财2013-15五得利集团地磅使用管理规定0617(修改6).doc

五得利集团公司制度 GW/WDL-财-15-2013五得利面粉集团地磅使用管理规定 为维护公司利益，保证产成品出、入库数量的准确性，规范地磅的使用和流程，特制定本规定。一、 地磅IC卡使用流程1、 客户到销运处开具销售出库单时，必须向开票员说明承运车辆牌照号，开票员在销售出库单上写上牌照号后，交给客户到出纳室审核。2、 出纳室稽核会计员根据销售出库单在NC上审核销售发票无误后，将同一辆车的销售发票信息写入一张IC卡，并将IC卡卡号写到销售出库单上，将IC卡与销售出库单一起交给客户。3、 所有销售产品的销售出库单均需写卡（船运产品除外）、过地磅（船运产品除外），销售产品以外的销售材料、次品等不需写卡、不需过地磅。4、 客户到达厂区后，由地磅司磅员（门卫兼任，以下相同）引导客户进行地磅称重、刷卡。5、 成品库保管员接到IC卡和出库单后，将IC卡插入读卡器进行读卡，输入车辆牌照号（必须录入齐全车辆牌照号），核对无误后开始装车。6、 装车完毕，由地磅司磅员引导客户进行地磅称重、刷卡、吃卡、放行。若超出公司规定不起杆时，称重网络系统自动发信息给物资处主任或财务部经理到现场进行处理，为不影响后续车辆通行由地磅司磅员手动起杆，引导车辆离开地磅，在厂区内指定位置等候，等待财务部经理或物资处主任解决后，方可放行。7、 凡是销售产品的销售出库单，不再开具“出门证”联次，由IC卡代替“出门证”，（注：正常情况下可使用三联打印纸：第一联（白色）出纳室记账联、第二联（粉色）出库单、第三联（黄色）客户为带走的对账单）；出现网络故障、NC故障时，仍需开具“出门证”联次（仍然使用原四联打印纸，蓝色联次作为出门证），由门卫负责收集；销售产品以外的销售出库单，则需要开具“出门证”，由门卫负责收集，每旬最后一天下午下班前，门卫将出门证交给会计室进行核对。二、 设备维护及管理责任1、 出纳室稽核会计员每日负责核对、盘点IC卡数量是否准确。IC卡由地磅司磅员于每天早7：00打开刷卡箱取出IC卡交到出纳室，写清卡号与数量，与稽核会计员办理交接手续。当天未装车的IC卡，由成品库保管员于当天下班前将未装车的销售出库单号通过腾讯通发给出纳室稽核会计员，稽核会计员将实存的IC卡与未装车的IC卡相加数量相符即可，如果发现数量不符及时查找原因。2、 地磅司磅员对地磅电脑进行维护管理。新上岗的地磅司磅员由财务部经理（或指定人员）对其进行电脑基础操作和地磅程序使用的培训。地磅司磅员每天早上车辆入厂前打开电脑进入“地磅程序”，每天最后一辆车出厂后退出“地磅程序”关掉电脑，出现不能正常使用时及时上报财务部经理进行维修。3、 由地磅司磅员告知车主车辆称重时车上不能有人，并进行监督，高于地面的地磅由办公室组织在合适位置修建供司机站立的平台。4、 由装卸队长（装卸工或其他员工）监督空车称重后货车活动，如发现司机有故意减轻车重的恶意行为（如在公司院内放水或其他减轻车重的情况）立即向办公室主任汇报，办公室主任对司机进行严肃批评教育和处罚。并对举报员工依据公司奖惩条例进行表彰和现金奖励。5、 财务部经理负责对地磅的日常管理，磅秤误差次数频繁、误差值异常或地磅损坏时，由地磅司磅员向财务部经理报告，由财务部经理通知物资处主任校磅或生产部经理派人维修地磅。6、 由办公室负责在空车称重时司机站立处设立固定警示牌或张贴警示纸，内容为“称重时禁止车上有人。”并将至少一处摄像头调整至可拍摄空车称重时货车驾驶室部位，并为该摄像头配备同步照明灯，以便夜间拍摄。三、 地磅使用过程中的问题处理1、 客户IC卡丢失，到出纳室交罚款后，稽核会计员进行“补卡”，并对原卡进行作废。2、 车辆已过完皮重进入厂区，发现库内数量不够或车辆装不下时，由货主到出纳室进行“改卡”。改卡时需将原出库单红票冲回，重新开具正确的出库单，将红票与重新开具的出库单同时写入IC卡，不允许删除原出库单。3、 出现网络不能使用、NC不能使用时，由地磅司磅员进行手工登记地磅称重记录（见附表），手工起降杆，进行过称。地磅称重系统能正常使用时，则不需要再进行登记地磅称重记录。4、 产品重量超出设定范围时，财务部经理、物资处主任接到短信后必须于15分钟内到现场进行处理。5、 财务部经过检查不属于数量原因的误差，通知重量监督员和车间主任15分钟内到现场，检查是否单袋重量出现误差。