公司档案管理制度.docx

档案管理制度档案管理制度1概述1.1目的 为规范档案管理工作，保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，结合集团实际，特制定本规定。1.2适用范围 适用于集团和各项目、公司的档案管理工作。1.3定义 档案是指在公司生产过程中直接形成的有价值的全部文件（含电子文件）、图 纸、图书、录音、录像制品（非文艺性）、照片、软盘、碟片及其它载有信息 的各种载体等全部档案。1.4责任部门 风控管理中心。2工作职责及档案范围2.1工作机构及职责2.1.1集团设立档案室，档案室由风控管理中心负责管理，负责公司档案管理工作并对各业务部门文书档案材料形成、收集、整理、归档业务工作实行监督、业务指导。2.1.2各类档案管理人员应在部门负责人的领导下，按照各自的工作职责，做好档案 的收集、整理、立卷、归档及利用工作；档案管理人员应忠于职守，遵守纪律， 维护档案的历史原貌，不泄密。2.2档案范围2.2.1机密档案文件2.2.1.1公司股东会决议、董事会决议、章程、验资报告等。2.2.1.2各项调查报告、可行性报告、财务报告、评估报告等。2.2.1.3不动产所有权及其他债权凭证。2.2.1.4会计凭证、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其 他经核定为机密的文书。2.2.2保密档案文件2.2.2.1集团及各分公司营业执照、组织机构代码证、资质证书、税务登记证、统计 证等公司证照；各类政府批复文件等。2.2.2.2各类诉讼案件的裁决书等相关文件。2.2.2.3地产开发项目中涉及到的拆迁许可证、拆迁协议、土地所有权批文、立项文件、规划意见、建筑物名称核准、各种方案审定、土地使用证、建设用地规 划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、预售许可证等政府部门颁发 的证照、文件。2.2.3普通档案文件2.2.3.1集团及各分公司日常工作中产生的正式文件、会议纪要、请示、批复、报告等。2.2.3.2集团及各分公司制定的各项工作制度、条例等。2.2.3.3集团及各分公司在运营过程中所签订的协议、合同等。2.2.2.4反映业务活动和技术管理的专业文件材料。2.2.3.5调查研究形成的重要文件材料。2.2.3.6在公务活动中形成的重要信件、传真、电话记录。2.2.3.7政府有关部门关于我公司的发文，以及在检查工作中形成的文件材料。2.2.3.8财产、物资、档案等的交接凭证、清册。2.2.3.9房产资料，物业设施设备资料，物业装修改造和设备更新改造资料等。2.2.3.10 招投标文件及经验收合格的项目竣工资料、竣工图。2.2.3.11 公司历史沿革、大事记、年鉴，反映重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励 证书、有纪念意义的凭证性实物和展览照片、录音、录像等文件材料。2.2.3.12 各类规范、图书等。2.2.3.13 受赠品等其他应进行档案管理的材料。2.2.4不属于集团档案室归档范围的文件2.2.4.1无参考利用价值的事务性、临时性公文。2.2.4.2 未经会议讨论或未经有关领导审阅、签发的未生效文件，文件草稿和一般性文件的过程修改稿。2.2.4.3从正式文件、材料上摘录的供工作参阅的非证明材料。2.2.4.4无特殊保存价值的信件，咨询一般性问题、提出一般性建议的员工和客户来信。2.2.4.5无法律效应的合同。2.2.4.6各部门的的各类文件。3档案收集3.1集团财务管理中心、资金管理中心、人力资源中心、战略管理中心、钢材公司 的档案自行保管，并建立相应的管理办法，董事长办公室根据档案管理制度进行核查。自行保管档案的部门需指定专职或兼职人员，每年整理档案目录移 交董办档案室备存，一式三份。3.2集团其他部门产生的档案，由部门自行交至档案室，档案室进行整理。集团下属公司档案由下属公司办公室（综合部）按照管理制度要求进行整理，统一在翌年的第一季度内移交至集团档案室，并按照规定办理归档移交手续。对于工作所需的备查资料，各单位可以保留复印件，或办理借阅手续，从集团档案室 借阅。3.3集团及驻京各分公司营业执照、组织机构代码证、资质证书、税务登记证、统 计证等公司证照的原件均由集团档案室负责保存，外埠公司的各种证照、章程，运营所需的法律文件、政府批文的原件均由外埠公司综合办公室负责保存。3.4为加强对经济合同的管理，集团档案室负责对所有管理范围内各部门及分公司 的经济合同进行统一整理和保存。各部门及分公司在合同签订之后，即将原件1 份交与集团档案室存档，档案管理员在存档登记表（附件1）中进行记录后 存档。3.5地产公司需在工程竣工验收后6个月内将经验收合格的基建、监理、施工等竣工资料按资料管理规程的要求装订组卷后移交集团档案室， 并办理移交手续。