统应用拓扑图 OA 协同办公系统采用基于 WEB 的单位计算平台，采用浏览器方式使得易用性更强，客户端不需 安装专用软件，系统的管理维护十分简单。 2.系统功能介绍系统功能介绍 OA 协同办公系统主要功能集成了包括内部电子邮件、内部短信息、公告通知、个人考勤、 日程安排、工作日志、通讯簿、工作流、消息通知管理、考勤管理、工作计划、工资管理、会 议管理、车辆管理、网络会议、讨论区、聊天室、文件柜、系统日志、电话区号查询、邮政编 码查询、等多个极具价值的功能模块，其具体功能如下： 1 公文管理 OA 协同办公系统提供的公文管理通过实现跨组织机构、部门的电子文件流转功能，提升 公文处理速度，提高企业工作效率，帮助企业单位实现收/发文处理规范化、流程化，真正实现 无纸化办公。 1)收文管理 收文管理能够满足收文实际办公过程中的来文登记、拟办、批示、阅办、分发、传阅、 归档、查询等所有环节，并将已经完成的文件归入档案管理模块。收文管理流程采用自定 义， 并能对流程进行跟踪和控制。系统提供页面方式的在线编辑、附件上传功能，可以与 Microsoft Word、WPS 等文档编辑工具进行嵌入整合，可以进行模板红头套用、目录打印、 文件打印等功能，并采用收文和待办事宜配合使用的办法，员工查看信息显示区中的待办 事 宜即可进行日常收文办理，对于没有及时处理待办文件还可通过网络寻呼功能通知相关人。 第 14 页 共 26 页 2)发文管理 发文管理根据预先设置的发文办理流程，实现企业公文网上自动流转来完成发文实际过 程中的拟稿、流转、审批、签发、办理、归档、印发等环节，已流转完成的文件可自动归 入 到档案管理。流程采用自定义方式，可满足企事业单位中单一审批、多人并行审批、多人 顺 序审批、多人审批一人认可即生效、主办/协办等多种公文流程需求，并能对流程进行跟踪 和催办跳转，提高公文流转办理的工作效率。 3)请示管理 请示管理通过自定义的业务流程，实现企业内部人事、请假、费用请示等等内部事项的 请示，提供流程监控、跟踪、催办和查询，并支持审批过程寻呼和短信通知。 4)公文档案 公文档案提供公文归档、档案管理的功能，公文文件在审批处理结束后可归档到指定档 案室，档案管理员可对已归档文件再进行统一管理，其他用户可以对档案进行检索、借阅， 降低档案管理人员的工作强度，使枯燥的档案管理变得轻松高效。 2 公共信息 提供新闻、通知、期刊、知识和规章制度的发布和管理，使企业的信息、知识能够快速传 播和转移，并能够对公共信息进行有效的控制和管理。 1)新闻管理 新闻管理对企业新闻的发布、查询、设置进行管理，可以发布新闻、快讯，并且支持新 闻审批后发布且可指定接收人员，达到新闻的精确发布和有效管理。支持发布 Word、Excel、 Html、各种图片等。 2)通知管理 通知管理对企业各种通知的发布、查询、设置进行管理，支持通知审批后发布且可指定 接收人员，同时发布人可查看接收人是否查看通知，实现通知的精确发布和有效管理。支 持 发布 Word、Excel、Html、各种图片等。 3)电子期刊 电子期刊是对企业期刊的发布、查询、设置进行管理，支持审批后发布且可指定接收人 员。支持发布 Word、Excel、Html、各种图片等。 4)规章制度 规章制度对企业规章制度的发布、查询、设置进行管理，支持规章制度审批后发布且可 指定接收人员。发布信息时可以上载信息相关附件内容，同时可以通过设置不同的模版， 如 Word 模版、Excel 模版，并可对模版进行版面设置。 5)知识共享 知识共享为企业提供信息与知识共享、发布的平台。支持发布 Word、Excel、Avi 等各 种格式的文件。发布后的知识信息，可共享给部门的其他员工。并可通过知识分类查询， 检 索相关部门、人员、日期发布的知识内容。 