档案管理基本情况登记表.docVIP

档案管理基本情况登记表填报单位： 青岛市市政工程集团有限公司单 位 法 人董汉起主管部门青岛市市政府国有资产监督管理委员会职 工 人 数2073 （人）单位性质企业地 址市南区龙江路25号邮 编266003单位名称、隶属关系变更单位曾用名起 止 时 间隶属单位 青岛市市政工程总公司1984021319950926市建委青岛市市政工程管理局1995092620010420市建委青岛市市政工程集团有限公司20010420至今市国资委档案管理部门名 称档案室联系电话82882232档案管理方式综合负责人于日升隶属部门办公室分散专（兼）职档案人员姓名宋滔吴靖媛 档案总数 48 （卷） 1403 （件）底图 （张）纸质照片 95 （张）电子文件 （件）数码照片 130 （件）2006年度形成各类档案数量管理类产品科技研究基本建设设备仪器会计干部职工录音带录像带照片电子文件实物档案底图22523317库房设施设备建筑面积使用面积档案橱密集架计算机复印机扫描仪晒图机摄像机光盘刻录机照相机604045211111二OO六年度山东省档案目标管理考核达到的等级 一级 二OO七年度申报山东省档案目标管理考核的等级 一级 1、本单位文件材料归档范围及保管期限表文件附后2、本单位档案分类编号办法文件附后3、对下属单位年检的通报4、对照检查标准，填写完成情况序号项目完成情况标准分自查得分备注1档案业务工作规范化建设按照档案局要求，于6月20日前将集团档案分类编号办法及文件材料归档办法报档案局4422006年度文件材料的归档整理已完成2006年档案材料归档工作20203档案管理效能评估20204重点建设项目档案工作425全宗卷21.86对下属单位的监督指导14127照片档案管理668档案信息化建设30285、本年度档案工作的创新点2007年7月，根据集团领导指示，查阅大量历史资料，编撰了自2001年至2007年集团规章制度汇编，现已汇编成册发至各单位使用。填报时间: 2007 年8 月16 日 填报人: 宋滔市政发200619号关于印发青岛市市政工程集团有限公司机关档案管理分类暂行规定的通知集团机关各处室：为了加强对档案管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，使档案管理工作进一步规范化、制度化、标准化，为企业各项工作服务，特制定本暂行规定。现印发给你们，望各处室遵照执行。二六年六月二十日青岛市市政工程集团有限公司机关档案管理分类暂行规定（文件级）第一章总则第一条为了建立统一的档案分类检索方法，实现机关分类检索体系的规范化，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为企业工作服务，特编制本分类大纲。第二条本规定主要根据企业的业务职能和档案材料的实际情况而设置。第三条本规定引用标准：DAT222000归档文件整理规则、GB118222000科学技术档案案卷构成的一般要求及青岛市档案局相关规定。第二章归档要求第四条归档文件内容应完整；第五条归档文件内容应准确，各项审查、签批和变更等手续应完备；第六条归档文件不应使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等）书写、绘制；第七条归档文件应经部门或项目负责人审核后入档；第八条音像档案（包括照片、录音、录像等）和实物要与文字说明一起归档；电子文件要与纸质文件一起归档。第三章归档时间第九条各处室形成的管理类文件材料，一般应在办理完毕后的第二年的第一季度归档。第十条科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档，时间长的项目可分阶段、分单项归档。