悦榕物业公司组织结构及岗位职责.docVIP

管理架构第一节 组织架构物业公司组织架构.第二节 职能部门及岗位职责总经理职能范围：一、负责主持公司的全面经营管理工作；二、组织实施集团公司及董事会决议；三、审定公司内部管理和基本管理制度；四、负责审定公司内部机构设置方案、定岗定编；五、负责公司中层以下人员的任免；六、组织审定公司的年度财务预、决算方案；七、负责公司下属管理人员及员工的思想建设；八、审定公司工资奖金分配方案并组织实施。副总经理职能范围一、按分工协助总经理主持公司的日常行政和管理活动；二、协助组织工作，对公司中层管理以下人员有任免建议权；三、定期或不定期的召开分管部门会议，听取分管部门的工作汇报，及时解决工作中出现的问题和矛盾；四、检查、督导、催办各部门的工作；五、负责组织制定分管部门的管理考核标准；六、协助总经理接待重要客人及处理重大公关事务。行政人事部 部门职能行政人事部负责对内、对外的日常事务性工作，协调公司各部门之间关系，维护公司整体利益，及时完成各级领导交办的各项任务，为总经理、副总经理当好参谋和助手1、负责安排公司的各项会议，撰写会议纪要，并检查督促各部门的执行情况；2、负责文件的上传下达，并将总经理的指示及时传达至有关部门和相关人员；3、负责公司档案的编目、立卷、归档、借阅工作；4、负责公司的合同管理工作；5、负责公司的人事管理工作，包括发布招聘信息、人员招聘及安排面试等工作；6、负责公司各项报表的整理、汇总及上报工作；7、负责公司印章、印信的管理和使用工作；8、负责各部门之间有关问题的协调；9、负责公司车辆的管理工作；10、负责公司的接待工作。 岗位职责一、行政人事部主管1、组织制定、执行、监督公司的各项管理制度；2、组织制定各岗位职责，并根据公司职位调整进行相应的变更，保证与实际工作相符；3、负责编制公司员工的薪酬方案，并组织制作公司每月的工资报表及用工成本、用工费用的分析报告；4、根据现有编制及业务发展需求，组织协调、统计各部门的招聘要求，及时督促与招聘相关岗位的缺岗人员；5、组织检查制度的贯彻执行情况；6、组织、协调公司年会、员工活动及各类会议，负责外联工作；7、搜集整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记；8、负责组织编制公司月度、年度工作总结和计划；9、负责组织编制公司行政费用开支计划；10、考核和指导行政人事部工作人员的工作并给予业务指导；11、负责员工的政治思想教育和专业技能培训，不断提高员工的综合能力和素质；12、完成上级领导交办的其它工作。二、行政人事专员1、协助部门经理拟定公司的各项规章制度及工作流程；2、协助上级为其它部门提供及时有效的行政服务；3、协助上级执行公司的培训计划以及有效的后勤保障工作；4、协助做好招聘与任用的具体事务性工作，包括发放招聘启示、收集和汇总应聘资料、安排面试人员、跟踪落实面试人员的情况等；5、协助组织、开展企业文化活动；6、建立各种物品、低值易耗品的登记台帐，并随时进行盘点，保证财产物资的完整；7、建立固定资产卡片台账，对已提完折旧仍在用的固定资产、设备及帐外物资另建帐保管；8、负责员工考勤工作；9、负责办理公司人员招聘、调动、解聘、退休等工作，并及时办理各项保险、公积金手续的转移与接纳工作；10、填制和上报各类人事统计报表、月报表等工作；11、负责收集、整理和保存物业公司筹备、建立和发展的资料及人事档案；12、完成领导交办的其它工作。客户服务部 部门职能1、对所辖物业实施一体化综合管理，推进公司质量方针、质量目标、管理目标以及经济效益指标的实施；2、落实公司关于小区的有关规定、决议，有计划、有步骤地完善小区的房屋公共设施和综合服务管理。3、定期向公司各职能部门和公司领导汇报本部门的工作情况，听取公司领导的意见和要求，并负责贯彻实施。 