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Office XP完全手册一：艺术字制作 巧用永中Office制作繁体艺术字1. 启动永中Office 2004(其他版本请仿照操作)，打开相应的文档。2. 先将广告语字符输入文档中(这里输入简体中文)，然后选中这些字符，依次选择“工具语言简体中文转繁体中文”菜单命令，将广告语字符转换为繁体(如图1)。（图一）3. 选中上述转换后的繁体广告语字符，依次选择“插入图片艺术字”菜单命令，打开“艺术字库”对话框。 4. 选中一种字库类型，按下“确定”按钮，打开“编辑艺术字文本”对话框(如图2)。（图二）5. 设置好字体、字号等字符格式，确定返回，繁体艺术字即刻展现在我们的面前(如图3)。 （图三）提示：在设置字体的，有些字体不支持繁体(如“华文新魏、行楷”等)。6. 调整好艺术字大小，将其定位在文档合适位置上即可。提示：此时插入的“艺术字”的“布局”是“嵌入文字”格式，移动起来不方便，我们将其调整一下：选中艺术字，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“格式化艺术字”，打开“设置艺术字格式”对话框，切换到“布局”选项卡，选中“环绕四周”样式，并设置一下相应的参数，确定返回即可。7. 如果此时对设置的艺术字不满意，选中艺术字，通过“艺术字”工具栏上的相应按钮进行修改。二：Office 2003版应用技巧 从图片中抠出文字会对图片进Office在2003版中增加了Document Imaging工具，用它可以查看、管理、读取和识别图像文档和传真文本。其实，利用它的这个功能，我们还可以把网页或电子书中的文字给“抠”出来。 打开电子书，尽量采用较大的字体，翻到想要获取的页面，用抓图软件SnagIt对相关的内容进行抓取，然后在“文件”菜单中选择“复制到剪贴板”命令(也可以用其他抓图软件，当然最简单的是Windows中自带的Print Screen键来抓取整个屏幕，然后在“画图”程序中对不要的部分进行裁剪并保存，然后复制）。 在“开始”菜单的“Microsoft Office工具”中打开Microsoft Office Document Imaging，在左侧窗口中单击鼠标右键，选择“粘贴页面”，把复制的图片粘贴到Document Imaging中，在“工具”中选择“使用OCR识别文本”，Document Imaging的OCR识别程序就行识别，完成后选择“工具”中的“将文本发送到Word”，程序会自动打开Word文档，展现在你面前的就是从图片中“抠”出来的文字，如图所示。提示：一般而言，识别的准确率可以达到95以上，但对英文和数字的识别不是太好。三：office应用小技巧 在Excel中输入身份证号在菜单中依次点击“格式单元格”，打开“单元格格式”对话框，在对话框中点击“数字”标签。在“分类”中选择“文本”，单击确定按钮（请见附图）。再输入身份证号看一看，原身份证号露出来了，到此问题解决了，这样我就可以继续录入数据了。四：office应用小技巧 正确显示出Word中的空格首先，“编辑标记”不只“空格”一种。点击Word上方的“工具选项视图”(请见附图)。图中的“格式标记”都是“编辑标记”，除空格之外还有制表符、隐藏文字、可选分隔符、可选连字符、段落标记。其次，采用这种方法，并不能保证每次都能把这些小黑点隐藏成功。如果“空格”之前有“”，则无论点击“显示/隐藏编辑标记”多少次，这些小黑点都不能被隐藏。因此笔者认为：第一，如果文档中需要把空格显示为小黑点，可选中“空格”前的“”；第二，如果不需显示这些小黑点，应把“空格”之前的“”去掉；如果这些小黑点依然存在，点击“常用工具栏”中的“显示/隐藏编辑标记”即可。如果再点击一次，这些小黑点可重新显示。