第十一条外购设备或引进项目的文件资料在开箱验收或接收后先登记，等安装调试完毕后立即与安装调试中形成的文件材料一起归档。第十二条会计文件材料在会计年度终了后归档，由财会部门保管一至三年，向档案室移交。第四章归档文件分类编号办法第十三条类目号：一级类目采用其名称前两字的汉语拼音大写声母标注。共设置八种一级类目，即管理类、产品类、设备类、科研类、会计类、基建类、音像类、纸质照片、数码照片类档案，分别用GL、CP、SB、KY、KJ、JJ、YX、ZP、SP依次表示一级类目。第十四条保管期限：分永久、长期、短期三种。其中永久为50年以上；长期为16年至50年；短期为15年以下。分别采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”表示“永久”、“长期”、“短期”。第十五条年度号：用于管理类归档文件，以四位阿拉伯数字标注。第十六条日期：即文件形成的时间，用八位阿拉伯数字填写。第十七条页数：填写每份文件的总页数。第十八条件号：管理类档案同一年度内按三个不同保管期限分别编写件号。会计档案一册为一件，分别按二级类目编写件号。其中财务报告采用大流水形式编写件号、其他二级类目分别按年度编写件号。第十九条编号：以件为单位，在有书写内容的每页文件正面的右下角、背面的左下角从“1”起依次标注页号。两张以上小幅面文件托裱在同一页白纸上的，按1页编号。以件为单位，在文件首页右上方空白位置加盖档号章。第二十条本文所采用的分类方法是按年度保管期限机构时间顺序排列。第五章填写备考表第二十一条填写盒内文件的件数及其归档、管理与提供利用过程中需要说明的问题。第二十二条盒内整理人员、检查人员签名。第二十三条填写盒内文件整理完成时间和检查时间，备考表置盒内文件之后。第六章附则第二十四条本文的解释、类目的增设和修改由办公室负责。第二十五条本暂行规定自2004年3月20日执行。档号示意：（一）管理类GL2003 1 001第1件（件号）保管期限（永久1、长期2、短期3）2003年（年度号）管理类（管理类2003年永久保存的第1件档案）（二）会计类KJ3 2003001 第1件（件号）2003年（年度号）凭证（财务报告1、会计帐簿2、会计凭证3）会计类（会计类2003年第1件会计凭证）（会计类财务报告采用大流水编号，会计帐簿、会计凭证采用年度流水编号）（三）照片类SP（ZP） 2005100001件号保管期限照片所属年度数码照片（或纸质照片）类照片类2003年第1件（照片采用年度流水号、底片采用大流水编号）档案分类、归档范围及保管期限类目名称档案范围保管期限一级类目名称及代号类别收集立卷部门管理类（GL）办公室1、党委会议记录2、行政例会记录3、工作会议文件材料4、年度、半年工作计划、总结、报告6、民主生活会记录7、上级有关批示、决定、批复、通知8、启用印信的文件9、上级机关对公司视察、检查工作形成的题词、讲话、声像等重要文件材料10、对基层单位请示、报告的批复11、下发的方针、政策、法规12、形成的决定、决议、办法、通知、通报13、调查研究材料、专题、总结报告14、机构设置、人员编制、奖惩等决定、通知15、重要的贺电、贺信16、信访、保密、文秘工作文件材料17、经济责任制管理有关材料18、创优、评选、达标活动材料19、车辆、绿化等后勤服务形成的材料20、集团简报21、党委、行政颁发的公司形成的其他方面的文件材料22、公司大事记永久长期长期永、长永、长永久永久永久永、长永、长永、长长期永、长长期永、长长期长期长、短长、短长期永久档案分类、归档范围及保管期限类目名称档案范围保管期限一级类目名称及代号类别收集立卷部门管理类（GL）政工处1、组织机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制的文件材料2、党员大会、党员代表大会文件材料3、干部介绍信4、党员组织关系介绍信5、组织沿革6、党员、党员干