办公设备的管理、维护及办公用品管理暂行规定.doc

海量资料 超值下载办公设备的管理、维护及办公用品管理暂行规定一、办公设备作为公司财产，任何人无权损毁或因私使用。各部门定期对所属办公设备进行清洁、检查和保养。当设备发生故障时，应及时请专业人员维修处理，并做好维护记录，不得擅自拆装。二、办公设备包括：电脑、网络、外部设备、传真机、电话机、复印机、碎纸机等。三、公司办公设备皆专人专管，部门设备中没有明确专管人的，实行部门经理负责制。四、工作人员一旦发现设备出现故障，应立即停止操作，报本部负责人的同时，填写设备维修申请单（详见附表），并注明故障原因及维修要求，上报综合管理部。五、若申请人不按规定申请并办理有关手续的，综合管理部管理维护人员有权拒绝受理，并且由此产生的严重后果由专管人负责。六、维修管理人员收到维修申请单后没，将根据申请维修的先后以及轻重缓急安排有关专业人员进行维修。七、专业维修人员应在规定期限内完成维修工作，并将维修内容在维修单上作详细记录。八、维修后若设备正常运行，则由专职操作员或部门经理在验收栏签字验收认可。九、综合管理部维修管理人员将已验收的维修申请单交综合管理部存档，以作绩效考核之凭据。十、所有设备采购必须遵循公司有关采购程序进行，详见公司办公用品管理规定及。十一、所有设备采购后必须按规定办理有关入库手续，在综合管理部备案，并由综合管理部建立明细档案，发票经报账后留财务部门存档，供应商提供的三包卡、使用说明书友综合管理部负责保存、备档。十二、维修管理人员必须建立新旧设备（以电脑为重点）的内部明细档案必须作相应的变更手续。十三、公司所有的办公设备有维修管理人员统一编号并实行统一管理，并对每台电脑的起始作详细维修记录。十四、重点办公设备管理细则（一）打印机管理细则1、各部门资料原则上由综合管理部派专人打印。为方便工作，少量文件打印和修改由各部门自己完成。 2、文件打印要求：打印的公文要求自己清晰，段落分明，标点符号正确，打印份数明确，并如实说明所打的文件轻重缓急。综合管理部收到打印文件后，按先急后缓及送交次序打印。打字员发现原稿有差错或疑问时，应向核稿人或拟稿人提出，不得自行更改。打印的文件一律留有原稿，原稿由文件发出部门保存。打字员要严格遵守公司保密制度。（二）复印管理细则1、复印由综合管理部专人负责，除特殊情形外其余人不得擅自操作。2、复印机为办公用品，不得复印私人资料。3、复印文件应尽量节省纸张，若有多印，立即销毁。3、复印机的日常清洁、维修、保养及消耗材料的申购和更换均由综合管理部工作人员提出申请，综合管理部负责人负责检查、监督、落实。（三）长途电话管理细则1、长途电话系公司为工作需要所设，禁止接打与工作无关的电话，拨打长话须填写长途电话记录。2、长途电话内容多时，须提前备好通话纲要，以提高通话效率；通话时必须使用文明用语。（四）扫描机传真机管理细则1、传真的手法由综合管理部专人管理，其余人员不得擅自使用。2、员工发送传真，必须由部门经理签字审批后方能进行，不得自行发送。3、专管人要做好每日传真收发记录，记录内容包括传真文件名、来源地点、传真号码、收件部门、收件人、传真页数等，其余期间传真机必须处于接收状态。4、综合管理部设立传真专用文件架，用于传真资料的收发及分类，其中包括以下项目：发件栏、急件栏、各部门收件栏、另类栏。5、发出传真必须由发件人注明收件人姓名、收件单位、收件传真号码、发件人及部门，若是急件仍需在右上角空白处注明“急件”字样，专管人在传真发出后须于原件右上角注明“已发”字样及日期，并作记录。6、收到传真由专管人按部门分类，并于收件右上角空白处注明“收到”字样及日期，并作记录，专管人每日上下午各一次不定期派发到收件人或收件部门，收件人及部门未明的传真件归入另类。7、所有传真内容必须与公司业务相关，否则专管人员有权拒绝收发。8、专管人定期对传真机进行清洁及维护，并负责传真纸的领用。每天下班前需检查传真纸的剩余数量。9、专管人必须做到对公司所收发文件涉及的商业机密不介入、不传播；任何人未经许可不得随意翻动或取走传真件。10、专管人必须每月将传真纸使用情况及传真收、发记录上报综合管理负责人，作为工作业绩考核的一部分。十五、办公用品管理细则为加强公司办公用品的管理，本着节约实用的原则，特制定本制度。（一）办公用品的购置1、办公用品的购置（包括办公家具、办公设备、办公用品、耗材等）统一由综合管理部负责，除急用外，办公用品每月申购一次，领用部门填写办公用品申请表（详见附表），由综合管理部制定采购计划，派专人采购，注意网购方式。2、办公用品购置费用在200元以下的，由综合管理部负责人审批；200元以上的，报总经理审批。3、各部门申请办公用品时必须考虑是否急需、可否部门合用等；采购时须货比三家，原则上在指定供应商处采购，须考虑价格、质量、使用期限和实用情况；所需专用设备的采购必须由专业人员随同参考。4、购进的物品应立即由采购人员填写入库单，经库管人员核实登记后入库。采购时尽量用支票支付，购置费用的报销按公司有关规定执行。（二）办公用品的领用和管理1、计划内办公用品的领用由领用人到综合管理部办公用品保管人员处领取并签字确认；若领用较贵重物品，须在领用单上注明物品用途。2、领用人须当面清点物品数量并检查用品质量，否则后果由领用人承担。3、办公用品系公司财产，使用者必须爱护并妥善保存，否则，遗失或损坏应照价赔偿。4、员工离职前必须办理办公用品清退手续（除耗材外），否则不予办理工资结算手续。（三）办公用品的发放1、办公用品由综合管理部派专人负责清查和发放，管理人员根据申购单及实际需要和使用情况，发放办公用品。每次所领物品应详细分类登记，每月底制作当月所领用、入库物品报表。2、对于经常超额领用的使用者，领用处有权拒绝发放。3、若员工岗位变动，需要领用新的办公用品，处按领用程序办理外，还必须退还不使用的办公用品，否则不予发放新的办公用品。4、电脑所属配置，除按照常规领用程序外，还需综合管理部办公设备管理人员的确认。5、办公用品的领用都应遵循以旧换新的原则，非一次性