档案管理工作规范.doc

档案管理工作规范 第一章 总则第一条 为加强政府采购档案的管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据中华人民共和国档案法、政府采购法、政府采购货物和服务招标投标管理办法（财政部第18号令）的有关规定，结合我中心工作要求，制定本规范。第二条 政府采购档案分采购业务档案（下称采购档案）和综合档案。本规范中的政府采购档案是指采购业务档案。第二章 档案的整理与审核第三条 政府采购项目的每项采购活动、每个过程都应形成文字记录，所有的记录都应归入政府采购档案管理，以保证档案资料的真实性、完整性和有效性。第四条在政府采购活动中形成的图纸、图表、音像等其他载体的记录也须作为采购档案的一部分归档。第五条 归档的文件资料必须是本项目的合法有效文件，并且原则上都应为原件，如为复印件应注明原件存放处。第六条 对于暂时缺少的文件资料，归档时要填写采购档案备考表，并及时补齐。如有遗失或无法补齐的采购档案，应书面说明原因并及时报告中心主任。第七条 项目负责人应于项目合同签订返还后3个工作日内将采购项目的文件资料整理移交给内审室审核；内审室应在收到文件资料后5个工作日内将审核完成的文件资料返还给项目负责人。第三章档案的移交和接收第十条 项目负责人应在2个工作日内将内审室审核通过的档案移交档案接收人，档案接收人应按照“政府采购档案目录表”进行核对。对于符合要求的采购档案，档案管理人员要签收确认。第十一条 采购档案应统一编号，并及时进行登记。第十二条 档案管理人员要及时核查已接受但暂不完整的采购档案，原则上每星期进行一次，月终再检查一次，并填制“月度采购档案归档登记表”（附后），注明完整归档项目和未完整归档项目。第四章 档案的管理第十三条 档案整理时要顺页、朝左、顶齐，页面小于16开张的要用A4纸复印并将原件粘贴在复印件上。第十四条 已完成的采购档案必须按照档案文件目录顺序进行整理，目录名称、文件页数以及备注都要填写清楚。同一采购任务（项目）单编号而有多个合同的采购档案应当存放在一起。对于因验收时间较长，且未完成验收的项目的采购档案，除按已完成的采购档案要求整理外，还应做好标识，分别用铁夹夹好后放入档案袋中，待采购过程全部完成，采购文件资料齐全后再按规定要求整理。采购档案需要追加时，由项目负责人整理相应文件资料，说明追加原因及有关项目信息，向档案管理人员移交项目资料。档案管理人员审核无误后，归入原档案目录统一管理。第十五条 对所有装订好的档案须登记造册，按采购编号顺序（综合档案按年度编号）统一编制档案登记号。档案管理人员应制作档案清册，列明所管理的档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限等。档案清册应作永久保管。第十六条 存档的档案，应按档案登记号顺序放入指定的档案柜中，摆放整齐，目录清楚。第十七条 档案管理人员负责档案的妥善保管，应保证贮存场所的清洁、卫生、整齐、通风。严禁吸烟、烤火和存放易燃易爆品，要有防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防尘等设施。第十八条 档案管理人员应于每月上旬查看采购档案有无受潮、虫蛀、破损等现象。综合部负责人应每半年查看档案的归档、保管情况，并将检查情况记录备案，重要情况应及时向主任报告。第十九条 采购档案的保管期限为从采购结束之日起至少保管15年。第五章 档案的查阅第二十条 本中心工作人员（以下称借阅人）借阅档案须经档案管理人员同意，非本中心人员仅限执法部门和政府采购监管部门（以下称查阅人），查阅档案应报中心主任批准，并由档案管理人员办理相关手续。第二十一条 借阅人借阅档案应办理登记手续，在登记簿上注明查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容和归还时间。借阅档案时间原则上最长不得超过3天。借阅期间，所借档案的完整性由借阅人负责，如有毁损，由借阅人承担责任。借阅档案返还时，档案管理人员必须按页码核查项目档案，并办理交还手续。第二十二条 查阅人查阅档案必须持单位出具的介绍信原件，由档案管理人员报经主任批准后方可进行。查阅形式为现场查阅，所有档案一律不得带出采购中心。第二十三条 查阅人如需要复印档案，须报中心主任同意后由档案管理人员复制，并在登记簿上注明复印内容及档案的具体卷号、页数。第二十四条 档案管理人员应提醒查阅人对档案的有关内容承担保密义务，同时要求查阅人员在登记簿承担保密义务的申明栏上签字。第二十五条 查阅、复制或者借阅档案的人员，严禁在档案资料上涂画、拆封和抽换。第六章 档案的销毁第二十六条 对于保管期满的采购档案，由档案管理人员在每年的一月份编写销毁清册及销毁意见，经内审室审定，报主任批准后集中销毁。第二十七条 对需要销毁的档案，监销人员应逐件核对。可邀请同级政府采购管理部门或监察部门派员参加现场监销。监销人在销毁政府采购档案前，应当认真核对、清点应销毁的档案，销毁后应当在销毁清册上签名。第二十八条 所有档案均送保密纸回收点销毁。在销毁清单中应附存销毁点回收证明文件。第二十九条 每年的一月和七月清理保密纸，档案管理人员应对采购项目已签订合同的投标文件副本及时整理并登记造册，经项目负责人签字认可后集中销毁。第七章 档案的交接第三十条 档案管理人员工作发生变动时，原档案管理人员向新接手的档案管理人员提供档案清册，并办理移交手续，综合部负责人应参加交接工作的全过程。第三十一条 新接手的档案管理人员须对照移交清册仔细核对档案存档情况，移交人、接收人、监交人应在移交清册上签字确认。第八章 综合档案的管理第三十二条 综合档