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Excel电子表格应用技巧 2009-11-20 08:20来源: 作者： 网友评论 0 条 浏览次数 48 如果我们在用Excel XP处理庞大的数据信息时，不注意讲究技巧和方法的话，很可能会花费很大的精力。因此如何巧用Excel XP，来快速输入信息就成为各个Excel XP用户非常关心的话题，笔者向大家介绍几则这方面的小技巧。1、快速输入大量含小数点的数字如果我们需要在Excel XP工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入0.05这个数字时，我们会把“0.05”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用Excel XP中的小数点自动定位功能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功能时，我们可以先在Excel XP的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中键入0.06的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06”，怎么样简单吧？2、快速录入文本文件中的内容现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成Excel XP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！您只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在Excel XP编辑区中，依次用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。3、快速输入大量相同数据如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。4、快速进行中英文输入法切换一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。5、快速删除工作表中空行删除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击菜单栏中的“ 插 入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而插入一新的列，在列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中列的数据，以列重新排序，然后删去列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。 与时()6、快速对不同单元格中字号进行调整在使用Excel XP编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要Excel XP根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel XP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。7、快速输入多个重复数据在使用Excel XP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无疑工作量是巨大的。现在我们可以借助Excel XP的“宏”功能,来记录首次输入需要重复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下步骤进行操作:首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。与时电脑知识库()8、快速处理多个工作表有时我们需要在Excel XP中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，如果真是这样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift键或“Ctrl键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置”，将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选项”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。