档案装订管理办法.doc

财务档案装订管理办法财务档案装订管理应参照我国会计法的规定执行。为统一规范我公司内部各单位财务档案装订管理，根据我公司的实际特点，制定如下办法。一、 凭证装订1、 凭证应于每月20日前装订。财务人员应于每月结账后打印并拆分凭证，打印的凭证需经过复核并记帐。2、 原始单据应以左上角为准与打印的记账凭证对齐，折叠整齐并便于打开查阅，大小应不超过记帐凭证。3、 凭证中保留的原始单据应可支持会计分录记载的经济业务，合同、内部批示、验收单据等作为附件按顺序拆出并单独装订。4、 凭证不得跨月装订。一个月内凭证少的，可以一个月装订一本；一个月内凭证数量较多的，可装订成若干册。5、 装订凭证时将整理完毕的每本会计凭证加上封面和封底，并附包角纸包角。应装订凭证左上斜角，以将单据装订牢靠不掉页为宜。6、 装订成册的会计凭证封面上应注明单位名称、凭证起止日期、凭证册数、起讫号码。7、 填写完封面的成册凭证入凭证盒。凭证盒正面上应注明单位名称、凭证起止日期、凭证册数、起讫号码。凭证盒侧立面应注明单位名称、年月、本月册数、本盒册数、起讫号码。并在起讫号码下方用阿拉伯数字对本年度凭证盒连续编号。8、 会计凭证按凭证盒编号顺序存放，便于查阅。二、 附件装订1、 装订记账凭证时拆除的每张附件右上方应标注会计年度及月份、对应的记账凭证号。2、 纸张规格较大的附件应统一折叠为A4纸大小并便于打开查阅，规格较小的应以左上角对齐。3、 整本附件为A4纸大小，附帐簿封面和封底，并根据凭证号顺序自上而下排放，左上角斜角装订。4、 附件不得跨月装订。一个月内较少的，可以一个月装订一本；一个月内数量较多的，可装订成若干册；数量极少的可每个年度合并装订一次并加封皮。5、 封面上应标注单位名称、会计年月、本月册数及该本号数等。三、 帐簿装订1、 会计人员应于年度终了结账后打印年度帐。打印的年度帐簿应包括总帐、现金日记帐、银行日记帐、科目明细帐（包括辅助核算科目）。2、 打印的银行日记帐应包括银行存款一级至最末级明细科目日记帐。打印的科目明细帐应包括一级至最末级各级科目明细帐。存货类科目明细帐应打印数量金额式。3、 打印帐簿时应调整好格式，确保格式美观，数字清晰完整。4、 打印好的帐簿应附封面和封底，并按科目编码顺序自上而下排放，左侧面纵向装订。5、 总帐、日记帐、明细帐应分别装订。明细帐较多的可分多本装订并在帐簿封面标注（1/ n）（n/ n）字样。6、 帐簿封面应标注单位名称、帐簿名称、会计年度等。四、 报表装订1、 财务报表：包括资产负债表、利润表。每年12月申报完毕后，应将全年1-12月报表按月份先后顺序并资产负债表后利润表、现金流量表顺序自上而下排放，报表上方居中装订。2、 国税纳税申报表：一般纳税人报表包括增值税纳税申报表一主二附，资产负债表及损益表，增值税专用发票汇总及明细表计5页，普通发票汇总表1页（或另附明细表4页），增值税专用发票、运输发票、固定资产等抵扣清单及附件，季度所得税纳税申报表等。小规模纳税人包括增值税纳税申报表及附列资料，季度所得税纳税申报表等。每年12月申报完毕后，应将全年1-12月报表按月份先后顺序并上述报表名称列示前后顺序自上而下排放，报表上方居中装订。3、 地税纳税申报表：包括电子缴库专用缴款书打印件，无应纳税（费）款申报书，个人所得税收申报表等。每年12月申报完毕后，应将全年1-12月报表按月份先后顺序自上而下排放，报表上方居中装订。同时注意各报表（及不同税种缴款书）在各月份的排放前后顺序应保持一致。电子缴库专用缴款书及无应纳税（费）款申报书只装订网络下载打印的第一页即可。个人所得税收申报表应附在个人所得税专用缴款书打印件后。4、 财政报表、统计报表、工商报表等：每年12月申报完毕后，应将全年1-12月报表按月份先后顺序自上而下排放，报表上方居中装订。各公司根据申报资料的不同，自行选择月份内报表的排放顺序，但各报表在各月份内的排放先后顺序应保持一致。5、 年度汇算清缴、财政决算、统计年报等：年度报表一般单独成册，可单独装订并与月度同类报表一并保存。6、 装订的报表无论原件复印件，都应为实际对外申报数据，应加盖过公司公章。7、 报表纸张规格较大的，应统一折叠为A4纸大小并便于打开，规格较小的应以上方为准居中对齐。横向报表应统一将表头方向朝右侧。8、 各公司根据报表数量不同可选择：所有报表装订为一册（需根据上述各类报表列示先后顺序自上而下排放），或：各类分别装订，或：将国税类地税类合并为一册，将财政、统计、工商类合并为一册。以便于翻阅复制为宜。9、 报表装订时应附封面、封底。并在封面上标注单位名称、会计年度、报表名称等内容。五、 其他资料装订1、 其他