五：office应用技巧 用Excel给学生编班三部曲为了便于教学管理，在升级或升学前给学生编班是学校必做的工作之一，有Excel辅助可化难为易，下面以具体的学生情况为例(请见图1)，介绍用Excel给学生编班的三部曲。 （图1）第一曲：按要求排序把学生编到各班的一般思路是，走读生和住校生搭配要相对均匀，学习成绩优劣搭配也要相对均匀(当然不是绝对均匀)，这就需要按类别排序。激活数据区域内的任意单元格，执行“数据排序”命令，打开“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选择“住校与否”，排列方式为默认；“次要关键字”选择“总分”，排列方式选择“降序”；“第三关键字”选择“数学”，排列方式也选“降序”，目的是将总分相同的学生按数学成绩排列；选定“有标题行”(请见图2)；单击确定按钮，便排列出符合要求的顺序。（图2）对于排定的这个顺序，需要在“排序号”一栏填写序列号，以便日后查对。当参加编班学生很多的时候，较为顺手地操作方法是：在“排序号”一列的第一条记录位置G2处输入“1”，选定这个单元格，执行“编辑填充序列”命令，打开“序列”对话框，在其中的“序列产生在”项选中“列”；“类型”一项，选中“等差序列”；“步长值”为默认值“1”“止值”输入学生总数“154”(请见图3)，单击确定按钮。 （图3）如果不想输入“终止值”，可以在打开对话框前，先利用Shift键和垂直滚动条选定这一列单元格中的“1”到最后一条记录之间的数据区域，再打开“序列”对话框，勾选“预测趋势”框后，单击确定按钮。第二曲：按班数编组一个年级打算分多少个班，就可以给学生编多少个组，组号分别记为A、B、C，具体操作如下：1. 准备工作：执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框，选择“自定义序列”选项卡，选定左窗口“自定义序列”中的“新序列”一项，在右窗口“输入序列”中输入定义的组号。把每组组号输入完毕后，再逆序输入一次，例如：当把学生分成三个班时，就要编三个组，输入：A、B、C、C、B、A，每个组名独成一列(请见图4)，然后依次单击添加按钮和确定按钮。 （图4）2. 编组序号：在表头下的单元格H2处输入最后一个组号(请不要从A开始，为什么？您不妨一试)，选定这一列从H2到最后一条记录的区域，打开“序列”对话框，在其中的“序列产生在”一项，仍旧选中“列”，“类型”选中“自动填充”，单击确定按钮。3. 激活“编组号”列的任意单元格，单击工具栏上的“升序排序”，把同一组学生的信息整理到同一个数据区域中，以便按组打印输出。 第三曲：将组换为班打印输出编组方案，由学校领导和班主任审核微调，因为不管怎么调，也调不出绝对的均衡，所以就用老祖宗留下的“抓阄儿秘方”，确定组与班之间的对应关系，再回来用Excel操作，在“编班号”列粘贴“编组号”列的记录，选定这一列，执行“编辑替换”命令，打开“替换”选项卡，在“查找内容”栏中填写一个组号，在“替换为”栏填写与之对应的班号，单击全部替换按钮(请见图5)，重复执行这一操作，把所有的组号都替换为班号，就完成了学生编班的任务。六：多个方式 随心所欲定制Office快捷打开方式一般情况下，我们在Microsoft Office系列程序中打开文件对话框，其左侧的快捷打开位置列表中，仅显示有“我的文档”、“我的电脑”、“我最近的文档”等五个项目。但在实际应用中，每个人所经常打开文件的目录位置往往不尽相同。因此，就需要根据自己的需求，定制常用的快捷方式。 方法1：在程序中自行添加在Office程序中，按下“Ctrl+O”组合键，弹出“打开”对话框(如图)，在目录列表中选定常打开文件的目录后，单击界面右上端的“工具添加到我的位置”，就会创建一个快捷方式到左侧列表中，点击向下箭头按钮即可看到。若是添加的快捷方式较多，则用鼠标右键在列表中单击，在弹出菜单中选择 “小图标”，以显示更多的项目。