妙用Shift键 将Excel表格转为图片!好用耶Shift键在Word下有这样的妙处，如果我们在按下Shift键，同时点击“编辑”菜单，原来的复制和粘贴就会变成“复制图片”和“粘贴图片”。利用这一功能，我们也可以将这方法移接到Excel中运用，把Excel一个数据表以图片的形式进行复制，从而将其转换为图片。方法如下：首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键依次选择“编辑复制图片”命令，接着弹出“复制图片”窗口，选择“图片”单选项后点击“确定”按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可（或者按Shift键再选择“编辑粘贴图片”命令）。我们还可以将其在Word中进行粘贴。 另外，在复制图片时如果选择了“如打印效果”单选项，在粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框。Excel工作表的复制与移动技巧展示在使用Excel时，经常会需要在工作表间复制或移动数据，或者干脆复制整个工作表。复制一个工作表中所有单元格的内容和复制整个工作表是有区别的，下面分别介绍复制或移动的方法。 1.复制与粘贴工作表中的所有单元格这是大多数人经常会用到的一种方法，也比较方便易行。具体操作步骤如下。（1）按Ctrl+A键选中所有单元格（在Excel 2003中，如果要选中工作表中所有单元格，需要在按Ctrl+A之前先选中空白区域中的一个单元格；如果事先选中的是数据区域的一个单元格，则按Ctrl+A选中的是整个包含数据的区域，而不是工作表中的所有单元格，在实际操作时请注意这种区别）。也可以单击工作表左上角的行与列交点，从而选中所有单元格。小技巧：其实如果事先选中了数据区域的单元格，可以按Ctrl+A+A键来选中所有单元格。（2）按Ctrl+C复制。（3）按Ctrl+Page Down跳转到另一个工作表，然后单击A1单元格。（4）按回车键。这样就将前一工作表中的所有单元格复制到了当前工作表中了。2.复制整个工作表复制整个工作表不只意味着要复制工作表中的所有单元格，还包括该工作表的页面设置参数，以及自定义的区域名称等。方法一（1）移动鼠标指针到工作表标签上方。（2）按住Ctrl键的同时拖动工作表到另一位置。（3）松开Ctrl键和鼠标左键，这样就完成了同一工作簿整个工作表的移动并复制。方法二（1）在工作表标签上单击右键。（2）从弹出菜单中选择“移动或复制工作表”。这时会出现“移动或复制工作表”对话框，我们可以看到，可以将选定的工作表移动到同一工作表的不同位置，也可以选择移动到其它工作簿的指定位置。如果选中对话框下方的复选框“建立副本”，就会在目标位置复制一个相同的工作表。方法三（1）选择菜单命令“窗口|重排窗口”。（2）在“重排窗口”对话框中选择“排列方式”为“平铺”。单击“确定”按钮。（3）按方法一所介绍的方法按Ctrl键拖放工作表，将工作表从一个工作簿复制到另一个工作簿。在Excel中将文本转换为数字的七种方法当导入在另一程序（如 dBASE 或 Lotus 1-2-3）中创建的文件或导入从大型机下载的文件时，Excel 2003 可能会将其中的某些数字识别为文本。这将导致某些函数（如 SUM 和 AVERAGE）忽略这些单元格中的数值。除了要转换的数字外，这些文本串还可能包含真正的文本字符。那么如何将文本转换为数字？ 要将工作表中的文本转换为数字，可以使用本文中介绍的任一方法。注意 每一方法均假定您已将单元格中的任何单元格数字格式更改为“常规”。为此，请按照下列步骤操作：1.在“格式”菜单上，单击“单元格”。2.在“数字”选项卡上，单击“分类”下的“常规”，然后单击“确定”。方法 1：使用错误按钮如果那些将数字显示为文本的单元格中左上角有错误指示器，则请按照下列步骤操作。注意 此方法假定 Excel 中的后台错误检查功能已打开。如果尚未打开错误检查功能，您必须打开它才能使用此方法。1.在“工具”菜单上，单击“选项”。2.单击“错误检查”选项卡。3.单击以选中“启用后台错误检查”复选框。4.单击以选中“数字以文本形式存储”复选框。5.单击以选中您要打开的其他规则。6.单击“确定”。7.单击包含错误指示器的单元格。8.单击单元格旁边的错误按钮，然后单击“转换为数字”。方法 2：在单元格中重新键入值要在单元格中重新键入值，请按照下列步骤操作：1.在“格式”菜单上，单击“单元格”，然后单击“数字”选项卡，更改单元格的数字格式。2.重新键入数字。方法 3：在单元格中直接编辑要在单元格内部直接编辑，请按照下列步骤操作：1.在“工具”菜单上，单击“选项”。2.在“编辑”选项卡上，验证选中了“单元格内部直接编辑”复选框。