用友ERPU850实训完整课程设计——实训5背景内容和要求.doc

实训五：从建立账套到普通现付采购业务的处理【华普科技实施ERP的背景】华普科技有限公司是一家专门从事个人计算机组装、生产和销售的企业。现公司总部和主要的组装工厂均坐落于广州市中山大道西293号。公司总经理和法人代表均为王乐夫。公司对外简称为华普科技，对外联系电话是02038256726，对外电子邮件ABC163.com。在地税局的税号为9998877。公司成立于2000年4月。经过7年的艰苦奋斗，到2007年上半年，公司所生产的天河牌和棠下牌个人计算机在市场上已经得到广大消费者的青睐，在广州地区的大学生消费群体中口碑尤佳，大学生消费者平均每年为华普公司贡献了80%以上的销售收入。这主要是因为公司创办伊始，就极力模仿国际著名计算机公司Dell的网上直复营销运营模式，即主要通过网络来取得消费者的个性化电脑订单。随着业务规模的扩大，公司供应链管理薄弱的问题逐渐显现出来，采购和库存管理中的问题尤为严重，成本几度失控。比如，2007年上半年，已经有78笔订单不能做到按时交货了，其中12笔已遭到消费者的投诉，公司为安抚客户，付出了不少时间、精力和经济上的额外支出。面对以上局面，2007年6月下旬，公司总经理王乐夫在公司中高层干部会议上毅然宣布：华普公司必须下决心上马ERP项目。2007年7月初，公司的电子商务部正式更名为信息管理部。2007年7月底，公司新聘任的系统分析员2名、软/硬件工程各1名全部就位。在公司信息总监的领导下，信息管理部的全体人员立即着手进行公司未来ERP系统的系统规划工作。2007年8月底，系统规划书历时一个月终于完成并提交到总经理王乐夫手中。规划书的结论是，根据公司的战略目标、眼下运营中亟待解决的问题、公司的规模和公司典型的加工制造性行业特点，公司应采用应用软件包法迅速进行ERP系统的研发，并尽快在半年以内完成实施。规划书中推荐的应用软件供应商是用友广东公司，系华南地区最大的中小企业ERP软件供应商，相关产品为用友ERP U850系统。经过与信息总监、信息管理部经理和系统分析员的多次面对面沟通，公司董事会和总经理王乐夫很快就认同了这份系统规划书的结论，并敦促信息总监和信息管理部所有员工立即与用友公司广东分公司接洽，组成联合工作组，正式着手进行华普公司ERP系统项目的实施。2007年9月上旬，联合工作组成立，按照系统规划书的要求，系统分析工作正式开始。联合工作组的成员调查走访了公司的所有部门，细致地了解了公司的现行业务流程。用友公司的业务代表按照用友ERP U850系统所蕴含的业务流程对现行业务流程提出了优化建议，并据此提出了公司新的组织架构。起初，联合工作组中华普公司方面考虑到人事安排的隐忧，对以上业务流程的改动和新的组织架构建议提出了一些异议，但双方经过沟通，认为由新的业务流程和组织架构所导致的人事调整，并非是疾风暴雨式式的巨变，经过随后进行的解释、动员和培训工作，应该能够实现顺利过渡。况且，用友ERP U850系统中所蕴含的基本业务流程是参照行业最佳实践企业设计的，实施后可使华普公司的运营管理迅速接近行业最佳水平。于是，在总经理王乐夫的授意下，2007年10月底，信息总监代表华普公司终于在联合工作组提出的系统分析报告上签了字。2007年11月，根据系统分析报告的要求，联合工作组开始进行系统设计工作。根据用友公司业务代表的建议，结合华普公司系统分析员的意见，华普公司局域网的拓扑结构将采用流行的总线以太网结构，需要采购Dell公司的服务器3台，分别用作Web服务器、应用服务器和数据库服务器。还需采购联想商务型微机30台作为客户机，华为交换机和路由器若干，以便实现网络的有效连接。服务器、客户机的操作系统、服务器软件和数据库管理系统软件则统统采用微软公司的相关产品。不用说，装在应用服务器上的应用软件一定是用友公司的ERP U850了！最终，连同所有的程序流程图和数据库设计方案，一份详细的软硬件选型方案和软硬件预算表被写进了系统设计说明书。2007年12月1日，信息总监代表王乐夫爽快地在系统设计说明书上签上了大名。2007年12月底，随着最后一台服务器的到货，联合工作组的系统实施工作终于进入最为关键性的阶段。