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文档简介
Office XP完全手册一:艺术字制作 巧用永中Office制作繁体艺术字1. 启动永中Office 2004(其他版本请仿照操作),打开相应的文档。2. 先将广告语字符输入文档中(这里输入简体中文),然后选中这些字符,依次选择“工具语言简体中文转繁体中文”菜单命令,将广告语字符转换为繁体(如图1)。(图一)3. 选中上述转换后的繁体广告语字符,依次选择“插入图片艺术字”菜单命令,打开“艺术字库”对话框。 4. 选中一种字库类型,按下“确定”按钮,打开“编辑艺术字文本”对话框(如图2)。(图二)5. 设置好字体、字号等字符格式,确定返回,繁体艺术字即刻展现在我们的面前(如图3)。 (图三)提示:在设置字体的,有些字体不支持繁体(如“华文新魏、行楷”等)。6. 调整好艺术字大小,将其定位在文档合适位置上即可。提示:此时插入的“艺术字”的“布局”是“嵌入文字”格式,移动起来不方便,我们将其调整一下:选中艺术字,右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“格式化艺术字”,打开“设置艺术字格式”对话框,切换到“布局”选项卡,选中“环绕四周”样式,并设置一下相应的参数,确定返回即可。7. 如果此时对设置的艺术字不满意,选中艺术字,通过“艺术字”工具栏上的相应按钮进行修改。二:Office 2003版应用技巧 从图片中抠出文字会对图片进Office在2003版中增加了Document Imaging工具,用它可以查看、管理、读取和识别图像文档和传真文本。其实,利用它的这个功能,我们还可以把网页或电子书中的文字给“抠”出来。 打开电子书,尽量采用较大的字体,翻到想要获取的页面,用抓图软件SnagIt对相关的内容进行抓取,然后在“文件”菜单中选择“复制到剪贴板”命令(也可以用其他抓图软件,当然最简单的是Windows中自带的Print Screen键来抓取整个屏幕,然后在“画图”程序中对不要的部分进行裁剪并保存,然后复制)。 在“开始”菜单的“Microsoft Office工具”中打开Microsoft Office Document Imaging,在左侧窗口中单击鼠标右键,选择“粘贴页面”,把复制的图片粘贴到Document Imaging中,在“工具”中选择“使用OCR识别文本”,Document Imaging的OCR识别程序就行识别,完成后选择“工具”中的“将文本发送到Word”,程序会自动打开Word文档,展现在你面前的就是从图片中“抠”出来的文字,如图所示。提示:一般而言,识别的准确率可以达到95以上,但对英文和数字的识别不是太好。三:office应用小技巧 在Excel中输入身份证号在菜单中依次点击“格式单元格”,打开“单元格格式”对话框,在对话框中点击“数字”标签。在“分类”中选择“文本”,单击确定按钮(请见附图)。再输入身份证号看一看,原身份证号露出来了,到此问题解决了,这样我就可以继续录入数据了。四:office应用小技巧 正确显示出Word中的空格首先,“编辑标记”不只“空格”一种。点击Word上方的“工具选项视图”(请见附图)。图中的“格式标记”都是“编辑标记”,除空格之外还有制表符、隐藏文字、可选分隔符、可选连字符、段落标记。其次,采用这种方法,并不能保证每次都能把这些小黑点隐藏成功。如果“空格”之前有“”,则无论点击“显示/隐藏编辑标记”多少次,这些小黑点都不能被隐藏。因此笔者认为:第一,如果文档中需要把空格显示为小黑点,可选中“空格”前的“”;第二,如果不需显示这些小黑点,应把“空格”之前的“”去掉;如果这些小黑点依然存在,点击“常用工具栏”中的“显示/隐藏编辑标记”即可。如果再点击一次,这些小黑点可重新显示。