单击“确定”。3.双击要设置格式的单元格，然后按 Enter 键。方法 4：使用“选择性粘贴”命令要使用选择性粘贴命令，请按照下列步骤操作：1.在任一空单元格中，键入值 1。2.选择您在其中键入了 1 的单元格，然后单击“编辑”菜单上的“复制”。3.选择要将其中的值转换为数字的单元格。4.在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”。5.在“操作”下，单击“乘”。在“粘贴”下，单击“值”，然后单击“确定”。6.删除您在空白单元格中键入的值 1。注意 某些计帐程序显示负值时将负号 （） 放在值的右侧。要将文本字符串转换为值，您必须返回文本字符串的所有字符（最右侧的负号字符除外），然后将结果乘以 1。 例如，如果单元格 A2 中的值为 156，则以下公式可以将文本转换为值 156：=LEFT（A2，LEN（A2）-1）*-1方法 5：删除隐藏字符和空格如果数据排列在单个列或行中，此方法效果最佳。它使用 TRIM 和 CLEAN 函数删除随文件导入的多余空格及非打印字符。下面的示例假定数据位于 A 列，首行为第 1 行 （$A$1）。要删除隐藏字符和空格，请按照下列步骤操作：1.在 A 列的右侧插入一列。为此，请单击“B”，然后在“插入”菜单上单击“列”。2.在所插入的列的第一个单元格 （B1） 中键入以下内容：$B$1： =VALUE（TRIM（CLEAN（A1）3.在 B 列中，选择包含 A 列中数据的单元格右侧的所有单元格。4.在“编辑”菜单上，指向“填充”，然后单击“向下”。新列包含 A 列中文本的值。5.选定同一区域后，单击“编辑”菜单上的“复制”。6.单击单元格 A1，然后在“编辑”菜单上单击“选择性粘贴”。在“粘贴”下，单击“值”，然后单击“确定”来将转换的值重新粘贴到 A 列的顶部。7.删除 B 列。具体操作方法是，单击该列，然后单击“编辑”菜单上的“删除”。A 列中的文本现在已成为数字格式。注意 此方法可能不会删除所有非打印空白字符。例如，空白字符 Chr$（160） 不会删除。方法 6：使用 Microsoft Visual Basic for Applications （VBA） 过程创建一个 VBA 宏，以便在选定的单元格或选定的单元格区域中重新输入数字。具体操作步骤如下：1.选择要转换的单元格。2.如果尚未更改单元格的数字格式，请在“格式”菜单上单击“单元格”，然后单击“数字”选项卡以更改单元格的数字格式。3.按 Alt+F11 组合键启动 Visual Basic 编辑器。4.在“插入”菜单上，单击“模块”。5.将下面的宏代码键入新模块中：Sub Enter_Values（）For Each xCell In SelectionxCell.Value = xCell.ValueNext xCellEnd Sub6.按 Alt+F11 切换到 Excel。7.如果尚未选中要转换的单元格，则将其选中。8.在“工具”菜单上，指向“宏”，然后单击“宏”。在“宏名”列表中，单击“Enter_Values”。单击“运行”。方法 7：使用“文本分列”命令如果数据排列在单个列中，此方法效果最佳。下面的示例假定数据位于 A 列，首行为第 1 行 （$A$1）。要使用此示例，请按照下列步骤操作：1.选择包含文本的一列单元格。2.在“数据”菜单上，单击“分列”。3.在“原始数据类型”下，单击“分隔符号”，然后单击“下一步”。4.在“分隔符号”下，单击以选中“Tab 键”复选框，然后单击“下一步”。5.在“列数据格式”下，单击“常规”。6.单击“高级”，相应地设置“十位分隔符”和“千位分隔符”。单击“确定”。7.单击“完成”。文本现在即转换为数字。Excel中只打印图表以外区域的技巧当需要打印Excel图表时，可以直接选中图表，然后使用“文件|打印”命令进行打印，也可以直接单击工具栏中的“打印”按钮。而如果不想打印图表，只想打印图表以外的其它区域，则可以选中这些区域，然后使用“文件|打印”命令打开“打印”对话框，在“打印内容”下面选中单选框“选中区域”，再单击“确定”进行打印。 这是比较简单的情况，当工作表比较庞大，而图表以外的数据区域又不相邻时，使用上述方法打印图表以外的区域就会非常麻烦。有没有一种办法可以解决这个棘手的问题呢？下面所介绍的方法是一种非常不错的方法。1.在不想打印的图表上单击右键，然后从弹出菜单中选择“图表区格式”命令，如图1所示。图1 选择“图表区格式”命令2.在“图表区格式”对话框中单击“属性”选项卡，然后取消选择复选框“打印对象”，如图2所示。图2 取消选择复选框“打印对象”3.单击“确定”按钮。取消对图表的选择（如果不取消选择图表，则不起作用），然后单击工具栏上的“打印”按钮看看是不是真地奏效呢？