3 在线交流 1)网络寻呼 第 15 页 共 26 页 网络寻呼是网络协同办公系统为用户提供的一个基于网络（包括 Internet/Intranet）的即时沟 通工具。它结合了电话的即时性、邮件带附件的功能和短信的方便性，同时克服了电话不 可重现、邮件技术壁垒、短信输入困难等缺点，不仅为企业节省大量成本费用，而且使企 业沟通管理更加方便、快捷、即时、准确。 2)网上调查 企业中经常需要进行各种问题的投票调查，通过调查结果数据帮助企业领导了解企业内 部信息。即提供了这种方式满足了企业的需要，并可以通过调查问卷的结果自动统计并以 图表直观地显示统计结果，为企业领导分析数据提供帮助。 3)个人建议 企业的员工可以通过个人建议匿名或署名提出自己对企业的建议，帮助企业领导收集员 工的建议持续改善管理。 4)内部论坛 内部论坛为企业提供一个自由交流、沟通、讨论的空间，可以根据需要设立专门区域进 行讨论发言，进行咨询、解答和收集意见等。 5)网络会议 通过网络发起会议，包括会议议题、会议参与人员、时间，并通过网络寻呼发送到相关 人员工作桌面，同时还可以与手机短信进行绑定。同时可以对历史会议记录进行查询。 4 个人办公 1)我的便签 供用户随时记录日常工作中的事情，并可导入到日记、日程，方便查询避免信息丢失。 系统提供快捷键可随时调出便签方便用户使用。 2)工作日记 用户每天可以随时把需要记录的事情记录到日记里，以后需要时可以方便的查询出来。 有权限的领导能查看他管辖职员的日记并做出批示。系统会自动以寻呼的形式通知职员领 导 对其日记进行了批示。 3)日程安排 日程安排可以协助企业员工根据自己的工作时间将工作进行条理的安排，并且对重要的 事宜预先设置提醒时间，即可通过系统消息提醒，也可以通过短信进行提醒，使工作变得 井 井有条，而不是杂乱无章，让员工都能够“快乐工作” 。有权限的人可以对他人（如领导） 的日程进行汇总，以通知的形式公布给相关人员。 4)计划总结 OA 协同办公系统的计划总结管理模块主要解决了企业内部计划管理的问题，通过该模块可 以方便企业和员工制定各自的工作计划，并可对计划任务进行逐层分解，再通过计划的执 行完成企业整体目标的实现。员工也能根据每段周期的工作情况的总结，分析计划与实际 工作的差距，找出影响计划实现的因素，从而制定下一段周期的工作计划，使之更贴近自 己的工作实际情况。 5)我的任务 通过我的任务能够让日常工作中的任务安排有迹可循、善始善终，对任务的布置、执行、 汇报、检查进行全过程的管理，而且领导也可以了解到任务的执行进度和情况，并可随时 对 员工进行指导和批示，帮助任务的圆满完成。 6)工作委托 企业领导业务比较繁忙或者经常需要出差，在不方便上网或者没有时间处理工作的时候， 第 16 页 共 26 页 可以通过工作委托将一些审批流程在设置的时间段内委托给其他人员来处理，不用影响企 业内部正常的工作流转。 7)网络硬盘 企业员工可通过网络硬盘设定不同的文件夹，上传、下载文件。并可灵活设定不同文件 夹的权限，按照文件的保密等级共享给不同的人。 8)个人信息 供企业员工修改自己的电话、电子信箱、密码、个人格言和个性签名。 9)我的短语 用户可通过我的短语建立个人短语库，方便在系统应用中通过快捷键调用短语库中的内 容，不用多次重复输入，提高个人工作效率。 10)通讯录 通讯录不仅能够保存联系人的信息，还能记录每次与联系人的联系信息及时间等，其分 类管理以及搜索功能能够快速方便的对通讯录进行管理和查找。同时通讯录与网络寻呼、 短 信平台实现紧密的结合，方便用户对各类联系信息的管理。 11)每日提示 为了方便用户对系统的熟练掌握，每日提示提供了系统功能及快捷菜单等的详细介绍， 用户每次进入系统时即可查看提示信息帮助学习使用。 5 行政办公 1)车辆管理 对企业的车辆及用车的全程进行跟踪管理，支持车辆状态实时查询，车辆预定提供冲突检 测，防止车辆申请的冲突，方便对企业车辆及私车公用进行管理。 