《费用报销制度》doc版.docVIP

费 用 报 销 制 度为了加强成本控制，降低费用，节约开支，杜绝不合理的支出，特制定本制度。（一） 费用预算：1、 为了加强费用的控制，在全面预算管理的前提下，对各部门的费用实行年度预算和月度预算；2、 费用的预算要根据公司的全面销售计划来落实，根据以收抵支，确保利润的原则进行严格控制。3、 实际报销时，各部门在经过审批的费用计划框架内控制使用，不得超支。4、 对于特殊情况的发生，事先无法进行预算的项目内容，部门可按照追加费用预算申请的原则，向公司财务部提出追加费用的申请，写明追加的原因，经过公司财务部和总经理的特批追加费用计划后，方可进行报销。5、 经过审批后的预算费用，月度内部门控制使用，为了强化预算的严肃性，当月没有使用完的费用计划，不得延续到下个月继续使用，下个月的费用计划仍需进行申请。（二） 费用借支：1、 个人因为承办公司交办的公务，金额不大的，可到公司财务部填写借款单借支现金，（金额大的则需要办理银行转账付款）；2、 借款单需填写借款人姓名、借款日期、借支金额、事由、部门经理（或主管）审核签字、财务审核、总经理审批，借款单财务借出款项后即将借款单归入财务档案。借款人归还借款金额或报销冲账冲抵借款金额后，其借款单也不归还借款人本人，由财务部报销人在原借款单上注明“此笔借款已冲账完毕”字样、如果是借款人用现金归还借款时，则由财务部开出收款收据，以抵销借款人的借款金额；3、 借款人办完公差回公司后，应立即到公司财务部办理报销销账的手续，清理个人的借支。月底前仍不向公司财务部办理清账且无正当理由的，公司财务部将在借款人的工资内进行扣除以清除其借支，并在以后的一个月内不得再到公司财务部借支。月底前在公司财务部借支办事的借款，在次月的首三天内必须到公司财务部予以清账。4、 出差人员的差旅费借支，在出差回来后的三天内，必须按照公司的出差规定的要求和标准，对所借支的开支进行清账工作。5、 备用金：市场部的业务开支，由公司制定的十万元人民币以内的备用金制度，由公司指定的市场部报销人员掌管；6、 国际市场部的人员的出国旅差费，可在公司的制度下，由市场部的指定报销人员在向公司财务部申请了费用计划的情况下进行审核清账。（三） 审批程序1、 费用审核的原则：（1） 严格财务收支审批制度，公司发生的各项开支都必须由经手人填写费用报销单，注明支出事由、项目、发票张数、报销金额、和经办人签名、部门经理（主管）审核、财务部主任审核、总经理、总裁助理、总裁审批的审批程序。（具体分：计划内和计划外相关程序审批后），经过总裁审批同意后的报销出纳方可付款。（2） 财务部门对所有报销票据，依据相关财经法规及内部财务制度对其合法性进行审核。（3） 为了分清责任，加强财务核算，不同人员支出的费用不得混淆粘贴在同一张报销单上。2、 计划内的审批报销：（1） 报销人填写报销单，将报销的原始单据（必须是经税务局认可的税务发票或财政局认可的财政收据），在报销单的粘贴单上粘贴好，与报销审批单一并粘贴在一起；（2） 部门经理（主管）审核（费用的真实性，费用的计划性）；（3） 财务主任审核（单据的合法性，控制费用计划）；（4） 总经理审批；（5） 总裁助理审批；（6） 总裁审批；（7） 审核程序完成后，到出纳处报销。（8） 国内市场部的报销审批程序：报销人填单、部门经理审核、市场总监审核、财务主任审核、总裁助理审核、总裁审批后，方可到出纳处报销。出差期间的除长途车费以外的所有费用（包括：住宿费、市内交通费、餐饮补助费等实行包干。包干的标准见后。