DOOBI006审核组长工作指导书F0.doc

WSC-DOO/BI006北京世标认证中心有限公司审核组长工作指导书 版本：F/0 第 11 页 共 11页 1目的明确审核组长的职责，规范审核组长的工作，使审核组在审核组长的指导下，圆满地完成审核工作。2范围适用于受聘于WSC可担任审核组长的审核员、高级审核员。3职责：3.1实行总审核组长项目负责制，具体工作职责：3.1.1负责与受审核方的联络工作；3.1.2负责与审核组组员的联络、召集工作；3.1.33.1.43.1.5制定审核方案、编制项目审核计划；组织审核组有效地完成审核全过程活动；负责协助监督审核费的收取工作。4 审核准备阶段：4.14.1.1管理体系的初次认证审核应分两个阶段实施，第一阶段和第二阶段。第一阶段审核实施方式可分为现场审核及非现场审核(采用调阅文件、资料及音像、网络、电话等方式)进行，通常，针对每一个申请组织的初次管理体系认证审核，宜基于：管理体系复杂程度、成熟程度、机构技术能力、项目风险程度方面的考虑，以确定在组织的现场实施第一阶段的必要性和可行性。接受审核任务委托书后，审核组长应根据合同评审结论开展审核工作，具体参见初审工作指导书。4.1.2管理体系的再认证审核一般不需进行第一阶段审核，但组织管理体系发生重大变更时，一般以非现场审核方式进行第一阶段审核。如组织管理体系文件发生变更需进行文审时，由审核组长出具文审报告。针对再认证审核，审核组长依据合同评审结论开展审核工作，具体参见再认证审核工作指导书4.1.3对于具有固定多场所、临时多场所的组织，运营部将会通过多场所历次审核抽样记录传递至审核组长，审核组长应进一步确定，并在计划中标明具体抽样样本的名称。对于在现场审核过程中发现/发生场所变更或抽样变更，则需根据实际情况调整审核抽样，组长应在多场所历次审核抽样记录中注明。多场所历次审核抽样记录4.2审核计划编制：于接受审核任务委托书后5个工作日内制定审核计划，VIP/A客户3个工作日内制定审核计划，所有审核计划须经审核计划授权审批人员批准后提交受审核组织。4.2.14.2.24.2.34.2.44.2.54.2.64.2.74.2.84.2.9多体系整合项目应由总组长编制整合计划，整合计划应说明每个审核组成员的作用以及依据的审核标准，能证明审核符合各管理体系认证的所有要求。分组长依据总计划可拆出单体系计划。编制审核计划应运用过程方法，如按部门审核时，对具体部门，审核计划中应体现审核按目标、策划、实施、检查、改进思路进行。在任务分工中应按生产流程的顺序、环境因素的产生-原因-治理-消除的顺、危险源的类型-防治-消除的顺序、方针、HACCP计划、SSM方案、潜在危害的识别和评估、控制情况、应急准备与响应等依次审核，使审核具有连续性。审核计划编制审核组成员分工应注意时间/人员安排的充分合理。如：现场观察应确保时间充分；审核组内有多名审核员审核一个部门时，应分别明确各自审核的条款，并按计划实施。对组织的关键部门和产品实现的关键过程、重点应有相应专业资格审核员实施审核或在技术专家的支持下实施审核。针对多场所组织，除申请JASANZ标志的具有临时多场所（如：建筑工地、物业）QMS认证组织可只抽取一个现场外，固定多场所、临时多场所均按以下规则抽样：完整体系审核样本量等于现场数量的平方根，取整至上界；监督审核样本量等于现场数量的平方根乘以0.6，取整至上界；复评审核样本量等于现场数量的平方根乘以0.8，取整至上界；针对多场所组织，在编制审核计划前应收集全部场所，作为确定抽样的依据并确保抽样的合理性。如：建筑业组织，应收集在建工程项目的计划进度及实施情况(案卷归档时应有全部在建项目清单信息附于案卷中)抽样的选取还应考察工程施工的主要阶段。