2)用品管理 通过对企业的各种用品进行登记、归属、使用及仓库进行管理，使用品的管理落到实处。 具有用品领用审批功能，解决审批流程问题，加快办公效率。 3)会议管理 对企业的会议室、投影仪等会议相关资源进行有效地管理，解决资源使用冲突和参会人 员时间冲突，减少人力、物力的浪费。会议通知以系统提醒、寻呼、短信等多种形式通知 与 会人员，并对参会人员对通知信息的查看、反馈进行跟踪。 4)图书管理 通过从图书登记入库开始提供图书信息的查阅、借阅、归还、催还提醒等功能，使图书 从使用到管理都非常的灵活方便，既切实保证公司资产不流失损毁，又大大提高了图书的 使 用效率，物尽其用。 5)资产管理 资产是公司重要的组成部分，对其进行有效的管理是非常重要的。资产管理模块通过对资 产整个生命周期实行全程的控管，改变了传统的资产管理中的很多弊端，如归属模糊、异 地管理难、记录统计难、不便实时管理等等，使用户轻轻松松地管理资产。 6 人力资源 1)信息显示区 信息显示区针对人力资源部提供了伙伴动态、待办和温馨提示等功能，方便员工实时了 解公司同事的动态（外出、出差和休假等） ，及时处理的人力资源工作信息（填写个人档案 等） ，以达到提高工作效率的目的。 2)招聘系统 第 17 页 共 26 页 对企业的招聘相关业务进行全程管理，包括用人申请和招聘计划、面试和录用。支持招 聘计划的跟踪管理和后备人才的简历管理，系统提供了招聘统计功能，方便考核公司的招 聘效率和效果。 3)合同系统 有效地管理员工的劳动合同及其相关的协议合同，包括签订新合同、变更合同内容、续 签合同、终止合同、接触合同、合同台帐管理、合同到期报警。合同系统避免了劳动合同 管理中出现遗漏的现象，并大大减 轻了企业在合同管理方面的工作量，提高了员工的满意度。 4)人事管理 人事管理提供了对员工从进入公司到离职整个过程的转正、调动、档案、离职的管理，并 提供了强大的汇总统计、报表打印功能，供人力资源部方便地对企业人力资源进行各种分 析。 5)考勤系统 考勤管理通过灵活设置班次、节假日、上班规律、加班、调班和替班来满足不同企业的日 常考勤需要，方便员工上班签到、下班签退、请假、出差、外出登记等，实现员工精确考 勤和日常考勤的网络化管理。领导可以方便地查看员工的考勤记录，系统自动汇总考勤统 计数据，并可与工资系统挂接，快速方便地核算员工工资。 6)绩效系统 绩效系统帮助企业实现 360 度考核机制，提供不同岗位考核模板的灵活定制，支持多层 级考核，全方面地考核员工的工作行为。 7)工资系统 工资系统适用于各类企业的薪资管理，提供工资核算、工资发放、统计分析等功能。支持 分帐套管理，可灵活设置工资项目、工资计算公式，支持工资条、工资表等数据的打印功 能。工资系统还可与系统内其他功能无缝挂接，如与考勤、考评、费用报销、档案等功能 中数据直接挂钩，并参与工资运算。 8)报销系统 对企业的各种报销进行跟踪管理。支持在线填写报销单和在线审批报销单的功能。系统提 供丰富的查询统计功能，可以方便的让企业对数据进行有效分析，从而真正用好企业的每 一分钱。 9)培训系统 培训系统提供了在线培训和网上考试的管理，企业可以方便地管理员工培训所用的试题 和各种资料，并组织员工参加在线培训与网上考试。 人力资源管理用户授权 10)人力资源管理 用户授权帮助企业实现对人力资源模块用户的控制，保证人力资源数 据的安全性。 7 客户关系管理 1)个人设置 公司里每个销售人员都可以根据自己的业务特点，设置自己常用的行业、地区，以及给 客户发送电子邮件的地址，建立个性化的客户关系管理系统，方便使用。 2)销售文档 可以把公司的所有销售文档，比如销售制度文档、老员工总结的销售经验、产品报价等， 进行分类发布。并可以设置文档的发布范围，每个员工只能看到自己权限范围内的文档， 保证了重要文档的安全性。