按照系统设计说明书上的要求，用友公司和华普公司的网络工程师开始了网络布线施工。随后的软件安装也非常顺利，用友公司的业务代表则快速熟练地调试通过了所有应用程序。2008年1月20日，就在新春佳节即将到来之际，看到演示成功的ERP U850系统，总经理王乐夫频频点头，喜上眉梢，同意信息总监代表华普公司在系统验收报告上签了字。随后，用友广东分公司的银行账户上终于看到了华普公司打入的70%货款！人逢喜事精神爽，2008年1月22号，就在春节长假前的第二天，总经理王乐夫召开了全体员工大会。在会上，他正式宣布，华普公司将于2008年3月1日正式切换到ERP系统上运营。同时，他还宣布了华普公司新的组织架构和人事调整方案，以及从2008年2月1号开始的员工培训计划。由于事先已进行过个别沟通，工作岗位被调整了的员工均愉快地接受了公司的决定。2008年2月，与全体员工进行系统上线前的培训同时，信息管理部的人员在信息总监的领导下，顺利完成了系统运行前的所有软硬件的准备工作，包括账套的建立、基础数据的录入。当然，为了使得各个部门能够顺利地运行自己所分管的ERP子系统，系统管理员还有一项重要的任务，那就是为整个系统设置用户或操作员，并给这些用户或操作员赋予相应的操作权限。为了方便用户权限的快速设置，用友ERP U850系统还专门设置了角色配置的功能。ERP U850 小知识l 用户用户是指有权登陆系统，并对应用系统进行操作的人员，也称操作员。系统管理员可为每个用户设置用户名和口令。用户每次注册登录应用系统，都要被询问用户名和口令，以保证系统安全。除系统管理员外，U8系统还有三个默认的用户（如demo等）。l 权限权限指用户对应用系统的访问和操作权利。只有系统管理员和账套主管可以为用户设置权限。其中，系统管理员为账套主管设置权限，账套主管为其管辖的用户或操作员设置权限。l 角色角色指用户在U8系统中具有的职能。U8系统设置了许多默认的角色。根据企业需要，U8系统允许系统管理员增加新的角色，体现了系统的灵活性。用户归属什么角色，就相应地具有了该角色的权限。l 账套主管账套主管是U850中一类非常重要的用户，他们负责所管账套的维护工作。可以对账套进行修改、对年度账进行管理（含创建、清空、引入、输出和各子系统的年末结转），还可以在该账套下对所需操作员及其权限进行相应设置。在实际工作当中，用户或操作员设置的数量和种类一般要按照企业的业务流程和组织架构，同时综合ERP U8业务管理子系统的数量和功能来进行设置。下图展示的是华普公司最新的组织架构：公司高层制造中心运营中心管理中心一车间二车间采购部销售部仓库财务部信息管理部人力资源部2008年2月25日，在信息管理部经理的建议下，系统管理员和账套主管开始考虑华普公司基础档案的初始设置工作，并练习系统的启用。此时，绝大部分的操作（包括系统的个性化设置、系统启用和基础档案的设置）都是通过所谓“企业门户”系统来完成的。ERP U850 小知识l 企业门户用友ERP-U850系统设立了企业门户功能。通过企业门户，用户能够从这个单一入口进入其具有操作权限的应用子系统。而且，还能够为自己设置个性化的基础信息，定义自己的业务工作，并设计自己的工作流程。企业门户具有以下几个方面的主要功能。n 控制台：用户注册进入企业门户后，在控制台上可以看到用友ERP-U850应用系统的十大产品组，每个产品组又包含若干个模块。一般，受用户权限的限制，每个用户能够进入的模块是有限的。所以，控制台集成地为用户提供了继续进入应用模块的入口或方式。（用demo身份进入来演示）n 我的工作：为个性化用户的工作界面，企业门户中设置了我的工作这一功能。在我的工作上，用户可以看到5个工作区。其中，业务工作工作区显示了用户有权操作的功能模块，借此，用户可以快速开始业务工作。在其它工作区中，用户可以方便地设置工作日历，联系其他用户，发送短消息和访问系统外部网络（如内部网和Internet）。n 工作流程：在工作流程中，用户可以把自己的工作流程用图形的方式表达出来，以警示自己规范的工作流程是什么，等等。n 配置：配置功能主用用于配置生产制造、专家财务分析、人力资源管理、管理驾驶舱、报账中心、WEB应用等产品组所使用的服务器和服务器的端口，以及短消息发送或接送的端口和发送时间。