在编制审核计划时，应注意完整体系审核应覆盖组织管理体系职能分配表中所有部门及标准全部要求。 针对现场一阶段审核计划，应注意对关键现场的审核安排，如：锅炉房、配电室、化学品库、食堂、宿舍、空压机房等环境因素、危险源重点区域；食品安全关键控制点现场一个现场审核人日指完整的8小时正常工作日，不能用增加每天的工作时间来减少现场审核人日，审核组长在编制审核计划时予以注意。4.3审核前沟通4.3.1审核组长应于文审及审核计划编制完成后及时通知受审核组织，至少于现场审核前五个工作日，并就文审问题及整改、审核计划意见、是否具备生产现场、多场所确认、交通安排、审核现场限制要求（如卫生、防护）等事宜与受审核组织达成一致意见，当有异议时，立即反馈至WSC进行协调和处理。4.3.2审核组长应与审核组内成员就审核前专业培训、交通、着装要求(应着正装，VIP/A客户应特别注意着装、礼仪)、审核计划分工等事宜做出安排。当组内有被见证人员时，应与其沟通需见证条款，并在编制审核计划时给予适宜的安排，对于提交给受审核组织的审核计划可不表明见证关系。实习审核员不能独立实施审核。4.3.3当组内有技术专家时，应就技术专家需准备工作与其沟通，至少应包括其职责、准备文件（如：相应专业标准、法律法规、工艺流程、检验试验依据、重大环境因素、危险源、控制点等）、审核过程中如何配合等，以充分发挥技术专家的作用，提高审核专业有效性。技术专家不能独立实施审核。4.3.44.3.5审核组长在现场审核前应组织审核组的培训，除专业培训、检查记录要求外，还应就WSC企业文化、职业规范要求、审核计划安排、审核进度、气氛、态度、公正性、增值服务意识等方面加以强调。审核组长对现场审核全过程及全体审核组员审核过程行为负责，对于发生迟到早退、冒名顶替、不到现场等违反七大纪律的情况时应及时向WSC总部运营部汇报，并配合总部查清事实及协调处理。对于明知审核组存在违反七大纪律问题而无视存在、甚至纵容其行为的，WSC将严肃处理。5审核阶段：5.1主持首次会议：（主持词见附件一）1)介绍审核组成员；2)介绍审核的目的、范围、依据；3)宣读审核计划、分组情况，并请受审核方确认；4)指定陪同人员，并强调陪同人员作用；5)介绍审核方式、方法、审核结论报告方式；6)保密7)确认后勤要求8)明确限制条件9)请受审核组织领导发言5.2现场审核：1)组织审核组成员编制检查表，现场审核检查表中的“观察记录”一栏填写要规范、明确，并与评估栏不合格报告标识相对应，表格的表头每一栏均须填写完整，审核组成员按计划分工实施现场审核，整理各自审核记录并与审核计划核对完整，把握审核进度及审核现场气氛。 2)审核过程中审核组长应及时组织组内沟通，至少每天审核结束后应安排一定的时间，审核组成员就审核发现、评价进行讨论及交换信息，并根据审核发现及时调整审核安排。5.3编制报告：1)组织审核组成员就审核发现编制审核不符合报告、观察项报告。 2)汇总审核组各成员审核发现及意见，编制审核报告。3)审核过程中及时组织与受审核组织沟通，就不符合报告、观察项报告、审核报告中所有内容与受审核组织沟通、解释、提出改进要求及建议，与受审核组织取得一致性意见。尤其是针对认证范围、固定多场所、多场所证书方式（如：总证附件形式或独立子证）、英文证书内容、审核结论（如：现场验证/提前监督/暂停/撤销）、监督审核缴费情况等应予以清晰的解释和获得受审核组织确认。4)编制审核报告时，对审核范围描述应涉及产品、活动、过程和覆盖的场所（多场所时应明确说明）。