方法2：修改注册表运行注册表，定位于“HKEY_CUR-RENT_USERSoftwareMicrosoftOffice11.0CommonOpen FindPlacesUserDefinedPlaces”，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“新建项”并将其命名为“Place1”，之后在右侧视图中，新建一个DWORD值，命名为“Index”，设置其值为所处的行数；新建字符串“Name”，设置其值为快捷方式名称；新建字符串“Path”，设置其值为快捷方式的指向路径；新建一个DWORD值，命名为“SortAscending”，设置其值为“1”。大家可以按照上述方法，添加任意多个快捷方式。七：突出你的业绩巧用永中Office的替换功能单位里购买了永中Office 2004增强版，今年的工作总结，我就是用这个软件来撰写的。当我把写好的总结打印出来送给领导审阅时，领导提出了一个新的要求：“总结中的数字就是我们的成绩，如果能让这些数字突出显示出来，那就更好了。” 对于领导的这个要求，其实2004可以利用永中Office的“替换”功能来解决。1. 启动永中Office 2004增强版，打开上述总结文档(如图1)。图1 总结文档2. 将光标定在文首，依次选择“编辑替换”菜单命令，打开“替换”界面(如图2)。图2 “替换”界面3. 在“查找内容”后面的方框中输入0-9，然后将光标定在“替换为”后面的方框中，单击一下“高级”按钮，展开“高级”选项，并选中“使用通配符”选项。4. 单击“格式”按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“字体”选项，打开“字体”界面(如图3)。 图3 “字体”界面5. 根据你的实际情况需要，设置突出显示的各种参数(如将“字体颜色”设置为“蓝色”，用于彩色打印；将“字形”设置为“加粗倾斜”等)，确定返回“替换”界面。6. 单击“全部替换”按钮，在随后弹出的提示框中，单击“确定”按钮，然后关闭“替换”界面并返回文档编辑状态。怎么样？文档中的数字是不是突出显示出来了！提示：如果在“查找内容”后面的方框中分别输入“!0-9、a-z、!a-z、A-Z、!A-Z、0-9,a- z”，则可以“替换”文档中的“除数值以外的字符、所有的小写字母、除小写字母以外的字符、所有的大写字母、除大写字母以外的字符、所有的数字和小写字母”等。八：就是这样简单 用永中Office 2004管理学籍新的学期已经开始了，各个学校的学籍管理员又将忙碌起来：转出手续、转入手续、学籍变动统计、分班学生的学籍变动、全校学生分班级、分年级、分性别，统计人数等等。每转出或转入一个学生，就有大量的数据需要变动，确实是件既需仔细认真，又十分繁琐的工作。现在有了永中Office 2004，学籍管理工作可以变得更为轻松一些了。 一、导入上学期学籍启动永中Office 2004，在“菜单”工具栏上单击“文件”命令，再执行“打开”命令，打开上学期的学籍文件(一般经过管理部门核准后，下发的上学期学籍都为Excel格式文档)。并把工作表(Sheet1)重命名为“第一学期学籍”。二、生成新学期学籍在工作表标签“第一学期学籍”上单击右键，选取“移动或复制工作表”命令，然后在对话框中选择“创建副本”选项，单击确定按钮。最后，重命名刚刚创建的工作表“第一学期学籍(2)”为“第二学期学籍”。三、建立分班学籍开学初，学籍管理员要下发各班级学籍，以供班主任核对，因此建立分班学籍很有必要。1. 激活“第二学期学籍”，为当前工作表。执行菜单工具栏中的“数据筛选选择”，打开“自动筛选”选项。2. 单击“学号”列的选项，自定义自动筛选方式，在“学号”“等于”后的“条件栏”中输入“601”，就可自动筛选出六年级一班的所有学籍(前两位表示校别，“6”表示年级，“01”表示班别，后两位表示班中学号)。