n 风格设置：通过风格设置，用户可以进行个性化的页面风格设计。通过其中的重注册，用户们可以在一台机器上更换操作员，方便其开展工作交流。n 技术支持：通过“技术支持”，用户可以方便地直接从企业门户访问用友公司技术支持网站。而通过“网上用友”，用户可以方便地直接从企业门户访问用友公司官方网站。l 系统启用用友ERP U850中包含许多业务管理子系统，企业可根据自己的实际情况来选用它们。一旦选用，就表明相关的业务部门及其业务就将纳入ERP系统的一体化管理体系之中。用友ERP U850规定，只有账套主管才具有启用某个子系统的权力！当然，系统管理员在进行账套建立的时候，也有一次进行系统启用的机会。但系统管理员对系统的启用是全局性的，他并不能仅仅针对某些单个子系统进行启用。如果系统管理员在建立账套时未全局性地启用系统，账套主管就可在企业门户中进行更加灵活的系统启用设置。l 基础信息在用友ERP-U850系统中，一个账套对应若干子系统，而这些子系统共享公用的基础信息，而基础信息是所有子系统得以运行的基石。企业必须根据自己的实际情况，通过企业门户中控制台的基础信息功能，设置自己的基本信息（包括进行系统启用）和基础档案等基础信息。其中，基础档案中保存着企业一系列个性化的基础信息。比如，客户分类的具体信息和具体编码、存货的具体种类和名称、各部门员工的具体姓名和编码、存货的单位和单位间的换算关系，等等，约有30多项。2月25日，在信息管理部的全体人员紧锣密鼓地为系统正式上线做着最后准备的同时，采购部的员工也已基本完成了新系统的业务培训。目前，采购部的全体人员对于ERP U850系统的采购管理子系统已经有了比较深刻的认识和理解。ERP U850 小知识l U850采购管理子系统概述n 采购管理子系统是用友ERP-U850系统中供应链管理系统中的一个重要子系统。 n 采购管理子系统的主要功能是,(1)对多种采购业务流程的全程支持，如普通采购、特殊采购、直运业务等，实现采购业务处理的电子化和标准化;(2)对采购业务相关帐表的查询，以支持企业采购业务经理（或主管）的采购管理控制。 n 采购管理子系统适用于各类工业企业和商业企业（如零售、批发、医药、图书发行等）的采购部门。 n 采购管理子系统既可单独运行，也可与用友ERP-U850的库存管理、销售管理、存货核算、应付款管理、合同管理等子系统集成使用。 l U850采购管理子系统能够处理的业务包括：n 普通采购业务u 应付业务u 现付业务(请购订货到货入库)n 特殊采购业务：退货业务n 采购管理单据和账表查询l U850采购管理子系统支持的普通采购（现付）业务的业务流程示意图l U850采购管理子系统对普通采购（现付）业务的操作处理流程采购订单提交采购申请下达采购订单到货收到发票货款支付、结算验收入库请购单到货单、采购入库单发票填制请购单填制采购订单填制采购到货单填制采购入库单填制发票采购结算在采购管理中操作在库存管理中操作操作说明：使采购部人员稍感意外的是，U850的许多管理子系统，包括采购管理子系统，在正式开始处理日常业务之前，都必须进行一项叫做“期初记账”的工作。这是因为，当采购业务整体上从手工处理转换到ERP-U850系统中进行处理时，由于实际采购业务的特点，可能还存在一些历史遗留问题，或者说还存在一些“历史上已经发生，但至今尚未了结的业务”。这些业务在系统启动之后，一定还需要继续处理。对于采购业务来说，这样的业务主要由两种：（1）“期初货到票未到”的业务，指在系统正式启用之前就已开始的一笔采购业务，供应商已经把货物提交给了华普公司，但由于某种原因，购货发票并没有一并提交过来，但发票一定会在系统启动之后的未来某个日期出现；（2）“期初票到货未到”的业务，指供应商虽然还没有把货物提交给华普公司，但发票却已经先期到达了，货物会在系统启动之后的未来某个日期提交。认识到这样的实际情况，采购部的人员深深感到，用友ERP U850确实是一款不错的管理信息系统，把企业采购业务管理的几乎所有细节和实际情况都考虑到了！ 按照U850系统的约定，一般来说，“期初记账”工作通常会在系统正式启动之后以及正式处理日常业务之前完成。