示例：（1）位于（地址：须与实际现场审核地址相同，如受审核组织要求明示注册地址，则应同时表明现场审核地址）双缸及全自动洗衣机的设计和生产及相关的环境（或职业健康安全或食品安全）管理活动。5)固定多场所应明确多场所名称、具体地址、产品范围等，填写固定多场所信息确认表。5.4审核过程中事件处理：如审核过程中发生争议，组长应妥善协调处理。如发生非常规问题应及时反馈WSC。现场审核时，遇下述情况的处理方法：1)受审核组织提出变更认证范围情况，审核组长应及时与WSC相关部门取得联系确认审核组是否具备专业能力。 在审核组专业满足下，报告相关部门经批准后实施审核；对于审核组专业能力不满足审核需要的，可与受审核方协商按原计划进行，扩大部分在下次监督审核时扩大，或单独安排审核；如受审核组织坚持本次审核扩大认证范围，而审核组又不具备专业能力，审核组长应及时与WSC联系，以补充相关专业人员。如能进行审核，审核组长还应确认此变更是否会影响到体系文件，如有影响应对其变更的部分的文件进行审核。如果范围变更（特别是当缩小范围违反了认证原则时：如将本应覆盖在认证范围内的产品、区域人为分割，而其地理环境又不可分割时）不可接受，可与受审核组织协调按原计划进行审核。对认证范围变化的情况，审核组长应要求受审核组织出具书面申请，并在审核报告中做出相应说明。2)到认证现场发现受审核组织的规模及人数与申请书中登记的差异较大的情况：及时与受审核组织沟通并反馈WSC相关部门，必要时协同签定补充合同、增加审核人日、更改审核计划。3)现场审核不能通过的情况：对于现场审核结论审核组内部应本着实事求是的原则，形成一致意见。当认为现场审核结论为不能通过时，应就有关情况反馈WSC运营部，获确认后与受审核组织沟通，向其提供有效的客观证据，并加以说明,就现场审核结论及验证方式取得受审核方的确认。5.5主持末次会议：（主持词见附件二）1) 重申审核目的、范围和依据，说明变化情况；2）宣读不符合项并确认；3）说明抽样的局限性；4）介绍审核方法；5）体系的有效性评价；6)宣布现场审核结论；7）提出纠正措施要求；8）明确验证方式；9）说明年度监督及缴费要求；10）说明证书/认证标志使用要求；11）宣布保密承诺；12）请受审核组织领导发言。审核组长应组织审核组成员在末次会议上清楚地提出和解释不符合项、观察项并对组织管理体系满足目标的能力进行有效性评价，并给受审核组织提供提问的机会。6现场审核完成后阶段：6.1票据报销：审核组长汇总审核组成员本次审核中发生的费用票据，并据实核对无误后交予受审核组织报销，任何与本次审核无关的费用不得报销。6.2材料盖章：审核组长或委派组内人员汇总审核计划、审核经历表等需盖章材料与受审核组织办理盖章事宜。6.3纠正措施验证关闭：审核组长收到对受审核方纠正措施，应于三个工作日内验证关闭。对于一阶段审核组长在对第一阶段所提问题的纠正措施材料均验证合格后，将一阶段审核完整材料报WSC运营部，由运营部协调安排二阶段审核。完整体系及监督审核组长在对文审、不符合项的纠正措施材料均验证合格后将审核完整材料报WSC运营部，经抽查复核后转认证评定。6.4材料完整性：审核组长对材料完整性负责，根据审核组长案卷自查表每一单项要求认真核对，确保各项签字、盖章、记录、材料均完整。并于收到对受审核方纠正措施后三个工作日内验证关闭并将整理好的全套审核资料提交相关部门，不可滞留在任何审核组成员手中，最长案卷归档时间为现场审核后三个月内。6.5评卷反馈问题的整改：审核组长负责案卷评审反馈问题的整改，应于五个工作日内完成。如涉及组内其它人员和或受审核组织，审核组长应全权负责协调处理，直至解决问题。