五:office应用技巧 用Excel给学生编班三部曲为了便于教学管理,在升级或升学前给学生编班是学校必做的工作之一,有Excel辅助可化难为易,下面以具体的学生情况为例(请见图1),介绍用Excel给学生编班的三部曲。 (图1)第一曲:按要求排序把学生编到各班的一般思路是,走读生和住校生搭配要相对均匀,学习成绩优劣搭配也要相对均匀(当然不是绝对均匀),这就需要按类别排序。激活数据区域内的任意单元格,执行“数据排序”命令,打开“排序”对话框,在“主要关键字”下拉列表框中选择“住校与否”,排列方式为默认;“次要关键字”选择“总分”,排列方式选择“降序”;“第三关键字”选择“数学”,排列方式也选“降序”,目的是将总分相同的学生按数学成绩排列;选定“有标题行”(请见图2);单击确定按钮,便排列出符合要求的顺序。(图2)对于排定的这个顺序,需要在“排序号”一栏填写序列号,以便日后查对。当参加编班学生很多的时候,较为顺手地操作方法是:在“排序号”一列的第一条记录位置G2处输入“1”,选定这个单元格,执行“编辑填充序列”命令,打开“序列”对话框,在其中的“序列产生在”项选中“列”;“类型”一项,选中“等差序列”;“步长值”为默认值“1”“止值”输入学生总数“154”(请见图3),单击确定按钮。 (图3)如果不想输入“终止值”,可以在打开对话框前,先利用Shift键和垂直滚动条选定这一列单元格中的“1”到最后一条记录之间的数据区域,再打开“序列”对话框,勾选“预测趋势”框后,单击确定按钮。第二曲:按班数编组一个年级打算分多少个班,就可以给学生编多少个组,组号分别记为A、B、C,具体操作如下:1. 准备工作:执行“工具选项”命令,打开“选项”对话框,选择“自定义序列”选项卡,选定左窗口“自定义序列”中的“新序列”一项,在右窗口“输入序列”中输入定义的组号。把每组组号输入完毕后,再逆序输入一次,例如:当把学生分成三个班时,就要编三个组,输入:A、B、C、C、B、A,每个组名独成一列(请见图4),然后依次单击添加按钮和确定按钮。 (图4)2. 编组序号:在表头下的单元格H2处输入最后一个组号(请不要从A开始,为什么?您不妨一试),选定这一列从H2到最后一条记录的区域,打开“序列”对话框,在其中的“序列产生在”一项,仍旧选中“列”,“类型”选中“自动填充”,单击确定按钮。3. 激活“编组号”列的任意单元格,单击工具栏上的“升序排序”,把同一组学生的信息整理到同一个数据区域中,以便按组打印输出。 第三曲:将组换为班打印输出编组方案,由学校领导和班主任审核微调,因为不管怎么调,也调不出绝对的均衡,所以就用老祖宗留下的“抓阄儿秘方”,确定组与班之间的对应关系,再回来用Excel操作,在“编班号”列粘贴“编组号”列的记录,选定这一列,执行“编辑替换”命令,打开“替换”选项卡,在“查找内容”栏中填写一个组号,在“替换为”栏填写与之对应的班号,单击全部替换按钮(请见图5),重复执行这一操作,把所有的组号都替换为班号,就完成了学生编班的任务。六:多个方式 随心所欲定制Office快捷打开方式一般情况下,我们在Microsoft Office系列程序中打开文件对话框,其左侧的快捷打开位置列表中,仅显示有“我的文档”、“我的电脑”、“我最近的文档”等五个项目。但在实际应用中,每个人所经常打开文件的目录位置往往不尽相同。因此,就需要根据自己的需求,定制常用的快捷方式。 方法1:在程序中自行添加在Office程序中,按下“Ctrl+O”组合键,弹出“打开”对话框(如图),在目录列表中选定常打开文件的目录后,单击界面右上端的“工具添加到我的位置”,就会创建一个快捷方式到左侧列表中,点击向下箭头按钮即可看到。若是添加的快捷方式较多,则用鼠标右键在列表中单击,在弹出菜单中选择 “小图标”,以显示更多的项目。