如图3所示，果然，只显示了数据区域的内容，不再显示图表，这样就可以放心地打印了。图3 完成设置巧妙输入未被简化的分数有时，我们需要输入一些未被简化的分数，如8/16，但回车确认后，却发现分数变为了1/2。原来，Excel自动应用了一种分数格式，将分数中的分子分母最小化了。在“设置单元格格式”对话框中分类”列表内的“分数”，接着在“类型”区域内选择“以16为分母” ，单击“确定”后，会发现1/2变成了8/16。此外还能设置“分母为二位数”、“分母为三位数”以及“百分之几”等形式，大家可以根据需要来设置。采取上述方法输入的分数，在Excel表格中都可以用来计算。有时为了美观，我们利用一些诸如公式输入、双行合一等方法，输入的符合日常书写形式的分数，虽然美观但不能计算，但只能在排版时用到。Microsoft Office Excel全攻略小型企事业单位如果没有专门的工资表软件，每月编制工资表都是一件费时费力的重复劳动。不过只要有Microsoft Office 2000/XP 软件，可就轻松多了。 用Excel制作工资表步骤一：创建工资表的基本格式。步骤二：建立和复制计算公式。在E3单元格内写入公式“=B3+C3+D3”，然后选定该单元格，并按着CTRL键，鼠标单元格右下变成复制符号时，拖至E5单元格，此时应发额计算完毕。个人所得税的计算是个比较棘手的问题，Microsoft Excel却提供了简捷的方法。如果贵单位职工的最高月收入低于20800，就只须在F3单元格内键入“=IF （E3-800）5000,（3-800）*0.2-375,IF（E3-800）2000,（E3-800）*0.15-125,IF（E3-800）500,（E3-800）*0.1-25,IF（E3-800）0,（E3-800）*0.05,0）”就OK，月收入如果更高，根椐以上提供的公式再增加嵌套。但是请注意，公式中最多可以包含七级嵌套函数。最后将写好的公式复制到F4、F5。实发额和合计栏的计算就简单多了，用公式、函数都行。在B6单元格输入“=B3+B4+B5”，并将这一公司复制到C6、D6、G6。在H3单元格输入“=E3-F3-G3”，并将这一公式复制到H4、H5、H6。经过以上的工作，工资表的计算关系就确定了。以后只须修改工资项目，计算工作就可交给PC做了。另外，对于工资表上基本不变的项目（比如：姓名、基本工资等项）可采用锁定的方法（菜单：格式-单元格-保护）防止无意中修改（除此之外，还可通过工作表的合并汇总统计季工资、年工资）。用Word邮件合并工具制作工资条步骤一：建立数据源文件。以上制作的工资表删去标题行就可作为数据源。步骤二：创建工资条模板文档，打开一个空白文档，设计一个工资条格式。选工具菜单中的邮件合并，在主文档/创建选项中选择套用信函，在数据源/获取数据/打开数据源选项中选定已删去标题行的工资表文件作为数据源。步骤三：在工资条模板中插入合并域，合并域的字体、字号等属性可随意设置，但切勿删除“”符号。步骤四：合并数据。点击合并选项/合并即可得到工资条文档供你打印。下月工资变动后也只经此合并数据即可得新工资条，全不用手工修改。用Word邮件合并工具制作工资条步骤一：建立数据源文件。以上制作的工资表删去标题行就可作为数据源。步骤二：创建工资条模板文档，打开一个空白文档，设计一个工资条格式 。选工具菜单中的邮件合并，在主文档/创建选项中选择套用信函，在数据源/获取数据/打开数据源选项中选定已删去标题行的工资表文件作为数据源。步骤三：在工资条模板中插入合并域，合并域的字体、字号等属性可随意设置，但切勿删除“”符号 。步骤四：合并数据。点击合并选项/合并即可得到工资条文档供你打印 。下月工资变动后也只经此合并数据即可得新工资条，全不用手工修改，最终得到每个职工的工资条。Excel 2000斜线表头轻松做为了符合中国人的制表习惯，Word2000中文版中加入了“绘制斜线表头”的功能，使得我们在制表时可以方便地在表格中插入斜线表头。但遗憾的是在Excel2000中却没有这项功能，以致在Excel2000表格中插入表头时不得不用直线工具来绘制，这样做一来很麻烦，二来文字的位置也不易调整。其实我们完全可以利用Word2000中的绘制斜线表头功能在Excel 2000中轻松插入斜线表头。具体做法如下：1.在Excel 2000中制作好一张表格并留出放置斜线表头的位置 。2.在Word 2000中绘制斜线表头创建一个新文档，并使用“插入表格”工具插入一个二行二列的表格。选中表格中左上角的单元格，单击“表格”菜单，在弹出的下拉菜单中单击“绘制斜线表头”命令，弹出“绘制斜线表头”对话框，该对话框共提供了五种斜线表头的样式，根据需要选择一种样式，并设置适当的字号，然后在行标题栏中分别填入各栏的标题，完成后单击“确定”按钮，则“插入斜线表头”对话被关闭，在被选中的单元格中插入了一个斜线表头 。