6.6对本人担任审核组长的认证组织后续有效的技术支持与服务：对于审核结束后，受审核组织可能就有关技术问题、审核问题等与本次审核组长联系，该组长应有责任给予耐心、细致的解答，需要时，将信息反馈WSC。6.7其它事项：为了做好审核管理工作，WSC将会不断把相关管机构及WSC的一些管理要求以文件或“培训纪要”的形式传达给各位审核组长，审核组长应在现场审核前培训时及时传达给各位审核员。附件一：首次会议主持词附件二：末次会议主持词附件三：认证标志及认可标志附件一：首次会议主持词各位领导、女士们、先生们，您们好！l 北京世标认证中心有限公司（简称世标认证/WSC）对 的QMS/EMS/OHSMS/HACCP/MDQMS管理体系认证一阶段审核/初次审核（二阶段）/复评审核/第次年度监督审核现场审核首次会议现在开会。l 首先请允许我介绍本次审核组成员（略）。l 下面请贵方管理者代表介绍贵方与会的主要领导同志。l 下面由我向贵方重申和确认以下问题： 审核目的初审目的：本次审核是为了确认贵方的质量/环境/职业健康安全/食品安全管理体系是否符合GB/T19001-2000 / ISO14001-2004/ GB/28001-2001 / GB/T22000-2006/ YY/T0287-2003管理标准的要求，验证其是否正常有效运行，以决定是否推荐认证注册。一阶段审核目的：了解贵组织的QMS/EMS/OHSMS/HACCP/MDQMS体系策划基本情况,初步确认审核范围及管理体系的整体策划及建立情况,以评价是否已具备实施认证审核的条件情况。监督审核：验证贵组织的管理体系是否持续有效运行,是否持续符合相应管理体系标准,以决定是否推荐保持认证注册资格。复评审核目的：验证贵组织的管理体系是否全面、持续有效运行，是否持续符合相应管理体系标准，以决定是否推荐保持认证注册资格，换发认证证书。（适用复评审核）审核范围：A.本次审核体系覆盖区域范围,其地址为 固定多场所： 。B.本次审核覆盖的产品范围 QMS/EMS/OHSMS/HACCP/MDQMS： 。以上的审核范围待现场审核后末次会时给予再次确认，最终确认以认证评定为准。审核依据A. GB/T19001-2000 / ISO14001-2004/ GB/28001-2001/ GB/T22000-2006/ YY/T0287-2003。B. 贵方的质量/环境/职业健康安全/食品安全/医疗器械管理体系文件。（版本号 ）C. 国家、行业及地方有关的法令、法规。本次的审核日程安排（宣读审核计划、分组的情况，并请受审核方确认）请贵方管理者代表根据以上计划的分组情况介绍一下各组的陪同人员 。在此我强调陪同人员的作用是：见证、向导、联络，审核时至少有一名陪同人员在审核现场。l 下面就审核组的审核方法及工作方式做出说明审核采用的基本方法是抽样检查，以与受审核部门责任人员交谈、体系运行记录的样本和现场观察的方式获取有效证据。审核中审核员会尽可能取得具有代表性样本，使审核结论公正、客观、合理。审核是为确认贵方符合所选定标准的程度，不是为了寻找不符合项，因此，希望贵方各部门积极提出审核所需的有效证据，给予积极的配合。但是当审核中贵方提供的证据不符合标准或不能提供有效证据时，审核组会提出不符合报告。 不符合一般按严重程度分为严重不符合和一般不符合。 严重不符合主要指：如在审核当发现产品质量/环境污染/危险源控制/显著危害控制出现不合格或上级质量/环境/安全/食品安全/医疗器械安全监督部门抽查不符合。体系与标准或文件的要求严重不符合；造成系统性或区域性的不合格；可能对产品质量/环境/危险健康安全/食品安全/医疗器械安全造成重大不良影响时或对其绩效产生重大怀疑的情况； 一般不符合主要指：孤立的人为错误；标准或文件偶然未被遵守，造成的后果不太严重；对系统不会产生严重影响的不符合。 