部考察、任免、奖惩、政审决议、决定等7、党员入党、转正、延期、退党、取消预备期资格的决议、决定及党员花名册8、组织工作规章制度9、专业技术职务评定等相关文件材料10、党员、党组织年度统计报表11、离退休人员年度统计报表12、企业年度统计报表13、理论学习、政策教育、精神文明建设、培训等工作中中形成的文件材料14、报刊、广播稿、简报、出版物样本与定稿15、共青团工作计划、总结、统计报表16、团代会、团委会议文件材料17、团组织改选、团员管理、入团、退团等方面的决定、通知、请示及批复永久永、短长期长期永久永、长永、长永久长期永久永久永久长、短长期长期永久永、长期档案分类、归档范围及保管期限类目名称档案范围保管期限一级类目名称及代号类别收集立卷部门管理类（GL）政工处18、纪检与监察工作计划、总结19、规定、决定、通报、通知、统计报表20、会议记录与纪要、请示报告及上级批复21、违纪案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料22、民事、经济案件等法律事务中形成的文件材料长期永、长永、长永、长长期档案分类、归档范围及保管期限类目名称档案范围保管期限一级类目名称及代号类别收集立卷部门管理类（GL）企业管理处1、有关国有资产管理制度、规定、办法、总结2、国有资产产权登记、监督、检查、考核、国有资产保值增值情况及经营使用情况3、工商注册备案审批企业法人年检工作材料4、企业改制请示、批复5、质量管理制度、办法、规定6、生产技术经济指标完成情况、工业生产、经营计划报表7、对外承包工程、劳务的有关规定、制度、办法8、对外承包工程合同协议来往信9、出国人员名单10、国外工程开工、竣工录像、照片11、国外各项目组工作总结12、国外工程投标文件13、企业施工计划和工业生产计划14、工业生产、生产经营年报表长期永久永久永久长期永、长长期长期长期永久永久永久永久永久档案分类、归档范围及保管期限类目名称档案范围保管期限一级类目名称及代号类别收集立卷部门管理类（GL）综合处1、劳动方面的工作计划、规章制度、报告、决定等2、职工调资、升级、批复等材料3、干部、职工离退休、停薪留职、剩余人员、复转军人安置等有关材料4、年度统计报表、工人花名册、奖励、晋级、开除、处分报告批复5、职工调动介绍信及存根、工资转移证等6、劳动保护、保险的方针、政策、规定、统计报表等7、安全保卫、交通管理、民兵与征兵工作计划、总结、报告、请示、决定、办法、通知、报表等8、治安保卫方面的奖惩材料及统计报表9、武装保卫、民兵、预备役人员名单及有关机构设置、干部任免文件长期永、长期长期永、长期长期永、长期长期长期长期档案分类、归档范围及保管期限类目名称档案范围保管期限一级类目名称及代号类别收集立卷部门管理类（GL）工会1、工会工作计划、总结、会议记录、统计报表2、职工代表大会及有关会议文件3、工会制发的规章制度、决定、通知等4、民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、计划生育、女工工作5、劳模先进人物事迹材料（省级以上）（市级以上）6、各种文体活动的有关文件材料7、工会统计报表、财务年报8、对所属单位工会组织的批复9、向上级的请示、批复、报告10、对会员的处分、决定、批复11、会员关系介绍信永、长期永久长期长期永久长期短期永久永久永、长期长期长期档案分类、归档范围及保管期限类目名称档案范围保管期限一级类目名称及代号类别收集立卷部门管理类（GL）资产运营处1、财务、财政政策、制度、办法、通知2、清产核资、资产评估、成本核算、资金管理、报表等3、财务管理计划、总结3、有关行政开支的请示、批复4、经审计机关批准的审计任务书5、专项审计的重要通知、报告、决定、评价书、调查与证明等材料6、上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件长期永、长期长期长期永久永久短期会计类（KJ）资产运营处1、月、季财务报告2、年度财务报告短期永久1、涉及外事的会计帐簿2、总帐3、明细帐4、日记帐、辅助帐5、银行余额调节表6、银行对帐单7、固定资产卡片永久短期短期短期短期短期长期1、涉及外事的会计凭证2、原始凭证3、记帐凭证永久短期短期档案分类、归档范围及保管期限类目名称档案范围保管期限一级类目名称及代号类别收集立卷部门照片类SP或ZP 