方法2:修改注册表运行注册表,定位于“HKEY_CUR-RENT_USERSoftwareMicrosoftOffice11.0CommonOpen FindPlacesUserDefinedPlaces”,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“新建项”并将其命名为“Place1”,之后在右侧视图中,新建一个DWORD值,命名为“Index”,设置其值为所处的行数;新建字符串“Name”,设置其值为快捷方式名称;新建字符串“Path”,设置其值为快捷方式的指向路径;新建一个DWORD值,命名为“SortAscending”,设置其值为“1”。大家可以按照上述方法,添加任意多个快捷方式。七:突出你的业绩巧用永中Office的替换功能单位里购买了永中Office 2004增强版,今年的工作总结,我就是用这个软件来撰写的。当我把写好的总结打印出来送给领导审阅时,领导提出了一个新的要求:“总结中的数字就是我们的成绩,如果能让这些数字突出显示出来,那就更好了。” 对于领导的这个要求,其实2004可以利用永中Office的“替换”功能来解决。1. 启动永中Office 2004增强版,打开上述总结文档(如图1)。图1 总结文档2. 将光标定在文首,依次选择“编辑替换”菜单命令,打开“替换”界面(如图2)。图2 “替换”界面3. 在“查找内容”后面的方框中输入0-9,然后将光标定在“替换为”后面的方框中,单击一下“高级”按钮,展开“高级”选项,并选中“使用通配符”选项。4. 单击“格式”按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“字体”选项,打开“字体”界面(如图3)。 图3 “字体”界面5. 根据你的实际情况需要,设置突出显示的各种参数(如将“字体颜色”设置为“蓝色”,用于彩色打印;将“字形”设置为“加粗倾斜”等),确定返回“替换”界面。6. 单击“全部替换”按钮,在随后弹出的提示框中,单击“确定”按钮,然后关闭“替换”界面并返回文档编辑状态。怎么样?文档中的数字是不是突出显示出来了!提示:如果在“查找内容”后面的方框中分别输入“!0-9、a-z、!a-z、A-Z、!A-Z、0-9,a- z”,则可以“替换”文档中的“除数值以外的字符、所有的小写字母、除小写字母以外的字符、所有的大写字母、除大写字母以外的字符、所有的数字和小写字母”等。八:就是这样简单 用永中Office 2004管理学籍新的学期已经开始了,各个学校的学籍管理员又将忙碌起来:转出手续、转入手续、学籍变动统计、分班学生的学籍变动、全校学生分班级、分年级、分性别,统计人数等等。每转出或转入一个学生,就有大量的数据需要变动,确实是件既需仔细认真,又十分繁琐的工作。现在有了永中Office 2004,学籍管理工作可以变得更为轻松一些了。 一、导入上学期学籍启动永中Office 2004,在“菜单”工具栏上单击“文件”命令,再执行“打开”命令,打开上学期的学籍文件(一般经过管理部门核准后,下发的上学期学籍都为Excel格式文档)。并把工作表(Sheet1)重命名为“第一学期学籍”。二、生成新学期学籍在工作表标签“第一学期学籍”上单击右键,选取“移动或复制工作表”命令,然后在对话框中选择“创建副本”选项,单击确定按钮。最后,重命名刚刚创建的工作表“第一学期学籍(2)”为“第二学期学籍”。三、建立分班学籍开学初,学籍管理员要下发各班级学籍,以供班主任核对,因此建立分班学籍很有必要。1. 激活“第二学期学籍”,为当前工作表。执行菜单工具栏中的“数据筛选选择”,打开“自动筛选”选项。2. 单击“学号”列的选项,自定义自动筛选方式,在“学号”“等于”后的“条件栏”中输入“601”,就可自动筛选出六年级一班的所有学籍(前两位表示校别,“6”表示年级,“01”表示班别,后两位表示班中学号)。复制自动筛选出的六年级一班的学籍,在新建的工作表中单击“粘贴链接”,并把这个工作表重命名为“六一”。