一阶段审核不开具不符合报告，以问题清单的方式提出需整改的问题。(适用于QMS/EMS/OHSMS/HACCP/MDQMS一阶段审核)l 特别需要说明的问题审核实施的过程中，在确保相关体系调查取证系统性的同时，还会对产品/污染源/危险源/显著危害控制确已符合规定要求的调查取证，包括产品质量/环境污染/危险源/危害控制出现不合格或上级质量/环境/安全监督/食品监督部门抽查情况。（年度监督还将对认证证书和标志使用情况以及对上次审核时不合格项所采取的纠正措施的有效性、顾客/相关方的投诉情况等进行调查取证），对此也希望贵方予以密切配合。l 审核结论介绍：推荐认证注册/保持认证注册资格：通常情况下，当体系未发现不符合项，或发现若干一般不符合项，不符合项对体系绩效影响轻微，体系运行基本有效，具备实现体系方针和目标的能力时审核组会出具此审核结论。推迟推荐认证注册/暂缓推荐保持（暂停）认证注册资格： 通常情况下，当体系发现了若干严重不符合项，不符合项对体系绩效影响较为严重，且需要一定的时间完成有效整改时审核组会出具此审核结论。不推荐认证注册/撤销认证注册资格：通常情况下，当体系发现了若干严重不符合项，不符合项对体系绩效影响极为严重，且在一定时间内不可能完成有效整改时审核组会出具此审核结论。一阶段审核结论介绍：通常情况下，一阶段审核不会对体系有效性作出完整评价，仅就体系策划情况、目前体系策划存在问题、二阶段审核的可行性及审核重点等方面进行阐述。l 关于后勤安排请安排好审核组分组使用的审核场所，如：办公室、会议室；末次会议前会使用复印设备，主要用于给贵方留存不符合项报告和审核报告等；必要时的交通、通讯工具；工作用餐等请予以提供方便。l 为了规范审核员在审核过程中的行为，北京世标认证中心有限公司特制定了审核员的规范声明。现在由我向大家宣读一下。（宣读规范声明）l 下面请贵方领导做简短致词。l 好！我宣布：首次会议到此结束！请陪同人员引导各组审核员到现场实施审核，谢谢大家。附件二：末次会议主持词各位领导、女士们、先生们，您们好！1北京世标认证中心有限公司（简称世标认证/WSC）对 的QMS/EMS/OHSMS/HACCP/MDQMS管理体系认证一阶段审核/初次审核（二阶段）/复评审核/第次年度监督审核现场审核末次会议现在开会。2下面由我再次向贵方重申和确认以下问题： 审核目的初审目的：本次审核是为了确认贵方的质量/环境/职业健康安全/食品安全管理体系是否符合GB/T19001-2000 / ISO14001-2004/ GB/28001-2001 / GB/T22000-2006/ YY/T0287-2003标准管理标准的要求，验证其是否正常有效运行，以决定是否推荐认证注册。一阶段审核目的：了解贵组织的QMS/EMS/OHSMS/HACCP体系策划基本情况,初步确认审核范围及管理体系的整体策划及建立情况,以评价是否已具备实施认证审核的条件情况。监督审核：验证贵组织的管理体系是否持续有效运行,是否持续符合相应管理体系标准,以决定是否推荐保持认证注册资格。复评审核目的：验证贵组织的管理体系是否全面、持续有效运行，是否持续符合相应管理体系标准，以决定是否推荐保持认证注册资格，换发认证证书。（适用复评审核）审核范围：A.本次审核体系覆盖区域范围,其地址为 固定多场所： 。B.本次审核覆盖的产品范围 QMS/EMS/OHSMS/HACCP/MDQMS： 。（如经过现场审核，审核所覆盖的部门及其相应的地址有变化或包含的产品范围有变化以及删减的变化，均应在此做出说明，予以确认）。