复制自动筛选出的六年级一班的学籍，在新建的工作表中单击“粘贴链接”，并把这个工作表重命名为“六一”。使用“粘贴链接”的好处在于，只要“第二学期学籍”中六年级一班的学籍发生变动(如更改姓名)，“六一”中的学籍也同时自动更新。避免了手工更新的繁琐，这是永中Office 2004特有的创新功能哟！使用同样的方法，建立其他班级的分班学籍。四、自动统计全班人数 1. 激活“六一”工作表为当前工作表，在学籍数据下面定制能够自动进行统计的函数。 2. 自动统计全班男生人数的函数：比如“COUNTIF(D2:D37, 男)” ，表示在D2到D37的范围内，自动统计数值为“男”的单元格的数量，即全班男生总人数，函数返回值为16。3. 自动统计全班女生人数的函数：与自动计算全班男生人数的函数相同，只是最后一个参数改为“女”即可。函数返回值为20。自动统计全班总人数的公式为：“B38=F38+D38” ，其中B38指明存储全班总人数的单元格，并不需要输入。公式的含义为：全班总人数=男生人数+女生人数。自动返回计算结果为36。这样统计的好处在于，即使有转出学生，在“第二学期学籍”工作表中删除了某数据行，造成分班学籍工作表中某行链接数据的丢失，但不会影响以上各统计结果的正确性，它们会自动更新计算结果。其他班级的人数统计，类似于“六一”班人数统计的方法。五、自动统计全校人数新建一个工作表，重命名为“全校人数统计”。设置好表格横、纵栏。在所需的各班级人数数据的单元格中输入“=”，然后用鼠标点取相应工作表、相应单元格即可。这样，所有工作表中的各班级学生数、男生数、女生数都会随“第二学期学籍”工作表中的数据变化而更新。至于全年级学生数和全校学生数，可用公式或 SUM()函数自动计算，因比较简单，不再一一详述。六、转入和转出管理新建两个工作表分别重命名为“转出”和“转入”。1. 转出工作表前几列分别规划为申请日期、转入学校、联系电话、手续办齐日期，最后为学籍数据。有转出学生时，其学籍数据先从“第二学期学籍”工作表中“复制”，再“粘贴”到这里，然后清空“第二学期学籍”工作表中的这一数据行。上面所提到的统计数据会自动变化、同步更新。2. 转入工作表前几列分别规划为原学校、联系电话、编入班级，最后为学籍数据。有转入学生时，先“复制”其学籍数据，插入到“第二学期学籍”工作表中相应位置，再“复制”，插入到分班学籍中的相应位置。上面所提到的统计数据会自动变化、同步更新。 七、学籍变动统计表上级学籍管理部门下发的“学籍变动统计表”均为Word格式文档。为了方便管理，我们可以把这个文档导入永中Office 2004中。在永中Office 2004的“导航面板”中选择“文字处理”，单击鼠标右键，执行快捷菜单中的“导入Microsoft Office文档”命令，打开“学籍变动统计表”即可。“学籍变动统计表”的填写，参照“转出”工作表和“转入”工作表填写变动情况即可。 采取以上方法用永中Office 2004管理学籍的好处在于：与学籍管理相关的文件可保存在一个集成文件中，便于集中管理；统计数据自动更新；如果与没有安装永中Office 2004的用户交换数据，也十分简单，只要另存为“全部Microsoft Office格式”即可。九：轻松的转换 利用永中Office轻松转换大小写将小写格式的货币数值(如：12345.89)转换为中文大写格式(壹万贰仟叁佰肆拾伍圆捌角玖分)，一直是众多读者的一块心病。现在有了永中Office，这个转换立刻变得轻松起来。 启动永中Office 2004，切换到“永中电子表格”下，在某个单元格中输入需要转换的数值，然后选中该单元格，依次选择“格式单元格”菜单命令，打开“单元格格式”界面(如图)，在“数值”选项卡下，先选中“分类”下面的“特殊”选项，再选中“类型”下面的“中文大写货币”选项，确定返回即可。提示：如果需要把