公文管理办法ISO文件.doc

三 级 文 件程序文件编号：KD-WI-01-01版本/换页：B/0页码：共 3 页，第1页。标题：公文管理办法1.0目的为规范管理公司公文的审批、接收、发放、存档工作，提高办公效率，特制定本制度。2.0范围适用于佛山市港龙制鞋有限公司所有文件的审批、接收、发放、存档工作。3.0公文级别3.1 一级行政文件：公司级文件，由人力资源部制定经审核、审批后发出的文件。3.2 二级行政文件：人力资源部发出的处罚性通知、事务性通知，各部门发出的局部制度。3.3 三级行政文件：各类会议记录，各类联络单。3.4 外来文件：是指外单位向公司发送的各类形式的公文，需要公司进行批阅的各类文件。一般包括政府性通知、文件、邮件快递、公函等，这类文件由人力资源部进行分类处理，及时送达到各相关责任人或部门，商业类的由各相关部门处理。4.0 审核/发放/签收/存档4.1 一级行政文件由部门经理拟制，副总级经理审核，总经理审批。4.2 二级行政文件由发文部门经理审核，人力资源部经理复核，（副）总经理审批。4.3 三级行政文件由部门部长/经理审核。4.4 审批后的公文应在半个工作日内以文本的形式发出。需张贴公布的公文应在审批后半个工作日内予以公布。4.5 文件发放具体事宜参照公文发出相关事宜一览表。4.6以文本形式发出的公文签收公文时，必须填写收/发文登记表以备存档。4.7各部门发出的公文文本应根据实际情况妥善存档不少于1年，以备查用。4.8 外来公文的接收由人力资源部负责并统一按类别予以分类，接收人员应在1个工作日内发放给相关部门人员。5.0 公文的格式5.1 发文编号5.1.1 公司总经办发出的文件按“KD【文】【年】号”的编号执行，如“KD【文】【2011】001号”；5.1.2 公司发出的行政等公文等编号按“佛山市港龙制鞋有限公司【人力】字【年】号”执行；5.1.3 其他职能部门按照“KD【】字【年】号”，如公司财务部公文编号按“KD【财】字【年】号”，业务部公文编号按“KD【业务】字【年】号”，设计部门公文编号按“KD【设计】字【年】号”，生产部公文编号按“KD【生】字【年】号”。修改记录修改标记处数修改人/日期批准人/日期三 级 文 件程序文件编号：KD-WI-01-01版本/换页：B/0页码：共 3 页，第2页。标题：公文管理办法5.2 公文标题统一使用黑体标准三号字，位于发文编号正下中央，与发文编号用横线隔开。5.3 正文使用宋体标准四号字，章数、节数、条数使用宋体标准号（或小四）字并加粗。5.4 落款要署发文单位全称及日期。如“港龙文【年】号”落款发文单位为“佛山市港龙制鞋有限公司”；“ 港龙【人力】字【年】号”落款发文单位为“佛山市制鞋有限公司人力资源部”。同时落款采用黑体标准四号字，落款日期采用汉字，年、月、日要写全。5.5 公文签发在公文后面注明“签发人”，若以电子邮件方式发出的公文需注明签发人，若需张贴公布的公文除注明签发外，必须在落款处加盖公章。5.6 公文加有附件要用宋体标准四号字按附件顺序和名称列出。5.7 处罚规定（每分为5元）5.7.1 对未办理审批程序发文的责任人，1次扣10分。5.7.2 对未按标准格式发文的责任人，1次扣2分。5.7.3 一级行政文件审批时间为2个工作日内，审批为3个工作日内，违反1次扣6分。5.7.4 二级行政文件审核时间为1个工作日内，审批为2个工作日内，违反1次扣4分。5.7.5 三级行政文件审核时间为2小时内，审批为4个小时内；违反1次扣2分。5.8 公文种类5.8.1决定、决议5.8.1.1对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。5.8.1.2 经会议讨通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。5.8.2 通知5.8.2.1发布公司内规章制度和行政措施，转发上级、同级和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文，要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。5.8.3公告、通知、通报5.8.3.1向公司外宣布重要、重大事项、用“通知”。5.8.3.2在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。5.8.3.3表彰选进、批评错误、传达重要情况，以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。 5.8.4报告5.8.4.1向上级单位于汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。5.8.5 请示5.8.5.1 向上级请求指示、批准，用“请示”。5.8.6 批复 5.8.6.1 答复下级单位的请示事项用“批复”。5.8.7 意见5.8.7.1对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。修改记录修改标记处数修改人/日期批准人/日期三 级 文 件程序文件编号：KD-WI-01-01版本/换页：B/0页码：共 3 页，第3页。标题：公文管理办法5.8.8会议记录5.8.8.1记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议记录”。5.8.9规定、制度5.8.9.1是指对工作和事务、制订带有约束性的指示，具有强制执行性。5.8.10 函5.8.10.1与平行的或不相隶的单位相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的关系主管部门请求批准等，用“函”。6.0 附件6.1 公文发出相关事宜一览表6.2 公司公文式样6.3 公文审批表6.4 收/发文登记表7.0相关文件7.1文件资料控制程序