可以对文档进行关键字查询，快速找到自己需要的文档。 3)客户销售 a.我的客户 第 18 页 共 26 页 在跟客户取得初步联系后，就可以把客户的所有信息录入到客户关系管理系统中，包括客 户来源、级别、行业、区域、业务关系、信用等级、信用额度、银行账号等。销售人员可 以清楚地看到自己的客户中，那些是活跃的客户（有销售跟踪任务） 、上一次跟客户的联系 时间和联系内容等，以便进行相应的工作安排。在需要其他同事帮忙或协助时，可以把自 己管理的客户共享给其他同事，其他的同事就可以看到这个客户的相关信息。这样就可以 通过公司内部各个部门和人员之间的协作，对客户提供及时的跟踪和服务。 b.销售跟踪 在跟踪客户的过程中，可以制定销售跟踪任务。根据制定好的销售跟踪任务，销售人员可 以记录每次跟客户的联系情况及对下一阶段的工作安排，在需要时还可以把此任务共享或 转交给其他领导或同事来寻求帮助或发起协作，最终促成销售签单。 c.销售报价 在销售任务跟踪到一定的阶段时，可以根据客户、产品的不同，选择相应的报价模板，来 对客户进行报价。并且可以查询对客户的所有报价记录，防止了对客户多次报价等情况， 保证了报价的规范性。 d.邮件、短信互动 在跟踪客户的过程中，销售人员可以通过电子邮件群发功能，按地域、行业、级别等建立 不同的客户分类，向各个分类的客户，定时或周期性地群发电子邮件，加强跟客户的交流。 除了邮件群发外，还支持手机短信功能，可按照客户生日、节假日、周期性发送等方式向 客户发送短信，加强对客户的关注度，提高客户的满意度。 e.销售开单 在成功完成销售跟踪任务后，销售人员可以进行销售开单，记录购货单位、收货人、货物 名称、价格、付款方式、发货人等信息。销售开单后，销售单自动转至财务部门，财务人 员可以进行收款。 f.销售分析 销售人员在工作中，经常会需要对自己前一阶段的工作进行总结和分析。在客户关系管理 系统中，销售人员可以看到自己每一天的工作情况：处理的工作任务、新开拓的客户、跟 老客户的联系记录、开单和报价记录等，就像一面镜子一样，可以看出自己的工作有那些 进步和不足。而且，还可以看到领导对自己工作的批示和指导，从而能够不断地改进自己 的工作。 4） 客户服务 销售人员在签单后，可以把客户共享给客户服务人员。客服人员通过执行服务任务来完成 对客户的服务工作，可以记录服务过程中跟客户的每次联系记录，并可进行下一阶段的工 作安排，不断地推动客户服务任务的进展。在客户服务的过程中，可以把服务任务共享或 转交给其他领导或同事，来寻求帮助或发起协同。销售人员可以看到客户服务人员对客户 的服务情况，及时发现客服工作中的问题。还可以对不同的服务方式及服务结果进行统计 分析，从而对客户服务工作进行相应的调，最终营造企业最佳的客户服务模式，提高客户 的满意度。 5） 客户回访 客服人员通过执行回访任务来完成对客户的回访工作，可以记录回访过程中跟客户的每次 联系记录，并可进行下一阶段的工作安排，不断推动客户回访任务的进展。从而可以及时 了解客户新的需求，不仅可以产生新的销售机会，而且可以建立良好的客户关系，形成转 介绍。可以对不同的回访方式及结果进行统计分析，从而对客户回访工作进行相应的调整， 提高客户的满意度。 6） 经理工作 a.客户管理 第 19 页 共 26 页 公司里主管销售工作的领导可以对下属销售人员的所有客户进行管理，防止销售人员离职 引发的客户资源流失。 b.销售监督 领导可以实时了解下属每个员工对客户跟踪的情况，可以把某个员工负责的销售跟踪任务 转交或共享给其他人，实现客户资源的最优化分配。 c.员工监督 领导还可以对员工的工作行为进行监督，可以方便地了解每个销售人员每天的工作情况： 每个销售员今天开拓了几个新客户？跟踪了几个准客户？与哪些老客户进行了联系？有哪 些开单和报价记录？对第二天的工作做了哪些安排？等等。