汇总报表用户手册.doc

汇总报表用户手册 目 录文档约定3关于本手册4关于本手册的结构4第一部分 准备工作51如何使用本手册51.1如果您初次阅读本手册51.2如果您参加过系统应用培训51.3如果您具备系统应用基础51.4使用本手册注意事项52基本操作技能62.1【刷新】62.2【添加】62.3【删除】62.4【修改】62.5【导入/导出】72.6【预览/打印】73系统用户界面GUI11第二部分 业务引导124业务导引概述125业务操作导引125.1了解报表函数的使用125.2了解新建报表模板125.3了解模板管理125.4了解模板下发125.5了解报表汇总的处理125.6了解汇总报表管理135.7了解批量填制报表135.8了解浮动报表的使用135.9了解报表查询的使用135.10了解资产负债表的使用135.11了解信息统计表的使用13第三部分 系统业务操作手册156报表定义156.1函数设置156.2新建报表模板206.3模板管理216.4打开模板226.5模板下发236.6报表汇总246.7汇总报表管理256.8打开汇总报表276.9另存为模板296.10读入、输出296.11批量填制报表296.12浮动报表337报表查询358资产负债表369信息统计表40第四部分 附录42A报表逐级上报及报表汇总的介绍42B服务支持说明44文档约定手册中出现该标志的地方表示需要用户引起高度重视的操作，操作不当可能会引发严重后果。手册中出现该标志的地方表示需要用户或操作人员打印输出的内容。手册中出现该标志的地方表示需要用户特别引起注意的内容。手册中出现该标志的地方表示可以进行查询分析操作。手册中出现该标志的地方表示需要用户仔细或反复阅读的章节。 手册中出现该标志的地方表示向用户介绍的小技巧或是一些用户可以自己定义的配置。47关于本手册本手册介绍使用“行政事业单位财务管理系统”汇总报表需要掌握的重要知识、技能，建议用户通读整本手册。手册详细介绍了汇总报表系统的使用方法。对于手册中介绍不清楚的问题，或在实际管理维护中遇到的问题而手册介绍的内容不充分，请您根据手册“服务支持说明”章节指出的联系方式，向北京用友政务软件有限公司获取技术支持。关于本手册的结构本手册分为四部分内容，第一部分是准备工作，向用户介绍如何使用该手册，学习该手册涉及的一些基本概念，进行系统应用需要掌握的一些基本技能，向用户介绍系统的操作界面，通过该部分的学习用户将具备应用和操作该系统的基础知识和基础技能。第二部分是系统业务导引，向用户介绍系统提供的业务流程、业务功能和业务操作，指出这些业务流程、业务功能和业务操作所对应的章节，用户可以根据该部分指出的导引直接阅读具体业务对应的章节或直接阅读自己感兴趣的章节。第三部分是操作手册，该部分向用户详细介绍系统每一个业务流程、业务功能和业务操作的具体操作方法，是该手册中重点内容，需要用户仔细阅读，从而获得具体的业务处理的操作技能。第四部分是附录，向用户提供学习本手册所必须的一些参考附件，并介绍如何向北京用友政务软件有限公司反馈信息和获取服务支持。第一部分 准备工作1如何使用本手册1.1如果您初次阅读本手册如果您初次阅读本手册，请首先阅读第一部分，以便您能了解到进行系统应用所需的基本知识和基本操作技能，了解启用系统前需要做的初始化设置，了解系统用户界面，建立对系统的初步印象，然后再阅读后续章节。1.2如果您参加过系统应用培训如果您参加过由北京用友政务软件有限公司或北京用友政务软件有限公司授权的合作伙伴组织的用户培训，您可跳过第一部分直接阅读第二、第三或者第四部分内容。1.3如果您具备系统应用基础如果您具备系统应用基础，您可以参考第二部分“业务导引”提供的索引直接选择您所关注的内容阅读，本手册每章内容之间没有相互继承关系。