各相关部 门1、 历届领导人及全体职工的照片2、 上级领导视察工作的照片3、 召开的各种会议照片4、 重大工程建设的照片5、 宣传报道的照片6、 各种重大事件、事故的照片7、 获得的各种荣誉的照片8、 本单位建设发展史的照片永久关于对档案、保密、信访工作进行检查的通知各单位：为进一步加强集团档案、保密、信访工作，不断提高各项工作管理水平，促进年度目标任务的完成，集团拟于6月底对各单位档案、保密、信访工作情况进行检查。检查内容如下：一、档案工作1、制定并完善“文件材料归档办法”及“档案分类编号办法”，“档案分类编号办法”与单位档案实体分类一致；2、档案整理符合青岛市归档文件整理规程(文件级)要求；3、完善全宗指南、大事记和组织沿革；4、完成声像、实物档案归档工作，年度照片归档达到20张以上；5、建立产权档案；6、涉及重点工程建设项目的单位做好工程档案归档整理工作；7、成立档案工作领导小组，完善档案管理各项规章制度。8、公文处理有关情况及存在的问题和不足，对集团有何建议和要求。二、保密工作1、成立保密工作领导小组，明确专兼职保密干部；2、主要领导听取保密工作汇报，半年召开一次保密工作会议；3、制定涉密人员管理制度、秘密载体使用管理制度、计算机及网络管理制度；4、组织学习保密工作条例，观看保密教育片；5、加强保密技术防范，涉密计算机实行物理隔断，禁止与互联网相连接；6、重点涉密场所、部位配备铁门、铁窗、铁质码柜、监控等安全保密隔离措施。三、信访工作1、党政领导班子落实“一岗双责”责任制，党政“一把手”每月亲自处理信访问题，每人每年公开接访不少于2次；2、年度召开信访工作会议不少于4次并做好会议记录工作，每月对存在的信访隐患进行排查；3、按照信访条例要求，做好上访群众答复工作，出具上访答复意见书；4、按照“属地管理，分级负责”和“谁主管，谁负责”原则，将信访问题解决在基层、解决在本单位，不发生越级上访和集体上访。5、做好来访群众登记造册工作。市政集团办公室二七年六月十一日关于对档案、保密、信访公文管理工作督查情况的报告集团领导：根据集团办公会议的有关要求，为做好档案、保密、信访工作，办公室于2007年6月11日下发了关于对档案、保密、信访工作进行检查的通知，并于7月3日召开办公室主任会议进行了督查。现将督查情况报告如下：一、基本情况档案工作1、领导重视，体制健全。大部分单位都明确了分管领导，将档案工作纳入分管领导的岗位职责，建立并完善了档案工作领导小组和规章制度。2、要求严格，工作规范。各有关单位不仅提前完成归档整理工作，而且文件材料收集齐全完整，质量较高。目前归档管理已形成工作制度，无论检查与否，每年4月底前随着上一年工作结束，各类归档材料同步结束，档案历史完整规范。档案管理较好的单位均制定和完善了符合工作实际、科学合理的分类方案，使材料收集整理更加规范，保证了材料完整和归档质量。3、运用科技，提高效率。档案人员应用计算机管理档案能力进一步提高，到目前为止，各受检单位已全部告别了手工书写目录，实现了微机打印，发挥了现代化管理手段在档案管理中快捷的作用。第一市政工程有限公司还购买了档案管理软件，对档案材料进行信息化管理，实现了档案资源全息存储。4、加大开发，创效明显。各单位在做好归档文件整理工作同时，还重视档案信息资源的开发利用工作，编纂大事记、干部任免专题卷、产权档案目录等，不仅体现了自身业务建设的特点，也为领导决策、分析提供了依据，体现了档案编研的利用价值。