公文写作14公文的整理与归.ppt

第十二章 公文整理(立卷)与归档,一、公文整理的含义及整理原则 二、公文整理工作的组织实施 三、公文整理方法,公文整理是公文处理的最后一个环节 一、公文整理的含义及整理原则 （一）含义 是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。,对公文整理的含义可以从以下方面理解： 1、必须是办理完毕的公文才能进行整理 2、必须是有查考利用价值的公文才有必要进行整理。 3、整理公文时必须遵循公文形成规律，保持公文内在联系。,（二）公文整理原则 遵循公文形成规律，保持公文之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 对公文的原则可以从以下方面理解 1、遵循公文形成规律 2、保持公文之间的有机联系 主要体现在公文的来源、内容、时间、形式等。,3、区分不同价值。按照公文的重要程度和使用价值大小进行确定，保存价值大的重点整理和保管，没有保存价值的剔出销毁。 4、便于保管和利用。,公文整理的意义,保持文件之间的有机联系 以“件”为单位进行装订、分类、排列（时间顺序，重要程度）编号、编目、装盒，有序、体现联系，齐全，便于查找利用 归档文件整理可以维护文件的完整与完全，便于保管 以“件”为单位VS传统的按形成规律和保存价值组成“案卷”，整理过程大大简化。 归档文件整理为档案工作奠定了基础。 归档，公文处理的最后工序 归档前为文件，归档后为档案。,二、公文整理工作的组织实施 （一）建立健全文书部门整理（立卷）制度 1、文书部门立卷制度的确立与推行P329 由机关承办和处理公文的部门或者专职文书进行立卷 而不是由档案部门立卷。 2、实行文书部门立卷制度的优越性 （1）可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处，提高整理工作的质量和效率 （2）有效避免文件散失和失密 （3）便于及时整理和办事查阅 （4）确保归档质量，提高档案管理水平。,（二）公文整理（立卷）环节的选择 1、应考虑的因素 整理的文书部门要直接经手文书的处理 确保对公文形成过程的了解，掌握公文之间的历史联系，保证整理的质量。 对数量的要求，以了解公文为“度”的前提。 多：分到下属部门 少：向上集中 考虑机关办公地点的分布情况 考虑人员数量和配备,确立整理方式 即公文整理在哪个部门进行。 集中式，把需要归档的文件集中到档案室统一整理，这种方法适用于人员少，机构少，形成文件少，办公集中的单位。,分散式，即需要归档的文件由文件形成部门进行整理，这种方法适用于内设机构多，各科分工明确，公文数量大且兼职档案员能够承担整理工作的部门。 集中与分散结合式，这种方式适用于文书档案形成量较少，业务性较强的部门。,（三）确定归档范围 要求综合档案室档案员充分了解本单位和各科室的职能，制定齐全完整的归档范围。 应归档范围： 上级文件材料 上级机关召开会议需要贯彻执行的主要文件材料 上级机关发来的与本机关主管业务有关并要执行的文件材料 上级机关领导视察、检查本地区时的重要指示、题词、图片等 上级转发本机关的文件及本机关代上级草拟并被采用的文件 本机关的材料p335 下级机关材料,不需要整理的范围 重份材料 未成文的草稿和一般性公文的历次修改稿 事务性的，临时的，没有查考价值的 无关的，非隶属机关的参考文件 唔特殊保留价值的信封 本机关负责人兼任外职形成的材料,立卷分工：指哪一级的文件由哪个机关或部门整理，作用是避免重复或遗漏 应该以本机关、本部门为主 归口原则：综合性的由机关办公秘书部门整理，以什么名义发的文件就放在哪里整理，是哪个部门承办或主办的文件，就放在哪里整理。 同一领导分别