使用“粘贴链接”的好处在于,只要“第二学期学籍”中六年级一班的学籍发生变动(如更改姓名),“六一”中的学籍也同时自动更新。避免了手工更新的繁琐,这是永中Office 2004特有的创新功能哟!使用同样的方法,建立其他班级的分班学籍。四、自动统计全班人数 1. 激活“六一”工作表为当前工作表,在学籍数据下面定制能够自动进行统计的函数。 2. 自动统计全班男生人数的函数:比如“COUNTIF(D2:D37, 男)” ,表示在D2到D37的范围内,自动统计数值为“男”的单元格的数量,即全班男生总人数,函数返回值为16。3. 自动统计全班女生人数的函数:与自动计算全班男生人数的函数相同,只是最后一个参数改为“女”即可。函数返回值为20。自动统计全班总人数的公式为:“B38=F38+D38” ,其中B38指明存储全班总人数的单元格,并不需要输入。公式的含义为:全班总人数=男生人数+女生人数。自动返回计算结果为36。这样统计的好处在于,即使有转出学生,在“第二学期学籍”工作表中删除了某数据行,造成分班学籍工作表中某行链接数据的丢失,但不会影响以上各统计结果的正确性,它们会自动更新计算结果。其他班级的人数统计,类似于“六一”班人数统计的方法。五、自动统计全校人数新建一个工作表,重命名为“全校人数统计”。设置好表格横、纵栏。在所需的各班级人数数据的单元格中输入“=”,然后用鼠标点取相应工作表、相应单元格即可。这样,所有工作表中的各班级学生数、男生数、女生数都会随“第二学期学籍”工作表中的数据变化而更新。至于全年级学生数和全校学生数,可用公式或 SUM()函数自动计算,因比较简单,不再一一详述。六、转入和转出管理新建两个工作表分别重命名为“转出”和“转入”。1. 转出工作表前几列分别规划为申请日期、转入学校、联系电话、手续办齐日期,最后为学籍数据。有转出学生时,其学籍数据先从“第二学期学籍”工作表中“复制”,再“粘贴”到这里,然后清空“第二学期学籍”工作表中的这一数据行。上面所提到的统计数据会自动变化、同步更新。2. 转入工作表前几列分别规划为原学校、联系电话、编入班级,最后为学籍数据。有转入学生时,先“复制”其学籍数据,插入到“第二学期学籍”工作表中相应位置,再“复制”,插入到分班学籍中的相应位置。上面所提到的统计数据会自动变化、同步更新。 七、学籍变动统计表上级学籍管理部门下发的“学籍变动统计表”均为Word格式文档。为了方便管理,我们可以把这个文档导入永中Office 2004中。在永中Office 2004的“导航面板”中选择“文字处理”,单击鼠标右键,执行快捷菜单中的“导入Microsoft Office文档”命令,打开“学籍变动统计表”即可。“学籍变动统计表”的填写,参照“转出”工作表和“转入”工作表填写变动情况即可。 采取以上方法用永中Office 2004管理学籍的好处在于:与学籍管理相关的文件可保存在一个集成文件中,便于集中管理;统计数据自动更新;如果与没有安装永中Office 2004的用户交换数据,也十分简单,只要另存为“全部Microsoft Office格式”即可。九:轻松的转换 利用永中Office轻松转换大小写将小写格式的货币数值(如:12345.89)转换为中文大写格式(壹万贰仟叁佰肆拾伍圆捌角玖分),一直是众多读者的一块心病。现在有了永中Office,这个转换立刻变得轻松起来。 启动永中Office 2004,切换到“永中电子表格”下,在某个单元格中输入需要转换的数值,然后选中该单元格,依次选择“格式单元格”菜单命令,打开“单元格格式”界面(如图),在“数值”选项卡下,先选中“分类”下面的“特殊”选项,再选中“类型”下面的“中文大写货币”选项,确定返回即可。提示:如果需要把
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