保密工作1、领导重视，落实了保密工作责任制。各单位按照规定成立了保密工作领导小组，每半年召开一次保密工作会议，对保密工作责任进行层层分解，做到了定人、定位、定责任、定目标，按级负责，使保密工作层层有人抓、项项有人管。 2、建章立制，强化了保密宣传教育。各单位能够根据人员变动情况及时调整工作机构，并根据各自实际制定了各项规章制度，从文件制发、传递、阅办、存档、销毁等各个环节和办公自动化、计算机网络管理都做到了有法可依、有章可循。各单位还根据工作实际对内部涉密文件按重要程度进行了界定，即工程档案、工程投标书、涉密计算机等按重要程度进行秘级划分，由办公室统一管理，分管领导签字后才能允许借阅使用，防止了失泄密事件的发生。3、夯实基础，提高了技术防范能力。各单位能够坚持一手抓保密纪律这个“软件”，一手抓保密设施这个“硬件”。严格按照计算机信息系统的保密要求，采取保密技术防范措施，对涉密计算机实行物理隔离，解决了网络加密技术问题。设计研究院还花费2万余元购置了专门防泄密的伟顿软件，对所有计算机封锁插口，从根本上消除了泄密隐患，确保了涉密信息载体的安全传输。信访工作1、落实了“一岗双责”领导包案责任制。各单位严格按照“属地管理”和“谁主管，谁负责”的原则，努力完善了“三个规范”，即规范单位和部门的责任、规范基层的责任、规范信访秩序，严格落实领导包案制度，领导班子成员特别是党政主要领导能够亲自阅批群众来信，亲自接待来访群众。各单位还按照集团信访工作总体部署，制定了全年工作安排意见，每月安排两次主要领导接访。2、强化了矛盾源头防范调处工作力度。各单位都坚持以出台政策、执行政策和施工不扰民三个环节为着力点，及时发现和妥善处理苗头性问题，全面做好了源头防范工作，努力把矛盾解决在基层，把问题消灭在萌芽状态。在出台政策时，切实做到了没有兼顾各方利益的政策不出台，得不到大多数职工支持的政策不出台，与民争利的政策不出台，配套措施跟不上的政策不出台，防止因政策措施制定不当而引发职工上访；在执行政策时，不做违背政策损害职工利益的事情，不利用手中权力谋取私利，因此从根本上降低信访发生率；在重点工程建设中，各单位坚持文明施工不扰民，工程前期注意到周边居民家中走访取得谅解，施工中注意便民、利民，施工后注意及时清理现场，得到市民好评，基本没有发生上访事件。3、建立健全了规章制度建设。各单位按照信访条例的有关规定，全面查找了在制度上、工作上的漏洞和不足，进一步建立健全了工作制度，规范工作程序，改进工作方式，建立信访工作长效机制，按照信访条例要求在限期内对信访案件进行答复。同时，各单位信访部门还注重发挥协调作用，强化部门之间联动机制，完善了各负其责、齐抓共管的信访工作新格局。4、抓好了“特殊时期”信访安全工作。为进一步遏制越级上访，确保我市“特殊时期”的信访安全工作，在“两会”、 “五一”、省第九次党代会等重大节会期间，各单位坚持了24小时值班制度，确保“四个决不能”。同时，根据市信访局的安排，各单位根据集团部署，分别开展了“领导干部带案下访”活动，针对单位存在的信访隐患进行排查调处，与原市政局离退休职工代表、在职职工代表进行了面对面的交流、沟通。通过传达上级精神，整改信访隐患，使职工比较激烈的情绪趋于平稳。由于工作到位，措施得力，在重大活动、节日期间集团企业内部未出现越级上访事件。二、存在问题1、档案工作。一是有的单位反映本单位重要职能的主体文件材料如营业执照、资质证书、房地产权证等没有归档，有的单位至今未建立产权档案；二是有的单位反映重要活动和重大事件的照片档案、实物档案等收集形成积累还不够；三是档案的编研利用工作和现代化管理手段没有明显提高和改变；四是重点工程档案管理有待进一步加强，个别单位至今还未建立工作机构，未完成档案整理归档工作；五是产权档案使用