计生药具规范化管理体系建设(20100926修改).doc

宁夏计划生育药具规范化管理体系建设意见宁夏回族自治区人口和计划生育药具管理站二0一0年十月 目 录前言 11. 机构与基础设施21.1 机构与职能21.1.1 市级计划生育药具管理机构. 21.1.2 县级药具管理机构 21.1.3乡（镇、街道）药具管理机构 21.1.4村（居）级药具管理机构.21.2岗位、人员、职责21.3人员要求21.4办公设施.31.4.1 办公场所. . 31.4.2 办公设备. . 31.5仓储设备41.5.1 库房面积41.5.2 库房区域设置及基本条件41.5.3 库房设施42. 管理规范52.1业务档案52.2政务信息52.3 药具计划管理52.3.1 需求计划编制.52.3.2 分配计划编制 62.3.3 药具调拨 72.3.4药具发放服务72.3.5业务报表92.4仓储管理.92.4.1 库房管理制度.92.4.2 药具入库制度. 102.4.3 药具出库制度102.4.4药具质量检验制度.112.5财务管理112.5.1药具财务管理制度 .112.5.2药具财务核算制度.122.5.3 会计监督制度.132.6不合格药具处理132.6.1 不合格药具定义132.6.2 不合格药具处理程序132.7药具不良反应报告142.7.1 药具不良反应定义142.7.2 药具严重不良反应定义.142.7.3 药具不良反应报告和监管142.7.4 药具不良反应的报告范围及流程142.8信息化管理152.8.1 信息系统安全152.8.2 信息系统安全管理制度.162.8.3 信息设备维护172.9宣传培训管理172.9.1 药具工作人员培训制度172.9.2 药具知识宣传培训制度182.10监督管理182.10.1 监督检查182.10.2违规处罚192.11考核评估.192.11.1 考核评估标准.192.11.2 评估考核程序.192.11.3 奖罚.203.工作表单203.1各种文档管理表单213.2业务报表表单213.3药具调入调出票据213.4入库、养护、出库检查记录.213.5药具在库养护223.6不合格药具处理223.7上网联223.8药具发放与服务22前言计划生育药具规范化管理是促进药具管理工作持续、健康发展的重要基础，有利于统一管理流程、完善管理体系、提高服务质量，有利于各级药具管理机构严格履行药具免费供应购调存管理服务职能。工作目标一、建立全区计划生育药具规范化管理体系。按照药具管理机构规范化体系建设要求，统一标识，统一规范，统一运行，从而提高药具管理总体工作的法制化、科学化、规范化、标准化水平，实现药具发放工作的优质服务和群众满意的目标。 二、完善药具免费供应的主渠道网络。各级药具管理机构的人员配备、办公场所、库房面积符合标准要求，设备设施配置到位，药具购调存信息网络一体化，各级业务工作流程标准化、高效率、高质量运转。 三、培养政治素质高、业务技能过硬的药具队伍。提高标准化体系建设，提高各级药具管理人员的依法行政能力、优质服务能力，造就一支政治坚定、业务精通、结构合理、作风过硬的新时期人口计划生育药具干部队伍。 第一部分 机构与基础设施一、机构与职能（一）市级计划生育药具管理机构：负责本辖区计划生育药具的调拨、培训、指导、监督和考核。（二）县级药具管理机构：负责本辖区内计划生育药具供应、管理、培训、指导和考核。（三）乡（镇、街道）药具管理机构：负责本辖区计划生育药具发放和管理、基层药具发放人员管理服务技能培训，对群众进行计划生育政策宣传、药具知识宣传、指导和服务。（四）村（居）级药具管理机构：负责本村（居）的药具发放、随访服务、夫妻用药具知识宣传、指导。二、岗位、人员、职责 （一）市级计划生育技术服务站设药具管理科，设科长（专职）、计划管理（专职）、财务（兼职）、库房管理（兼职）、质量管理（兼职）等岗位，并制定相应岗位职责。 （二）县级计划生育技术服务站，设药具管理办公室，计划管理1人（专职）、药具库房管理员1人（专兼职）、药具质量管理员1人（兼职），并制定相应岗位职责。 （三）乡级配备专（兼）职药具管理员1-2人。村级配备专（兼）职药具发放员1人。 三、人员要求（一）市、县级药具管理机构应配备一名具有医（药）学大专以上学历或中级以上相关技术职称的专业人员。工作人员应具有大专以上学历或医（药）中专学历。 （二）乡级须配备1名具有医（药）学中专以上学历的药具管理人员。四、办公设施（一）办公场所1.市级药具管理机构办公面积至少40平方米以上，包括办公室、药具展示室等，标识明显。2.县级药具管理机构办公面积20平方米以上，标识明显。3.乡级药具办公面积20平方米，标示明显。4.村级以下免费发放点应有“计划生育药具免费发放点”标识，并注明负责单位和联系电话。（二）办公设备1.市级药具管理机构 应配备计算机、票据打印机、传真机、复印机、投影机及配套宣传培训设备、药具陈列设施、药具工作车等。2.县级药具管理机构 应配备药具专用计算机、打印机、传真机等基本办公设备。有完整的药具工作账、表、图、册及宣传板，药具陈列柜、药具标示牌、票据、报表等。3.乡级药具管理站 应配备计算机，有药具帐、卡、表、册、药具工作包以及节育措施一览表等。4.村级应有药具发放箱、药具工作包、节育措施花名册、药具发放花名册、药具使用人员随访表等。五、仓储设备 （一）库房面积1.市级药具库房面积：不小于2002.县级药具库房面积：不小于100 3.乡级药具库房面积：15（或配备药具柜）4. 村级应有药具展示柜或药具箱。（二）库房区域设置及基本条件1.待验区：也为临时工作区，作为药具入库、出库时的工作场所，同时放置等待检验的药具，黄颜色标识。 2.合格品区：含口服、外用、节育环、避孕套等类，并按品种分区、分批号码放，绿颜色标识。3.不合格区：放置过期、失效，或经过检验确定不合格的药具，红颜色标识。4.库房要求：封闭严密、卫生洁净、温度5-25摄氏度，相对湿度小于65%。（三）库房设施1.市、县级库房安全设备：灭火设备、门窗具防盗功能。避光通风设备：窗帘、通风设备。温湿度控制设备：温、湿度测量仪器，调温、调湿设备。搬运设备：平板推车。辅助设备：库房管理用计算机及配套设备，药具样品柜、药具保管卡、药具架等。2.乡级库房药具陈列室或陈列柜、药具架或药具柜、灭火设备。3.村级应有药具柜、药具箱、药具包等。第二部分管理规范一、业务档案档案范围：业务文件、宣传培训资料、药具账目、计划、报表、票据等。档案管理：应由专门人员管理，分类装订，按相关档案规定年限保存。二、政务信息 （一）报送内容：药具工作新创举、新动态，宣传、培训、咨询、服务等大型活动。 （二）报送单位：国家人口计生委药具发展中心、自治区人口计生委、自治区人口和计划生育药具管理站。（三）各市也可编制药具信息简报或药具工作动态或药具工作情况反映等，制度自定。三、药具计划管理 （一）需求计划编制 1.需求计划编制原则：事实求是、科学合理、自下而上、满足需求。 2.需求计划编制依据1）政府采购目录2）上年执行量3）当年期初库存量4）下级库存量5）需求预测量6）库存周转量7）年、人份标准使用量8）群众用药具需求变化趋势 3.需求计划编制程序 1）每年第四季度开始编制下一年度计划，乡级为起报点，逐级上报至自治区人口和计划生育药具管理机构。 2）需求计划须经主管领导签字、盖章后方可上报。（二）分配计划编制1.分配计划编制原则：满足需要，保障供给。2.分配计划编制依据1）上年药具使用人数2）上年使用量3）各基层单位申请量4）预测变化量3.分配计划下达：分配计划经本单位主管领导签字并单位盖章后生效，应在二月底之前下达。（三）药具调拨1.调拨原则：计划调拨、满足需求、加快周转、及时供给、保证质量、避免浪费。2.调拨制度：以计划调拨为主，临时调剂为辅，手续齐全，账目清楚，调拨及时。