所以，在2月25日，采购部的主管对之前所有已经发生但还尚未了结的业务进行了一次全面大检查，果然发现了两项这样的业务。于是，请求信息管理部的账套主管届时给予期初记账。账套主管告诉他，这次我就帮你们做一次期初记账。不过，以后再出现这样的情况，你们采购部自己就可以处理，我会赋予你们相应权限的。实际上，采购部主管或一位特定的业务员只要赋予相应期初记账的权限，都可以在系统上进行期初记账操作。采购部主管表示同意。3月1日，激动人心的时刻终于来临了！信息管理部的账套主管在早上8点半正式启动了包括采购管理在内的所有的供应链管理子系统，并完成了所有业务部门的期初记账。这意味着，采购部的所有业务可以全面切换到U850系统中了！在3月1日以及接下来的几天里，采购部处理了一笔普通现付采购业务，该笔业务发展过程如下：（1）2008年3月1日，采购部业务员李平向建昌公司询问键盘的价格（95元/只），觉得价格合适，随后向公司上级主管提出请购申请，请购数量为300只。此时，采购部需要在采购管理系统中录入请购单！（2）2008年3月2日，采购主管同意向建昌公司订购键盘300只，单价为95元，要求到货日期为2008年3月3日。此时，采购部需要在采购管理系统中录入采购订单！ （3）2008年3月3日，采购部收到向建昌公司所订购的键盘300只。此时，采购部需要在采购管理系统中录入到货单！ （4）与此同时，2008年3月3日，采购部的业务员连同质检员和仓库的库管员，将收到的键盘验收，并放入原材料仓库。此时，仓库的业务员需要在库存管理系统中录入采购入库单！（5）与此同时， 2008年3月3日，采购部还收到该笔货物的专用增值税发票一张，发票号为AS4401，采购部代表华普公司立即以支票形式支付货款，并自动完成货款财务结算。此时，采购部需要在采购管理系统中填制发票，以便实行票据管理和后续的财务核算！至此，一笔普通现付采购业务，历时3天，终于处理完毕！处理了这笔业务之后，采购部的人员感到，用U850处理采购业务，使得业务处理比以前手工处理的时候更加规范化了，而且通过系统就可以方便地与其他部门进行高效率地沟通，以往时不时就会出现的推诿扯皮现象不见了踪迹。看到这些变化，采购部的所有人员立即产生出一种莫名的成就感和责任感，他们对U850系统，对自己以及华普公司的未来，感到更有信心了！【本次实训内容】首先，请大家认真阅读一下华普公司的背景资料，理解华普公司实施ERP的过程。然后，认真阅读一下【本次实训要求】。最后再按照下面的6点要求进行操作。1为华普公司建立账套。按照华普公司的背景，以系统管理员的身份进入“系统管理”子系统，为华普公司建立账套。相关的数据是：账套号以自己的学号为基础来定（三位数字，第一位表示班级，后两位为自己的学号，如218）；启用会计期一律为2008年3月，会计期间为每月的25号；华普公司为工业企业；采用新会计科目；客户、供应商、部门和存货均分类；编码方案分别是1、2、11和12，其余项目的编码方案为默认；数据精度定义中，一律为默认的2位。2把自己设为华普公司账套的账套主管。账套建好之后，以系统管理员的身份进入“系统管理”子系统，增加一个新用户。要求：以自己的学号为依据设立用户编码（三位数字，第一位表示班级，后两位为自己的学号，如109，表示自己是工管1班9号同学），以自己的姓名为用户名称（真实姓名，全汉字输入）；给刚刚新增加的那个用户赋予新建账套账套主管的权限。退出系统管理。3启用采购管理和库存管理。以刚才那个新用户的ID（华普公司的账套主管）注册进入“企业门户”，然后进入“控制台”，双击“基础信息”中的“基本信息”，在“基本信息”窗口中，双击“系统启用”，启用“采购管理”和“库存管理”，启用会计期一律为2008年3月1日。4建立基础档案。以刚才那个新用户的ID（华普公司的账套主管）注册进入“企业门户”，然后进入“控制台”，在“基础信息”中，双击“基础档案”，在“基础档案”窗口，根据下列数据建立基础档案。(1)部门档案： 制造中心 一车间 二车间 营业中心 采购部 销售部 仓库 管理中心 财务部 人力资源部 信息管理部(2)职员档案：张明（采购部），王亮（采购部），李平（采购部）（其他部门略！）