保管利用室2010年工作总结.doc

保管利用室2010年工作总结一年来，我室工作在馆领导和各室的支持帮助下，认真贯彻执行档案法和保密法的各项规定，坚持遵循为机关、为领导、为民政工作决策服务，本着“在发展中服务，在服务中发展”的宗旨，积极做好档案保管开发利用等工作。重点完成了文书档案资料的归档、数字化、档案管理系统软件的升级、库房安全管理等项工作，现将工作情况汇总如下：一、 档案管理工作1、组织完成对各司局档案的接收进馆和整理工作。今年，接收部厅发文1270 件，各司局档案1700余件，收养档4991卷，会议文件15件，会议照片36张，资料22册。按馆领导档案应做到应归尽归要求，改进司局归档方法，今年开始，我们在接收各司局归档材料的同时，各司 局当年发文登记本复本一并移交我馆。及时掌握各司局当年发文情况，应移交档案数量。并对今年接收的部厅发文和司局文书移交文书档案全部进行了目录和档案全文数字化工作。共录入档案条目5600件，扫描档案2600件，约5万多页。2、完成堪界档案整理上架工作。利用近2个月时间集中组织我室人员对31个省市(自治区)勘界档案进行整理、编号，上架共9764件。为摸清我馆库存档案情况，我们还对库存各类档案数量进行了清点。我馆现库存文书档案228362卷(件)，会计档案16765（册）， 烈士英明录680册， 明天计划档案35000 件，地名档案1339855卷（件），整理文件2930件，基建档案500卷，收养档2600多件，残疾人抽样调查档案8650卷（册），目前，库存各类档案共1646106卷(件)。所有文件资料进行了分类、排列、编号，上架，为便于今后使用、查询服务，各门类档案实体全部纳入规范化统一管理。 3、积极开展档案开发利用工作。对于前来查档利用者，热情接待，不怕麻烦，做到案卷调阅的及时准确、热情。档案利用采取多种形式。如原件借阅、电话咨询、复制、摘抄档案等多种形式的利用。截止到2010年底，我们已接待查档利用270人次，查阅案卷3672 卷(件)，复印和打印档案资料约26000页。查阅收养中心档案22人次，大量档案资料的利用，为各项工作的顺利进行发挥了重要作用。4、按照国家档案局8号令要求，完成民政部文书档案保管期限表的修订工作，新修订后的保管期限表，按我部14个业务司局工作职能和实际情况制定，对我部文书档案做到应归尽归，提出了更高、更细、更全的要求。 5、负责档案工作年报情况与统计工作。按照档案局给各中央国家机关配发的档案统计年报管理系统要求，及时报送有关统计数据。历年统计报表都得到国家档案局的肯定和表彰。 6、按部会议决定，配合秘书处对机关规范性公文每两个月搞一期展览的公文进行整理。7、按机关党委和馆里统一布署，我室人员结合自己的工作实际和岗位职责，以先进典型人物刘义权为榜样，撰写承诺书，以实际行动落实承诺。二、机关文书档案指导工作严格按照国家有关档案工作的法律法规，按照民政部文书档案保管期限表要求，结合业务工作实际，组织并指导各司局文件材料的收集归档工作。年初，我们印发了关于做好2009年度民政部机关文件材料归档工作的通知，对归档工作提出了明确要求，在接收档案过程中严格做到归档范围的确定、保管期限的划分、档号的编制符合要求、填写案卷标题结构合理、确切、编目、装订等符合要求，手续齐全。在档案管理与机关档案业务指导工作中，大家做到了踏实、肯干，今年，我们还集中4次和每个司局综合处进行电话沟通，对他们在归档中遇到问题和进度及时进行了解，认真做好记录，遇到个别司局因更换人员或其它情况需要进行归档培训，我们都要多次电话沟通或去现场指导，工作中每位同志都具备了良好的职业道德和敬业精神。按照国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法和国家重大建设项目归档要求和档案整理规范要求，指导信息中心完成低保信息系统一期工程项目档案归档整理工作。过程中和信息中心多次沟通商量编号、分类、目录，包括结合低保项目档案盒进行设计等问题。今年，共订做各类档案盒3000个。二、 加强档案库房实体和档案信息系统的安全管理，健全各项保密规章制度，并抓好落实档案安全是档案工作的重中之重，保管室又是保密工作重点部门，这就要求我们档案工作者从对党、对国家、对人民负责的高度，把档案安全放在首位，时刻牢记“档案安全，责任重于泰山”，坚决防止和克服松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。