岗位职责一、客服部经理1、贯彻执行公司制订的各项管理规章制度；1、全面负责小区项目的经营管理工作，制定部门月度、年度的经营计划，并保证计划的实施；2、以身作则，调动员工的积极性，保质、保量的完成各项工作；3、热情接待业户，及时有效的处理各项投诉，并做好记录；4、定期对本部门员工进行培训和考核，不断提高员工的业务水平和服务质量；5、协调本部门与各部门的关系，合理调配人力和物力资源；6、负责部门内各项不合格服务的纠正跟踪工作，不断促进物业管理与服务水平的提高；7、负责制定本部门的各项管理制度、服务标准和操作规程，并检查落实；8、及时掌握小区的物业费收取情况，督促下属及时有效的完成物业费收取；9、完成领导交办的其它工作任务。二、客服主管1、负责制定工作计划，以及上级认可后的组织实施，协助部门经理制订和实施工作职责及考核计划；2、负责对客服专员的日常工作进行管理、统计有关资料并及时向经理汇报；5、负责发现工作中存在的不合格服务项目，并进行跟踪、验证，处理业户投诉，遇有紧急事故，及时向上级领导报告并协助处理善后工作；6、接受及处理客户投诉，并予以记录，重要情况及时向上级领导报告，负责配合客服专员收缴各项费用；7、负责清洁用品采购计划的编制和进货物品的验证工作，并控制其合理的使用；8、每月、季做好业主物业费收取情况的统计报表，并及时上报公司；9、协助管理物业清洁、绿化、维修、接待、回访等服务工作；10、收集有价值的物业信息，为推动公司客户服务工作的发展出谋划策；11、收取及审阅小区的巡楼报告及每天的有关投诉记录并对重点内容进行归纳；12、负责对专员的工作做出安排并进行指导；13、负责装修档案，客户档案的管理；14、负责定期对服务质量进行统计、分析、并提出整改方案；15、完成领导交办的其它工作任务。三、客服专员1、保持物业公司同业户的联系，通过与业户接触和定期拜访，收集、整理业户信息和需求，并及时传达到有关部门；2、安排新入住的业户办理入住手续，领取钥匙及填写单元设施交接单，协助业户办理装修申请，负责联系业主的搬家事宜，并作好各项登记工作；3、配合工程部、保安部对二次装修进行管理，及时纠正违章施工；4、催缴物业管理费及其它费用；5、负责客户资料的整理及归档工作，建立客户档案和二次装修施工管理档案；6、负责管理区内业户的接待工作，做到仪表端庄、态度和蔼、热情大方、反映敏捷、处事稳健；7、按接待来访规定，做好来访登记，对电话预约的来访要及时通知有关领导或部门；8、负责接待及处理业户咨询、投诉工作，并定期进行回访；9、定期对小区进行巡视，发现问题及时记录并向上级汇报；10、接受并处理客户投诉，做好记录，并及时向上级领导汇报；11、记录小区管理日志，跟进所列问题；12、完成领导临时交办的工作。四、保洁班长1、熟知小区绿化布局和区域养护状况；2、负责小区的环境卫生清洁保洁服务、绿化管理服务；3、根据作业频率，负责绿化，景观护理的日检工作，并做好记录；4、负责制定保洁员的值班工作表，安排好日常保洁员的各项工作；5、分配好各个保洁员对小区内公共区域的环境卫生、绿化管理工作；6、负责指导保洁员的日常工作；7、对保洁员的服务质量进行定期或不定期的检查；8、配合部门经理定期组织保洁员进行业务知识学习和专业技术的培训；9、负责上级部门交办及下达的各项工作任务。五、保洁员1、在保洁班长的领导下工作；2、负责责任区内的保洁、清洁工作；3、严格按照操作规程操作；4、严格保证礼仪形象的要求；5、对突发事件应及时上报并做相关处理；6、完成班长交办的其他工作。工程部 部门职能1、负责小区内土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防系统、综合布线系统及其他公共系统的运行管理、日常维修保养、设备维护及故障检修等工作；2、负责小区内的整体设备设施的维修保养工作；3、负责做好能源消耗控制工作；4、负责对部门设备设施的购置、使用、保养、报废进行论证、安装、维护及监督管理；5、负责项目大、中、小工程维修的组织实施与协调；6、负责公共区域内的钥匙管理。 