（9） 差旅费：各部门根据工作需要，进行公务出差回来后，在申请报销时还应注明出差地点、事由、时间、人数、路途的交通工具、交通路线（从某地至某地乘坐什么交通、从某地至某地乘坐什么交通工具，按时间顺序依次列出）、出差地的市内交通费、报销的内容、费用的金额逐一列明。由部门经理（主管）审核出差的必要性和借款的合理性、经理（主管）签字后交财务审核。各部门经理（主管）凭出差报告先由公司总经理审批后方可借款。(所有境外出差必须提前书面请示总裁，经批准后方可执行)。（10） 部门的办公用品等耗材，各部门月度内的计划需送达公司货仓部，由货仓部统一安排采购，部门需用时，则到货仓部凭领料单领取。3、 超计划审批报销：（1） 除了需要提供计划内报销的一切手续外，还须提供费用追加计划表，（2） 追加计划表要说明追加费用计划的原因和理由（事由事先无法估计和事情特别重要等原因）。（3） 可以追加预算的费用包括：国际国内的参展会及由此产生的旅差费、招待费、交通费、电话费、礼品费等；因订单的突然增加而增加的管理人员和工人的工资、保险费、福利费、办公费、报关费、船务费、运输费、样板费、快递费、厂车运输的路桥费、停车场费等；新产品开发的报批费、专利费、审核费等；工伤产生的医疗费、赔偿费、补助费等；车辆的交通事故发生的修理费、理赔费、保险费、医疗费等；政府部门和社会公益性质的赞助会；公司总裁、总经理根据公司的中长远发展需要而产生的广告费、拓展费和中长期投资等。一般月度内经常发生的费用无特殊情况不得追加。（4） 对于理由不充足的部门追加计划，公司财务部将不予以审批。（5） 超计划的审批：公司行政部门的人员需经过总经理、总裁的审批，国内市场部的人员需经过总裁的审批后，方可到公司财务部追加费用计划；4、 手机的报销标准：（1） 国内市场部：1） 大区经理：300元/月；2） 区域经理：200元/月；3） 业务助理（商务文员、客服专员）：50元/月；（2） 公司行政人员：4） 公司总经理实报实销；5） 公司已配手机的（在控制使用的情况下）实报实销；6） 公司未配手机的（但已经经过批准的可报销10元话费/月的）继续给予报销；（11） 业务招待费：1） 国内市场部：对经销商的招待费用：未经总裁同意不得接受经销商的招待，如因工作需要宴请经销商的，也必须事先征得总裁同意，否则财务部不予报销。2） 公司行政部门的人员因工作需要而发生的招待费，必须事先征得总经理及总裁同意，否则财务部不予报销。3） 国际市场部的业务招待费，必须定出一个招待标准，根据客户对公司的业务的大小，拟定三个等级，特大客户的招待标准在三千元左右，中客户的招待标准在二千元左右，小客户在一千元以下，在国外视情况可以适当增加一定的额度。但月度内的总的招待费开支必须在费用预算范围内控制使用。4） 品质部业务招待费报销标准：A. 用餐人数为2人，业务招待费最高限额150元B. 用餐人数为3人，业务招待费最高限额200元C. 用餐人数为4人，业务招待费最高限额250元D. 用餐人数为5人，业务招待费最高限额300元E. 用餐人数为6人及6人以上，需提出特别申请以上用餐人数包括本公司陪餐人员，我公司陪餐人员原则上为1人（四）旅差费报销的规定：1、 出差人员是指经公司总经理批准离开工作地本市一天以上进行各项公务活动的公司员工。在本市范围的公务活动为公干；2、 国内市场部的业务人员出差需持有经部门经理（主管）、公司总裁签字的出差审批表。审批表中需注明部门名称、出差人姓名、出差时间、出差地点、出差事由、 出差来回乘坐的交通工具、预计差旅费金额，报总裁审批后，凭审批单办理借款；3、 出差人员须于出差回来后凭出差期间的报销单据在三日内办理报销手续，逾期不报销者，将从工资中扣除所借款项，并在三个月内不得在财务部办理借支。