四、 产品重量范围的设定1、 放行公式：车辆在此范围内，下限净重上限，根据允许放行权限进行放行。下限：【（单袋产品1标准重量-产品重量允许误差值）出库单上的袋数】+【（单袋产品2标准重量-产品重量允许误差值）出库单上的袋数】+【（单袋产品n标准重量-产品重量允许误差值）出库单上的袋数】-分度值上限：【（单袋产品标准重量+产品重量允许误差值）出库单上的袋数】+【（单袋产品2标准重量+产品重量允许误差值）出库单上的袋数】+【（单袋产品n标准重量+产品重量允许误差值）出库单上的袋数】+分度值（1）、净重=毛重-皮重皮重：车辆进厂时空车的重量毛重：车辆装完车出厂时的重量（2）、产品标准重量：成品重量抽检规定上的标准重量（3）、产品重量允许误差值：见附表（4）、分度值：地磅安装时的实际分度值（各子公司各车间分度值由财务部经理根据实际情况设定，并上报集团财务中心）。（5）出库单上的袋数：销运处开具的销售出库单上的袋数。2、产品标准重量的设定品种公司规定标准地磅系统设置标准重量正常放行上限正常放行下限物资主任放行上限物资主任放行下限50斤面粉彩袋50.20.150.20.040.150.10.250斤面粉简袋50.20.150.20.050.20.10.345斤面粉45.20.050.20.10.220斤面粉20.20.120.20.040.150.10.210斤布袋面粉10.30.110.30.040.150.10.210斤“金”字面粉10.40.110.40.040.150.10.220斤“金”字面粉20.40.120.40.040.150.10.280斤麸皮80.30.280.30.050.20.10.390斤细麸90.30.290.30.050.20.10.350斤次粉50.20.150.20.050.20.10.3100斤次粉100.30.2100.30.050.20.10.3100斤麦胚100.30.2100.30.050.20.10.3表内标准由财务部经理在NC基本档案中的“存货管理档案进行设置。3、放行权限：1、超出正常值且在物资处主任放行权限值以内的车辆，由物资主任进行处理。2、超出物资主任放行权限值以外的车辆，由财务经理进行处理。五、 责任划分：如出现较大误差时，查出原因后按以下方式对相应责任人进行处罚。1、 属于车主（司机）故意减轻车重以达到多装面粉的，由办公室开具罚单，每出现一次罚款不少于100元，车主（司机）签字认可后到出纳室缴纳罚金；并由办公室对发现员工按罚款金额的50%的奖励。2、 属于保管员责任的，经核实后由保管员安排装卸工补（卸）成品，并根据奖惩制度对该保管员给予相应处罚；3、 属于地磅司磅员原因造成过磅数量失误的，或磅秤出现问题而地磅司磅员不及时汇报的，将根据公司奖惩制度对地磅司磅员进行处罚。4、 （1）属于单袋重量超重的（超出上表“物资处主任放行上限”的，视为单袋超重），由装车保管员提供所装产品的班次或打包工姓名，车间主任签字确认后交会计室，由会计室按超出合计重量乘以销售单价（本车产品平均单价）计算出超重金额，按超重金额的30%给予重量监督员进行处罚，按照超重金额的70%给予打包人员处罚，当月工资中扣除。 （2） 属于单袋重量低于重量标准的（低于上表“物资处主任放行下限”视为单袋重量不合格），由装车保管员提供所装产品的班次或打包工姓名，车间主任签字确认后交会计室，由会计室按低于合计重量乘以销售单价（本车产品平均单价）计算出低于重量金额，按低于重量金额的30%给予重量监督员进行处罚，按照低于重量金额的70%给予打包人员处罚，当月工资中扣除。其中属于因在成品库内存放时间较长（48小时以上）或天气干燥等原因造成重量不足的的，可以减轻或不予处罚，此种情况不考虑在线装车的车间。（3）如果是在线装车车间，重量监督员下班之后装的车，出现以上两种情况，按照超重或低于金额的100%给予打包人员处罚。5、 查出原因确实是上述四种中的一种，若有不服，提出需要翻车的，翻车之后结果和上述确认相符的，则由提出人承担翻车费用；翻车结果和提出者的意见一致的，则由相应的造成误差的责任人承担费用。6、 每张IC卡100元钱，谁丢失或损坏，由谁赔偿。6、 岗位说明：地磅司磅员：属于地磅称重管理岗位，其工作职责是负责地磅司磅工作，其业务上级为财务部物资处主任。七、本规定涉及岗位：财务中心、审计部、生产技术中心、总经理、办公室主任、生产部经理、车间主任、财务部经理、物资处主任、出纳室主任、销售运处主任、地磅司