岗位职责一、工程部经理1、全面负责工程部的管理工作；2、负责管理区域内设施、设备的运行、保养、维修，安全检查工作的安排与落实；3、履行物业公司签订的设备管理合同，完成下达的各项管理指标和经济指标；4、确保机电安装维修工程管理的设施、设备处于安全、良好的运行状态；5、执行政府部门的有关行业法规，加强安全管理和安全教育，建立各级安全制度，防止发生安全事故；6、对设施、设备的运行、维修和保养的正常运行每月必须进行一次全面检查；7、负责员工的政治思想教育和专业技能培训，不断提高员工的综合能力和素质；8、负责组织对公司接管的机电设施、设备进行验收及其配套设施完善工作；9、负责组织技术文件盒设备档案的接管、建立和管理工作；10、负责业户对机电工作的投诉处理，负责本部门不合格服务的处理，纠正和预防措施的实施、跟踪和检查；11、完成领导交办的其他工作。二、工程主管1、负责物业全部公共设备、设施的运行管理，保证设备正常运转；2、制定长期和日常的维修保养计划并付诸实施；3、负责物业机电设备的日常维护保养工作；4、负责物业土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防系统、综合布线系统及其他公共系统的日常维修保养工作；5、负责物业低压配电室的值班和日常维修保养；6、负责客户服务部转发的业主报修的处理，及满足业户其它有关的服务要求；7、负责各系统的完善改造及土建设施的维修，并组织施工和验收；8、负责做好能源消耗的控制工作；9、熟悉掌握了解小区各类设备、性能并及时输入相关资料；10、负责监督指导各项目维修，保证积极完成业主的报修工作；11、负责上级部门交办及下达的各项工作指标。三、电工1、熟练掌握小区内电气设备的原理及实际操作与维修；2、制定所管辖设备的检修计划，按时按质按量地完成，并填好记录表格；3、负责小区强、弱电系统的日常巡检工作，对楼宇感应灯、小区景观照明灯等设备进行日检，发现问题及时处理；4、负责消防自动报警系统、通风系统、楼宇自控系统、保安监控系统等的运行、维护与管理工作；5、负责供电系统的维保操作及提出供电设备的大、中、小修计划；6、根据系统运行情况进行必要的技术改造，制定切实可行的节约能源措施，并保证实施，使供电方案为最优；7、定期开展设备的维修保养工作；8、完成上级交办的其他工作。四、水暖工1、贯彻执行工程部经理下达的各项指示；2、熟悉本专业的设备设施情况，收集、整理有关水系统的技术、文件和资料；3、负责对小区内给排水系统提出技术整改建议，并负责监督实施；4、负责小区内供暖工作；5、定期测查，确保供暖期供暖安全有序进行；5、熟悉了解小区内给排水、供暖运行情况，并负责做好维修工作；6、维修做到及时准确，管好材料，杜绝材料浪费、流失；7、根据运行实际情况，提出设备运行节能措施，并保证实施，使系统能运行在最优状态；8、协助公司做好上级单位的各项检查接待工作，建立维修水暖巡视检查制度，发现问题及时处理，做好维修记录工作；9、完成上级交办的其它工作任务。五、万能工1、执行有关技术规范、规定，熟练掌握设施、设备的结构、性能、特点和维修、保养方法；2、定期清洁其管理的设备和设备机房，确保设备、设施、设备机房的整洁；3、严格遵守安全操作规程，防止发生安全事故；4、发生突发情况，应迅速赶往现场，及时采取应急措施，保证设施、设备的正常、完好；5、定期对设施、设备进行全面巡视、检查，发现问题及时处理；6、负责土建工程：砌砖、抹灰、大白、木制作、油漆等项目的维修；7、积极完成上级交办的各项临时任务。保安部 部门职能保安部主要负责小区内各种设施的安全、保卫工作，小区的消防监控工作，并负责维护小区内日常的秩序。1、及时将国家制定的法律、法规和公司的各项安全保卫规章制度向员工宣传，以增强员工的法制观念，提高警惕，并做好防火、防盗、防暴、防破坏等工作；2、加强内部治安管理，制定各种安全管理规章制度，打击各类违法犯罪活动；3、配合公安机关参与调查重大事故，并写出调查报告，上报总经理；4、负责小区及商铺的消防安全工作，领导、组织公司警卫和义务消防队，并开展教育和训练，经常进行安全检查工作。 