凯华电子快递管理相关规定.doc

凯华电子快递管理相关规定收发快递件管理办法1.0 目的 规范公司快递收、发要求，降低风险，控制物流成本。2.0 适用范围 收发信件与样品、产品快递（货运除外）3.0 职责3.1 寄件人应合理、负责任的选择快递公司后，并准确清晰的填写快递单；3.2 寄件人讲需寄发的物件备齐，包装好后，与快递单一起放到前台待核查。3.3 寄件人若因产品较重，需快递人员直接到车间或仓库取件的，必须安排一人陪同前往，禁止收件人独自前往处理。3.4 前台职责：负责审核快递公司选择的合理性，快递单填写是否正确、预审包装是否合格及快递物品的价值（达到报价额度的应提醒寄件人进行报价寄发）。4.0 内容4.1 寄件流程4.1.1寄件流程说明： 1）快递公司的选择：选择的原则是合理、负责任、低成本；寄件人必须根据所寄物品的性质，合理、负责任的选择性价比高的快递公司，以降低成本并完成客户要求。 2）填写快递单：用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、公司名称、收件人、联系电话等）。 3）打包装：根据所寄物品的类型以及防护要求进行包装。 4）将快递件交前台核查：寄件人将已经包装好的件和快递单一起交前台。前台对寄件人所选的快递公司的合理性进行审查。不合理的前台给予建议选择合理的快递公司，寄件人则重新填写快递单。快递公司收件人审核包装。若包装不合格的拒收，直到合格后再收件。4.2 寄件相关规定：4.2.1 物件的分类与快递公司的选择标准：No寄件类型物件分类选择快递公司1A类紧急件顺风快递2B类贵重件（如票据、证件、贵重产品或物品等）EMS或顺风快递3C类普通件（如资料、文件、普通产品等）一般的快递公司4D类普通信函、贺卡等邮政（平信）注：所选择的快递公司必须是公司签约的合作快递商。未经不允许，寄件人不得私自寻找新的快递合作方。4.2.2 重型产品（达5KG以上的非贵重产品）、公司样本、普通资料类原则上均选一般的快递公司（非顺风快递）。若是特急件，经经理/主管审批可选顺风快递。4.2.3 普通信函、贺卡等均选邮政，以平信方式邮寄。4.2.4 严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的10倍处罚。4.2.5 对于经常送货的客户，其样品、发票等小件物品尽量安排送货司机带送，以节省快递成本。4.4 报价：为避免风险，超过1万元的物品不可快递，寄5000元10000元的物品和易碎、易损件必须进行保价，若未保价而物件发生损坏的，寄件人将酌情承担相应责任。4.5 费用管控：4.5.1 所有发件费用均挂发件部门（财务寄发票除外），月底前台提供发件清单给发件部门，由发件部门以市场链形式向相关部门索酬。4.5.2 使用非月结快递公司需要现付快递费用的，由前台登记，委办人签字，再由前台办理发件支付手续，费用先挂综合部，由综合部填结算单向相关部门索酬。4.5.3 对于快递费用过高的部门，部门负责人应进行分析，对不合理的快递费用或项目制定整改/管控措施。4.5.4 4.6 代收货款：4.6.1 为避免风险和降低成本，非特殊情况下，公司禁止代收货款。特殊情况需代收货款的，每笔代收货款额度不可超过一千元，并需经得主管/经理签字许可。4.6.2 累计代收的货款总额度不可超过我司欠付快递公司的快递费总额度。代收货款需要签约嘛？4.6.3 各部门和前台须每周制作一次快递货款清单交财务核对后与快递公司对账，前台需保存一份，并注意及时催款。4.6.4 快递公司返还货款时，前台需检查上述对账清单，未支付的查明原因，填写清楚交给财务，以便财务分摊及调帐（快递公司如不及时结算，则不得与其结算快递费）。4.7 前台收寄件规定：4.7.1 文件类由前台签收、登记后相关部门/人员签字领取。4.7.2 物品类原则上由前台通知收件人到前台领取。如收件人无法领取时，由前台与收件人确认后再办理代收手续（前台代收时应尽可能争取快递公司同意开箱查验或签字后当场开箱检查），需支付货款的物品由收件人或部门相关人员直接签收及办理付款手续。4.7.3 前台收件需支付快递费的，应联系收件人自取该件，收件人亦可委托前台代垫快递费。4.7.4 前台收到的发票类重要票据一定要登记并让收件人签收，若当天无法签收的必须将其所在抽屉中，以免丢失。若因前台保管不善而丢失的，由前台文员承担责任。4.7.5 公司所有寄件的快递单统一由前台保管（保管期限为一年），便于对账和查询。 寄EMS（邮政快递）必须将单号、寄件日期寄件人、收件人等资料记录下来，或复印EMS单以备查询。4.7.6 公司所有外寄的件，前台须进行核查，核查内容包括：是否私人件、快递公司选择的合理性、快递单填写是否正确、包装是否符合要求等。对于不合格的件退回发件人，要求整改好后再寄。4.7.7 为了物品的安全和维护公司前台形象，要求收件人或委托人必须在当天将产品从前天领走（下班时签收的产品除外）。4.8 遗损件索赔：4.8