3.7档案管理人员应严格按照档案管理制度收集各类相关资料，不合格的资料不予存档。有下列情况之一的视为不合格资料：字迹模糊不清、资料缺页、编号不连续、盖章不齐全、审批手续不完整及其它 档案管理人员认为不合格的资料。3.8档案管理人员在收集资料时如发现以上情况，应返回相关人员进行 重新整理，待合格后予以接收存档。3.9移交人员在向集团档案室移交档案时应打印档案移交清单（附件2）并附每卷详细卷内目录，交接双方根据案卷目录清点核对， 确认无误后履行签字手续，双方各执一份。4档案分类与立卷4.1在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、定稿文本与正式文件、请 示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，一般以每份文件作为一件，归档文件按件装订，即正文在前附件在后，正式文件在前定稿在后，批 复在前请示在后，转发文在前被转发文在后。4.2归档文件一般采用年度类别进行分类，不同年度的文件一般不得放在一起 立卷。跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷； 跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度的总结放在后一年立卷；跨年度的会议 文件放在上一年立卷；案件文件应放在结案年立卷。5档案保管期限5.1凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保存。永久保存的文件有：5.5.1公司股东会决议、董事会决议、章程、验资报告等。5.1.2集团及各分公司营业执照、组织机构代码证、资质证书、税务登记证、统计 证等公司证照，各类政府批复文件等。5.1.3不动产所有权及其他债权凭证。5.1.4地产开发项目中涉及到的土地所有权批文、立项文件、规划意见、建筑物名称 核准、土地使用证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、 预售许可证等政府部门颁发的证照、文件。5.1.5地产开发项目各专业竣工图。5.1.6能够反映公司历史面貌且有纪念意义的剪报、声像材料、荣誉奖励证书等文件材料。5.2凡是反映公司一般活动，在较长期间内对公司工作有考查利用的价值的文件材 料，列为长期保存，一般为15年。长期保存的文件有：5.2.1地产开发项目中涉及到的拆迁许可证、拆迁协议、各种方案审定方案等。5.2.2地产开发项目监理及施工单位的竣工资料、招投标文件等。5.2.3项目预算、决算书类。5.2.4公司一定时期内制定的制度、条例等。5.2.5财产、物资、档案等的交接凭证、清册等。5.3凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管，一般为5年。 短期保存的文件有：5.3.1结案后无长期保存必要的案件资料。5.3.2一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件等。5.3.3集团及各分公司在运营过程中所签订的一定期限的协议、合同等。5.3.4反映一定时期内业务活动和技术管理的专业文件材料。6档案编号6.1以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，依 据档案分类及排列顺序逐件在文件首页上端空白处编号，保持档案之间的有机 联系。6.1.1一级类目设置：企业档案一级类目编号按照集团机构分类设置，采用单位缩写 字母表示编号，例如北京二十一世纪奥亚德经贸有限公司设置为AYD。6.1.2二级类目设置：企业档案二级类目编号用大写字母表示，一个字母代表一个文件类别。6.1.3三级类目设置：企业档案三级类目是在二级类目的基础上设置，将二级类目的 文件类别再进行细分，用二级类目编号加阿拉伯数字表示。6.1.4企业档案分类编号规则示例图：档案管理制度AYD-B-B1-2012-XXX 案卷顺序号 （001-999） 档案年代号 （例：2012年） 三级类目号 （例：合同）二级类目号 （例: 行政管理类）一级类目号 （例：XXXX有限公司）7档案归档7.1文件归档7.1.1编号完成的文件应逐件进行编目，形成卷内目录（附件3）。来文与复文 作为一件时，只对复文进行编目。卷内目录设置件号、题名、文号、日期、责 任者、页数、备注等项目。目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（297mm210mm）。7.1.2归档文件按编号顺序装入档案盒，卷内目录放置在最前面，并填写档案盒封面、 盒脊及备考表项目（附件4、5、6）。