如果您需要了解系统中模板管理、模板下发、报表汇总等使用方法，请直接阅读第三部分第6章内容。 1.4使用本手册注意事项n 为了能使您在阅读本手册时很快获得所需要的知识和技能，请您尽可能先阅读第二部分“业务导引”，可以使您在最快的时间内获得针对每一项业务或每一项应用的“索引”，每一项索引会告诉您完成该项业务或应用，您需要阅读哪些章节，避免您花更多的时间来翻阅手册。n 如您在使用系统过程中遇到一些问题，而本手册无法为您提供帮助，请您根据附录B（服务支持说明）提供的信息联系北京用友政务软件有限公司，以获取支持。n 如您在使用本手册的过程中发现其中有错误，我们真诚的期望能得到您的反馈，以便我们及时分析和更正错误。2基本操作技能在行政事业单位财务管理系统中，以下菜单经常见到，在这里统一作一介绍，如图2-1所示： 图2-1常用操作菜单2.1【刷新】指在录入或修改数据完成后，点击【刷新】按钮，显示当前最新数据。2.2【添加】用于添加数据。2.3【删除】用于删除数据。在进行删除前，系统会提示是否确认删除。在删除时要谨慎操作，做好备份，以免丢失数据。2.4【修改】用于修改已有数据。2.5【导入/导出】用于将外部数据导入系统及将系统内数据导出，系统现支持的数据格式为XML和XLS。2.6【预览/打印】【预览】按钮用于打印数据的预览。选择数据表，点击【预览】按钮，弹出打印预览界面，如图22所示：图2-2打印预览界面界面上方会有一排打印工具栏，如图23所示：图2-3打印工具栏从左到右，按钮分别为：打印、页面设置、缩放/拖动、每页放置页数、显示比例和退出。（1）首先进行页面设置。单击按钮进入界面，如图24所示：图2-4页面设置打印内容第一页，选择打印内容：在此选择打印范围、缩放比例、是否打印行标列标、是否打印表格线等属性。第二页，打印机设置，如图25所示：图2-5页面设置打印机打印机设置主要包括纸张、方向、打印机选择等方面的设置，其中：打印机的选择：列出与计算机相连的所有打印机，选择其中一个，进行连接。纸张的选择：指定纸张的大小或者选择纸张来源。方向的选择：指定文档是按纸张短边（纵向）还是长边（横向）打印。第三页，页眉/页脚设置，如图26所示：页眉/页脚设置：可选择或输入页眉/页脚内容，并设置字体。图2-6页面设置页眉/页脚第四页，页边距设置：可设置页边距、居中方式、跨页拆分方式以及自定义纸张连打时的微调（Epson打印机专有），如图27所示：图2-7页面设置页边距第五页，表首/表尾设置，如图28所示：图2-8页面设置表首/表尾第六页，表页选项，如图29所示：图2-9页面设置表页选项（2）全部设定完毕后，点击【打印】按钮，进行打印即可。3系统用户界面GUI略。第二部分 业务引导4业务导引概述本手册专门围绕行政事业单位汇总报表管理系统的应用，具体知识和技能请见第三部分。5业务操作导引5.1了解报表函数的使用 如您欲了解如何在报表单元格中进行函数设置，请直接阅读“第三部分第6.1节”。5.2了解新建报表模板如您欲了解如何在汇总报表定义中新建报表模板，请直接阅读“第三部分第6.2节”。5.3了解模板管理如您欲了解如何在汇总报表定义中进行模板管理操作，请直接阅读“第三部分第6.3节”。5.4了解模板下发如您欲了解如何在汇总报表定义中进行模板下发，请直接阅读“第三部分第6.5节”。5.5了解报表汇总的处理如您欲了解如何在汇总报表定义中进行报表汇总，请直接阅读“第三部分第6.6节”。5.6了解汇总报表管理如您欲了解如何在汇总报表定义中进行汇总报表管理，请直接阅读“第三部分第6.7节”。5.7了解批量填制报表如您欲了解如何在汇总报表定义中进行批量填制报表，请直接阅读“第三部分第6.11节”。