其实在Word2000中制作的斜线表头是预先制作好的一个斜线表头框架，用鼠标点击后会在四周出现控点。用鼠标选中这个斜线表头框架，将它复制到“剪贴板”上。3.关闭Word 2000回到Excel 2000中，将斜线表头框架粘贴到工作表中并移动到要放置斜线表头的位置 。4.调整斜线表头框架及它要覆盖的单元格的大小，选择所有被斜线表头覆盖的单元格，单击工具栏上的“合并单元格”按钮，将它们合并起来，则一个带有斜线表头的Excel工作表制作完毕 。提示：如果调整效果始终不能满意，则可选择斜线表头框架，右击鼠标选择“取消组合”命令，将斜线表头框架打散重新调整各部分的位置，然后再将它们组合起来即可。Excel名称框使用技巧Excel中的名称框位于编辑栏左端的下拉列表框中，它主要用于指示当前选定的单元格、图表项或绘图对象。灵活运用名称框，对我们提高Excel的使用效率有很大帮助。一、快速命名单元格或单元格区域选定需要命名的单元格或单元格区域，然后直接在“名称框”中键入名称，再按回车键即可快速命名选定的单元格或单元格区域。二、快速移动至指定单元格如果要将活动单元格移动到指定的单元格，可直接在“名称框”中键入需要移动至相应位置的单元格标志。例如用户要将活动单元格从A1单元格移动到X1000单元格时，如果使用移动鼠标指针的方法将是一件非常麻烦的操作，但是你只要在“名称框”中键入“X1000”，按下回车键后活动单元格就会立即移动到X1000单元格中。三、快速选定单元格区域在“名称框”中直接键入需要选定的单元格区域标志，例如“B2:H200”，然后按下回车键，这时B2:H200单元格区域就被选中了。如果需要选定工作表中不相邻的单元格或单元格区域，只要在“名称框”中使用逗号将各个单元格分隔开即可。例如在“名称框”中键入“A1，C2:D10，H:H”，按下回车键后，即可将A1单元格、C2:D10单元格区域以及H行同时选中。Excel单元格内文本换行三法用过Excel的朋友都知道，在它的单元格里录入文本不像在Word中那样能很方便地换行，经过长期使用，笔者发现有三种办法可以解决在Excel单元格内输入文本时的换行难问题。一、快捷键法在单元格里输入文本后想换行，只要按住Alt键不放，然后敲一下回车键即可实现换行。如果你已经输完文本，发现内容太长了，则可双击该单元格，然后将光标移到要换行的位置，按下“Alt+Enter”即可。二、格式设置法先选定要使文本换行的单元格，执行“格式单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”，选中“文本控制”下的“自动换行”即可实现该单元格文本自动换行，再用格式刷去刷一下要自动换行的单元格就可以实现批量自动换行了。三、文本框法Word里的文本框大家比较熟悉，在它里面录入文本时会自动换行，而且可以只敲回车实现换行。在Excel中也可以进行同样的操作。点击“绘图工具栏里”的“文本框”按钮，绘制一个文本框，其宽度和单元格宽度相同（可以按住Alt键同时拖动鼠标进行微调），在里面录入文本（能够自动换行），然后移动文本框的位置到单元格（可以用“Ctrl+方向键”微调），再将文本框设置为“无填充色”和“无线条色”，最后别忘了将单元格的高度调整得与文本一样。EXCEL小技巧当我们在Excel中输入公式时通常都以“=”开头，否则Excel就会把它当作字符串而不是公式加以计算。如果你觉得每次都要以“=”开头不方便，你也可以进行如下设置：选择“工具”菜单中的“选项”，在“1-2-3的帮助”标签中选中“转换Lotus1-2-3公式”选项，最后“确定”。这样以后，当你在单元格中直接输入1+3，回车后即可得到结果4，不必输入前面的等号；若以符号开头，再输入1+3，则可得到字符串1+3。Excel应用技巧七则一、利用Excel创建序列目录这两天在翻看电脑报1999年的报纸，发现在第3期软件版中有一篇文章克隆目录，它谈的是具有序列特征的目录的建立，如DISK001，DISK002等，它介绍利用一个小软件来实现的方法。我在工作中曾经遇到过种情况，我是利用Excel来实现这个功能的。比如要建立Disk001到Disk020共20个目录。打开一个Excel的空白工作簿，在A1输入md，在B1中输入Disk001；选中A1，用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到A20，这样从A1到A20全为md；选中B1，用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到B20，结果从B1到B20为Disk001到Disk020序列。