审核依据D. GB/T19001-2000 / ISO14001-2004/ GB/28001-2001/ GB/T22000-2006/ YY/T0287-2003标准。E. 贵方的质量/环境/职业健康安全/食品安全/医疗器械管理体系文件。（版本号 ）国家、行业及地方有关的法令、法规。3根据 天的现场审核，审核组共提出了 项不符合报告(一阶段审核为问题清单)、提出项观察项。 下面请 先生（女士）宣读这些不符合报告（问题清单）、观察项。 对于这些不符合报告（问题清单）及观察项（请贵组织予以关注并采取必要的预防措施），有关部门和人员对其事实描述是否有不理解的地方或异议，请提出，我们将进一步解释和核实。如果没有，我们就这样最终确认了。4对管理体系的综合评价经过 天的现场审核，审核组认为（根据审核报告所述内容：从方针、目标实现情况、资源、产品质量/污染/危险源/显著危害控制能力、顾客/相关方投诉及其处理情况、顾客满意情况、领导/员工质量/环境/安全/食品安全/医疗器械安全意识、内审、管理评审和纠正、预防措施、持续改进等方面出评价）5 关于本次审核结论根据审核组的综合评价意见及发现并提出的不符合报告/问题清单，审核组认为贵组织（选择适宜选项）：o 管理体系健全、运行情况良好，在审核中未发现不符合项/虽发现有一般不符合项，但在现场审核结束前已纠正完毕/在审核中发现有（ ）个一般不符合项，对体系影响轻微，请受审核方在完成纠正措施并经审核组验证合格后，我们将立即向世标认证推荐认证注册/继续保持认证注册资格；o 体系基本建立（或尚未完全建立），但运行存在较严重问题。在审核中发现（ ）个一般不符合和（ ）个严重不符合，需要经贵方整改后进行现场验证（根据不符合项内容也可书面验证），本次推迟推荐认证注册/暂缓推荐保持（暂停）认证注册资格。o 体系尚未完全建立，且运行存在较严重问题。在审核中发现（ ）个一般不符合和（ ）个严重不符合，对体系绩效影响极为严重，需经贵方整改后重新申请认证、进行现场审核，本次审核结论为不推荐认证注册/撤销认证注册资格。一阶段审核结论： o管理体系策划基本覆盖标准要求，在问题整改完毕后可实施二阶段审核，二阶段审核重点为： ，需要说明的是一阶段问题清单需整改并不意味着二阶段就不会有任何不符合项，一方面审核是一个抽样的过程，两个阶段的样本不同；另一方面，一阶段重点审核体系策划与标准、要求的符合性，二阶段重点审核体系运行实施与标准、要求的符合性、有效性，两个阶段审核内容、重点不同。o 管理体系策划与标准要求存在较大差距，主要在方面，尚不具备实施认证审核的条件，待针对问题整改完毕后，重新进行一阶段审核。 6关于纠正措施的要求在此，我再一次重申，审核是抽样检查，存在一定的局限性。审核组已尽量使这种抽样具有代表性。但毕竟还有相当部分的内容未被直接查到。因此，没有发现不符合的部门并不意味着该部门工作完美无缺，并就此失去了可以继续努力和寻求改进的方向；发现不符合的部门也并不意味着这些不符合的产生原因就一定是在该部门；也不意味着该部门的工作被全盘否定，不必因此灰心；各部门都应根据本次审核发现的问题举一返三，针对发现的不符合准确地分析原因，认真采取纠正措施，以防止类似问题再次发生。审核组要求贵方在 日内针对不符合报告向中心提交处置和纠正措施及其完成情况的证据，并经审核组长验证，验证方式以书面验证（即提交不符合项的原因分析、纠正措施、纠正措施实施证据的书面材料交审核组长验证）或/现场验证（即针对不符合项的内容再次进行现场审核）。在此需要强调的是如果贵方在一个月内不能针对不符合报告提交有效地处置和纠正措施的证据，本次审核将重新给予结论，直至导致本次审核无效。7有