(3)客户分类：大学生、家庭、商务和非营利组织(4)客户档案：略去不输入。(5)供应商分类：原料供应商，成品供应商(6)供应商档案：见下表。供应商编码供应商简称类别税号XHGS兴华公司原料供应商3100123JCGS建昌公司原料供应商2100456FMSH泛美商行成品供应商4300567(7)计量单位：分两组，一组名为“无换算关系”，另一组名为“固定换算关系”。两组中所包含的具体单位见下表。计量单位编号计量单位名称所属计量单位组01台无换算关系02套无换算关系03只无换算关系04米（视为主计量单位！）固定换算关系05厘米固定换算关系(8)存货分类：原材料，产成品。其中： 原材料包括 显示器 键盘 硬盘 产成品包括 主机 光驱(9)存货档案：见下表。存货编码存货名称所属类别计量单位税率存货属性00117寸显示器显示器台17外购，生产耗用002普通PC键盘键盘套17外购，生产耗用00340G硬盘硬盘只17外购，生产耗用(10)结算方式：现金结算，支票结算、汇票结算。(11)开户银行：工行科韵路分理处，账号9998877(12)收发类别： 正常入库： 采购入库 产成品入库 非正常入库 盘盈入库 其他入库 正常出库： 销售出库 非正常出库 盘亏出库 其他出库(13)仓库档案：见下表。仓库编码仓库名称001原料仓库002成品仓库(14)采购类型：普通采购，入库类别为“采购入库”。5进行期初记账。假如华普公司（包括其采购部）2008年3月1日正式启用ERP系统，而2008年2月12号和2月21号，公司分别发生了两笔直到3月1号都不可能了结的采购业务。具体如下：2月12号，公司曾收到兴华公司提供的40G硬盘100盒，单价为800元，商品已经验收入原料仓库，但至今尚未收到该公司开据的发票。2月21号，公司又收到过建昌公司开据的发票一张，但货物尚未到达。该项交易的内容是购买40G硬盘100盒，单价为800元。今天是3月1号，是华普公司正式启用ERP系统的日子。为了能够处理新的采购业务，必须首先在系统中对“历史上已发生，但至今尚未了结”的业务进行“期初记账”处理。针对上面那两项历史遗留业务，应当这样进行“期初记账”的处理：对于2月12号的“期初货到票未到”业务，以刚才那个新用户的ID（华普公司的账套主管）注册进入“企业门户”，然后进入“控制台”，再进入“采购管理”，到“业务”，再到“入库单”。按照上述实际情况，录入一张“期初采购入库单”。注意，要从“增加”开始录入，最后要“保存”。还要注意日期！今天是2008年3月1号，所以注册进入企业门户的时候，必须将日期设为2008年3月1日！而对于2月21号的“期初票到货未到”业务，仍然要以刚才那个新用户的ID（华普公司的账套主管）注册进入“企业门户”，然后进入“控制台”，再进入“采购管理”，到“业务”，到“发票”，再到“普通采购发票”。按照上述实际情况，录入一张“期初采购普通发票”。注意，这里也要从“增加”开始录入，最后仍要“保存”。同样还须注意日期！今天是2008年3月1号，注册进入企业门户的时候，同样必须将日期设为2008年3月1号！当以上两笔期初遗留业务的单据录入处理完毕之后，期初记账并没有彻底完成。要彻底完成期初记账处理，必须再进入“采购管理”，到“设置”中，点击“采购期初记账”，这样，才能真正而彻底地完成期初记账处理。6 在ERP采购管理系统中处理一笔普通现付采购业务。假如在2008年3月1日以及接下来的三天时间里，华普公司的采购部碰到一笔普通现付采购业务。又假如该笔业务的发展过程如下：（1）2008年3月1日，采购部业务员李平向建昌公司询问键盘的价格（95元/只），觉得价格合适，随后向公司上级主管提出请购申请，请购数量为300只。（此时，采购部需要在采购管理系统中录入请购单！）（2）2008年3月2日，采购主管同意向建昌公司订购键盘300只，单价为95元，要求到货日期为2008年3月3日。（此时，采购部需要在采购管理系统中录入采购订单！ ）（3）2008年3月3日，采购部收到向建昌公司所订购的键盘300只。（此时，采购部需要在采购管理系统中录入到货单！） （4）与此同时，2008年3月3日，采购部的业务员连同质检员和仓库的库管员，将收到的键盘验收，并放入原材料仓库。（此时，仓库的业