然后选择保存，在保存对话框中选择保存类型为MS-DOS文本文件，文件名为Test.bat，即批处理文件。系统会提示你不能保存格式，不要理会它，选择“确定”即可。退出Excel。将Test.bat文件复制到你需要创建目录的地方，执行它，你的序列目录就自动创建好了。二、在工作表的页眉或页脚中加上文件的全文件名（路径加文件名）在工作簿的页眉或页脚中打印上文件的全文件名是一个查询文件位置的好办法。可是在Excel中用常规的方法只能插入文件名，是不能实现像Word中页眉或页脚中插入文件的全文件名的功能的。但是用VBA的方法就能做到。请看一个在页脚左边插入全文件名的例子：Sub InsertFullName（）ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter = ActiveWorkbook.FullNameEnd Sub如果改变其中的“LeftFooter”代码为“CenterFooter”或是“RightFooter”就可实现在页脚中间或右边插入文件的全文件名。如果你想将全文件名插入页眉的左边、中间或右边，可以修改其中的“LeftFooter”代码为“LeftHeader”“CenterHeader”或是“RightHeader”即可。三、Excel表格中打印行号和列标Excel中一般打印时是不会打印行号（数字） 和列标（字母）的。但由于行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置，所以在有些特殊时候还是需要表格上标出行号行列标的。要使行号和列标能打印机出来，你可以按以下步骤操作：单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，选择其中的“工作表”选项卡，选中“行号列标”复选框即可。预览一下，你就会发现带有行号和列标的表格了。四、在多个工作表内输入相同内容有时，我们会遇到因为某些原因要在同一个工作簿的不同工作表中某些单元格上输入相同的内容，你这时不必利用复制、粘贴，而直接采用下述方法即可：1.在按下Ctrl键的同时，用鼠标单击需要输入相同内容的不同工作表，使得非当前工作表的标签变为白色，这样就为这些工作表建立了联系。2.在其中的任意一个工作表中输入所需要的内容，这样数据就会自动出现在选中的其它工作表之中。3.输入完成之后，按下Ctrl键，使用鼠标单击先前所选择的多个工作表，解除这些工作表之间的联系。这个方法可以在需要输入时反复使用，最适合于几个工作表中的内容既有相同的部分，又有不同部分的情况。五、在Excel中编辑单元格中的超级链接如果你的Excel单元格中有超级链接，你是否会认为编辑它是件很麻烦的事。因为当你使用鼠标点击单元格时，其中的超级链接将自动打开Internet浏览器窗口，可那并不是你所希望的结果。然而使用键盘会让你很容易编辑超级链接：很简单，你只要先用键盘或鼠标定位到要编辑单元格邻近的单元格，然后用箭头键选择要编辑的单元格，再按下F2来编辑单元格内容。编辑完成后，按ENTER键确认改动或者按ESC键取消改动。其实对于任意的单元格来说，F2都是有效的，只不过对于编辑带有超级链接的单元格更有用处。六、不用公式也可以进行快速计算你也许会遇到这样的情况，随时想知道所选中的单元格中数值的和，或者是平均值之类的，又不想占用一格单元格来存放公式及结果。如果选中的范围随时可能变化，用公式也处理不了这个问题。Excel其实提供了这个功能，它的默认操作是“求和”。你选中一些单元格，在状态栏中就会显示所选单元格的总和。鼠标右击状态栏，在弹出的菜单中单击“平均值”，你就可以在状态栏中看到平均值了。该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值、最大值。你还可利用这个方法计算包含数字的单元格的数量（选中“计数值”），或者计算已填充单元格的数量（选中“计数”）。七、使用鼠标右键拖动单元格填充柄大家都习惯用鼠标左键拖动单元格填充柄来自动填充数据序列。其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄更加灵活。当你在一单元格内输入数据后，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄一直到你所想要填充的范围，将会出现一个菜单，其中有三组命令选项。第一组为“复制单元格”、“以序列方式填充”、“以格式填充”、“以值填充”；第二组为“以天数填充”、“以工作日该充”、“以月该充”、“以年填充”；第三组为“线性增长”、“几何增长”、“序列”。此时，你可以根据自己的需要选择一种填充方式。