还可以对员工的工作进行指导 和批示，批示信息会通过“网络寻呼”实时通知相应的员工，鼓舞和保持员工的工作热情， 有效防止了销售中的员工行为风险。 d.报价管理 领导可以看到销售人员对客户的报价承诺，防止向同一用户多次报价和报价混乱的风险， 规范报价行为。 e.销售单管理 领导可以看到所有下属的销售单，随时了解各个销售单的已付款、应收款、付款安排等， 还可以统计公司某段时间的销售金额、已付金额、应收金额等，对企业的整体销售情况一 目了然。 f.竞争对手 对竞争对手的信息进行管理，从产品、价格等不同的角度分析竞争对手，从中找出自己产 品的优势和不足，供销售人员在销售过程中参考。 g.计划管理 领导可以方便地为公司和各个销售人员制定销售计划，员工在工作中可以随时看到自己的 销售额跟计划额之间的差距，领导可以通过销售额和计划额之间的分析对比，及时发现销 售过程中的问题并进行相应调整。 h.产品管理 可以对公司的产品进行统一的、规范化的管理，供员工在销售过程中调用。 7） 财务工作 销售人员跟客户签单后，销售单自动转给财务人员。财务人员可以看到每个销售单的详细 信息，了解每个销售单的已付、应收金额，并可以处理分期的多次付款。还可以统计公司 某段时间内的销售金额、已付金额、应收金额。 8） 资料邮寄 通过资料邮寄，使分布在不同城市的所有员工都能同时调用系统中设置好的资料邮寄的信 息，如信封模板、邮寄名单等，并可直接打印，而免去了繁重的资料邮寄工作，也缩短了 客户的等待时间。还可以对邮寄资料的费用进行统计。 9） 统计分析 系统提供强大的统计分析功能，通过柱状图、饼图的形式直观地显示统计分析的结果，给 企业领导者提供客观、及时的决策支持。包括业绩分析（员工和部门业绩分析、历史业绩 对比、计划额和销售额对比、回款分析） 、客户分析（客户销售情况分析、新增客户分析、 客户地域分析、客户行业分析、客户来源分析） 、员工行为分析（工作状况分析、联系记录 分析） 、产品分析等。 8 工作流程 提供可视化的自定义的流程设计工具，方便管理员更快捷的定制业务流程，提高企业的工 作效率。并且支持对流程的管理，可查询当前业务流程的办理状态，可通过催办功能实现对相 关人员进行催办，进行系统提醒和短信提醒，达到了协同办公的目的。 第 20 页 共 26 页 9 自定义模块 用户可以增加个性化的模块，可以自行设计定义操作界面、数据表名、字段名和数值类型， 每个自动生成功能的审批流程、查询条件、输出结果（即显示内容）也可以自定义。可以实现 增加模块中各类信息的汇总统计并自定义显示报表。 10 未阅信息管理 实时提醒用户当前需要处理的工作，如未阅寻呼、提示信息、通知、待办等，并以颜色 醒目区分，方便用户合理安排工作时间，提高工作效率。 11 系统管理 系统管理作为整个系统最为核心的模块，不仅能够实现常用的用户、组织、权限等管理功 能，还提供了大量图形化、可视化的操作界面、菜单、查询等功能的定制，以及多种模板供管 理员根据企业需求进行选择，满足系统管理的灵活设置、操作简单、方便易用的要求，减轻了 系统管理员的工作负担，实现“快乐工作、高效管理” 。 以上是 OA 协同办公系统的基本功能，集团或集团所属众多的分子公司若提出多种个性化 的功能需求，OA 协同办公系统拥有的自定义平台可以满足所提出的个性化功能，例如：交通 卡管理、值班管理、食堂定餐人数管理等个性化功能。 第六章第六章 OAOA 协同办公系统协同办公系统软硬件建设软硬件建设 .硬件建设 在系统建设初期，因系统采用集中式部署方面，用户统一访问，集中存取数据，所以系统 服务器需配置高速用品和海量存储，以满足大量用户的迸发访问和数据存取需求。安全方面， 在集团企业协同办公中，集团公司、下属子公司涉及大量公司内部机密数据，因此必须配置安 全网关和防火墙，确保公司数据安全。 此外，企业集团子公司众多，为