5.8了解浮动报表的使用如您欲了解如何在汇总报表定义中进行浮动报表的设置，请直接阅读“第三部分第6.12节”。5.9了解报表查询的使用如您欲了解如何在汇总报表中进行报表查询操作，请直接阅读“第三部分第7章”。5.10了解资产负债表的使用如您欲了解如何在汇总报表中进行资产负债表查询操作，请直接阅读“第三部分第8章”。5.11了解信息统计表的使用如您欲了解如何在汇总报表中进行信息统计表查询操作，请直接阅读“第三部分第9章”。第三部分 系统业务操作手册6报表定义6.1函数设置报表系统里内置系统所需要的函数。选择函数参数时，可以根据需要进行跨年度跨账套取数，不选择年度和账套参数时默认进入系统的账套。进行报表制定时，对单元格进行取值函数的设定，方法如下：首先，新建报表，选定要设置函数的单元格，以选择报表的编制单位为例，如图6-1所示：图6-1项目支出决算表如上图，选定填写单位的单元格，然后点击表格上方公式输入按钮 ，弹出取数函数的对话框，如图6-2和6-3所示：图6-2录入函数-账务函数列表图6-3录入函数-固定资产函数列表在函数分类列表中，选择取要素名称函数，如图6-4所示： 图6-4选择取要素名称函数在界面下方函数参数中，点击【参数设置】按钮，如图6-5和图6-6所示： 图6-5参数设置图6-6设置参数可以选择其他年度。双击预算单位后的编辑框，在预算单位列表树中，选择所要取的预算单位名称，并点击【确定】按钮，返回录入函数界面，如图6-7所示：图6-7选择预算单位可以看到预算单位编码已写入函数参数的位置。点击录入函数界面中的【确定】按钮，回到报表界面，如图6-7所示：图6-8报表界面可以看到，在编制单位后的空格中，已出现了编制单位的名称。6.2新建报表模板点击菜单“新建报表模板”弹出选择窗体，如图6-9所示：图6-9新建模板窗口可以选择空白模板还是根据现有模板新建，当选择空白模板新建时，同时要选择所建报表的账套类型，当选择根据现有模板新建时，直接选择现有模板即可新建。当选择根据现有模板新建时，模板编辑窗口如图6-10所示：图6-10模板编辑窗口模板设置后，点击【保存】按钮弹出保存模板窗口，如图6-11所示：图6-11保存模板窗口修改名称后即可保存。6.3模板管理点击菜单“模板管理”弹出模板管理窗体，如图6-12所示：图6-12模板管理窗口在功能中，可以导出、导入模板、更改名称、删除操作。6.4打开模板点击菜单“打开模板”弹出打开模板窗体，如图6-13所示：图6-13打开模板窗口选择要打开的模板点击【打开】或双击即可打开。6.5模板下发关于报表逐级上报及报表汇总的操作流程请参见附录的A项。点击菜单“模板下发”弹出模板下发窗体，如图6-14所示：图6-14模板下发窗口选择要下发的模板，点击【下一步】弹出选择目标账套的界面，如图6-15所示：图6-15模板下发窗口选择目标账套后点击【确定下发】即可。当下发的模板在某账套中已存在时，系统给予提示，由用户选择是否覆盖。6.6报表汇总关于报表逐级上报及报表汇总的操作流程请参见附录的A项。点击菜单“报表汇总”弹出报表汇总窗体，如图6-16所示：图6-16报表汇总窗口根据需要选择待汇总的报表名称、月份、账套类型，当条件改变时系统自动根据条件检索报表上报信息，选择待汇总的预算单位报表，然后选择汇总报表存放的文件夹，点击【生成汇总报表】即可完成。6.7汇总报表管理点击菜单“汇总报表管理”弹出汇总报表管理窗体，如图6-17所示：图6-17汇总报表管理在此窗口种中，可以导出、导入报表、更改报表、删除操作。文件夹维护：窗口左方为文件夹目录，可以通过下面的图标按钮进行增加目录、编辑目录和删除目录。点击图标按钮弹出选择增加目录的类别菜单，点击【增加平级】弹出输入文件夹名称的窗口，如图6-18所示：图6-18文件夹名称输入输入后点击【确定】即可完成。