Excel中填充柄的几种用法大家知道在使用Excel输入数据的时候，经常要输入许多连续或不连续的数据，如学生的学号，货物的批号等等，如果采用手工输入的方法，将是一件非常麻烦而且容易出错的事情，如果我们使用Excel中“填充柄”的方法即可轻松快速输入许多连续或不连续的数据。所谓“填充柄”就是在Excel中位于某区域上的一个小黑块，如果将鼠标指向它的时候，鼠标的形状变为黑十字。拖动“填充柄”可以将内容复制到相邻单元格中。下面以输入不连续学号和连续学号为例分别介绍使用“填充柄”拖拉填充的几种方法：一、创建自定义填充序列后，输入第一个学号，再使用“填充柄”拖动（适用于大量、连续或不连续的数据）：如果经常输入大量的且不连续的数字及编号，如多个学年编号不同的学号等等，可以创建自定义序列，具体方法如下：首先，请选择“工具/选项”菜单，在弹出的“选项”对话框中单击“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列（此处可以输入9800198010、9900199010等学号）元素开始输入新的序列。在键入每个元素后，按Enter键。整个序列输入完毕后，请单击“添加”按钮。自定义序列中可以包含文字或带数字的文字。如果要创建只包含数字的自定义序列，如本文的“学号”等，则自定义序列后，在输入“学号”前还需要先选定足够的空单元格（一般选定某列即可），然后在“格式”菜单上，单击“单元格”命令，再单击“数字”选项卡，对选定的空单元格应用文本格式，最后在设置了格式的单元格中输入序列项。本例须在A2单元格中输入98001后，将鼠标移动到A2单元格的右下角（填充柄位置），可以看到光标变为一个黑色的十字，这时可按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可。使用该方法需注意的是：必须首先自定义序列号；必须将该列格式设置为文本格式（如序号中包含文字则不行，因为当输入含有文字的数据时Excel自动默认为文本格式）。小技巧：先输入西文单引号“”再输入学号：98001（适合于输入超过15位的数字，如输入新版本身份证号码等“数字”不参与计算的场合），这样输入的数字格式自动变为文本格式，可以直接使用“填充柄”拖动，这是一个非常简便的方法。二、手工输入第一、第二两个相邻的“学号”再使用“填充柄”拖动（适用于连续数字）：如：首先在A2单元格中输入98001，在A3单元格中输入98002，然后用鼠标选中A1、A2后直接将鼠标移动到A3单元格的右下角（填充柄位置），当鼠标也变为一个黑十字，即可按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可。三、手工输入首位学号，直接使用“Ctrl+填充柄”组合拖动（适用于连续数字，推荐用此方法）：首先在A2输入首位学号98001，将鼠标移动到A2单元格的右下角（填充柄位置），当鼠标变为一个黑色的十字时，这时在按住Ctrl键（可以看到黑色的十字光标右上角还有一个小的黑色十字，再按住鼠标左键向下拖动到指定位置松开即可。Excel中用自动运行宏提高工作效率在日常工作中，我们经常需要在每次打开同一个Excel文件时都进行一些例行的操作，如改变表格的格式、更新报表日期、打印文件、对工作表进行保护或取消保护等等。Excel的自动运行宏“Auto_Open”可在文件打开后立即完成这些例行的操作任务，既快速又准确。假设我们在Excel文件的工作表Sheet1中有一个销售日报表下面我们在这个文件中建立一个Auto_Open宏，让它在文件打开后自动完成下面任务：1. 取消工作表保护；2. 把“当日销售”列里的数据值复制到“上日销售”一列；3. 将日期增加一天；4. 恢复工作表保护。具体做法如下：1：在“工具”菜单上选择“宏”子菜单，打开“宏”对话框，在“宏名”一栏里键入“Auto_Open”，再点击下面的“新建”钮，进入宏编辑状态。注意不要把宏名字输错了，否则宏不会自动执行。2：在宏编辑状态下，把下面VBA （Visual Basic for Application） 语句输入到Auto_Open下面：Sub Auto_Open（）Sheets（“Sheet1”）。Activate取消工作表保护ActiveSheet.Unprotect将当日销售值拷贝到上日销售一栏x = MsgBox（“把当日销售值拷贝到上日销售栏吗？”， vbYesNo）If x = vbYes ThenRange（“B5:B8”）。CopyRange（“C5”）。SelectSelection.PasteSpecial Paste:=xlvaluesApplication.CutCopyMode = FalseEnd If将日期增加一天x = MsgBox（“把日期增加一天吗？”