3.调拨依据1）分配计划2）国家新药具分配3）根据需要临时调配4.调拨程序1）入库凭供货单位出库单或通知，于货到后当天核对品种、数量、批号，经质量验收合格入库，并出具入库单，计划调拨人员和库房保管人员签字后入库生效。2）对质量检验不合格药具，不得办理入库手续，并及时报告主管领导进行处理。3）出库时，计划调拨人员要按照“先进先出、近效期先出”的原则出具出库单，库房保管依据出库单准确配货，及时发货，并在保管卡上做好出库登记。（四）药具发放服务1.药具管理原则依法保障公民获得安全、有效、适宜的计划生育药具。2.药具发放与服务1）各级人口和计划生育药具管理机构应当按照渠道畅通、保障供应、方便群众、提高效率的原则进行计划生育药具的发放与服务。2）发放对象：所有在本区域居住、工作或活动，并以避孕节育为目的的育龄人群。3）农村以村、组为发放主体，城市要依托社区、机关、社会团体和企、事业单位，确保计划生育药具发放准确有效和及时到位，以满足广大育龄夫妻避孕节育的需求。4）各级人口和计划生育药具管理机构应当广泛宣传国家免费发放计划生育药具的方针政策，大力普及避孕节育知识，指导育龄夫妻选择安全、有效、适宜的避孕节育方法。5）各级人口和计划生育药具管理机构应当指导育龄夫妻安全使用计划生育药具，定期做好随访服务。3.药具质量管理1）自治区、市、县级药具管理机构要配备专（兼）职质量管理人员，做好本级计划生育药具质量管理，并对下级计划生育药具质量管理工作进行指导、监督和检查。2）各级人口和计划生育药具管理机构在计划生育药具的采购、仓储、调拨、发放过程中，要严格执行计划生育药具质量管理有关规定，及时收集、反馈计划生育药具质量信息。3）报废过期、变质、失效的计划生育药具，要严格依照计划生育药具报损管理有关规定，按照程序报批和处理。（五）业务报表报表制度：事实求是、科学合理、自下而上、按时上报。报表种类：1）计划生育药具购调存报表，属年报，县级起报，分县级统计表，县级汇总表，地本级统计表，地级汇总表，省本级统计表，省级汇总表，逐级汇总上报。2）计划生育药具使用人数报表，分半年报和全年报，乡级起报，逐级汇总上报。3）计划生育药具使用情况统计表，分半年报和全年报，乡级起报，逐级汇总上报。4）计划生育药具申请计划报表，属年报，乡级起报，逐级上报。（以上各种表样附后） 四、仓储管理 （一）库房管理制度1、药具库房实行批号管理，各类药具按品种、批号分开码放。 2、药具出库要遵循先进先出、近效期先出的原则，防止药具过期失效和浪费现象发生。 3、药具库房要保持清洁卫生，适时通风。库内温度保持在摄氏5-25度之间，湿度控制在65%以内。 4、药具库房要做好经常性防水、防火、防潮、防鼠、防盗工作，夏季防漏雨，冬季防暖气漏水。 5、药具出、入库按照入库计划和出库调拨单进行品种、规格、数量核对。 6、按药具质量管理规定，做好药具入库和出库质量检验工作，并做好在库药具的养护工作。 7、每年要对库存药具进行定期盘库，将盘库盈亏情况向主管领导报告。 （二）药具入库制度 1、根据来货计划或通知，必须对入库药具品种、规格、数量进行核对。 2、药具入库时，必须由质量管理人员对药具进行外观质量检查，并填写检验报告单，如有疑似质量变化情况，应及时报告主管领导。 3、经对药具品种、规格和数量核对无误并质检合格后，方可正式接收入库，并出具入库单。 4、药具入库后，须及时在药具保管卡上进行登记。 （三）药具出库制度1、药具出库按计划进行，计划外调拨时，须经主管领导同意。2、药具出库时须先出具调拨单，库房保管员根据调拨单上的品种、规格和数量出库。3、当出库药具需要进行质量检测时，须由质检人员进行质量检验，合格后才能出库，并在药具保管卡上进行登记。4、质量检验不合格的药具严禁出库，并报告上级业务部门。 （四）药具质量检验制度1、省、地、县药具入库时，必须由质检人员进行药具的外观检验，并填写药具入库、养护、出库检查记录。