4、 国内出差费用的报销标准：5、 交通工具：业务人员出差一般只报销火车费（特快以下）和长途汽车票（路途在八小时以上的长途或晚上十点之后乘坐火车的，可报销硬卧）。情况特殊时事先经公司总裁的同意，可报销飞机（经济舱）机票、火车的动车组车票、轮船则仅报销三等舱以下的船票。6、 按照奖励节约的原则，路途在八小时以上的长途乘车或晚上十点钟之后乘坐火车出差的出差人员，如果没有报销卧铺车票的，可享受同车卧铺车票的60%的给予乘车补贴，财务部在报销时，直接用现金进行奖励。但报销人员必须提供有铅印、电脑打印的正规车票或在火车上的临时补票的票根作为依据，其他的非正式车票不生效。7、 凡购买打折机票的（票面有不得签转更改字样的），在报销时必须按打折后的实际价格填写，如有弄虚作假，一经发现后将加倍扣还。8、 出差期间遇到星期天仍在从事公务的，享受月薪的人员不计算加班，人事部门可按照人事制度的规定给予出差人以调休；享受计时工资的人则可计算周日一天的加班工资。9、 出差期间往返机场、车站和码头的市内交通费准予单独凭车票（大巴、中巴、地铁）报销（不含出租车费用，但如果到站时间已经深夜（无大巴、中巴和地铁）的地区可报销当晚的出租车票，但需凭车票的到站时间作证明）。10、 出差时间的计算：到达日减去出发日的天数为实际出差天数。另外出发日中午十二点前出发的多计算一天的出差天数，出发日中午十二点后出发的多计算半天的出差天数。按照计算后的出差天数计算出差的补贴。11、 省外的出差标准；（1） 大区经理级：1） 一级城市（包括北京、上海、广州、深圳）160元/天包干；2） 二级及以下城市140元/天包干；（2） 省级区域经理级：1） （包括北京、上海、广州、深圳）130元/天包干；2） 二级及以下城市120元/天包干；（3） 出差期间的招待费用：1） 未经同意不得招待经销商，如因工作确实需要宴请经销商的必须事先请示营销副总经理，得到营销副总经理的同意后，方可报销本次的招待费用，否则不予报销；2） 对于卖场的招待费用，如因工作需要宴请卖场人员的需经营销副总经理同意，方可招待，否则不予报销。（4） 业务人员在深圳总部汇报工作期间，吃住和工作都在公司，不给予出差费的报销；5、 国际市场部的业务人员的出国差旅费：（1） 因国外展销会和联系业务的需要，国际市场部的业务人员可申请出国公务；事先要作好差旅计划书，说明出差的原因、出差的路线、接待的对象、需要报销的内容及标准等级等，上报公司财务部和公司总裁审批；（2） 出国期间的飞机票，可乘坐飞机的经济舱（但限于报销从出发地到目的地间的飞机票）；（3） 在往返机场至酒店的路途中或到商务的目的地间可乘坐的士、大巴和地铁等交通工具；（4） 住宿标准：） 销售总监可住四星级（含）以下的酒店（单人普通间）；） 业务人员陪同销售总监一同出差的可住四星级（含）以下的酒店的（双人普通间）；（在意大利等个别国家除外）；） 销售主管级可住三星级（含）以下的酒店（单人普通间）；） 业务人员陪同销售主管一同出差的可住三星级（含）以下的酒店的（双人普通间），（在意大利等个别国家除外）；） 因工作需要住豪华间的需事先请示公司的总经理，征得同意后，方可住宿豪华间酒店；） 业务人员可住三星级以下的酒店（单人、双人普通间）；） 因接待特别客户需要提高标准的需事先请示公司总经理，征得同意后，方可住宿超标的酒店；） 因业务需要宴请客户的，请客费用在5000HKD以上的标准的，需详细列明客户的姓名、客户的公司、业务量的大小等信息；6、 公司的行政人员因公出差或外出学习期间的差旅费标准：（1） 总监级、经理级享受国内