，vbYesNo）If x = vbYes ThenRange（“C2”）= Range（“C2”）+ 1End If重新保护工作表ActiveSheet.ProtectEnd Sub将文件保存并关闭。重新打开此文件，体验一下Auto_Open宏是如何为你工作的吧。如果你想用Auto_Open完成其它的操作而又不知道如何用VBA语句直接建立宏，Excel的录制宏的功能可以帮助你，但是别忘了把所录制的宏取名为Auto_Open。关于录制宏的方法请参阅一般的Excel功能手册。看今朝：Excel数据表格中的分分合合三国演义开宗明义的第一句话就是“天下大势，分久必合，合久必分”，这句带有辩证思想的名言揭示了世间万物在不断变化的规律。作为Office中人，经常需要处理一些分分合合的数据，若没有几下高招，有人恐怕一个回合就要缴械投降。 一、数据的拆分与提取学员小刘是一名业绩非常出色的销售经理，他在记录客户的通讯地址和邮政编码时，将它们放在了一个单元格中（如图1），到了年底想利用Word中的“邮件合并”功能给每位客户发送贺卡邮件时，看着三四千条客户信息，才发现这样的记录方式有问题，赶紧发邮件向我求助。幸运的是，这个Excel文档中填写地址和邮政编码数据的中间有一个空格，所以可以在10秒钟之内轻松搞定。图1 数据表（1）数据拆分操作由于数据量较大，所以要先通过列号将整列全部选中。进入“数据分列”命令，选择默认的“分隔符号”选项，单击“下一步”按钮。然后将中间“空格”的选项选中，会在下方看到分列的预览。再进入“下一步”（见图2），单击“完成”按钮，好了，大功告成。图2 数据拆分如果中间没空格，前面的客户地址信息文本长度又不一致呢？也不难，15秒即可完成。无法使用“分列”命令，就使用Excel的文本提取函数。在Excel中文本提取函数常用的有3种：“LEFT”、“RIGHT”和“MID”，可以分别从“左”、“右”和“中间”提取单元格中的文本字符。本例中，分别使用“LEFT”和“RIGHT”来提取客户地址信息和邮政编码。（2）文本提取函数的操作先来看看右侧“邮政编码”数据的提取。将光标定在B2单元格中，输入公式“=RIGHT（A2，6）”，回车后，就能自动提取出数据源A2单元格右侧第6位文本字符，也就是邮政编码数据信息，最后填充柄填充就能计算出下方地址中所有右侧的6位邮政编码信息（见图3）。图3 文本提取Excel数据表格中的单元格拆分与合并功能异常强大，可以根据使用需求做很多处理，此文根据两个例子介绍了拆分与合并功能的使用。面再来看看左侧“客户地址”数据的提取。将光标定在第1个客户地址单元格后面C2单元格中，然后在单元格中输入公式“=LEFT（A2，LEN（A2）-6）”。回车，再用填充柄向下填充所有客户地址信息（见图4）。图4 填充柄使用小提示：由于左侧的文本字符长度不一致，所以要在“LEFT函数”的第2个参数中嵌套一个“LEN函数”。“LEN函数”的作用是计算出A2单元格的总字符个数，然后用总的字符数减去6位邮政编码，计算出地址的文本字符数。二、数据的合并除了把数据进行拆分或提取，数据常常需要合并，有两种常用方法。下面来看一个例子，客户所在的“城市”和“地址”信息分别记录在了两个单元格中，现在需要将它们合并到一起，生成一个“通讯地址”，如何实现？将光标定在C2单元格中，然后在其中输入公式“=A2&市&B2”（这个公式说明有3个文本相加，分别是城市名称、“市”字符和客户地址信息，见图5）。回车后，销售城市地区和客户地址信息就合并到了一起，最后用填充柄向下填充。如果使用“CONCATENATE函数”，在B2单元格中输入“=CONCATENATE（A2，市，B2）”，也可以把多个文本进行合并，大家可根据个人喜好自由选择。图5 数据合并名师点睛：很多公司或人员都把Excel当作小型数据库来使用，数据查询工作必不可少。这些查询功能有一个相同的前提，就是尽可能地将数据按照不同的内容分类，把数据拆分成信息单一的“字段”表的形式。例如，为通讯地址信息分别建立“城市”和“地址”2个字段，为电话信息分别建立区号”、“总机”和“分机”3个字段。这样才能按照字段进行排序、筛选、数据透视表、甚至使用一些查找函数来查询和检索数据。在使用或查看数据信息时，有时又需要较完整的数据信息，那么就需要将数据进行合并。无论拆分还合并只是一种操作手段，目的是利用Excel将数据信息管理好，让它为我们的应用提供便利，成为我们办公中的得力助手。轻松隐藏工作表 保护重要内容不泄密在实际工作时，往往需要将一些重要的工作表隐藏起来，然而很多朋友在隐藏工作表时，都是采用菜单“格式/工作表/隐藏”来完成，岂不知如此隐藏工作表，对于略懂EXCEL的人来说，基本上是形同虚设，因为我们同样可以用“格式/工作表/取消隐藏”来将其显示出来，那么究竟如何才能做到真正的隐藏呢？