2、药具在库90天以上、距上次检查超过30天出库时，要进行质量外观检查，并填写药具入库、养护、出库检查记录。3、乡、村级药管员在发放药具时，要对药具的包装和有效期进行检查，对内包装破损和过有效期的药具严禁发放。4、发现药具质量问题时，县级以上药具业务部门填写计划生育药具质量问题报告表，并向自治区人口和计划生育药具管理站报告。（各种表样附后）五、财务管理 （一）药具财务管理制度1、严格执行会计法、事业单位财务规则、计划生育避孕药具专项经费管理办法等有关财务规定。2、避孕药具专项经费必须纳入各级人口和计划生育事业经费部门预算，经费的使用必须符合药具专项经费管理和会计核算的有关规定，做到专款专用，不得挤占、截留和挪用。3、计划生育药具管理机构必须设置药具总账和明细账，对计划生育药具实行计价调拨，做到账账相符、帐物相符。4、合理安排和编制年度预算，做到年终结算。5、及时填报财务报表，建立健全财务档案。6、加强财务监督管理和分析，维护财经纪律，财务人员必须坚持原则、廉洁奉公，对不合理的支出给予拒付。（二）药具财务核算制度1、药具专项经费必须纳入各级计划生育事业经费预算，严格执行计划生育药具专项经费管理办法和计划生育避孕药具专项经费会计核算办法进行核算，努力提高资金使用效能。2、各级人口和计划生育药具管理机构应按照财政和主管部门的规定和要求，编制财务决算报告，做到数据准确、内容完整、说明详实、报送及时。3、加强药具经费会计核算管理。国家药具专项经费实行单独核算、专款专用，严格按照规定范围和标准开支使用，强化药具经费的管理、使用、监督和考评。地方核拨的药具管理经费会计核算办法按同级政务部门的相关规定执行。4、县级以上计划生育药具管理或计划生育技术服务机构财务要设置药具总账和明细账，对药具按实际进价调拨，做到账账相符、账务相符。 （三）会计监督制度1、加强药具经费的内部控制和管理，建立岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，部门之间职权相互分离、相互制约和监督。2、加强实物资产的管理。对实物资产的验收入库、领用、发出、盘点、保管及处理等关键环节进行控制。出入库单、盘点表必须有实物保管人员签字，避孕药具出库单应有收货单位人员签字。3、加强药具入库、出库及发放等环节的会计监督。4、定期进行财务监督和财务检查，严禁将免费计划生育药具用于市场销售。六、不合格药具处理（一）不合格药具定义1过有效期的药具2内包装破损的药具3包装数量与包装标示不一致的药具4无厂家标示和无生产日期及批号的药具5外观存在明显质量缺陷和质量变化的药具（二）不合格药具处理程序 1填写药具质量检验报告单，并报告主管领导2填写报损申请表报上级业务部门审批 3批准后必须由两人以上共同销毁处理，如果是初次入库的药具，应原货退回厂家。 七、药具不良反应报告（一）药具不良反应定义 药具不良反应是指合格药具在正常用法用量下出现的与用药具目的无关的、或意外的有害反应。（二）药具严重不良反应的定义 药具严重不良反应，是指因服用药具引起下列损害情形之一的反应： 1、引起死亡； 2、致癌、致畸、致出生缺陷；3、对生命有危险并能够导致人体永久的或显著的伤残；4、对器官功能产生永久损伤；5、导致住院或住院时间延长。（三）药具不良反应报告和监测 是指药具不良反应的发现、报告、评价和控制的过程。（四）药具不良反应的报告范围及流程1、村级药具发放人员负责药具不良反应信息的收集，填写计划生育药具不良反应报告表。2、乡、县、市级药具管理部门填写育龄妇女使用避孕药具随访汇总表，每季度一次，逐级上报至自治区人口和计划生育药具管理站。3、药具严重不良反应必须经过县级计划生育技术服务机构或同级卫生医疗部门诊断确认，填写计划生育药具严重不良反应个例报告表，上报自治区人口和计划生育药具管理站，随时上报，一例一报。