岗位职责一、保安部经理1、 负责保安部的日常管理及计划的编制工作，对公司安全管理的全过程进行检查和监督；2、教育保安人员自觉遵守国家的法律、法规，认真执行公司各项管理规章制度；3、负责召集和组织保安部的办公会议，研究决策，处理本部门职权内的各项工作；4、负责编制保安部的年度计划，拟订年度保安员培训计划；5、教育和培养保安人员熟悉和掌握小区治安、消防、服务等方面的工作特点和规律，不断增强安保工作的针对性和有效性；6、对保安部的全面工作管理，负责保安员的招聘、录用、考核和奖惩，对保安人员的录用及辞退有建议权；7、率先垂范做好本职工作，对保安员表现的好坏，有权进行表扬和批评，并对全班的工作负完全责任；8、监督检查对公司各项管理制度、有关法规、政策标准的执行情况，负责协调有关职能部门，公安机关之间的关系；9、及时组织保安人员完成各项临时警戒警备任务；10、完成公司领导交办的其他工作。二、保安班长1、服从命令，听从指挥，认真执行规定的工作计划；2、根据部门经理的指示、意图及治安、消防、服务等方面的相关规定，提出工作目标和任务，制定具体实施步骤和工作标准，并领导保安人员贯彻执行；3、组织保安员进行治安、消防、服务等方面的业务培训和军体训练，规定班组的学习和训练任务，并经常进行督促检查，保证学习和训练任务的圆满完成；4、根据保安经理的工作要求和岗点值勤规定，带领全班人员严格认真、一丝不苟地做好治安、消防、服务等方面的工作，并积极配合当日值班员的工作；5、负责各岗位不合格服务的处理及纠正预防措施和跟踪；6、负责签订安全消防协议，督促、考查保安员消防责任的贯彻执行情况，对违反规定的有权提出建议；7、建立消防岗位责任制度，及时向领导反馈防火工作存在的问题；8、负责组织消防训练和演习，协助制定消防预案，加强消防巡逻，及时消除火警隐患；9、完成领导交办的其他工作。三、保安员1、服从领导，听从指挥，严格遵守规章制度；2、严格要求，认真训练，熟练掌握规范的值勤要求，充分体现客户至上物业服务一流的形象；3、努力学习安防业务，熟悉各类紧急、突发性事件的处理程序和各类器械的使用方法，不断提高安管服务水平；4、对各种监控设备、器材进行维护，发现问题，及时解决，预防为主，安全检查，清除不良隐患；5、对小区各类事件及时收集、整理、反馈，对突发事件及时报告，及时处理；6、遵守国家法令、法规，做到依法办事；7、熟悉本岗位职责和工作程序，掌握本辖区内每一个角落，圆满完成工作任务；8、负责物业大型活动的警卫布置；9、负责管理小区安全、防火、防盗、防破坏的防范工作；10、负责小区应急处理的抢救工作；11、负责管理小区内各项咨询服务工作；12、完成上级交办的各项任务。四、消防专员1、接受部门经理的工作安排，认真完成消防安全管理的各项工作；2、定期检查消防设施并做好消防巡视记录；3、负责安全管理员消防知识的培训工作；4、熟练掌握消防器材的使用，发生火警，应立即采取应急措施；5、定期进行小区高层防火演练，以提高安管员应对突发事件的处理能力；6、负责组织消防训练和演习，加强消防巡逻，及时消除火警隐患；7、对消防隐患之处，负责制定纠正和预防措施，并跟踪其实施；8、负责制定所辖区各种突发事件（火灾、台风、暴雨、刑事案件、治安等）的预防组织架构和措施；9、协助进行消防设备的检修保养；10、完成领导交办的其它工作任务。五、监控员1、负责监视小区各部位的过往人员和物资；2、发现可疑人员或不安全因素，要及时通知有关人员前往查处；3、熟练掌握监控系统的操作规程，严格按照规程操作，发生监控设备异常或故障，应立即向保安部值班班长或部门领导汇报，不得擅自处理；4，密切注意区域内易发案部位及重点部位动向情况，发现问题及时处理；5、值班期间发现可疑情况及问题，及时上报，并做详细记录，并随时向保安部经理汇报情况；6、详细记录当班工作情况和监控设备运转状况 ；7、每日做好监控室的卫生工作，并随时保持监控室清洁；8、严格按制度收发、保管器材（对讲机），并注意日常维护和保养；9、认真完成上级交办的各项工作任务。食 堂 部门职能1、全面负责公司员工用餐的工作；2、负责食堂物料的进料与把关工作；3、全面负责制定每周的菜谱，并保证饭菜的质量；4、协助公司上级领导作好食堂的日常管理工作。 岗位职责一、食堂管理员1、全面负责食堂的日常管理工作；2、精通