今年，我们认真贯彻落实国家档案局关于2010年档案督查工作的通知要求，对重点部位和可能存在安全事故隐患的地方进行了检查。对发现的问题和隐患，及时整改，对各门类档案的保管数量和保管状况进行检查，并向国家档案局报送了民政部档案资料馆2010年档案自查情况报告。日常工作中，我们按时对库内温湿度进行调控，对档案资料进行除尘、清理库房卫生，定期进行安全检查，特别是在每年夏季汛期期间都要进行排查，防止库房进水、漏水。去年利用部机关铺路和今年地下室进水等时机，请基建处对防空洞又进行了防水处理。今年，我们针对档案库房消防器材经常出现误报、恒温恒湿空调需要定期清理等问题和厂家、承包商等多家联系、协调，商议价格等，经过调研签定维保合同，杜绝发生各类安全隐患问题。档案库房钥匙实行专人保管；各类档案存放上架排列与分类、编号保持一致，方便档案调阅；严格执行安全保密制度，及时上报和处理不利于档案安全保管的问题，保证档案不丢失、不损坏。为档案管理做到有章可循。我们建立健全了档案保管、利用、保护、保密等方面的规章制度，做到责任到人。今年，我室先后制定了档案机房管理制度档案查（借）阅保密制度涉密计算机安全使用管理规定档案库房安全管理规定档案人员岗位责任制档案录入扫描管理规定，修订民政部档案资料查阅借阅规定等七项制度，使各门类和载体档案材料从形成、积累、鉴定、立卷归档、利用借阅直到销毁的各个环节都有了切实可行的控制措施，加强对计算机档案管理系统的管理，保证档案数据库安全。按保密有关规定，对计算机光盘、优盘、移动硬盘、移动存储设备的使用提出了严格的要求，个人使用的手机在保密办都进行了备案，避免信息泄露。四、推进档案信息化建设，提高档案为民政工作服务的能力和水平档案信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分。为加快我馆档案信息化建设，使档案更好地服务于民政工作，我们按照民政部档案资料馆改革发展五年规划民政数字档案文献馆建设方案的总体要求，结合我们档案工作的实际情况，以实用性为目的，逐步推进档案信息管理规范化和接收进馆档案数字化工作，加快推进档案信息馆网、内网建设，以此改变传统的档案管理利用方式，促进档案业务基础工作，筹备建立文件阅览中心，逐步实现档案管理现代化，提高拓展档案工作的服务能力和服务水平。目前我馆档案管理软件功需求设计前期就系统的安全性、先进性、和稳定性等多方面做了多方面调研，新升级的档案软件系统功能界面设置科学，实现多种方式的档案检索，实现了全文检索，能进行OCR识别，实现电子文件阅览分权限管理。数据原件导入、导出，下载等功能。扫描界面，增加了删除页、去污、自动纠偏、调整页序、局部处理，增加了批量删除页、批量去黑边、各种文字处理、图像的各种变换等功能。实现了二维码智能扫描功能，通过扫描二维码标识，将大部分需要录入的信息直接扫描到系统中去，省去了手工录入地繁锁，极大地提高了录入工作效率。统计功能模块实现了对馆藏档案的实时统计，通过设置不同的统计方案，实现对各类档案电子数据量的统计，档案信息化工作又上了一个台阶。这次软件升级工作与东方飞扬公司召开功能设计需求会议不少于30次，形成会议纪要和项目周报30多份。在试用期间，每个功能我们都经过反复试用、修改，目前，馆网系统运行稳定，领先于同类产品。为今后版本再升级，实现我部档案文档一体化等打下良好基础。 五、政务信息公开工作1、 依申请公开：根据民政部机关政府信息公开暂行办法，民政部机关依申请公开政府信息的办理工作流程，完成全年政府信息依申请公开工作。认真办理网上依申请公开的接收、查询、督促、答复工作。对每件依申请人的情况及时进行登记、审核，报送有关领导和相关司局进行沟通、协调、督促，在规定的15个工作日内进行答复等。自政务工作公开以来，共接收办理申请51份。确保每一份申请都能及时得到依法合理的解答，未产生任何负面影响。年初，按照办公厅综合处要求，起草了民政部2009年政府信息公开工作情况报告。2、主动公开工作：为配合政府信息公开工作，经政务信息公开领导小组协调，信息中心，档案馆召开有关人员会议，确定我室负责民政部政务信息依申请公开和历史文件的清理公开作。今年，主动公开2008年至2010年7月份文件200多条。文种类别有9种：命令、决定、公告、通知、通报、批复、意见、函、其它等，我们按照机构、类别等在规定的时间内在部政务信息网进行了公开。五、存在问题1、个别司局档案不能及时进行归档移交，今年，我们集