档案盒应采用无酸纸制作，外形尺寸为310mm220mm，厚度可根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。盒脊设置年度、 起止件号、盒号等必备项。7.1.3 所有档案盒编制完成后应按顺序从上到下，从左到右统一竖向存放于档案室的档案柜内，档案柜应排列合理，与墙壁之间留有适当间隔，便于通风。对于珍贵不宜竖放的档案可采用平放的方式，以减少档案承担过重的压力，但堆叠高 度不得超过40cm。7.1.4为便于统一管理，档案室内的档案柜应编制标签（附件7），标明档案柜编号，从门口开始依次向里编制，档案柜中每一栏也需编制相应的标签（附件8）， 从上到下，从左到右编制，标明该栏编号、存放的档案种类、名称等。7.2照片归档7.2.1照片需连同文字说明（附件9）、底片一起存档。文字说明包括事由、时间、 地点、人物、背景、摄影者六个要素，概括的揭示照片所反映的全部信息。7.2.2照片应存放于专门的相册中保存，对于无法存入相册的大张照片应注明“此系大照片，存放于大照片第X盒”。7.3光盘归档7.3.1存档的光盘应刻录两套存放，一套作为档案永久性存档使用，不外借；另一套为日常借阅使用。7.3.2光盘应存放于专用的光盘盒内，盒套外面贴上标签（附件10），注明内容、录 制日期等信息。并远离磁场、强热源、并与有害气体隔离，每2年进行一次抽检，抽检率不得低于50%，在日常使用过程中发现光盘有损坏，应立即启用永久保存光盘进行刻盘备份。8档案保管8.1档案员应定期对档案进行清理、检查、核对、统计，做到目录与内容相符。每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保安全完整。8.2档案室要做好防盗、防潮、防火、防尘、防水、防虫、防光、防强光等工作。 档案室较适宜的温度应控制在1420之间，相对湿度在50%65%之间。档案管理人员应随时擦拭档案架，保持档案清洁。8.3档案室内严禁烟火，严禁携带易爆易燃物品进入档案室，电器和电器线路均应 按安全规范设置，以防事故发生。8.4非因工作需要不得进入档案室。9档案借阅、复印9.1借阅、复印档案必须办理借阅/复印手续，由借阅人填写档案借阅/复印申请表（附件11），经借阅部门领导签批同意后进行借阅。9.2普通员工一般只能借阅保密级别以下的档案，如因工作需借阅机密档案须经董事长签批同意，方可借阅。9.3查阅的档案原则上只能在档案室内进行查阅，外借的档案需在一周内归还，如 需继续使用应办理续借手续，对于借出的档案，档案室有权根据工作需要随时催还。9.4借阅档案应注意爱护和保管，不得转借。严禁对借阅的档案文件进行折叠、剪 裁、拆卷、抽页、圈画、涂改、撕毁。9.5借阅人未按照规定办理借阅手续的，档案管理人员有权拒借。档案归还时，档案管理人员应对归还档案进行检查，如发现档案缺损情况应及时上报。10档案封存与销毁10.1档案封存 对于档案室内长时间无人查阅且以后查阅机会不大又达不到销毁标准的档案可进行封存。10.1.1对于封存的档案应由档案管理人员填写档案封存说明（附件12），写明文件种类、封存原因、封存时间、封存地点等详细信息后，经风控管理中心领导批准，方可进行封存处理。10.1.2经批准可以封存的文件应在目录备注中予以说明，封存的档案文件全部装箱，标明编号，将文件目录清单放置在箱内最上端后进行密封，箱上附加封存说明。10.1.3如无特殊情况，封存文件原则上不再开启，如需使用封存文件，应填写封存档案开启单（附件13），经风控管理中心领导批准同意后，开箱取出档案。10.2档案销毁10.2.1销毁标准10.2.1.1已过有效期，且过期两年以上的文件。10.2.1.2封存期限达三年以上的文件，期间如有开启，应以最后一次封存日期为准。10.2.1.3保管期限已满，已无使用价值的档案。10.2.2销毁程序10.2.2.1由档案管理人员填写档案销毁记录（附件14），写明需销毁档案的种类、数量、销毁原因、销毁方式等详细信息后，由档案产生、涉及部门鉴定后，经风控管理中心领导、董事长批准方可销毁。10.2.2.2经批准可以销毁的档案应在文件目录备注中予以备注说明。由档案室负责执行销毁工作，同时需由风控管理中心领导指定一名监销人员，销毁执行人员、监销人员须同时在销毁记录上签字。10.2.2.3经批准销毁的档案必须按照批准的销毁方式进行销毁，不得进行出售或做他用。11相关附件附件1存档登记表附件8备考表 附件2档案移交清单附件9照片说明 附件3卷内目录附件10光盘标签附件4档案盒封面附件11档案借阅/复印申请表 附件5档案盒盒脊标签附件12档案封存说明附件6档案柜标签附件13封存档案开启单 附件7档案栏标签附件14档案销毁记录档案管理制度附件1：存 档登记表序号存档日期存档文件名称存档文件类型份数送交人接收人备注88档案管理制度88附件2：