注意：当文件夹里有报表时不能删除文件夹。更改报表所在文件夹：在报表列表中，右键要更改所在文件夹的报表，会弹出文件夹目录选择窗口，如图6-19所示：图6-19文件夹选择选择完成后点击【确定】即可完成。6.8打开汇总报表点击菜单“打开汇总报表”弹出打开汇总报表窗体，如图6-20所示：图6-20打开汇总报表窗口选择要打开的汇总报表，点击【打开】或双击即可打开，如图6-21所示。图6-21汇总报表显示界面在图13-2界面上右键点击“报表追溯”后弹出明细报表查询窗口如图6-22所示：图6-22明细报表追溯窗口选择左边的报表列表可以查看任何明细报表，在明显报表中右键可以查询当前单元格的“科目明细账”和“科目余额表”。如果明细报表是下级单位上报的汇总报表，那么可以通过右键“报表追溯”功能继续追溯此报表的明细报表（可以追溯到最底级报表）。6.9另存为模板把当前在编辑状态的报表或模板另存为报表模板。6.10读入、输出读入Cell文件、Excel文件到当前编辑报表。输出当前编辑报表到Cell文件、Excel文件、文本文件。6.11批量填制报表批量填制报表包括四部分功能：批量填制基础数据编码、批量填制基础数据名称、整行批量设置公式、整列批量设置公式。因批量填制基础数据编码和批量填制基础数据名称操作方法类似，下面仅介绍批量填制基础数据编码功能；因整行批量设置公式和整列批量设置公式操作方法类似，下面仅介绍整行批量设置公式。批量填制基础数据编码介绍：在报表模板编辑界面里开始填写基础数据编码单元格上点击鼠标右键（如图6-23），在弹出的菜单中点击【批量填制基础数据编码】后弹出“批量填制基础数据编码”的窗口如图6-24所示：图6-23报表模板编辑窗口图6-24批量填制基础数据编码窗口 在上面窗口中，可以选择基础要素，如会计科目、经济分类等；方向分为“向下”和“向上”两个选择；勾选“只填已发生的基础数据”时，列出的编码为系统中年初数或者凭证中已经用到的选择要素的对应基础数据编码，否则列出选择要素所有对应基础数据编码；还可以选择“逐级填充”和“填充级次”选项。选择完成后点击【确定】按，即返回报表编辑界面，并按选择的参数列出基础数据编码。如图6-25所示：图6-25报表模板编辑窗口 按照类似操作再做批量填制基础数据名称后的窗口如图6-26所示：图6-26报表模板编辑窗口整行批量设置公式介绍：图6-27中是已经通过批量填制基础数据编码和批量填制基础数据名称及第一行公式后的编辑窗口：图6-27报表模板编辑窗口在开始行上任意单元格上右键，点击右键菜单【整行批量设置公式】后弹出“整行批量设置公式”设置窗口。如图6-28所示：图6-28整行批量设置公式窗口设置相应参数后点击确定，系统将自动按照设置的参数和第一行的公式进行逐行批量复制公式，完成后的界面如图6-29所示：图6-29报表模板编辑窗口6.12浮动报表首先在报表模板编辑窗口准备报表格式内容及公式，如图6-30所示：图6-30报表模板编辑窗口任意单元格中点击右键，然后点击菜单【浮动报表设置】，弹出如图6-31所示的设置窗口：图6-31浮动报表设置窗口 根据待设置的报表模板内容（图6-30）设置浮动报表的选项后，如图6-32所示：图6-32浮动报表设置窗口设置完成后点击【确定】按钮返回到报表模板编辑界面，如图6-30所示。注意：浮动报表设置完成后点击保存即可。设置完成后标志着此报表为浮动报表，每当报表计算时程序都会按照浮动报表的设置来重新填制基础数据和计算报表。7报表查询点击【汇总报表管理】【报表查询】菜单项，弹出报表查询窗口如图7-1所示： 图7-1报表查询窗口左边显示报表列表，点击任意报表进行查看。