秘书处第一个月总结大会.doc

秘书处第一个月总结大会开场白一、 发通知1、 给不认识的人发通知，首先要交代自己的身份（旅游学院秘书处干事），如果是正式的通知，落款写：旅游学院团总支学生会或旅游学院办公室。2、 通知内容尽量简洁。但该有的内容要有。3、 怎样才算完成了发通知这个任务？问：泳敏，陈驹，张颖。要确定每个人都收到通知，如果他一直没有回复，可以发多次通知给他。如果这个通知比较紧急，要打电话确认没有回复你的那个人是否收到通知。要确定每个人都通知到位，这样才算完成了发通知这个任务。4、 发通知要注意时间。中午12：45，晚上11：00过后不要发通知，要不然会打扰别人休息。（扰人清梦啊）二、 申请 1、一教的课室是申请的，二教的是霸的，实验楼的课室晚上是到校学生会申请的。申请完课室，要在使用课室前到课室在白板的角落上写上备注。格式如下：旅游学院于今天下午3：30-5：30借用此教室开秘书处第一次工作会议。如有不便敬请原谅。旅游学院 2009/11/32、补充：申请借用电源、申请男生进女生宿舍或女生进男生宿舍的批条。 申请书（申请借用电源）尊敬的保卫办：旅游学院定于_月_日_日在中心花园举行第一届旅游形象大使决赛，故须申请借3号楼的电源。望校区领导批准。 望校区领导批准。 申请单位： 旅游与环境学院申请单位负责人： 批准单位负责人： 申请书（批条）尊敬的保卫办：旅游学院定于_月_日_日在_号宿舍楼进行旅游形象大使比赛的扫楼宣传，故须申请11个同学进入4、6号楼的学生宿舍。望校区领导批准。 申请单位： 旅游与环境学院申请单位负责人： 批准单位负责人：3、团工委可借物资1） 音响设备：音箱2个、 无线麦克风3个、 有线麦克风2个、咪架1个、 小咪架2个、 大声公1个2） 胶凳1000张、 红色折凳30张、 长桌子20张、 舞台红地毯2块、 3） 司仪台1个 4） 抢答器1套（10个）5） 三轮车2辆 6） 活动中心蓝色棉凳126张，桌子5张 7） 会议座位牌10个 注：没有嘉宾台红布跟假花4、由于近期一教长廊活动板摆放比较混乱，阻碍过道进而影响同学正常通行。校学生会已发通知，要求各学院严格根据校学生会办公室申请流程及相关表格里的相关规定申请、使用活动板。若有发现违规现象，将按照黑名单制度的相关规定予以警告或列入黑名单处理。现在我要特别强调申请和使用活动板程序。申请：大组织最多3块，学院最多2块的原则。A、活动板的申请一般需要先留言，最多可提前一周在“活动板留言本”上留言，最长使用时间为一周。为了确保活动正常进行，特别是大型活动，例如下个学期的旅游文化节需要申请活动板，就要可提前一周去留言。在我们学校有很多活动，申请活动板最好都是提前一周去留言。这个可以转达给你们跟进部门的部长。 B、校学生会办公室的同学会根据“活动板留言本”上的留言，按照“先到先得，兼顾公平”的原则，进行安排。最后会在当晚以电话的形式通知申请人到办公室办理申请手续。 C、申请人须在接到通知的两天内到办公室办理申请手续，并交100元押金，误期将当作自动弃权处理。未办理完手续就用板，一经发现严重警告，情况严重的记入“黑名单” D、每板最多一个星期，没有续借手续。使用完如果还需使用，写申请书经由团工委张老师批准。E、借用的活动板只能放置在一教二教，一饭二饭三饭，另外一教的摆放有特别规定。使用时：A用板期间要保证板无损坏B宣传板借出两日后要见其海报，否则活动板会被收回。C归还时须自行撕掉自己的海报。D不能出现连扳现象，即两块板贴一张海报。E还板的时候要联系办公室负责人，在一教长廊当面检查活动板的摆放情况以及是否完好，才能拿回押金。5、黑名单制度活动板：1 不按照活动板使用说明的内容做的，一经发现，视其情节轻重给予警告或列入黑名单2 私自换板、撕毁板号、逾期不还板、不把板搬回一教长廊并排列好的，发现后给予警告，被办公室同事发现却屡劝不改的，直接拉入黑名单3 校学生会不论申请的人是谁，只认申请的学院或者组织，警告三次之后即列入黑名单教室：1 一般不得使用双面胶，透明胶，使用前要确保用完后能清理干净，不留痕迹。白板不得用油性笔写字，只能用白板笔写，如果可以的话，每个小秘都自备一支白板笔，方便霸课室。白板写完后要擦干净，活动后要清理干净课室，桌椅要摆放整齐。一旦发现不合要求，该单位将被列入“黑名单”2 私自换教室，破坏教室设施的发现后给予警告，被办公室同时发现却屡劝不改的，直接列入黑名单。3 不论申请的人是谁，我们只认申请的学院或者组织，警告三次之后即列入黑名单桌椅：1 不按照仓库&404桌椅使用说明的内容做的，一经发现，视其情节轻重给予警告或列入黑名单2 破坏仓库或404桌椅、逾期不归还桌椅的，发现后给予警告，被办公室同事发现却屡劝不改的，直接拉入黑名单3 校学生会不论申请的人是谁，只认申请的学院或者组织，警告三次之后即列入黑名单惩罚措施：活动板：被警告三次之后列入黑名单，被列入黑名单的学院或组织扣除当接下来一个月的活动板一块，第二次进入黑名单的,扣除接下来一个月两块活动板，以此类推。教室：被列入黑名单的学院或组织一个月内只能申请前半段即7点到9点的教室仓库桌椅：被列入黑名单的组织或学院一个月内不得申请桌椅三、 工作汇报要及时、主动汇报工作进度。四、 多部门多职务间协调（在各个部门里面，都要表现自己。也要学会合作。发表自己意见，也要聆听别人的意见。）五、 在办公室值班1、 要有礼貌，见到老师、师兄师姐要热情大方地问好。你们代表的是