4、药具不良反应的检测和报告应纳入当地药具工作的评估和考核工作中。八、信息化管理（一）信息系统安全1.信息数据分级管理职责1）信息系统的操作分系统管理员和系统操作员。2）系统管理员负责下级信息系统操作人员的授权和本级系统的维护管理工作。3）系统操作员负责信息系统的日常操作，对进出系统数据的准确性负责任。4)上级业务部门的系统管理人员负责下级业务部门信息系统的监测和管理，并可随时了解下级信息系统数据的流向和运作情况。2.信息管理制度1）信息系统的进入实行身份辨认，经授权的操作人员应保管好自己的用户名代码和密码。2）系统操作人员应使用自己的用户名代码和密码进入系统，不得让无关人员进入系统。3）当有系统操作员调任其他工作时，上级系统管理人员应立即取消其操作授权，并对新的系统操作人员经培训合格后给与授权。3.信息系统安全管理制度1）用于药具业务系统使用的计算机，必须专人负责、专人维护。2）系统工作人员在系统操作完毕后，应立即退出系统，防止外人有意或无意对系统进行操作，改变或损坏系统数据。3）进入药具业务系统必须按规定和权限操作，如需要进入其他网站时，要先退出药具药物系统，有效降低系统风险和操作风险。4）计算机必须安装正版防杀毒软件，定期查杀，并定期进行版本升级。5）开机进行病毒检测，保证进入系统时机内无病毒，工作时有不明程序欲修改注册表或进入操作系统时，应一律拒绝。6）进行药具业务系统工作的计算机，应尽量避免进入不明网站，以保证计算机安全。7）禁止利用工作计算机进行犯罪或进行对国家、集体或个人有害的活动。（二）信息设备维护1.各级药具管理机构制定专人进行计算机硬件和软件的管理和维护。2、经常检查电源，保持接地良好，无人值守时，应关闭机器，节假日等长时间不用时，应切断电源。3、定期检查设备运转情况，确保网络线接口和其他外设接口正常接触。4、未经领导批准，不得擅自装、拆、更换和修理设备。九、宣传培训管理 （一）药具工作人员培训制度1.各级应定期或不定期对本级或下级药具工作人员进行业务培训。2.业务培训应包括药具基础知识、业务技能、服务技能等方面的内容。3.在有机会的情况下，应组织本级或下级药具业务人员出外参观学习，以开阔眼界，增加知识，学习外地先进经验，提高本地药具管理和服务水平。4.新任药具工作人员应先培训，后上岗，确保药具工作能正常开展。5.药具工作人员的培训应有上级业务部门组织，向下培训两级，如自治区培训到市、县两级，市级培训到县、乡两级，县级培训到乡、村两级，乡级负责培训村、组药具发放人员。6.药具工作人员的业务培训，自治区至少两年培训一次，市、县级应至少每年一次，乡级则每年至少两次。（二）药具知识宣传培训制度1.药具知识宣传培训对象以使用药具育龄夫妇为主。2.药具知识宣传培训内容应包括各种避孕药具的作用、性能、特点、使用方法，注意事项、禁忌症、容易产生的副作用以及处理方法、计划生育药具免费发放有关政策，本地区相关规定等。3.药具知识宣传培训主体，应以乡级为主，市、县级进行协作和帮助指导。4.药具知识宣传培训应每年举办两次以上，并建立培训档案。十、监督管理（一）监督检查1.监督检查目的禁止将国家免费提供的计划生育药具流入市场销售，禁止将药具专项经费挪作他用，保证药具发放、服务和管理工作正常进行。2.监督检查范围药具经费使用、药具调拨和发放环节、禁止免费药具流入药具零售市场等。3.监督检查内容药具经费开支明细，药具调拨上下对应情况，药具发放范围，发放环节，药具账目记载等。4.监督检查方式定期或不定期对药具工作进行检查，通过询问、走访、查账、跟踪药具去向等，及时发现问题，及时纠正。 （二）违规处罚对出现问题的药具工作人员。视情节给与批评、处分，触犯法律的移交司法机关进行处理，并追究相关领导责任。十一、考核评估 （一）考核评估标准：宁夏计划生育药具考核评估标准（另行下发）。 （二）评估考核程序 1、按宁夏计划生育药具考核评估标准（分市、县、乡、村4级），进行