8资产负债表查询某些单位或某个单位在某一特定日期（月末、季末、年末）的财务状况，包括年初数和期末数。选择【报表汇总】【资产负债表】菜单项，显示资产负债表窗口，如图8-1所示：图8-1资产负债表查询条件说明：账套类型：待查询账套的账套类型，不能为空；账套列表：用于选择要查询的账套范围，可选择一个或多个，不能为空；设置条件：通过【设置】按钮弹出窗口中设置的条件（后面有介绍）；月份：指定查询月份；含未记账：是否包含未审核；显示零：对于无数据项是否显示0；设置条件窗口操作说明：点击窗口的【设置】按钮，弹出条件主窗口，如图8-2所示：图8-2资产负债表条件设置条件列表里显示已设置的条件，详细信息下显示条件主信息。注意：条件是分账套类型进行设置的。通过点击上方工具条上的【增加】、【修改】、【删除】、【保存】、【取消】按钮进行编辑条件信息。在某条件下点击【明细】按钮将弹出明细信息的设置窗口，如图8-3所示：图8-3资产负债表条件明细设置明细设置操作说明： “列表结果位置”中有左方和右方，首先要选定此项。通过【添加】、【修改】、【删除】、【保存】、【取消】按钮进行对详细信息编辑，步骤如下：点击【添加】按钮后，在会计科目列表中选择要的科目，然后点击，此科目的编码和名称会显示在对应的“科目公式设置”和“公式设置对应名称”列表中。如果是多项科目计算的结果，可以输入“” “”设置计算公式，设置完后点击【保存】按钮即可。在主窗口中设置查询条件后，点击【查询】按钮，系统将汇总数据显示于界面中，如图8-4所示：图8-4资产负债表9信息统计表根据选择的单位账套、会计科目、项目分组和选择的显示金额进行相应的统计，并生成报表。点击【汇总报表】【信息统计表】菜单项，弹出信息统计表窗口，如图91所示：图9-1信息统计表此处查询条件和账务系统的总账以及辅助总账的查询条件类似，用户可以参考账务系统的总账和辅助总账的查询方法。查询结果如图92所示：图9-2信息统计表第四部分 附录A报表逐级上报及报表汇总的介绍主要是说明下级单位的报表上报、主管单位账套的报表汇总、财政的报表汇总的操作流程。一、汇总报表定义为财政所使用的功能，主要是模板定义及下发，报表的汇总。报表定义为具体账套使用的功能，主要是制定报表、报表上报、报表汇总等，具体操作请参考报表管理用户手册。二、具体功能操作（按流程介绍）1.汇总报表定义-新建模板新建统一的报表模板，如果要按此模板进行汇总，那么下发到各账套后，各账套在报表定义里可以查看到该模板，各账套最好不要修改此模板格式及名称，一旦格式改变将影响汇总。2.汇总报表定义-模板下发把新建的或格式改变的模板下发到各账套。（如果各账套已经存在统一下发的某模板，且此模板格式未变就没必要每月都下发一次，只有格式改变了才重新下发）3.报表定义-生成报表 各账套按照下发的模板或者在本账套定义的模板，选择月份自动生成月报表。4.报表定义-报表汇总如果该账套存在下级单位，即被指定为“主管部门账套”，那么此账套要通过该功能把下级部门上传的报表和本账套报表进行汇总，在此功能里可以查看已上报和未上报的下级账套。报表汇总后要通过下面的“5.报表定义-报表上报”操作上报给此账套的上级主管部门，即逐级汇总上报。如果该账套不存在下级单位，就不要进行此项操作。5.报表定义-报表上报 各账套通过此功能把月报表或本账套（存在下级单位的账套）的汇总报表上报给上级主管部门。如果某账套的主管部门未指定，则不能上报；如果主管部门是财政，则系统默认上报给财政（即汇总报表定义），如果主管部门是具体的账套，则系统默认上报给指定的上级主管部门账套（即报表定义）。6.汇总报表定义-报表汇总把下级单位上报的报表或汇总报表进行汇总，形成财政最终的汇总报表。在此功能里可以查看已上报和未上报的下级账套；7.说明事